Word版本，下載可自由編輯會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)流程會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)流程之相關(guān)制度和職責(zé)，行政中心會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)流程1.目的規(guī)范會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)接待,滿足會(huì)議組織方之要求,提高會(huì)議接待服務(wù)的效率和水平,最大限度內(nèi)提升客戶愜意度。2.適用范圍行政中心會(huì)議大廈會(huì)議服...

行政中心會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)流程

1.目的

規(guī)范會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)接待,滿足會(huì)議組織方之要求,提高會(huì)議接待服務(wù)的效率和水平,最大限度內(nèi)提升客戶愜意度。

2.適用范圍

行政中心會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)

3.職權(quán)與職責(zé)

3.1部門經(jīng)理或分管經(jīng)理助理對會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)接待舉行指導(dǎo)。對囫圇會(huì)議服務(wù)加以督察,并負(fù)責(zé)各部門間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

3.2會(huì)議大廈客服助理負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)的接洽、報(bào)批、通知、會(huì)場布置、現(xiàn)場指揮及會(huì)后費(fèi)用追繳,并詳細(xì)協(xié)調(diào)會(huì)議期間平安部、會(huì)務(wù)部、技術(shù)部及清潔分包方的分工配合和任務(wù)支配,且對每次會(huì)議服務(wù)舉行總結(jié)以持續(xù)改進(jìn)。

3.3技術(shù)保障部負(fù)責(zé)會(huì)議前后的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備的調(diào)試和運(yùn)行,就會(huì)議組織方之要求提供技術(shù)支持和現(xiàn)場維護(hù),確保各項(xiàng)設(shè)備正常工作。

3.4平安管理部負(fù)責(zé)外圍指引(如外圍無交警則須提供車輛指引服務(wù))、門崗查驗(yàn)、現(xiàn)場巡查、地下車庫指引及緊張大事處理,全面負(fù)責(zé)會(huì)議期間的平安守衛(wèi)工作。

3.5會(huì)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)議前的會(huì)場布置與會(huì)議預(yù)備、會(huì)議期間服務(wù)及會(huì)后清理工作。

3.6清潔分包方全面負(fù)責(zé)會(huì)場清潔衛(wèi)生及周邊區(qū)域的清潔清掃、花草養(yǎng)護(hù)及衛(wèi)生清理工作。

4.會(huì)議大廈會(huì)議場所分類及用途說明

4.1主會(huì)場

接待450人一1200人的大型會(huì)議、晚會(huì)等。

4.2二樓報(bào)告廳

接待100-450人的報(bào)告會(huì)議、學(xué)習(xí)會(huì)議、研究會(huì)議等。

4.3主席團(tuán)會(huì)議廳

定向接待政協(xié)、人大常委會(huì)議。

4.4新聞發(fā)布會(huì)場

接待30-100人的中型會(huì)議。

4.5分組會(huì)議室(包括貴賓室、歇息室)

接待30人以下的小型會(huì)議、接見會(huì)議等。

5、過程和辦法控制

5.1會(huì)議大廈客服助理

5.1.1在接到機(jī)關(guān)事務(wù)局會(huì)務(wù)服務(wù)通知后,會(huì)議大廈客服助理應(yīng)樂觀籌備,并應(yīng)合理支配組織單位到相關(guān)會(huì)場參觀。

5.1.2在機(jī)關(guān)事務(wù)局的許可下,會(huì)議大廈客服助理應(yīng)具體說明該會(huì)場的布置、功能、費(fèi)用、使用狀況及我方所能提供的服務(wù)項(xiàng)目.使組織單位對該會(huì)場有所全面了解。

5.1.3經(jīng)機(jī)關(guān)事務(wù)局書面確認(rèn)同意后,會(huì)議大廈客服助理應(yīng)在當(dāng)天知悉會(huì)議組織方,并將該會(huì)議名稱、組織單位、人數(shù)、會(huì)議時(shí)問與地點(diǎn)、聯(lián)系人與聯(lián)系電話等信息記錄在《會(huì)議信息記錄表》上(見附表一)。

5.1.4凡是經(jīng)由機(jī)關(guān)事務(wù)局批準(zhǔn)或其自行確定的會(huì)議,會(huì)議大廈客服助理應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與會(huì)議組織方聯(lián)系,就該次會(huì)議的技術(shù)、平安、會(huì)務(wù)、清潔及代辦服務(wù)等詳細(xì)要求舉行了解,并具體記錄在'會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》上(見附表二)。

5.1.5會(huì)議大廈客服助理制作完《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》后,應(yīng)至少提前2天通知平安、技術(shù)、會(huì)務(wù)、清潔部門。各部門在接到通知后?應(yīng)馬上組織人力、物力作好前期預(yù)備工作,若無特別狀況。各部門應(yīng)于會(huì)議前l(fā)天預(yù)備就緒。

5.1.6會(huì)議開頭前,會(huì)議大廈客服助理應(yīng)到會(huì)議現(xiàn)場及周邊區(qū)域檢查各部門工作完成狀況,如未達(dá)到《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》所列之要求,應(yīng)通知相關(guān)部門人員立刻整

改,并將有關(guān)狀況告訴部門主管。

5.1.7會(huì)議期間,會(huì)議大廈客服助理應(yīng)負(fù)責(zé)現(xiàn)場的監(jiān)控、巡查和協(xié)調(diào),準(zhǔn)時(shí)處理現(xiàn)場急發(fā)大事?如屬重事件件,應(yīng)準(zhǔn)時(shí)上報(bào)部門經(jīng)理或分管經(jīng)理助理,并通知各部門主管。

5.1.8會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議大廈客服助理應(yīng)統(tǒng)籌會(huì)場的現(xiàn)場清理工作,發(fā)覺遺失物品

應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與組織單位或當(dāng)事人取得聯(lián)系。同時(shí),制作好《會(huì)議大廈會(huì)議費(fèi)用確認(rèn)單》(見

附表三)轉(zhuǎn)組織單位責(zé)任人簽字確認(rèn),以便事后追繳會(huì)議費(fèi)用。

5.2技術(shù)保障部

5.2.1在收到《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》后,應(yīng)按照通知中技術(shù)保障方面的要求,提前對各設(shè)備舉行檢查并調(diào)試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調(diào)設(shè)備。

5.2.2各設(shè)備項(xiàng)操作流程如下:

1)空調(diào)設(shè)備

a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前1天作好空調(diào)設(shè)備的檢修工作,確?？照{(diào)設(shè)備能夠正常運(yùn)行;

b、會(huì)議當(dāng)天,應(yīng)至少提前1小時(shí)開啟空調(diào)風(fēng)柜及空調(diào)機(jī)組,并視詳細(xì)狀況提前開啟其他須要區(qū)域的通道,

c、會(huì)議舉行當(dāng)中,應(yīng)全程跟蹤溫控,保證室溫適中,包括會(huì)場、歇息室及周邊過道等區(qū)域;

d、會(huì)議結(jié)束后,關(guān)閉全部空調(diào)系統(tǒng),并對各設(shè)備舉行例行檢修。

2)會(huì)場照明設(shè)施

5.1.6會(huì)議開頭前,會(huì)議人廈客服助理應(yīng)到會(huì)議現(xiàn)場及周邊區(qū)域檢查各部門工作完成狀況。如未達(dá)到《會(huì)議人廈會(huì)議服務(wù)通知單》所列之要求,應(yīng)通知相關(guān)部門人員立刻整改,并將有關(guān)狀況告訴部門主管。

5.1.7會(huì)議期間,會(huì)議人廈客服助理應(yīng)負(fù)責(zé)現(xiàn)場的監(jiān)控、巡查和協(xié)調(diào),準(zhǔn)時(shí)處理現(xiàn)場急發(fā)大事,如屬重事件件,應(yīng)準(zhǔn)時(shí)上報(bào)部門經(jīng)理或分管經(jīng)理助理,并通知各部門主管。

5.1.8會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議大廈客服助理應(yīng)統(tǒng)籌會(huì)場的現(xiàn)場清理工作,發(fā)覺遺失物品應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與組織單位或當(dāng)事人取得聯(lián)系。同時(shí),制作好《會(huì)議大廈會(huì)議費(fèi)用確認(rèn)單》(見附表三)轉(zhuǎn)組織單位責(zé)任人簽字確認(rèn),以便事后追繳會(huì)議費(fèi)用。

5.2技術(shù)保障部

5.2.1在收到《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》后,應(yīng)按照通知中技術(shù)保障方面的要求,提前對各設(shè)備舉行檢查并調(diào)試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調(diào)設(shè)備。

5.2.2各設(shè)備項(xiàng)操作流程如下:

1)空調(diào)設(shè)備

a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前1天作好空調(diào)設(shè)備的檢修工作,確?？照{(diào)設(shè)備能夠正常運(yùn)行;

b、會(huì)議當(dāng)天,應(yīng)至少提前1小時(shí)開啟空調(diào)風(fēng)柜及空調(diào)機(jī)組,并視詳細(xì)狀況提前開啟其他須要區(qū)域的通道,

c、會(huì)議舉行當(dāng)中,應(yīng)全程跟蹤溫控,保證室溫適中,包括會(huì)場、歇息室及周邊過道等區(qū)域;

d、會(huì)議結(jié)束后,關(guān)閉全部空調(diào)系統(tǒng),并對各設(shè)備舉行例行檢修。

2)會(huì)場照明設(shè)施

a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前l(fā)天檢查會(huì)場入口、出口、場內(nèi)、過道、天頂?shù)葏^(qū)域照明是否正常:

b、會(huì)議當(dāng)天,應(yīng)提前l(fā)小時(shí)開啟全部相關(guān)區(qū)域燈光;

c、會(huì)議結(jié)束后,負(fù)責(zé)關(guān)閉全部照燈。

3)會(huì)場燈光、音響設(shè)備

a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前1天調(diào)試好全部燈光及音響設(shè)備,如發(fā)覺故障,應(yīng)準(zhǔn)時(shí)排解或更換;

b、技術(shù)人員應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)會(huì)議組織方要求舉行調(diào)試,并協(xié)作會(huì)議組織方技術(shù)人員舉行各設(shè)備的調(diào)試和使用,并注重?zé)艄獾呐まD(zhuǎn)方向避開破壞周邊的舞臺(tái)設(shè)施.如避開幕布被烤焦現(xiàn)象發(fā)生;

c、嚴(yán)格根據(jù)會(huì)議組織方要求擺放麥克風(fēng)及其他設(shè)備,根據(jù)設(shè)備開機(jī)程序開啟音響系統(tǒng),并逐一調(diào)試每個(gè)麥克風(fēng)音量,力求均衡無反饋聲和嘈雜音,并保證各設(shè)各在會(huì)議期間的正常使用(如準(zhǔn)時(shí)更換電池)。

d、按照會(huì)議組織方要求預(yù)備好錄音帶和錄音設(shè)備,對會(huì)議內(nèi)容全程舉行錄音,并做

好標(biāo)識(shí),會(huì)后要按照會(huì)議方的要求對錄音帶舉行保存或移交。

e、全部預(yù)備工作完成后,需準(zhǔn)時(shí)將狀況反饋至?xí)h大廈消防控制中心。由會(huì)議大廈消防控制中心值班人員舉行檢查核實(shí)。

5.2.3會(huì)議結(jié)束后,各設(shè)備技術(shù)人員應(yīng)統(tǒng)計(jì)此次會(huì)議的技術(shù)物資損耗狀況,并上報(bào)會(huì)議大廈客服助理?由會(huì)議大廈客服助理匯總物資損耗并計(jì)費(fèi)于該次會(huì)議費(fèi)用中。

5.3平安管理部

5.3.1收到會(huì)議通知后.應(yīng)按照要求提前1小時(shí)開啟相關(guān)區(qū)域門鎖及責(zé)任范圍內(nèi)電源,包括:大堂、電梯廳、會(huì)場等,其作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為:

1)崗位設(shè)置

在原有崗位基礎(chǔ)上按照會(huì)議通知要求至少提前半小時(shí)增設(shè)相關(guān)警衛(wèi)崗位,包括正門崗、東門崗、會(huì)場口崗、會(huì)場機(jī)動(dòng)崗、巡查崗、地下車庫崗、地下車庫指引崗。

2)標(biāo)識(shí)指引

幫助擺放會(huì)場指引標(biāo)識(shí)和車位導(dǎo)向標(biāo)識(shí)。

3)現(xiàn)場控制

按照會(huì)議組織方要求控制人員出入及崗位查驗(yàn),并對現(xiàn)場消防平安狀況舉行全面監(jiān)控。

4)全部預(yù)備工作完成后,需準(zhǔn)時(shí)將狀況反饋至?xí)h大廈消防控制中心,并由消防控制中心當(dāng)班人員舉行檢查核實(shí)。

5)會(huì)議結(jié)束后。應(yīng)馬上封閉會(huì)議現(xiàn)場,檢查現(xiàn)場是否有物品、文件資料遺漏,并將有關(guān)狀況準(zhǔn)時(shí)上報(bào)消防控制中心及會(huì)議大廈客服助理。

5.4會(huì)務(wù)部

5.4.1其作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和流程分離為:

A、會(huì)議大廈主會(huì)場:

接到通知后,到倉庫領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議需使用物資。

會(huì)議前1個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右),提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場門、燈打開。

會(huì)議席擺水:

會(huì)議前一天將礦泉水?dāng)[到一樓會(huì)議席桌面,按實(shí)際參會(huì)人數(shù)擺放,如要用到樓座,將水放置于座椅扶手處即可。(如會(huì)議組織方要求不擺水或只擺某一部分,按其要求擺放即可)主會(huì)場主席臺(tái)使用過濾茶水。

會(huì)議前一天擺放好會(huì)議簽到臺(tái),簽到臺(tái)普通擺放在正門大廳的兩側(cè),詳細(xì)擺放方式及擺放地點(diǎn)按會(huì)議組織方要求舉行;(簽到臺(tái)要求布置桌布及圍裙)會(huì)議開頭前一天擺放好公共區(qū)域的煙灰盅;

需擺放煙灰盅的區(qū)域包括正門與東門三個(gè)服務(wù)臺(tái)、一樓主會(huì)場入口處附近、主會(huì)場兩側(cè)洗手間附近。煙灰盅用活動(dòng)長條桌擺放,每張長條桌擺放三個(gè),會(huì)議舉行中由服務(wù)臺(tái)會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)更換,服務(wù)臺(tái)臺(tái)人員負(fù)責(zé)檢查會(huì)議區(qū)域內(nèi)洗手間紙巾預(yù)備狀況;預(yù)備主席臺(tái)茶水用具;(如主席臺(tái)未支配座位席且主辦方未要求供給茶水可不預(yù)備)會(huì)議開頭前天將茶水用具擺放在舞臺(tái)兩側(cè)預(yù)備好的長條桌上,物資包括水杯、杯墊、開水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍;(物品預(yù)備數(shù)量按照與會(huì)人數(shù)而定)全部物資預(yù)備在主席臺(tái)兩側(cè)暫時(shí)茶水臺(tái);

會(huì)議前一個(gè)小時(shí)擺放主席臺(tái)上茶杯及杯墊,并認(rèn)真檢查水杯有沒有破損及有無茶垢;

主會(huì)場普通連同貴賓室或歇息室一起使用,貴賓室服務(wù)流程見第五部分《分組研究廳、貴賓室、歇息室服務(wù)流程》;

9)會(huì)議開頭前1個(gè)小時(shí)禮儀崗及負(fù)責(zé)引領(lǐng)人員上崗:

10)會(huì)議開頭前十五分鐘開頭泡茶,將茶葉放入茶壺(按照茶葉種類確定用量)舉行清洗濾水。然后加入適量白開水浸泡:

11)會(huì)議開頭前五分鐘開頭倒茶(裝8分杯足夠)。倒茶時(shí),如發(fā)覺茶水過濃,應(yīng)立刻加入白開水稀釋。如參與會(huì)議人員自帶杯子,加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開水;

12)會(huì)議中加茶;普通為30分鐘加一次,但需按照現(xiàn)場的實(shí)際狀況靈便把握;

13)會(huì)議結(jié)柬:將與會(huì)人員送走后,開頭清理物資,如發(fā)覺與會(huì)人員遺留物資,準(zhǔn)時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品記下表》:

14)清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資;

15)會(huì)務(wù)人員分布圖:(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員。藍(lán)色代表著一般會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員,黃色表示如需用到樓座需增強(qiáng)的會(huì)務(wù)人員)。日常會(huì)議時(shí),門崗可不設(shè)且可按照實(shí)際狀況予以靈便支配。

B、會(huì)議大廈報(bào)告廳:

1)接到通知后,到倉庫領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議使用物資;

2)提前1個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右),提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場門、燈打開;

3)會(huì)議用水;

會(huì)議前一天即應(yīng)根據(jù)會(huì)議組織方要求將礦泉水放置在報(bào)告廳座椅扶手處;

會(huì)議前一天擺放好簽到臺(tái);簽到臺(tái)普通擺放在二樓報(bào)告廳旁大廳,詳細(xì)擺放方式及擺放地點(diǎn)按會(huì)議組織方要求舉行;

公共區(qū)域擺放煙灰盅;

煙灰盅擺放的區(qū)域包括報(bào)告廳側(cè)面歇息處的茶幾上,如與會(huì)人員較多可在報(bào)告廳周圍擺上活動(dòng)長條桌,每個(gè)桌上擺放3個(gè)煙灰盅;會(huì)議舉行中會(huì)務(wù)人員要準(zhǔn)時(shí)更換;檢查會(huì)議區(qū)域內(nèi)洗手間紙巾預(yù)備狀況:

主席臺(tái)茶水用具:

會(huì)議開頭時(shí)一個(gè)時(shí)將茶水用具擺放在二樓7號(hào)化妝間,物資包括水杯、杯墊、開水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、自毛巾、小碟、水桶、垃圾簍:(詳細(xì)物資預(yù)備數(shù)量按照主席臺(tái)人數(shù)而定)席臺(tái)上茶杯及杯墊:提前一個(gè)小時(shí)完成,并認(rèn)真檢查水杯有沒有破損及有無茶垢:報(bào)告廳普通連同報(bào)告廳歇息室一起使用,報(bào)告廳歇息室服務(wù)流程見《分姐研究廳、貴賓室、歇息室服務(wù)流程》:

會(huì)議開頭前一小時(shí)禮儀人員上崗;

會(huì)議開頭前十五分鐘開頭泡茶,將茶葉放入茶壺(按照茶葉種類確定用量)舉行清洗濾水,然后加入適量白開水浸泡;

開頭倒茶:主席臺(tái)人員就座后開頭上茶(裝8分杯足夠)。倒茶時(shí),如發(fā)覺茶水過濃,應(yīng)立刻加入白開水稀釋。如參與會(huì)議人員自帶杯子,加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開水;

會(huì)議中加茶;普通為30分鐘加一次,但需按照現(xiàn)場的實(shí)際狀況靈便把握;

會(huì)議結(jié)束:將與會(huì)人員送走后,開頭清理物資,如發(fā)覺與會(huì)人員遺留物資。準(zhǔn)時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品記下表》:

清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資;

會(huì)務(wù)人員分布圖:(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員,藍(lán)色代表著一般會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員)。

日常會(huì)議時(shí),門崗可不設(shè)且可按照實(shí)際狀況予以靈便支配。

C、會(huì)議大廈主席團(tuán)會(huì)議廳:

接到通知后,到倉庫領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議使用物資;

提前1個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右),提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場門、燈打開;

會(huì)議用水準(zhǔn)各:

主席團(tuán)會(huì)議廳所有使用過濾好的茶水,并于每個(gè)座位上擺放一個(gè)裝滿過濾好的茶水的小保溫瓶;

會(huì)議開頭前一天擺放好簽到臺(tái),簽到臺(tái)普通擺放在二樓主席團(tuán)會(huì)議廳門口的右側(cè)(玻璃門臺(tái)階以下),如會(huì)議組織方有特別要求可作靈便變動(dòng);

公共區(qū)域擺放煙灰盅;如與會(huì)人員有此需要可在主席團(tuán)會(huì)議廳門口右側(cè)預(yù)備茶水用具;面(玻璃門外)擺上活動(dòng)長條桌,每個(gè)桌上擺放3個(gè)煙灰盅;會(huì)議開頭前一天將茶水用具預(yù)備好。并開頭燒開水。物資包括水杯、杯墊、小暖水壺、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍、小推車;(詳細(xì)物資數(shù)量按照與會(huì)人員的人數(shù)而定)會(huì)議開頭前一個(gè)小時(shí)完成擺放好茶杯及杯墊,擺放好已裝好茶水的小暖水壺,并認(rèn)真檢查水杯有沒有破損及有無茶垢;

主席團(tuán)會(huì)議廳普通連同秘書室一起使用,秘書室提前一個(gè)小時(shí)將門打開,檢查清潔衛(wèi)生后,隨時(shí)作好茶水服務(wù)的預(yù)備。秘書室內(nèi)提前預(yù)備好5張折疊椅;

會(huì)議開頭前1個(gè)小時(shí)上崗禮儀人員上崗;

會(huì)議開頭前十五分鐘開頭泡茶,將茶葉放入茶壺(按照茶葉種類確定用量)舉行清洗濾水,然后加入適量白開水浸泡

會(huì)議開頭前五分鐘開頭倒茶(裝8分杯足夠):倒茶時(shí),如發(fā)覺茶水過濃,應(yīng)立刻加入白開水稀

釋。如參與會(huì)議人員自帶杯子,加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開水;

會(huì)議過程中不需要加茶,正門需要有服務(wù)人員隨時(shí)預(yù)備提供服務(wù);

將與會(huì)人員送走后,開頭清理物資,如發(fā)覺與會(huì)人員遺留物資,準(zhǔn)時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品記下表》;

清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資;

會(huì)務(wù)人員分布圖:(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員,藍(lán)色代表著一般會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員)。

日常會(huì)議時(shí),門崗可不設(shè)且可按照實(shí)際狀況予以靈便支配。

茶水預(yù)備

D、會(huì)議大廈新聞發(fā)布廳:

接到通知后,到倉庫領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議使用物資:

2)提前一個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右),提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場門、燈打開:

會(huì)議用水預(yù)備:

新聞發(fā)布廳的用水普通有兩種方式:第一種為主席臺(tái)提供過濾茶水,座位席發(fā)放礦泉水;其次種為所有席位都提供過濾茶水。

假如采納第一種方式,會(huì)務(wù)人員需存會(huì)議開頭前_一天小時(shí)將礦泉水?dāng)[放在新聞發(fā)布廳

內(nèi)窿椅扶手處,主席臺(tái)的茶水提前15分種泡好,主席臺(tái)人員就座后上茶。假如所有席位

用茶水,會(huì)務(wù)人員需按要求提前預(yù)備好茶水用具;

議開頭前一天擺放好簽到臺(tái):簽到臺(tái)普通擺放新聞發(fā)布廳門口的右側(cè)(靠墻擺放),

如會(huì)議組織方有特別要求可作靈便變動(dòng);

公共區(qū)區(qū)、域擺放煙灰盅:

如與會(huì)人員有此需要可在新聞發(fā)布廳門外兩側(cè)擺上活動(dòng)長條桌,每個(gè)桌上擺放3個(gè)煙灰盅:

預(yù)備茶水用具;

會(huì)議開頭前一天將茶水用具預(yù)備好,并開頭燒開水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍:.

會(huì)議開頭前一個(gè)小時(shí)完成擺放好茶杯及杯墊,并認(rèn)真檢查水杯有沒有破損及有無茶垢:

主席團(tuán)會(huì)議廳普通連同秘書室一起使用,秘書室提前一個(gè)小時(shí)將門打開,檢查清潔衛(wèi)生后,隨時(shí)作好茶水服務(wù)的預(yù)備。秘書室內(nèi)提前預(yù)備好5張折疊椅:

禮儀人員上崗;會(huì)議開頭前1個(gè)小時(shí)上崗:

會(huì)議開頭前十五分鐘開頭泡茶,將茶葉放入茶壺(按照茶葉種類確定用量)舉行清洗濾水,然后加入適量白開水浸泡:

會(huì)議開頭前五分鐘開頭倒茶(裝8分杯足夠):倒茶時(shí),如發(fā)覺茶水過濃,應(yīng)立刻加入白開水稀釋。如參與會(huì)議人員自帶杯子,加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開水;

會(huì)議過程中每隔30分鐘加一次茶;

會(huì)議結(jié)束:將與會(huì)人員送走后,開頭清理物資,如發(fā)覺與會(huì)人員遺留物資,準(zhǔn)時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品記下表》;

清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資;

會(huì)務(wù)人員分布圖:(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員,藍(lán)色代表著一般會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員)。

日常會(huì)議時(shí),門崗可不設(shè)且可按照實(shí)際狀況予以靈便支配。

E、會(huì)議人廈分組研究廳、貴賓室、歇息室:

接到通知后,到倉庫領(lǐng)取相長會(huì)議使用物資:

提前一個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右),提前一個(gè)小時(shí)將室內(nèi)門、窗、燈打開,于會(huì)議開頭前30分鐘將窗關(guān)閉:

檢查室內(nèi)衛(wèi)生狀況:

會(huì)議用水預(yù)備:所有提供過濾茶水:

公共區(qū)區(qū)域擺放煙灰盅;分組研究廳樓層內(nèi)的公共歇息區(qū)在會(huì)議開頭前一個(gè)半小時(shí)擺放好煙灰盅及紙巾盒,每張茶幾擺放2個(gè)煙灰盅、一盒紙巾,會(huì)議舉行過程中由就近分組研究廳的服務(wù)人員準(zhǔn)時(shí)清理;

預(yù)備茶水用具;

會(huì)議開頭前一天將茶水用具預(yù)備好,并開頭燒開水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍;

議開頭前一個(gè)小時(shí)完成擺放好茶杯及杯墊,并認(rèn)真檢查水杯有沒有破損及有無茶垢;

會(huì)議開頭前一個(gè)小時(shí)檢查會(huì)議區(qū)域內(nèi)洗手間的衛(wèi)生及紙巾放置狀況并準(zhǔn)時(shí)處理:

禮儀人員上崗:會(huì)議開頭前1個(gè)小時(shí)上崗;

會(huì)議開頭前十五分鐘開頭泡茶:將茶葉放入茶壺(按照茶葉種類確定用量)舉行清洗濾水,然后加入適量白開水浸泡;

室內(nèi)會(huì)務(wù)人員所有預(yù)備工作完成后到門口迎接與會(huì)人員;

開頭倒茶:與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室開頭倒(茶裝8分杯足夠)。倒茶時(shí),如發(fā)覺茶水過濃,應(yīng)立刻加入白開水稀釋。如參與會(huì)議人員自帶杯子,加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開水:

會(huì)議過程中每隔30分鐘加一次茶;

會(huì)議結(jié)束:將與會(huì)人員送走后