梳理業(yè)務(wù)經(jīng)營脈絡(luò)找準(zhǔn)切入點(diǎn)實(shí)施信息化-企業(yè)信息化建設(shè)魏英東,安徽電視臺(tái)安徽廣電信息傳播有限公司副總經(jīng)理、安徽省中小企業(yè)效勞中心信息化參謀委員會(huì)總參謀、安徽富煌集團(tuán)IT總監(jiān),信息化從業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐盛:1998年,在鷹牌陶瓷負(fù)責(zé)實(shí)施ERP系統(tǒng)SAPR/3軟件PP、MM業(yè)務(wù)模塊,培訓(xùn)電腦用戶。2000年,在飛歌空調(diào)負(fù)責(zé)組建企業(yè)局域網(wǎng),實(shí)施財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng),開發(fā)人事管理信息系統(tǒng)等,并培訓(xùn)電腦用戶;在協(xié)力儀表負(fù)責(zé)組建企業(yè)局域網(wǎng)和培訓(xùn)電腦用戶。2008年,在洽洽瓜子負(fù)責(zé)組建總部企業(yè)局域網(wǎng),組建集團(tuán)廣域網(wǎng),實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、防偽防竄貨系統(tǒng)等。2008年,在燕之坊食品負(fù)責(zé)規(guī)劃設(shè)計(jì)企業(yè)營銷管理工作流程,組建企業(yè)局域網(wǎng),實(shí)施營銷配貨方案管理信息系統(tǒng)。2008年,在富煌鋼構(gòu)負(fù)責(zé)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu),改造主營業(yè)務(wù)管理流程,制定信息化管理制度,開發(fā)貨款回收管理信息系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)等。2008年,在三聯(lián)泵業(yè)負(fù)責(zé)指導(dǎo)企業(yè)局域網(wǎng)建設(shè)和ERP系統(tǒng)實(shí)施。2008年,在安徽軍工集團(tuán)負(fù)責(zé)集團(tuán)信息化規(guī)劃設(shè)計(jì),并指導(dǎo)信息化工程實(shí)施。

上期專欄講到要做好企業(yè)信息化的規(guī)劃與實(shí)施,不能從企業(yè)職能部門需求的角度,更不能從單純的信息系統(tǒng)工程的角度,應(yīng)該從企業(yè)管理的整體角度著手。本期專欄按照這種思路繼續(xù)探討,主題是企業(yè)如何根據(jù)經(jīng)營活動(dòng)和商務(wù)交易活動(dòng)構(gòu)建信息化工作體系。

接手富煌集團(tuán)企業(yè)信息化工作的時(shí)候,富煌集團(tuán)的董事長問我如何構(gòu)建富煌集團(tuán)的信息化工作體系。從那一刻起,我就決定,要邊實(shí)踐邊總結(jié),提煉出這紛繁表象后的基準(zhǔn)答案。

針對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)營管理布局

實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)顯示,像富煌集團(tuán)一樣,一般企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)根本分為外部協(xié)作、內(nèi)部事務(wù)這兩方面。外部協(xié)作是與合作搭檔的商務(wù)交易活動(dòng);內(nèi)部事務(wù)是企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng),它又分為主要業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)、輔助業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)和跨部門的協(xié)同辦公事務(wù)活動(dòng)。

主要業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)是以產(chǎn)供銷為核心的采購、生產(chǎn)、倉儲(chǔ)、銷售、售后效勞;輔助業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)是為了產(chǎn)供銷而配置的人事、行政、財(cái)務(wù)、技術(shù)、企劃、IT、質(zhì)管;跨部門的協(xié)同辦公事務(wù)活動(dòng)是為了主要業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)、輔助業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)以及與外部合作搭檔的交易活動(dòng)的事務(wù)處理。

外部合作搭檔的協(xié)作是供給鏈管理、客戶關(guān)系管理和商務(wù)交易管理,必然需要把面向過程管控的企業(yè)管理模式融入各個(gè)信息系統(tǒng)之中,構(gòu)建企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的各個(gè)信息化工作體系。

四關(guān)鍵系統(tǒng)撐持商務(wù)交易

管理大師彼得德魯克在2008年出版的?德魯克日志》中講到:“當(dāng)今企業(yè)之間的競爭,不是產(chǎn)品之間的競爭,而是商業(yè)模式之間的競爭。〞

由企業(yè)的商業(yè)經(jīng)營模式引發(fā)的商務(wù)交易活動(dòng)和需要建立的信息化工作體系,以及由此產(chǎn)生的關(guān)鍵信息系統(tǒng)建設(shè)。

不難看出,如果企業(yè)要構(gòu)建一套體系化的電子商務(wù)交易平臺(tái)來撐持企業(yè)的商務(wù)交易活動(dòng),從而創(chuàng)新企業(yè)的商業(yè)經(jīng)營管理模式,則需要先建立ERP企業(yè)資源方案管理信息系統(tǒng)來管理企業(yè)自身的日常業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng),創(chuàng)新企業(yè)的業(yè)務(wù)管理模式;繼而,一方面將ERP的MM物料管理子系統(tǒng)功能向SCM系統(tǒng)擴(kuò)展,管理供給商的生產(chǎn)交貨,直至供給商的客戶;一方面將ERP的SD銷售與分銷子系統(tǒng)功能向CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)擴(kuò)展,管理銷售商的銷售送貨,直至銷售商的客戶。

構(gòu)建企業(yè)的商務(wù)交易活動(dòng)信息化工作體系,需要有四個(gè)關(guān)鍵信息系統(tǒng)來撐持:ERP系統(tǒng)、SCM系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)和EB平臺(tái)。其中,ERP系統(tǒng)是關(guān)鍵中的關(guān)鍵,即抓手。SCM系統(tǒng)和CRM系統(tǒng)是兩翼,是ERP系統(tǒng)的MM子系統(tǒng)、SD子系統(tǒng)的功能擴(kuò)展。最后通過EB交易平臺(tái)對(duì)接ERP系統(tǒng)、SCM系統(tǒng)和CRM系統(tǒng)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫,進(jìn)行內(nèi)外部的同步時(shí)時(shí)交易。

相應(yīng)地,在信息部門的設(shè)置方面,需要在企業(yè)總部設(shè)置信息管理中心這一職能總部,并下設(shè)電子商務(wù)部、信息系統(tǒng)部、數(shù)據(jù)管理部、軟件開發(fā)部、網(wǎng)絡(luò)管理部、電腦維護(hù)部等職能部門,以及編制IT總監(jiān)和各部門經(jīng)理等工作崗位,并設(shè)立任職資格條件、崗位工作職責(zé)和績效考核指標(biāo),從而由該信息部門和IT人員來負(fù)責(zé)構(gòu)建企業(yè)的商務(wù)交易活動(dòng)信息化工作體系,以及具體的企業(yè)商務(wù)活開工作流程設(shè)計(jì)和相應(yīng)的信息系統(tǒng)規(guī)劃、實(shí)施、管理、維護(hù)和優(yōu)化。

ERP成敗關(guān)鍵在于弄清需求

自20世紀(jì)90年代開始,中國很多企業(yè)曾高調(diào)地引進(jìn)ERP系統(tǒng),成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)卻寥寥無幾,甚至還有被ERP系統(tǒng)拖累到死的企業(yè)。像20世紀(jì)90年代中期實(shí)施ERP系統(tǒng)的珠海華豐食品工業(yè)集團(tuán),歷時(shí)1年半,耗資上千萬元,卻最終以失敗收?qǐng)觥．?dāng)時(shí)的聯(lián)想電腦集團(tuán),也是在經(jīng)歷了第一次實(shí)施ERP系統(tǒng)失敗之后,堅(jiān)持第二次實(shí)施才算成功。

決定以ERP系統(tǒng)為代表的信息系統(tǒng)實(shí)施成敗的關(guān)鍵不在于ERP系統(tǒng)本身

和ERP系統(tǒng)的供給商,而在于要分明地知道企業(yè)的需求、企業(yè)自身管理模式和管理水平和企業(yè)員工的專業(yè)水平。如果想通過構(gòu)建ERP系統(tǒng)來管好企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)、創(chuàng)新企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營管理模式,就要從如何管理企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)這一角度分析,尋找切入點(diǎn),再確定ERP系統(tǒng)的功能,構(gòu)建企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)信息化工作體系。首先就要建立以HR系統(tǒng)為抓手的系統(tǒng),理清企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、部門崗位、人員的職務(wù)級(jí)別、統(tǒng)一組織編碼,并將員工人事信息共享到辦公用品管理、財(cái)務(wù)電算化、用章電子審批、薪資福利管理、員工考勤管理、固定資產(chǎn)管理等系統(tǒng),從而建立一套輔助業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)信息化工作體系;其次還要建立以O(shè)A電子審批流系統(tǒng)為抓手的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),通過網(wǎng)上電子審批系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)視頻監(jiān)控系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等各系統(tǒng)建立一套網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)同辦公事務(wù)活動(dòng)信息化工作體系;然后才是建立以PDM系統(tǒng)為抓手的進(jìn)銷存管理系統(tǒng),改變技術(shù)人員的產(chǎn)品設(shè)計(jì)工作模式,統(tǒng)一物料編碼、自動(dòng)分解BOM清單表到生產(chǎn)方案管理系統(tǒng)、采購招標(biāo)管理系統(tǒng)、倉儲(chǔ)運(yùn)輸管理系統(tǒng)、銷售分銷管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)等各系統(tǒng),從而建立一套主要業(yè)務(wù)活動(dòng)信息化工作體系;最后通過實(shí)施ERP進(jìn)行系統(tǒng)整合,來全面管理企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng),從而建立一套企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)信息化工作體系。

ERP的前奏是HR和OA

企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)信息化工作體系的關(guān)鍵信息系統(tǒng)是ERP系統(tǒng),企業(yè)的主要業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)信息化工作體系的關(guān)鍵信息系統(tǒng)是PDM系統(tǒng),企業(yè)的輔助業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)信息化工作體系的關(guān)鍵信息系統(tǒng)是HR系統(tǒng),企業(yè)的協(xié)同辦公事務(wù)活動(dòng)信息化工作體系是OA系統(tǒng)。所以,成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的前提是以PDM系統(tǒng)、HR系統(tǒng)和OA系統(tǒng)這三類系統(tǒng)為代表的諸多信息系統(tǒng)的成功實(shí)施和集成應(yīng)用。

所以,一個(gè)企業(yè),如果先于HR系統(tǒng)上了財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、薪資福利系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)等系統(tǒng),則,當(dāng)一名員工離職時(shí),不僅這名員工要辦理原始的離職簽字手續(xù),到相關(guān)部門會(huì)簽,相關(guān)部門還要各自上各自的信息系統(tǒng)禁用或刪除該名員工的賬號(hào)和信息數(shù)據(jù)。這是一種沒必要的重復(fù)勞動(dòng),還可能會(huì)出現(xiàn)失誤與錯(cuò)漏,甚至?xí)哑渌麊T工的賬號(hào)誤刪掉了。問題的關(guān)鍵就在于沒有把HR系統(tǒng)作為根底信息系統(tǒng)先實(shí)施好。同樣,如果作為HR系統(tǒng)中的關(guān)鍵信息系統(tǒng)的員工人事管理系統(tǒng)沒有實(shí)施好,則薪資管理系統(tǒng)、考勤管理系統(tǒng)、績效考核管理系統(tǒng)即使建成了也形同虛設(shè)。

當(dāng)然,在很多情況下,企業(yè)的一些業(yè)務(wù)部門往往會(huì)根據(jù)自身的實(shí)際工作需要而要求上一些信息系統(tǒng),比方,財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、倉庫物料管理系統(tǒng)等。如果企業(yè)的財(cái)務(wù)部門先于人事部門上信息系統(tǒng),則財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)應(yīng)在人事部門的HR系統(tǒng)實(shí)施之前、之后實(shí)施還是同步實(shí)施《

問題的關(guān)鍵不是誰先誰后,而是企業(yè)有沒有為此做好準(zhǔn)備:即使沒上HR管理信息系統(tǒng),也必須理清企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、部門崗位、員工的職務(wù)級(jí)別等根底人事組織信息,以及適用的唯一組織編碼,搞分明財(cái)務(wù)部門使用財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的員工是否具備電腦應(yīng)用常識(shí)和熟練技能。否那么,企業(yè)就只能聽從來自財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)軟件供給商的安頓了,使用財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)工作的財(cái)務(wù)人員將會(huì)花費(fèi)很長一段時(shí)間學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)知識(shí)和練習(xí)電腦操作技能,而不是將財(cái)務(wù)電算化工具真正用于財(cái)務(wù)工作。

是同步實(shí)施,還是分清先后《

另外,還要提出一個(gè)觀點(diǎn),即使在以上條件都具備的情況下,財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)能不能更專業(yè),作為財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的一期,就是讓財(cái)務(wù)手工賬變電腦賬,提高財(cái)務(wù)人員的工作效率和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確性,而不是涉足以存貨核算管理為主的倉庫物料管理和以生產(chǎn)本錢核算管理為主的車間生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)管理。因?yàn)槟菢幼?從信息化的規(guī)劃來看,一方面信息化工作體系的跨步太大,直接進(jìn)入主要業(yè)務(wù)管理活動(dòng)會(huì)影響日常的生產(chǎn)和倉儲(chǔ),另一方面不僅財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的投入資金會(huì)大增,還會(huì)大大加重財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)。

再若企業(yè)的行政部門先于人事部門上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。行政部門的OA系統(tǒng)和人事部門的HR管理系統(tǒng)誰先實(shí)施《在實(shí)施財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)時(shí),計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),特別是企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)系統(tǒng)這一根底網(wǎng)絡(luò)對(duì)于財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)雖然重要,但是可以變通解決,示例很多企業(yè)因?yàn)槠髽I(yè)局域網(wǎng)沒建好,而把財(cái)務(wù)部的會(huì)計(jì)憑證室兼作財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)機(jī)房,放置財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的效勞器、交換機(jī)、UPS等設(shè)備設(shè)施,并且只在財(cái)務(wù)部的幾個(gè)辦公室布置了一套財(cái)務(wù)專用網(wǎng)絡(luò)。雖然有諸多隱患和不便,但財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)依然正常地運(yùn)行了好多年,為財(cái)務(wù)人員工作帶來簡化和便利。然而,對(duì)于OA系統(tǒng)來說,

最根底的是企業(yè)的局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的互聯(lián)互通,這樣OA系統(tǒng)才能起到網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)同辦公作用。由此我們就不難看到,很多企業(yè)還沒有把企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部的互聯(lián)網(wǎng)接入互聯(lián)互通做好的情況下,實(shí)施OA系統(tǒng),出現(xiàn)很多問題是必然的。建好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),企業(yè)才能談到OA系統(tǒng)的實(shí)施。同樣的關(guān)鍵問題仍在于,企業(yè)有沒有為此準(zhǔn)備好。同樣提出一個(gè)觀點(diǎn),即使條件都具備了,企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能不能更專業(yè)也是值得思考的。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心是解決電子文件的權(quán)限發(fā)布、通告和存檔、調(diào)閱,以及有權(quán)限的員工未查看新發(fā)布文件的在線統(tǒng)計(jì)數(shù)量、名單和調(diào)查投票,實(shí)現(xiàn)電子公告牌功能、知識(shí)管理庫、在線人數(shù)統(tǒng)計(jì)和調(diào)查投票功能。它對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的發(fā)布、或傳真是一個(gè)強(qiáng)力的補(bǔ)充,也是一種存儲(chǔ)方式,有助于提高文件管理的工作效率和數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確性,但它不波及員工的工作管理、日程安頓、文件電子審批流。因?yàn)閺男畔⒒囊?guī)劃來看,一方面信息化工作體系的跨步太大,直接進(jìn)入管人的工作事務(wù)和電子審批這一輔助業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)就會(huì)影響日常的工作和費(fèi)用報(bào)銷,另一方面OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的投入資金就會(huì)大增,而且大大加重行政人員、IT人員和電腦用戶的工作負(fù)擔(dān)。然而,企業(yè)一旦決定OA系統(tǒng)要有這么多的功能,卻又是大家不得不面對(duì)的工作,則,就很有可能,企業(yè)原本只需要花一個(gè)OA系統(tǒng)的電子公告牌和知識(shí)文件庫(一期)管理電子文件的費(fèi)用,變成了還要加上管理員工的工作和電子審批流的費(fèi)用,IT人員和行政人員也自然在實(shí)施OA系統(tǒng)和運(yùn)行中增加了諸多沒有效用的工作,而事實(shí)上,很多企業(yè)這么做了,卻在運(yùn)行數(shù)月后,只