創(chuàng)始房地產(chǎn)企業(yè)公函管理制度創(chuàng)始房地產(chǎn)企業(yè)公函管理制度創(chuàng)始房地產(chǎn)企業(yè)公函管理制度創(chuàng)始房地產(chǎn)企業(yè)公函管理制度公函是企業(yè)在管理過程中形成的擁有法律效率，規(guī)范體式的文書，公函管理是加強(qiáng)企業(yè)管理的重要內(nèi)容。為使企業(yè)公函辦理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高文件使用效率，促使企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理的運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本方法。一、企業(yè)辦公室是企業(yè)公函辦理的職能部門，負(fù)責(zé)公函的辦理、管理、歸檔等工作。公函辦理要依如腳扎實(shí)地、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到實(shí)時(shí)正確、安全。同時(shí)必定嚴(yán)格履行國(guó)家保密法律、法例和其他有關(guān)規(guī)定，保證國(guó)家、企業(yè)神秘的安全。二、公函的種類1、決定：合用于對(duì)重要事項(xiàng)或許重要行動(dòng)做出安排，賞罰有關(guān)部門和人員。2、通知：傳達(dá)企業(yè)的決定和需要有關(guān)部門周知或許履行的事項(xiàng)，任免人員。3、通知：合用于表彰先進(jìn)，責(zé)怪錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。4、報(bào)告：合用于向上級(jí)報(bào)告工作，反應(yīng)情況，回復(fù)上級(jí)的咨詢。5、請(qǐng)示：合用于向上級(jí)懇求指示、贊同。6、批復(fù)：合用于回復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。7、建議：合用于對(duì)重要問題提出看法和辦理方法。8、函：合用于不相隸屬單位之間商洽工作，咨詢和回復(fù)問題，懇求贊同和回復(fù)審批事項(xiàng)。9、會(huì)議紀(jì)要：合用于記錄、傳達(dá)會(huì)議情況及會(huì)議議定事項(xiàng)。三、公函格式公函一般由神秘等級(jí)、緊迫程度、發(fā)文單位表記、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。詳盡辦理方式是：1、波及企業(yè)神秘的公函應(yīng)該注明神秘等級(jí)和保密限時(shí)。2、發(fā)文單位表記應(yīng)該使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。3、發(fā)文字號(hào)應(yīng)該包括單位代字、年份、序號(hào)。4、給上級(jí)單位的行文要注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。“請(qǐng)示”應(yīng)該在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。5、公函標(biāo)題應(yīng)該正確簡(jiǎn)要地歸納公函的主要內(nèi)容并表示公文種類。6、主送單位應(yīng)該使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。7、公函如有附件，應(yīng)該注明附件次序和名稱。8、公函除“會(huì)議紀(jì)要”或以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)該加蓋章章。9、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。四、行文規(guī)則1、符合國(guó)家法律、法例及目標(biāo)、政策有關(guān)規(guī)定。2、行文應(yīng)該確有必要，重視功能。3、行文關(guān)系依照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。3、公函要用國(guó)家法定計(jì)量單位。4、企業(yè)對(duì)外正式行文，由企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門起草，部門經(jīng)理審查，主管副理審查，企業(yè)總經(jīng)理贊同，辦公室最后判定蓋章。五、公函辦理1、發(fā)文辦理程序：擬稿、審查、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、發(fā)散、立卷、歸檔、銷毀。2、收文辦理程序：簽收、登記、傳達(dá)、發(fā)散、擬辦、批辦、包辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。六、公函的歸檔和管理1、歸檔：公函辦理完成后，要依照其相互聯(lián)系、特點(diǎn)和保存價(jià)值等整理歸檔，歸檔公函要保證公函的齊備、完滿，便于保留和使用。2、管理：公函由辦公室一致收發(fā)、審查、用印、歸檔和銷毀。同時(shí)對(duì)公函的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行敦促檢查。文件傳閱單文件名稱傳閱時(shí)間年代日至年代日傳閱要求：領(lǐng)導(dǎo)批閱：簽字：規(guī)劃計(jì)劃部送退時(shí)間策劃營(yíng)銷部送退時(shí)間工程部送退時(shí)間土地開發(fā)部送退時(shí)間計(jì)劃合約部送退時(shí)間財(cái)務(wù)部送退時(shí)間辦公室送退時(shí)間送存人：存檔人：收文辦理單收文名稱收文編號(hào)來文編號(hào)

首置文

字

收文日期來文單位

創(chuàng)始置業(yè)收辦人

擬辦意總經(jīng)理批閱副總經(jīng)理批副總經(jīng)理批包辦部門意辦理結(jié)果：簽字：傳閱范圍規(guī)劃計(jì)劃部送退時(shí)間策劃營(yíng)銷部送退時(shí)間工程部送退時(shí)間土地開發(fā)部送退時(shí)間計(jì)劃合約部送退時(shí)間財(cái)務(wù)部送退時(shí)間辦公室送退時(shí)間送存人：存檔人：×××房地產(chǎn)發(fā)展有限企業(yè)發(fā)文登記單發(fā)文編擬稿日號(hào)期發(fā)文日密級(jí)：緩急：期標(biāo)題會(huì)簽：簽發(fā)：主送：抄送：抄報(bào)：擬稿：部門負(fù)責(zé)人：核稿打印份數(shù)附件：主題詞：×××房地產(chǎn)發(fā)展有限企業(yè)發(fā)[2004]第xxxx號(hào)簽發(fā)人：xxx對(duì)于XXXX的請(qǐng)示、報(bào)告或報(bào)告（2號(hào)宋體、加黑）XXXXXX:(正文小3號(hào)仿宋)正文部分附件：1、XXXX2、XXXXXXXX年XX月XX日主題詞：XXXXXX(加黑)抄報(bào)：XXXX×××房地產(chǎn)發(fā)展有限企業(yè)辦公室XXXX年XX月XX日聯(lián)系人：電話：共印xx份×××房地產(chǎn)發(fā)展有限企業(yè)內(nèi)部請(qǐng)示(2004)請(qǐng)字號(hào)總經(jīng)理批閱：簽報(bào)人：經(jīng)辦人：副總經(jīng)理/總經(jīng)理助理批閱：呈報(bào)部門：會(huì)簽部門：日期：年代日對(duì)于XXX的請(qǐng)示XXX總：正文部分妥否，請(qǐng)批閱?！痢痢练康禺a(chǎn)發(fā)展有限企業(yè)檔案管理方法檔案是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的擁有保留和利用價(jià)值的資料，對(duì)企業(yè)張開各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)擁有指導(dǎo)性、參照性和依照性。企業(yè)為加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、整理和管理，有效地保護(hù)和利用檔案資源，特制定本方法?！痢痢练康禺a(chǎn)發(fā)展有限企業(yè)檔案是指政府與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)各部門在工作中形成的擁有保留價(jià)值的各樣文字、圖表、聲像及電子文件等不同樣形式的歷史紀(jì)錄資料或資料。一、文書立卷1、文書立卷歸檔是企業(yè)辦公室和各職能部門的工作任務(wù)之一。立卷歸檔工作要求：文件收集完滿，文件制成資料、書寫資料符合要求，組卷合理，模卷標(biāo)題、封面、卷內(nèi)目錄、備考表填寫規(guī)范，裝訂結(jié)實(shí)雅觀，模卷排列有序。2、辦公室及各職能部門應(yīng)隨時(shí)或每年年關(guān)將辦理完成的歸檔文件，收集整理后移交給檔案管理人員，移交的文件必定完整規(guī)范，符合歸檔質(zhì)量要求。3、文件組卷按年度并依照文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間有機(jī)聯(lián)系、便于保留和利用的原則；組卷以問題為主，一個(gè)問題的請(qǐng)示、批復(fù)及聯(lián)系親密的文件組成一卷。4、卷內(nèi)文件按問題、時(shí)間、作者、單位等方法排列。文件排列：印本在前，簽發(fā)稿在后；本單位的批復(fù)在前，下級(jí)單位的請(qǐng)示在后；本單位的請(qǐng)示在前，上級(jí)單位的批復(fù)在后；復(fù)制件在前，原件在后。二、檔案管理1、企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、保留企業(yè)黨、政、工、團(tuán)、經(jīng)營(yíng)管理及所有經(jīng)辦公室收發(fā)的文件、資料、信件等；各職能部門負(fù)責(zé)收集整理本部門的有關(guān)文件，年關(guān)將今年度模卷移交辦公室保留。檔案管理要做到嚴(yán)格貫徹履行國(guó)家和上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的保密制度，保護(hù)檔案完滿與安全。2、辦公室接收歸檔文件時(shí)，要填寫“檔案移交單”，詳盡清點(diǎn)，并由雙方經(jīng)手人在單上署名，各執(zhí)一份。3、檔案人員調(diào)離工作時(shí)，辭職前需將自己保留的檔案數(shù)量級(jí)情況交代清楚，并辦理書面交接手續(xù)。4、文書資料每年立卷歸檔一次，辦公室和各職能部門將整理完滿的前一年文件登記造冊(cè)，于第二年第一季度末向檔案部門移交。5、檔案管理員將文書檔案按年代、組織機(jī)構(gòu)整理，保持文件的歷史聯(lián)系，卷內(nèi)文件按科目、時(shí)間、作者、問題、名稱系統(tǒng)排列并裝訂成冊(cè)。6、卷內(nèi)文件準(zhǔn)時(shí)間、重要程度、問題分類次序排列。擁有保留價(jià)值的屬于同一問題、同一時(shí)期的文件應(yīng)盡量組織在一個(gè)保留單位里；某個(gè)問題向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)此文件的批復(fù)、通知應(yīng)立卷在一同。7、文件保留年限分為永遠(yuǎn)、長(zhǎng)久（16—50年）、短期（15年以下）。反應(yīng)企業(yè)主要職能活動(dòng)，對(duì)企業(yè)工作有長(zhǎng)久利用價(jià)值的檔案列為永遠(yuǎn)保留；反應(yīng)企業(yè)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)工作擁有參照價(jià)值的文件列為長(zhǎng)久保留；在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)有參照價(jià)值的文件資料列為短期保留。8、對(duì)無保留價(jià)值需銷毀的文件資料要登記造冊(cè)，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)贊同后方可辦理。9、辦公適應(yīng)成立檔案等績(jī)、統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)收進(jìn)、移出、銷毀模卷必定在專設(shè)的賬簿上登記，對(duì)保留、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。三、檔案借閱1、企業(yè)內(nèi)部職工借閱企業(yè)重要、機(jī)密的文件資料，需經(jīng)總經(jīng)理或檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)贊同。2、檔案室檔案原則上不借出室外，因工作需要，須借出檔案，經(jīng)檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)贊同后，可辦理借出手續(xù)。借閱人應(yīng)穩(wěn)當(dāng)保留檔案資料，不得私自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、拆卷、破壞和拋棄，發(fā)生問題須報(bào)檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。3、借閱檔案文件需仔細(xì)、逐項(xiàng)填寫借閱登記表，寫明借閱用途，用后實(shí)時(shí)送還。4、外單位人員利用檔案資料，除恪守企業(yè)內(nèi)部借閱制度外，只限在檔案室內(nèi)閱覽，不得借出，特別情況須經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)贊同。四、本方法由辦公室負(fù)責(zé)講解。檔案移交單移交單位：自己署名：自己署名：接收單位：文件名文號(hào)自己署名：頁數(shù)/盤數(shù)序號(hào)原件/復(fù)印件分?jǐn)?shù)移交日期：年代日第頁，共頁檔案借用（復(fù)制、借出）單單位：（借用所人親借填檔）案為重要證書、政府批文需由借部用門批主準(zhǔn)管人副：總及總