Word版本，下載可自由編輯物業(yè)管理公司公文管理制度（七）物業(yè)管理公司公文管理制度（七）

第一條總則

1．山東XX物業(yè)管理有限公司公文是公司同國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間，建立正式信息交流渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規(guī)范化，特制訂本制度。

2．公文處理必需做到精確?????、準(zhǔn)時(shí)、平安。3．各類文稿均應(yīng)符合公文規(guī)范，做到公文種類正確，標(biāo)題完整，格式規(guī)范，內(nèi)容簡(jiǎn)明，措辭妥善，發(fā)送單位清晰，附件齊備。

4．普通不能越級(jí)行文，呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事，正式行文及簽署合同的應(yīng)使用公司或項(xiàng)目名稱全稱。

其次條公文分類1．行文分類要求

1）按收文和發(fā)文對(duì)象，分為對(duì)外行文和內(nèi)部行文；

2）按是否編號(hào)，分為編號(hào)文和不編號(hào)文；3）編號(hào)文按刊印方式，分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物；

4）按公文保密等級(jí)，分為絕密、機(jī)密、隱秘三種，其他為普通文件。

絕密：公司董事長(zhǎng)簽發(fā)的相關(guān)文件；機(jī)密：公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關(guān)文件；

隱秘：在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件；

2．介紹信1）公司辦公室是公司（項(xiàng)目）介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者，須經(jīng)部門經(jīng)理以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

2）開(kāi)具的介紹信要有編號(hào)并加蓋騎縫章；

3）不允許開(kāi)具空白介紹信；如確有須要，須征得公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人同意；4）介紹信存根應(yīng)妥當(dāng)保管、歸檔；

5）因狀況變化，介紹信領(lǐng)用人沒(méi)有使用介紹信，應(yīng)即退還；

6）如若發(fā)覺(jué)介紹信走失，領(lǐng)用人應(yīng)立刻向部門經(jīng)理或辦公室報(bào)告，準(zhǔn)時(shí)實(shí)行相應(yīng)措施；3．內(nèi)部出版物

內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采納自定刊頭和單獨(dú)編號(hào)。（如："山東XX物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊"、"客戶通訊"）

4．不編號(hào)文的范圍1）有關(guān)公司內(nèi)部日常事務(wù)的文書(shū)：如例行會(huì)議和活動(dòng)的普通性通知；

2）由個(gè)人署名（注明所任公司職務(wù)）或以公司及下屬部門和公司的名義向個(gè)人發(fā)出的非正式函件；

3）非正式對(duì)外發(fā)出的下列文書(shū)材料：為有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人代擬的文稿；學(xué)術(shù)性、學(xué)問(wèn)性資料；其他非正式材料；4）內(nèi)部管理規(guī)則制度、工作總結(jié)和業(yè)務(wù)規(guī)劃等；

5）備忘錄和其他不需要編號(hào)的對(duì)外行文和內(nèi)部行文。

第三條收（發(fā)）文1.采取收、發(fā)文記下管理制度。需要分離記入"收、發(fā)文記下簿"的公文包括：

1）收文類：限時(shí)專送件、掛號(hào)信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等；

2）發(fā)文類：公司下發(fā)的文件，寄出的商務(wù)信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務(wù)傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門、各項(xiàng)目的傳真；2.公文傳真的收、發(fā)（除各部門可自行發(fā)送的傳真）均由前臺(tái)負(fù)責(zé)；

3.除急件外，前臺(tái)每日下午3：00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出；

第四條公文格式1.凡以山東XX物業(yè)管理有限公司的名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出的正式公文，一律采納公司統(tǒng)一印制的公文紙；

2.公司內(nèi)部行文采納統(tǒng)一印制的"內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單"；

3.各部門對(duì)總經(jīng)理呈送的報(bào)告，采納統(tǒng)一印制的"呈報(bào)批示單"；4.公文普通由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊張程度、主送（報(bào)）單位、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)光、抄送（報(bào)）單位等部分組成。如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和挨次；

5.公文紙普通用A4型，左側(cè)裝訂；

6.字體字號(hào)選用：公文版頭為小初號(hào)加黑宋體字；

公文大標(biāo)題選用二號(hào)(小二號(hào))宋體字；小標(biāo)題選用三號(hào)宋體字；

公文正文、抄送、抄報(bào)、印發(fā)說(shuō)明、附件說(shuō)明等均采納四號(hào)宋體字；密級(jí)采納三號(hào)黑體字。

第五條公文辦理

1.草擬公文1）首頁(yè)要使用公司統(tǒng)一的公文格式；

2）人名、地名、數(shù)字、引文要精確?????。時(shí)光應(yīng)寫詳細(xì)的年代，年份要寫全，統(tǒng)一用漢字書(shū)寫，如二零零四年五月八日；

3）公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、方案表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語(yǔ)和其他必需用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外，普通用漢字書(shū)寫。在同一公文中，數(shù)字的使用要保持前后全都。2.會(huì)簽

1）會(huì)簽是指對(duì)草擬的公司重要文件，由公司各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)舉行批閱，在文件會(huì)簽單提出看法，反饋文件起草部門舉行修改后下發(fā)；

2）凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)則制度、打算、決議等，在正式下發(fā)前必需先經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽；3）凡對(duì)外發(fā)出的正式函件，如內(nèi)容涉及詳細(xì)專業(yè)事務(wù)時(shí)，應(yīng)由涉及的專業(yè)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽；

3.行文字號(hào)

1）5.3.1公司：魯XX字[200*]第***號(hào)2）5.3.2直屬部門：魯XXX字[200*]第***號(hào)

X為直屬部門代字，詳細(xì)如下:

辦公室辦、管理處管、市場(chǎng)部市、財(cái)務(wù)部財(cái)、經(jīng)營(yíng)管理部經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務(wù)部--環(huán)簽發(fā)公文必需經(jīng)過(guò)發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以各部門名義行文的公文，由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的正式文件，必需經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。

4.執(zhí)行

1）辦公室負(fù)責(zé)將以公司名義發(fā)出的公文復(fù)印一份送執(zhí)行單位辦理，公文正本歸檔存查（特別狀況下可留存復(fù)印件）；2）繕印的一切公文須有簽署，符合格式，字跡清晰，干凈美觀，校對(duì)無(wú)誤，份數(shù)精確?????；

3）對(duì)于不符合要求的公文，監(jiān)印人可不予蓋章；

4）封發(fā)公文時(shí)要對(duì)公文舉行檢查，防止差錯(cuò)。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時(shí)送到的公文和親啟公文要注明要求；5）公司發(fā)出的規(guī)則制度、決議、打算、通知、會(huì)議紀(jì)要等文件，收文部門必需在"文件簽收單"上簽字，并交公司辦公室存檔備查。

第六條公文歸檔

1.任何以公司、項(xiàng)目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查；

2.若辦文部門必需使用正本時(shí)，可臨時(shí)借出，使用后歸還，若正本必需借出且無(wú)法取回，可存檔復(fù)印件；

3.存檔文件根據(jù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，保存期滿列表報(bào)準(zhǔn)監(jiān)銷；

4.除辦公室留存檔案原件外，各部門的發(fā)文由部門指定專人負(fù)責(zé)歸檔、保管復(fù)印件。個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。

第七條責(zé)任1.簽發(fā)人對(duì)公文主題和內(nèi)容擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。會(huì)簽人對(duì)公文專業(yè)內(nèi)容擔(dān)當(dāng)專業(yè)技術(shù)責(zé)任；

2.辦文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所經(jīng)辦的公文內(nèi)容仔細(xì)審查、核對(duì)，應(yīng)擔(dān)當(dāng)相應(yīng)的管理責(zé)任和連帶責(zé)任；

3.擬稿人應(yīng)全面領(lǐng)悟辦文要求，并具備精確??