飲片廠檔案管理制度飲片廠檔案管理制度飲片廠檔案管理制度檔案管理規(guī)定總則為加強(qiáng)本公司檔案工作，充發(fā)散揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。一立卷、歸檔1.各部門平時(shí)做好文件的收集整理以及上繳到辦公室。2.各部門文件資料由各部門檔案員負(fù)責(zé)整理立卷歸檔，辦公室對(duì)各部門麗娟工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好文件模卷的接收歸檔工作。3.文件立卷歸檔范圍：在工作活動(dòng)中形成的辦理完成的，擁有察看利用價(jià)值的各樣文件均屬于立卷歸檔范圍。4.立卷的原則。依照文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的連續(xù)性，劃分文件的保留價(jià)值，便于保留和利用。5.立卷方法.依照立卷原則，文件的分類，分年度，分級(jí)別，分問題，分保留限時(shí)的方法立卷。1）分年度：將文件按其形成或針對(duì)的年度分開。2）分級(jí)別：將文件按重要性分為公函和一般文件。3）分問題：將文件按其所反應(yīng)的問題分開。4）分限時(shí)：依照文件的不同樣保留價(jià)值，將文件按不同樣的保留限時(shí)分開。5）保留限時(shí)分為：永遠(yuǎn)、長久、短期。①永遠(yuǎn)保留：凡是反應(yīng)公司各部門主要職能活動(dòng)和歷史容貌的如章程申請(qǐng)批文；有長久利用價(jià)值的文件劃為永遠(yuǎn)保留。②長久保留：凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)公司各部門需要察看的各樣文件劃為長久保留，長久保留為15年至20年。③短期保留：凡是在較短時(shí)間內(nèi)公司各部門需要察看的文件，劃為短期保留，短期保留為15年以下。6.文件歸檔分?jǐn)?shù)：一般歸檔一份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔兩份到三份，對(duì)無價(jià)值及重份文件需要辦理銷毀手續(xù)。歸檔時(shí)間：各部門應(yīng)于年關(guān)或下一自然年年初，應(yīng)將立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。歸檔文件模卷的要求：各部門移交歸檔文件模卷應(yīng)符合以下要求1）歸檔文件齊備完滿。2）每個(gè)模卷必定填寫模卷目錄、編件號(hào)、頁號(hào)、模卷封面，填寫時(shí)應(yīng)用中性筆書寫字跡工整清楚。3）檔案盒外加蓋歸檔章，表示檔案保留限時(shí)、歸檔時(shí)間以及用中性筆填寫部門名稱。4）盒內(nèi)文件不得包括鐵質(zhì)訂書釘、曲別針、直別針、夾子等，應(yīng)當(dāng)用線繩將所有文件串連在一同（除特別文件）。二檔案的管理文書檔案資料歸檔制度1、工作計(jì)劃、總結(jié)、各樣專題總結(jié)報(bào)告，學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，每學(xué)期考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)，各樣報(bào)表，重要授課活動(dòng)和教改經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，被登載的文章，指導(dǎo)及經(jīng)驗(yàn)介紹等。2、校內(nèi)外學(xué)科競(jìng)賽優(yōu)勝者名單、名次、成績(jī)、專題上報(bào)資料等。3、各樣賞罰資料，學(xué)生花名冊(cè)及各樣統(tǒng)計(jì)報(bào)表，各樣活動(dòng)記錄等。4、圖書儀器、設(shè)備增減、統(tǒng)計(jì)資料、固定財(cái)產(chǎn)登記、校舍設(shè)備改造檢修記錄、基本建設(shè)整套資料、相關(guān)合同樣。文書檔案管理工作人員職責(zé)1、檔案管理人員經(jīng)常仔細(xì)學(xué)習(xí)理論和黨的目標(biāo)政策。2、檔案員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高文書檔案的管理水平，使文書檔案更好地為學(xué)校工作服務(wù)。3、做好文書檔案資料的報(bào)關(guān)和保密工作，做到檔案內(nèi)容不外傳，資料不破壞、不用失。4、經(jīng)常做好檔案資料的收集、整理和概括工作。文件登記傳閱制度1、上級(jí)來文及來往重要公函，都需經(jīng)辦公室收文登記、編號(hào)手續(xù)。字串52、上級(jí)來文及來往重要公函，登記后貼上文件傳閱單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽約建議后轉(zhuǎn)相關(guān)部門傳閱和辦理。3、對(duì)傳閱的文件凡屬辦公室催辦的，實(shí)時(shí)認(rèn)識(shí)辦理情況，屬相關(guān)部門辦理的，實(shí)時(shí)催辦歸檔。4、辦公室準(zhǔn)時(shí)做好文件的清理及歸檔工作，如發(fā)現(xiàn)文件缺少應(yīng)實(shí)時(shí)追究。5、辦公室所有文件每學(xué)期期末進(jìn)行一次清點(diǎn)。文書檔案借閱制度1、查閱檔案時(shí)防備損害檔案。2、不得在檔案上作任何標(biāo)記和符號(hào)，嚴(yán)禁撕毀、涂改檔案。3、查閱者不能夠私自借閱與其利用目的沒關(guān)的檔案。4、文書檔案一般不借出，如確因工作需要必定借用時(shí)，應(yīng)征得辦公室負(fù)責(zé)人贊成辦理借閱手續(xù)，并做好保密工作。5、外單位因工作需要來本單位查閱檔案，需憑證位介紹信、經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人贊成方可查閱，但一律不外借。檔案管理員的職責(zé)1）仔細(xì)貫徹履行檔案工作的法律法例和目標(biāo)政策，成立健全的管理制度。2）負(fù)責(zé)一致管理公司的檔案。3）負(fù)責(zé)對(duì)公司各個(gè)部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)察和指導(dǎo)。4）負(fù)責(zé)指導(dǎo)本公司各個(gè)部門檔案文書的形成積累和歸檔工作。5）負(fù)責(zé)如期對(duì)已辦理完成的擁有保留價(jià)值的文件進(jìn)行整理立卷歸檔工作。6）履行保密法例實(shí)時(shí)辦理檔案資料的借閱手續(xù)。7）負(fù)責(zé)檔案室的清理保護(hù)工作。2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保留價(jià)值的各樣文字、圖表、聲像等不同樣形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公函包辦部門或包辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完滿(公函上的各樣附件一律嚴(yán)禁抽存)。了案后實(shí)時(shí)歸檔。工作改動(dòng)或因故辭職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件資料向接手人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。三、文件資料的收集管理1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件資料的管理。2、文件資料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理批閱后歸檔。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參加辦理的，在工作中形成的文件資料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。四、歸檔范圍1、重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決策、總結(jié)、典型講話、會(huì)議記錄等。2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)單位來往的文書。3、本公司的各樣工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。4、本公司與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書等文件資料。5、本公司員工勞動(dòng)、薪資、福利方面的文件資料。6、本公司的大事記及反應(yīng)本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。五、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是：依照文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，差異不同的價(jià)值，便于保留和利用。2、歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊備完滿。3、在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一同，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。4、不同樣年度的文件一般不得放在一同立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。5、檔案文件資料應(yīng)差異不同樣情況進(jìn)行排列，密不能分的文件資料應(yīng)依序排列在一同，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的親密聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6、模卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清楚。六、檔案管理人員職責(zé)1、依照相關(guān)規(guī)定做好文件資料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、依照歸檔范圍、要求，將文件資料準(zhǔn)時(shí)歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守紀(jì)、忠于職責(zé)，努力保護(hù)公司檔案的完滿與安全。七、檔案的利用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員能夠借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)主管人員贊成后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理署名贊成，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理署名贊成。2、檔案借閱的最長久限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要如期催還，發(fā)現(xiàn)破壞、拋棄或逾期未還，應(yīng)寫初版面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理辦理。3、必定嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁泄露檔案資料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)拋棄必定實(shí)時(shí)報(bào)告，追求責(zé)任。4、嚴(yán)禁拆卷及隨意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得隨意摘抄或復(fù)制模卷內(nèi)容，如確有需