公文檔案管理制度

公文檔案管理制度

公文檔案管理制度

為規(guī)范公文檔案管理,提高公文的辦理質(zhì)量、效率,根據(jù)上級(jí)有關(guān)公文管理制度,本著精簡(jiǎn)、及時(shí)、程序、質(zhì)量原則,結(jié)合我所實(shí)際情況,制定本制度：

一、公文管理

（一）行政公文由辦公室負(fù)責(zé)登記、編號(hào)、送印、封存。黨、工、團(tuán)等文件材料由各相應(yīng)部門管理。

（二）各部門會(huì)議途徑取得的公文,應(yīng)及時(shí)交由辦公室處理。辦公室定期對(duì)已收文件進(jìn)行清理,任何人或部門不得私存、拖交、拒交公文原件。

二、公文辦理,包括收文辦理與發(fā)文辦理。

（一）我所公文辦理實(shí)行網(wǎng)上電子辦文與紙質(zhì)辦文相結(jié)合。廳、局、處公文以網(wǎng)上電子辦文為主,紙質(zhì)辦文為輔,非特殊情況一般不以紙質(zhì)形式傳辦文件。非必要情況不予另行復(fù)印紙質(zhì)文件。

（二）收文辦理。包括收進(jìn)、啟封、登記、分送、批辦、承辦、催辦、歸檔。

1．網(wǎng)上電子收文。辦公室秘書須每天查收網(wǎng)上文件,提交辦公室主任審核,發(fā)送有關(guān)部門或所領(lǐng)導(dǎo)批辦后發(fā)送有關(guān)部門。屬于急件的,應(yīng)電話提醒相關(guān)部門查收辦理。

2．紙質(zhì)文件收文。廳、局、處網(wǎng)上已發(fā)的文件,文件管理員應(yīng)做好登記、編號(hào)、存放歸檔備查。特殊情況不能網(wǎng)上辦文的應(yīng)及時(shí)填寫公文處理箋,辦公室提出擬辦意見,呈單位領(lǐng)導(dǎo)批示后交有關(guān)部門閱處。屬急件的應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

3．各部門收到辦公室分發(fā)的各類文件,應(yīng)填寫辦理情況,必要時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)所屬部門人員傳閱或辦理。文件主要承辦部門要寫明承辦落實(shí)情況。

（三）發(fā)文辦理。包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、傳遞、存稿、歸檔、銷毀。

1．起草公文要符合國(guó)家法律、法規(guī),符合黨的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。

2．使用文種要準(zhǔn)確、文件內(nèi)容要講究質(zhì)量,做到情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,文字精練,標(biāo)點(diǎn)正確,力求簡(jiǎn)潔。

3．草擬公文應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的稿紙,用鋼筆、毛筆或黑色簽字筆書寫,或使用稿紙格式電子文稿打印,但不能用噴墨式打印機(jī)打印,不得用鉛筆、圓珠筆或紅色、純藍(lán)色墨水筆書寫。擬稿人、核稿人、會(huì)簽人、簽發(fā)人應(yīng)寫姓名全稱,并注明年、月、日。

4．部門草擬的公文,由部門負(fù)責(zé)人嚴(yán)格把關(guān)核稿簽字,凡涉及多個(gè)部門的,由擬稿部門送相關(guān)部門會(huì)簽。

5．以單位名義印發(fā)的公文,在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,須交辦公室綜審,審核重點(diǎn)是：有無必要行文,所用文種是否正確,公文內(nèi)容是否符合上級(jí)有關(guān)規(guī)定,與本單位過去發(fā)文是否矛盾,是否符合國(guó)家法律法規(guī),是否符合黨和國(guó)家的方針政策,是否符合實(shí)際,措施和辦法是否切實(shí)可行,是否符合公文的審批程序和行文規(guī)則。

6．嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和文稿篇幅,不符合要求的、能不發(fā)的文件、材料,堅(jiān)決不發(fā)。

7．紙質(zhì)公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,擬稿部門應(yīng)及時(shí)在網(wǎng)上發(fā)送電子公文,要嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件內(nèi)容及發(fā)放范圍擬發(fā)。

三、公文承辦

（一）公文承辦單位、部門應(yīng)堅(jiān)持及時(shí)、程序、協(xié)作等原則,抓緊時(shí)間辦理,保證公文處理不出錯(cuò)、不誤時(shí)、不誤事。對(duì)短期內(nèi)不能辦理的事項(xiàng)和不屬本單位職權(quán)范圍或不適宜由本單位、本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)迅速通知辦公室并說明原因,不得積壓不辦。

（二）涉及多個(gè)部門的,需明確主辦部門。部門間存有分歧的,主辦部門負(fù)責(zé)人要主動(dòng)與協(xié)辦部門協(xié)商,仍不能取得一致意見的,主辦部門要提出依據(jù)和建設(shè)性意見報(bào)處領(lǐng)導(dǎo)裁定。

（三）辦公室負(fù)責(zé)公文催辦、查辦工作。對(duì)下發(fā)的重要公文,應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋貫徹執(zhí)行情況。

（四）文件管理員負(fù)責(zé)對(duì)承辦完結(jié)或領(lǐng)導(dǎo)閱后的文件進(jìn)行閱卷歸檔,妥善保存,以便查閱。對(duì)不需存檔可銷毀的文件按規(guī)定進(jìn)行登記并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

四、檔案管理

（一）嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。

（二）文書檔案(行政工作)由文秘人員負(fù)責(zé)整理歸檔。其它類目檔案由辦公室文秘人員配合各主要業(yè)務(wù)部門整理歸檔,其中高速公路建設(shè)、基本建設(shè)類目由養(yǎng)護(hù)股整理歸檔,會(huì)計(jì)檔案由計(jì)財(cái)股整理歸檔,聲像檔案、榮譽(yù)檔案由政工整理歸檔。實(shí)行集中存放、分柜存儲(chǔ)。

（三）各部門應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人（檔案員）對(duì)本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

（四）各部門應(yīng)在每年3月底向辦公室移交上年度各類規(guī)章制度、辦法,年度報(bào)表,重要會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要,重要電話記錄、接待來訪記錄,工作計(jì)劃和工作總結(jié)。

（五）各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由養(yǎng)護(hù)部門負(fù)責(zé)歸檔。

（六）各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部門歸檔,其他部門備份存檔。

歸檔資料必須符合下列要求：

1．文件材料齊全完整;

2．根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、歸檔;

3．根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、歸檔,便于保管和利用。

（七）檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。

（八）加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

政務(wù)信息管理辦法（試行）

第一條為進(jìn)一步規(guī)范我所政務(wù)信息工作,促進(jìn)政務(wù)信息工作的不斷發(fā)展,提高我所報(bào)送信息的質(zhì)量和數(shù)量,更好地發(fā)揮信息為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的作用,根據(jù)處信息工作的有關(guān)要求,制定本辦法。

第二條辦公室負(fù)責(zé)政務(wù)信息工作的歸口管理和指導(dǎo),其主要職責(zé)是：（一）協(xié)調(diào)本級(jí)部門的政務(wù)信息工作;（二）收集、整理、上報(bào)政務(wù)信息;（三）負(fù)責(zé)本單位和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)政務(wù)信息批示的查辦、催辦及反饋工作。

第三條由分管政務(wù)信息工作,政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)成員由所各部門指定人員組成并報(bào)所辦公室備案。信息員隊(duì)伍應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,若有變動(dòng)要及時(shí)上報(bào)所辦公室,確保信息工作的連續(xù)性。

第四條政務(wù)信息工作負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)是：

（一）管理和指導(dǎo)本級(jí)政務(wù)信息工作;

（二）對(duì)本級(jí)政務(wù)信息工作提出要求,并進(jìn)行檢查;

（三）審核本單位上報(bào)的政務(wù)信息;

（四）指導(dǎo)、督查上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)政務(wù)信息批示的查辦、催辦工作。

第五條政務(wù)信息員的主要職責(zé)是：

（一）按處發(fā)布的有關(guān)規(guī)定了解、收集、編輯本單位的政務(wù)信息;

（二）按規(guī)定的時(shí)間、方式和要求報(bào)送政務(wù)信息;

（三）為本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門提供政務(wù)信息服務(wù);

（四）完成上級(jí)部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)布置的有關(guān)政務(wù)信息工作。

第六條政務(wù)信息的報(bào)送要求

（一）報(bào)送方式：信息員收集擬寫信息,報(bào)辦公室信息員送分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后報(bào)上一級(jí)辦公室信息員,逐層報(bào)送。書面政務(wù)信息應(yīng)通過辦公網(wǎng)絡(luò)的“公文辦理”、“工作聯(lián)系”等方式報(bào)送,并傳真到上一級(jí)信息員。

（二）報(bào)送數(shù)量：各部門每月上報(bào)政務(wù)信息數(shù)量不少于1條。

（三）報(bào)送時(shí)間：動(dòng)態(tài)性信息從收集至上報(bào)到所一般不得超過6小時(shí);重大突發(fā)事件即時(shí)電話或口頭直接上報(bào),并按處處規(guī)定時(shí)限盡快形成書面材料補(bǔ)報(bào)。

（四）報(bào)送要求：

1．上報(bào)的信息務(wù)必真實(shí)可靠,所列的事實(shí)、數(shù)字以及涉及到的單位（特別是友鄰單位）力求準(zhǔn)確無誤。

2．實(shí)事求是,有喜報(bào)喜,有憂報(bào)憂,防止以偏概全。

3．主題鮮明,文題相符,標(biāo)題簡(jiǎn)明,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),語言簡(jiǎn)練,動(dòng)態(tài)性信息不超過300字,一般性信息不超過1500字。

（五）信息內(nèi)容和范圍

1．上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到本單位視察工作的情況和講話要點(diǎn),對(duì)本單位工作的重要指示和批示。

2．本單位征費(fèi)、路政、養(yǎng)護(hù)、服務(wù)區(qū)等各業(yè)務(wù)部門的重要事項(xiàng)以及對(duì)上級(jí)重要工作部署和決策的貫徹落實(shí)情況。

3．重大的工程或運(yùn)輸安全事故和突發(fā)性事件;重大自然災(zāi)害給本單位造成損失的情況。

4．干部群眾中重要的思想動(dòng)態(tài),

5．加強(qiáng)黨風(fēng)、政風(fēng)、行風(fēng)建設(shè)重大舉措情況。

6．建設(shè)節(jié)約交通、生態(tài)交通、平安交通的新思路、新舉措及存在問題和建議。

7．體制改革和機(jī)制創(chuàng)新情況,各項(xiàng)改革的進(jìn)展、成效和存在問題、措施建議。

8．其他反映本單位、本部門工作情況的重要信息。

第七條上報(bào)政務(wù)信息須嚴(yán)格執(zhí)行本辦法第六條之規(guī)定,對(duì)漏報(bào)、遲報(bào)或扣壓不報(bào)重要政務(wù)信息的單位,按桂柳處、所目標(biāo)考核要求扣分,并通報(bào)批評(píng)。

第八條獎(jiǎng)勵(lì)方式。被采用的信息按局、處政務(wù)信息工作實(shí)施辦法的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放稿酬。

印信管理使用制度

一、單位及辦公室印章由辦公室負(fù)責(zé)管理。黨支部、工會(huì)、團(tuán)委及各部門印章由各部門管理。

二、單位公文用印必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),一般性便函由辦公室主任批準(zhǔn)后方可用印。

三、單位印章應(yīng)在辦公室使用,不得將印章攜帶出單位外使用。

四、蓋印必須由印章管理者親自進(jìn)行,不得委托他人代取代用,特殊情況,需由他人代蓋時(shí),管理者不得離開用印辦公室。

五、各部門建立用印登記簿,用印必須登記,并妥善保存,以備查核。

六、印章管理者要堅(jiān)持原則,認(rèn)真審閱,按制度辦事,凡不符合手續(xù)和制度的,不能使用印章。

七、不得出具空白印信,不能在空白紙（表）上蓋章。

八、印章保管做到“保險(xiǎn)、可靠”,存放印章的柜子要隨用隨鎖。

九、注意保養(yǎng)印章,及時(shí)清洗,確保蓋印清晰。

十、使用細(xì)則按局、處下發(fā)的印章使用細(xì)則執(zhí)行。

文印通訊管理制度

一、文印通訊管理包括文印、傳真、辦公電話管理。按高效、節(jié)約、保密原則制定本制度。

二、建立登記簿。文印室要建立相應(yīng)的打印、復(fù)印登記,認(rèn)真填寫以備查驗(yàn)。

三、嚴(yán)格簽批。文印室打印、復(fù)印文件資料,必須經(jīng)由辦公室主任簽批。任何未經(jīng)許可的文字材料一律不予打印、復(fù)印嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料。

（一）打印正式公文,必須按文件簽發(fā)規(guī)定送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后送文印室打印。各部門草擬的文件、合同、資料等,由各部門自行打印。

（二）外單位和個(gè)人在辦理手續(xù)時(shí),涉及到打字復(fù)印的,費(fèi)用一律由外單位或個(gè)人支付。

（三）對(duì)篇幅長(zhǎng),時(shí)間性要求不強(qiáng)的文稿,不能使用傳真機(jī)。發(fā)送傳真的文稿必須平整清潔。

四、嚴(yán)守保密制。文印員應(yīng)遵守單位保密規(guī)定,不得泄露工作中接觸的有關(guān)保密事項(xiàng)。非本部門工作人員不得隨意進(jìn)入文印室操作復(fù)印機(jī)印文。

五、講求時(shí)效。文件、傳真等應(yīng)及時(shí)送給有關(guān)人員,不能積壓或延誤不辦。

六、認(rèn)真協(xié)作。文印員必須按時(shí)、按質(zhì)、按