Word版本，下載可自由編輯世茂第一太平物業(yè)記錄控制程序世茂第一太平物業(yè)記錄控制程序

1范圍

本程序依據(jù)GB/T19001—2000idtISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)中4.2.4條款和公司質(zhì)量手冊(cè)相關(guān)條款編制。適用于公司與質(zhì)量管理體系活動(dòng)有關(guān)的各項(xiàng)記錄，包括對(duì)服務(wù)供方相關(guān)的記錄及培訓(xùn)、審核和評(píng)審等記錄。

2目的規(guī)范質(zhì)量記錄控制和管理的要求，確保提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的依據(jù)。

適用于全公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄，包括來(lái)自供方提供的記錄。

3職責(zé)3.1行政人事部負(fù)責(zé)記錄的歸口管理，負(fù)責(zé)對(duì)各部門的體系記錄的控制舉行指導(dǎo)。

3.2各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門當(dāng)年普通記錄的保存。

3.3各管理中心（處）負(fù)責(zé)對(duì)管理中心（處）當(dāng)年普通記錄舉行保存。4程序

4.1記錄確實(shí)定、收集、分類

4.1.1各部門所需的記錄表格，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)記錄名稱、內(nèi)容、作用舉行審定，記錄由各部門文件管理員負(fù)責(zé)收集，并分類保存。4.1.2公司全部與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄分為體系記錄（指管理評(píng)審、體系審核）和普通記錄。

4.2記錄的編碼規(guī)定

4.2.1品質(zhì)管理部按照質(zhì)量管理體系運(yùn)行需要，對(duì)質(zhì)量體系記錄表式統(tǒng)一標(biāo)識(shí)編號(hào)。4.2.2記錄編碼內(nèi)容由部門、服務(wù)分類代碼、挨次號(hào)、狀態(tài)號(hào)等內(nèi)容組成。記錄編碼按《文件控制程序》中的規(guī)定執(zhí)行。

4.3記錄的填寫、保管

4.3.1填寫記錄時(shí)應(yīng)字跡清楚，內(nèi)容完整，填寫人、審核人、批準(zhǔn)人應(yīng)履行簽字手續(xù)，不應(yīng)任意涂改或用鉛筆填寫，如需修改，應(yīng)蓋更改章或簽字。4.3.2需歸檔的記錄，應(yīng)由行政人事部（文檔室）統(tǒng)一保管，并按要求裝訂成卷。

4.3.3保管記錄時(shí)，應(yīng)編制《作業(yè)文件表格清單》，保管方式應(yīng)便于存放、檢索，公司各職能部門形成的普通記錄應(yīng)于次年年初交行政人事部（文檔室）保管，各管理中心（處）形成的普通記錄由各管理中心（處）按行政人事部要求舉行屬地保管，并將保管記錄清單造冊(cè)交行政人事部。

4.3.4記錄的保管期限員工資料的保管期限為長(zhǎng)久（永遠(yuǎn)）

合同評(píng)審記錄的保管期限為合同有效期后三年；

管理評(píng)審記錄、體系審核記錄、不符合、訂正和預(yù)防措施報(bào)告、供方評(píng)價(jià)資料的保管期限為三年；員工培訓(xùn)記錄表的保管期限為一年；

監(jiān)控中心形成的錄像資料（記錄），保存（管）期為一個(gè)月；

行政人事部按照公司或規(guī)矩要求對(duì)記錄的保存期限另有規(guī)定時(shí)，應(yīng)發(fā)文通知；其他記錄的保管期限為一年；

保管期限計(jì)算從記錄形成次年開(kāi)頭起算。

4.3.5各職能部門形成的普通記錄，當(dāng)年記錄應(yīng)由主辦職能部門指定專人保管，于次年年初移交行政人事部（文檔室）。4.3.6各管理中心（處）形成的普通記錄，由各管理中心（處）指定專人收集、保管、存檔。

4.4記錄的庇護(hù)、儲(chǔ)藏

4.4.1記錄的儲(chǔ)藏方式為袋裝、盒裝或磁盤存儲(chǔ)，并設(shè)專人保管，以便存取和檢索。4.4.2應(yīng)提供記錄儲(chǔ)藏的相宜環(huán)境，防止記錄損壞、變質(zhì)和走失。

4.5記錄的檢索

4.5.1查閱本部門與本職工作有關(guān)的普通記錄應(yīng)向文件管理人員說(shuō)明狀況，并舉行查閱記下。4.5.2因工作需要，需查閱質(zhì)量管理體系記錄時(shí)，應(yīng)先經(jīng)所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。

4.5.3外單位人員前來(lái)查閱記錄時(shí)，應(yīng)攜帶所在單位介紹信，經(jīng)行政人事部報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后，方可查閱。

4.5.4在合同約定期間，相關(guān)記錄可提供應(yīng)顧客或其他代表查閱，但應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，方可查閱。4.6失效及過(guò)期記錄的處理

4.6.1對(duì)已過(guò)保存期，失效的普通記錄由各保管部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)時(shí)銷毀，但需編制《銷毀文件清單》由行政人事部（文檔室）留存歸檔。

4.6.2質(zhì)量管理體系記錄由行政人事部負(fù)責(zé)銷毀處理。銷毀時(shí)要求編制清單，存檔保管。4.7記錄的管理

4.7.1各部門、管理中心（處）負(fù)責(zé)填寫《文件表格清單》，將所確定的記錄表格一并報(bào)行政人事部備案。

4.7.2記錄表格需更改時(shí)，各部門應(yīng)相應(yīng)更改《文件表格清單》，經(jīng)審批人簽字確認(rèn)后，從生效之日起使用新表格，并將更改后的表格清單及新表格交一份到行政人事部備案。4.7.3各部門、管理中心（處）應(yīng)每年定期將《文件表格清單》更新一次，并對(duì)現(xiàn)行所使用的表格舉行檢查，防止使用作廢表格。

4.7.4各類記錄表