公司文件編號規(guī)則文件編碼(TTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-0089)簡稱：文件編號規(guī)則加強公司文件的標準化管理，便于文件的識別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號，保證公司文件體系有效運轉(zhuǎn)。適用于公司文件的編號管理和控制。a)技術(shù)類文件：是指在公司的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等各個環(huán)節(jié)中與技術(shù)有關(guān)的各類文件和資料。b)其他文件：包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、傳c)編號文件包括紙介文件以及電子文件。公司名稱約定日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位數(shù)字表示公元年份，如2012表示公元2012年。mm月份：用兩位數(shù)字表示月份，不足兩位時，用零補dd某日：用兩位數(shù)字表示當日，不足兩位時，用零補齊，例如：2012-10-12或表示(2012年10月12日)文件版本編號下面是對文件版本進行編號要遵守的標準：一旦文件版本得以確認后，即正式版本編號應(yīng)該始技術(shù)文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名稱縮寫財務(wù)部：CWAA：項目名稱NN：版本號，參見節(jié)YYYYMM：年月其他文件的編號公司規(guī)章制度和管理文件公司規(guī)章制度和管理文件的編號格式為：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大寫英文字母，部門代號，如該制度是公司級文件，適用于公司全體人員，該部分編碼省略；如該文件是部門內(nèi)部管理制度，則應(yīng)標記部門編號，表示該制度由部門內(nèi)部使用。相應(yīng)的部門代號如下：部：ZG采購部：CGTT文件類型：規(guī)章制度—RR，指公司頒布執(zhí)行的各種質(zhì)量管理文件—QS，公司運轉(zhuǎn)過程中的各類文件和記錄。nnn：文件流水號dd：文件版本號YY：年份例如：考勤管理制度的文件編號為：，表示2012年發(fā)布的版考勤管理制度，適用于公司全體人員的規(guī)章制合同協(xié)議合同協(xié)議的編號格式為：FIRST-yyyymmdd-T-nnnyyyymmdd：簽訂合同的年月日T：合同類型XS-銷售合同CG-采購合同HZ-合作協(xié)議LD-勞動合同QT-其它合同nnn：合同流水號傳真發(fā)出的傳真編號結(jié)構(gòu)為：FIRST-AA-R/S-BB-yyyymmdd-nnnAA：人員姓名BB：傳真的主題(不超過15個漢字)yyyymmdd：表示日期nnn：傳真流水號傳真屬于臨時文件，一般不做長期保存，如需要保存，則應(yīng)對其復(fù)印，并以外來文件的命名規(guī)則進行命名,并且與外來文件一起管理。例如：FIRST-張三-R-寧波下月訂單的回復(fù)--01(表收到從寧波發(fā)來的傳真，主題為“下月訂單的回復(fù)”。電子郵件的命名規(guī)則電子郵件需要歸檔管理時，按傳真的命名規(guī)則命名。外來文件外來文件結(jié)構(gòu)為：FIRST-AA-BB-nnn-yyyymmddAA：項目名稱BB：文件來源nnn：文件流水號yyyymmdd：發(fā)文年月日例如：FIRST-采購訂單-佳島-01-對外發(fā)文指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等。其格式為：yyyymmddFIRST(外)文字第nnn號yyyymmdd：發(fā)文的年月日nnn：文件流水號會議紀要指公司內(nèi)部會議的記錄等，格式：FIRST-(DN)-yyyymmdd-AB-nnnDN：部門(若為公司全體部門參加的，則可省略)yyyymmdd：日期，詳見日期表示AB：會議主題(不超過15個漢字)nnn：文件流水號例如：FIRST--周例會-001其它文件周工作計劃：FIRST-yyyymmdd-周計劃-AB-nnn工作任務(wù)單：FIRST-yyyymmdd-任務(wù)單-AB-nnn出差報告單：FIRST-yyyymmdd-出差報告-AB-nnn工資單：FIRST-yyyymm-工資單-CW-nnnyyyymmdd：日期，詳見日期表示AB：人員姓名CW：財務(wù)部nnn：文件流水號例如：FIRST--周計劃-張三-001文件附件所有文件，如另外附有文件附件、相應(yīng)表格、補充文件等，采用在原有文件編號后附加：-Xnn-NAnn：附件流水號NA