臺塑集團管理制度

簡介-信息管理李明原臺塑集團總管理處信息部1AGENDA信息化管理旳范圍和主要應(yīng)用功能怎樣將管理制度落實在信息系統(tǒng)2信息化管理旳范圍

和主要應(yīng)用功能信息化管理旳范圍管理制度主要機能臺塑集團E化版圖3信息化管理旳范圍4數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟硬件系統(tǒng)平臺網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)系統(tǒng)監(jiān)控維運資安系統(tǒng)客戶端計算機電子郵件系統(tǒng)DCS系統(tǒng)辦公室自動化系統(tǒng)電子商務(wù)系統(tǒng)POS系統(tǒng)廠門門禁系統(tǒng)ERP系統(tǒng)5營業(yè)管理財務(wù)管理(成本結(jié)算)資材管理生產(chǎn)管理人事管理工程管理保養(yǎng)管理環(huán)安衛(wèi)管理OA流程管理DCSWEB自動倉庫材料供貨商DCSDCS生產(chǎn)機臺自動倉庫DCSPOS自動倉庫門市人員WEB客戶WEB應(yīng)征人員DCS門禁設(shè)備WEB圖文管里CADWEB圖面設(shè)計工程包商HISPDA長庚醫(yī)院檢測人員WEB工程包商收入金額產(chǎn)量領(lǐng)料費用薪資費建造費維修費差旅費污染防治費訂單繳款出貨銷售產(chǎn)量繳庫收發(fā)料報價報價請款工料量PDA監(jiān)工人員進度健檢值測量值PDA保養(yǎng)人員圖面統(tǒng)計報名入廠出廠6管理制度主要機能7管理制度主要機能(ERP)營業(yè)管理：1.營業(yè)目的管理2.授信管理3.受訂管理4.成品倉儲管理5.交運管理6.帳款管理財務(wù)管理：1.帳務(wù)管理2.成本管理3.出納管理4.股務(wù)管理5.資金調(diào)度6.經(jīng)營計劃資材管理：1.存量管制2.采購管理3.材料倉儲管理生產(chǎn)管理：1.生產(chǎn)排程2.制程管理3.質(zhì)量管理4.用料管理5.績效管理人事管理：1.人事管理2.考勤管理3.薪資管理4.文書管理5.總務(wù)管理6.警務(wù)管理工程管理：1.進度管制2.工料分析3.用料管理4.發(fā)包管理5.付款管理保養(yǎng)管理：1.預(yù)防保養(yǎng)2.定時保養(yǎng)3.故障修復(fù)4.設(shè)備改善環(huán)安衛(wèi)管理：1.工業(yè)安全衛(wèi)生管理2.環(huán)境保護管理8流程控管訊息討論與公布知識管理個人訊息管理管理制度主要機能(OA)OA9臺塑集團E化版圖10臺灣服務(wù)地域彰化、云林、嘉義…鞍山、東營…臺北、桃園、宜蘭…越南大陸海外寧波、昆山…廣州、惠州…高雄日本美國德國菲律賓服務(wù)企業(yè)家數(shù)170家計算機作業(yè)套數(shù)1030套維護程序數(shù)量ERP188,000支OA38,000支11怎樣將管理制度落實在

信息系統(tǒng)建立合理化管理制度落實管理制度計算機化12建立合理化管理制度專責(zé)制度規(guī)劃部門專責(zé)計算機信息規(guī)劃部門實際執(zhí)行單位參加檢討管理制度計算機化流程闡明管理制度規(guī)劃原則13專責(zé)制度規(guī)劃部門14臺塑集團組織表…….南亞科技臺朔重工臺塑石化臺化企業(yè)南亞企業(yè)臺塑企業(yè)采購部及發(fā)包中心財務(wù)部營建部信息部進出口事務(wù)組法律事務(wù)室海外事業(yè)管理部創(chuàng)辦人行政中心總(副)裁總管理處總經(jīng)理室環(huán)安衛(wèi)中心15總經(jīng)理室各組主要機能1.2.推動管理制度執(zhí)行及業(yè)務(wù)稽核3.采購案、工程預(yù)算及發(fā)包、驗收案之審核4.幫助各經(jīng)營事業(yè)單位經(jīng)營管理之改善5.企業(yè)項目改善6.規(guī)劃辦理企業(yè)共通性教育訓(xùn)練（派駐大陸企業(yè)人員）（各機能組派員駐大陸）人事管理組產(chǎn)銷管理一組產(chǎn)銷管理二組保養(yǎng)管理組資材管理組工程管理組工安檢核組財務(wù)管理組資材審核組工程營建審核組工程機電審核組幕僚組公共關(guān)系組土地組經(jīng)營項目一組經(jīng)營項目二組駐大陸總經(jīng)理室尤其助理主(副)任專責(zé)制度規(guī)劃部門

總管理處總經(jīng)理室產(chǎn)銷管理三組16專責(zé)計算機信息規(guī)劃部門17專責(zé)計算機信息規(guī)劃部門

信息部應(yīng)用處管理組管理組管理組臺北計算機處大陸計算機處應(yīng)用處應(yīng)用四組信息部經(jīng)理室應(yīng)用二組應(yīng)用三組系統(tǒng)組網(wǎng)管組海外專案組運轉(zhuǎn)一組運轉(zhuǎn)二組運轉(zhuǎn)三組運轉(zhuǎn)四組華北運轉(zhuǎn)組華南運轉(zhuǎn)組應(yīng)用一組18應(yīng)用三組應(yīng)用四組應(yīng)用二組應(yīng)用一組負責(zé)企業(yè)有關(guān)財務(wù)、資材及工程管理作業(yè)程序開發(fā)與維護，其工作內(nèi)容涉及：１全企業(yè)財務(wù)帳務(wù)、成本會計、出納及股務(wù)管理電腦作業(yè)。２全企業(yè)資材存量管制、采購管理及倉儲管理計算機作業(yè)。３全企業(yè)工程進度管制、工料分析、用料管理、發(fā)包管理及付款管理計算機作業(yè)。１南亞、南科、南電、臺灣小松及臺塑汽車等系列企業(yè)生產(chǎn)及營業(yè)管理計算機軟件開發(fā)設(shè)計與維護。２全企業(yè)繳款管理、應(yīng)收帳款管理、授信管理、客訴管理、外包承攬、托外加工及公用流體管理等計算機作業(yè)程序軟件開發(fā)與維護。應(yīng)用處作業(yè)機能１臺化、臺塑、塑化、臺朔重工等系列企業(yè)生產(chǎn)及營業(yè)管理及全企業(yè)傭金、營業(yè)目的、出口事務(wù)、停車費管理計算機軟件開發(fā)設(shè)計與維護。２全企業(yè)保養(yǎng)管理、工安環(huán)境保護管理計算機作業(yè)程序開發(fā)與維護。負責(zé)企業(yè)有關(guān)人事管理及OA作業(yè)程序開發(fā)與維護，其工作內(nèi)容涉及：１全企業(yè)人事管理、考勤管理、薪資管理、總務(wù)管理、警務(wù)管理及門禁管制等計算機作業(yè)。２長庚及明志等三院學(xué)務(wù)管理及教務(wù)管理計算機作業(yè)。３以LotusNotes開發(fā)各機能OA應(yīng)用作業(yè)。４辦公室自動化新技術(shù)及設(shè)備之研究與應(yīng)用推廣。１規(guī)章制度推動執(zhí)行與檢核。２應(yīng)用軟件開發(fā)規(guī)范設(shè)、修訂。３跨組工作協(xié)調(diào)。４統(tǒng)籌備理職務(wù)專業(yè)教育訓(xùn)練。５計算機付款安全性內(nèi)部稽核。６臨時及項目交辦事項處理。７一般事務(wù)工作處理（文書收發(fā)、文件管理、總務(wù)）。管理組信息部應(yīng)用處組織機能表19實際執(zhí)行單位參加檢討20實際執(zhí)行單位參加檢討

總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室臺塑石化企業(yè)組織圖國外處公用事業(yè)部油品事業(yè)部烯烴事業(yè)部煉油事業(yè)部油氣調(diào)查組專案組技術(shù)組產(chǎn)銷組人事組管理組董事長總經(jīng)理總經(jīng)理室經(jīng)營分析組保養(yǎng)中心碼槽處環(huán)境安全衛(wèi)生室會計處經(jīng)理室經(jīng)理室經(jīng)理室經(jīng)理室經(jīng)理室21管理制度計算機化流程闡明22需求確認及合理性檢討制度規(guī)劃程式開發(fā)上線推動稽核教育訓(xùn)練及試行新制度設(shè)定不斷追求合理化

追根究底、止于至善推動單位：總管理處總經(jīng)理室、信息部應(yīng)用處

幫助推動單位:各企業(yè)總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室制度修改23新制度設(shè)定流程制度規(guī)劃單位總管理處總經(jīng)理室規(guī)章方法增設(shè)項目檢核報告程序規(guī)劃單位信息部應(yīng)用處計算機化可行性研究實際執(zhí)行單位各企業(yè)總經(jīng)理室、經(jīng)理室提供實務(wù)運作情形邀集共同檢討制定新制度24制度修改流程制度規(guī)劃單位總管理處總經(jīng)理室是否符合企業(yè)規(guī)章方法要求程序規(guī)劃單位信息部應(yīng)用處計算機化可行性研究實際執(zhí)行單位各企業(yè)總經(jīng)理室、經(jīng)理室實際運作發(fā)生問題或需求變更(如:國家法令修改)主動提出改善需求邀集共同檢討制度修改25管理制度規(guī)劃原則26各類管理制度全盤規(guī)劃,使各項管理制度環(huán)環(huán)相扣全部數(shù)據(jù)盡量就源輸入,ㄧ次輸入多層次利用管理制度規(guī)劃原則異常管理：設(shè)定查核點,以異常管理報表提醒、糾正自動稽核：透過OA系統(tǒng)自動跟催異常處理情形27收料單發(fā)票采購呈核表訂購單價廠商編號檢驗成果收料數(shù)量到貨日發(fā)票金額廠商編號采購部門會計部門資材料庫檢驗部門異常處理匯入廠商銀行賬戶出納部門計算機審核正確不正確四支鑰匙相互勾稽、環(huán)環(huán)相扣:以采購付款為例28落實管理制度計算機化管理制度程序開發(fā)質(zhì)量控管管理制度推動上線環(huán)節(jié)利用OA系統(tǒng)加強制度落實29管理制度程序開發(fā)質(zhì)量控管30制度規(guī)劃單位總管理處總經(jīng)理室程序規(guī)劃單位信息部應(yīng)用處實際執(zhí)行單位企業(yè)總經(jīng)理室、經(jīng)理室接件備案管理制度程序開發(fā)質(zhì)量控管OA進度控管程序派送專業(yè)程序人員規(guī)劃設(shè)計主管驗收是否與制度相符是否符合管理機能?驗收是否符合需求?驗收銷案31提案部門管理制度程序開發(fā)質(zhì)量控管事務(wù)流程提案部門機能組信息部管理制度改善意見反應(yīng)單確認需求及合理性檢討簽呈報告部門內(nèi)便簽會議統(tǒng)計主管交辦交辦案件備案輸入交辦單案件展延程序員修改程序程序派送申請主管測試及復(fù)核核準程序派送機能組交辦案件銷案輸入交辦案件展延輸入Email展延告知Email展延告知Email備案告知主管核簽主管核簽案件驗收銷案YNYN符合需求YN制度增修訂驗收確認單提案人驗收確認專人驗收確認32輸入改善提案內(nèi)容總管理處總經(jīng)理室應(yīng)于此日前覆文追蹤根據(jù)3334要求信息部應(yīng)于此日前修改完畢35意見單附件:制度闡明36意見單附件:制度闡明(續(xù))37意見單附件:制度闡明(續(xù))38394041管理制度推動上線環(huán)節(jié)42管理制度推動上線環(huán)節(jié)頒布制度發(fā)出公布函?制度納入知識庫管理計算機作業(yè)操作講解到場闡明、遠距教學(xué)總管理處總經(jīng)理室信息部應(yīng)用處各企業(yè)總經(jīng)理室訂定辦事細則各企業(yè)實際執(zhí)行人員自主檢驗總管理處總經(jīng)理室各企業(yè)總經(jīng)理室外部稽核43利用OA系統(tǒng)加強制度落實44自主檢驗、外部稽核落實管理制度之問題點異常窗體未印印出后未處理未依制度規(guī)定流程處理處理時效逾期外部稽核僅能抽查無法到達全方面性由ERP自轉(zhuǎn)OA系統(tǒng)直接EMAIL給有關(guān)人員OA系統(tǒng)依設(shè)定之核簽流程與時效管制嚴密控管是否依要求辦理，不然由系統(tǒng)自動催辦、稽核問題點老式檢核方式ＯＡ控管45范例:受訂差別反應(yīng)單46v經(jīng)辦查明原由并擬定因應(yīng)對策署名后呈核主管指示結(jié)案主管交辦47人工核簽作業(yè)闡明主管自行統(tǒng)計跟催部門人員打印『異常反應(yīng)單』主管指示結(jié)案人工方式進行案件歸檔經(jīng)辦查明原由并擬定因應(yīng)對策送交主管分析主管交辦呈核忘了印經(jīng)辦不處理主管忘了跟催忘了送交主管寄送過程文件遺失歸檔后遺失忘了交辦48電子核簽作業(yè)闡明E-mail主管指示結(jié)案主動提醒追蹤ERP系統(tǒng)產(chǎn)生之『異常反應(yīng)單』自轉(zhuǎn)OA系統(tǒng)郵寄給主管歸檔計算機化計算機自動提醒主管逾期未完之案件進行追蹤主動跟催計算機跟催經(jīng)辦人員逾期未完之案件盡速處理主管交辦呈核經(jīng)辦查明原由并擬定因應(yīng)對策無紙化信息傳遞安全、迅速、環(huán)境保護計算機自動管制進度稽核跟催49「受訂差別反應(yīng)單」主管指示畫面50「受訂差別反應(yīng)單」?fàn)I業(yè)員提報后主管核簽畫面51范例:請假單填單后即自動依制度規(guī)定之核簽流程處理52535455范例:出勤時間檢驗清單填單后即自動依制度規(guī)定之核簽流程處理565758總經(jīng)理室經(jīng)理室主管經(jīng)辦OAERP連結(jié)OA系統(tǒng)自動稽核、催辦流程總管理處總經(jīng)理室ERP信息部擬定處理對策擷取異常案件資料發(fā)送Email設(shè)定異常管制基準人事營業(yè)生管資材財務(wù)工程保養(yǎng)環(huán)安衛(wèi)幫助追查原因或修改管制基準計算機依制度要求之條件搜集異常案件異常案件資料企業(yè)核決銷案幫助處理上一階主管上二階主管自轉(zhuǎn)交辦單逾期提醒第三次起逾期提醒第三次幫助處理自轉(zhuǎn)交辦單逾期提醒第五次幫助處理自轉(zhuǎn)交辦單給機能組組長逾期提醒第七次59案件時效管制逾期類別提醒對象提醒頻率分文延遲交辦延遲核簽延遲銷案延遲第三個工作日提醒『目前處理者』及『上一級主管』每二天再提醒一次合計第三次提醒『上二級主管』收文日期

3/1

3/2分文延遲

3/4

3/3舉例闡明:假設(shè)每日都是工作日

3/5再提醒

3/6

3/7再提醒

3/8上二級主管上一級主管

目前處理者上一級主管

目前處理者上一級主管

目前處理者上一級主管

目前處理者

3/9再提醒

3/10

.......上二級主管每逾期一次目前處理者罰扣100元臺幣60重大延遲催辦逾期提醒合計次數(shù)提醒對象三次轉(zhuǎn)出『交辦單』并提醒『經(jīng)理室』收發(fā)人員五次轉(zhuǎn)出『交辦單』并提醒『企業(yè)總經(jīng)理室』收發(fā)人員七次轉(zhuǎn)出『交辦單』并提醒『總管理處總經(jīng)理室』各機能組組長案件時效管制逾期合計第五次目前處理者加罰500元臺幣61收文日期

3/1

3/2分文延遲

3/4

3/5再提醒

3/6

3/7再提醒

3/8上一級主管

目前處理者

3/9再提醒

3/10第一次提醒

3/3上一級主管

目前處理者上二級主管

上一級主管

目前處理者上二級主管

上一級主管

目前處理者