明德礪志博學(xué)篤行管理的控制第1頁/共53頁管理的控制

第2頁/共53頁序言控制與戰(zhàn)略規(guī)劃兩項(xiàng)功能,在達(dá)成組織目標(biāo)的過程中,是有密切關(guān)系的。戰(zhàn)略規(guī)劃安排了活動(dòng)的內(nèi)容,但必須借助控制程序,才能真正實(shí)現(xiàn),因此管理控制也是管理學(xué)研究的重點(diǎn)內(nèi)容之一。第3頁/共53頁本章即討論管理的控制問題,包括以下內(nèi)容:管理控制的意義與原則；管理控制的基本過程與模式；管理控制過程的設(shè)計(jì)；主要的管理控制方法；戰(zhàn)略性控制的特征與實(shí)現(xiàn)。第4頁/共53頁第一節(jié)管理控制的意義與原則管理控制的必要性變革的普遍存在

管理的復(fù)雜性加劇管理控制是管理者確保實(shí)際活動(dòng)與規(guī)劃活動(dòng)相一致的過程。

控制的基本原則

目標(biāo)性原則

能動(dòng)性原則相對(duì)封閉性原則第5頁/共53頁變革的普遍存在變革是任何組織的環(huán)境中不可避免的一部分，市場(chǎng)的遷移、新材料的出現(xiàn)、新產(chǎn)品的誕生等,都是變革的具體表現(xiàn)。由于存在變革,管理者就需要通過控制,覺察組織面臨的機(jī)會(huì)或威脅,并有效地適應(yīng)它們。第6頁/共53頁管理的復(fù)雜性在加劇復(fù)雜性與當(dāng)今組織規(guī)模的擴(kuò)大是分不開的。一個(gè)大規(guī)模的組織管理過程中,既要保證多個(gè)產(chǎn)品的質(zhì)量與獲利性,又要準(zhǔn)確地記錄與分析銷售額的增減,更要及時(shí)地監(jiān)視國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)的變化,這些都對(duì)管理控制提出了更高的要求。第7頁/共53頁目標(biāo)性原則管理總是具有目標(biāo)性,這種目標(biāo)性把戰(zhàn)略或策略的制訂者與執(zhí)行者的行動(dòng)統(tǒng)一起來,形成一個(gè)有目的的組織系統(tǒng)。在組織系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)發(fā)展中,目標(biāo)既是控制過程的起點(diǎn),也是控制過程循環(huán)發(fā)展的終點(diǎn),也就是說,目標(biāo)貫穿整個(gè)管理控制過程的始終。因此目標(biāo)性是控制過程的基本特點(diǎn)。第8頁/共53頁能動(dòng)性原則管理的核心內(nèi)容是對(duì)人的管理,這是確立控制原則的理論依據(jù)。因?yàn)槿魏喂芾砜刂苹顒?dòng),歸根到底都是對(duì)人的行為的控制。人具有自覺的能動(dòng)性,如何調(diào)動(dòng)和發(fā)揮人的自覺能動(dòng)性,是全部管理活動(dòng)的關(guān)鍵問題。第9頁/共53頁相對(duì)封閉性原則在實(shí)際的控制過程中,由于組織的內(nèi)在因素與外部環(huán)境的變化是隨時(shí)可能發(fā)生的,如果組織不加以封閉,就會(huì)導(dǎo)致組織系統(tǒng)的紊亂,甚至崩潰而無法保證組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此在控制系統(tǒng)內(nèi)部要實(shí)行相對(duì)封閉的原則,其中要通過控制手段,構(gòu)成連續(xù)封閉的信息回路,以促成組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

第10頁/共53頁第二節(jié)管理控制的基本過程與模式

管理中的任何活動(dòng),都可以予以控制,在理論上曾提出過許多控制模型來幫助管理者了解這個(gè)問題,最常用的是經(jīng)典控制模型,這個(gè)模型包括了三個(gè)假設(shè):要有界線清楚而一致的標(biāo)準(zhǔn);能夠正確地度量管理活動(dòng)的業(yè)績(jī);當(dāng)目標(biāo)同實(shí)際情況比較時(shí),任何差異均可用于作為更正活動(dòng)的依據(jù)。第11頁/共53頁

將經(jīng)典控制模型進(jìn)一步發(fā)展,可以將管理控制的過程分為五個(gè)相互聯(lián)系的階段(見圖12-1)，這五個(gè)階段分別為:選擇戰(zhàn)略控制點(diǎn)

訂立測(cè)量業(yè)績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)和方法測(cè)量業(yè)績(jī)

比較業(yè)績(jī)與標(biāo)準(zhǔn)

采取改善行為

第12頁/共53頁選擇戰(zhàn)略控制點(diǎn)

一般而言,整個(gè)管理活動(dòng)難以全面觀察,這就需要選定某些要點(diǎn),作為控制行為的焦點(diǎn),這些焦點(diǎn)通常稱為戰(zhàn)略控制點(diǎn)。在控制程序開始時(shí),必須設(shè)定戰(zhàn)略控制點(diǎn)。第13頁/共53頁訂立測(cè)量業(yè)績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)和方法這一階段主要包括設(shè)置生產(chǎn)、銷售等各種管理活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)與測(cè)度。標(biāo)準(zhǔn)可分為許多類,其中最好的標(biāo)準(zhǔn)是已確認(rèn)的目標(biāo),均可用實(shí)際的方式來表達(dá),如產(chǎn)量、服務(wù)方面的計(jì)量單位,也可用銷售量、成本、資金支出或利潤(rùn)等金額量來表示。這一步驟的關(guān)鍵之處在于管理控制標(biāo)準(zhǔn)的達(dá)意性,盡量使每個(gè)人理解并且接受它們;另外,測(cè)量業(yè)績(jī)的方法也盡可能準(zhǔn)確一些。第14頁/共53頁測(cè)量業(yè)績(jī)這一階段就是要找出實(shí)際工作情況與標(biāo)準(zhǔn)之間的偏差信息,根據(jù)這種信息來評(píng)價(jià)實(shí)際工作的優(yōu)劣。對(duì)所有的控制而言,這是一個(gè)隨測(cè)量活動(dòng)類型不同而隨時(shí)進(jìn)行的、重復(fù)性的階段?？刂频哪康牟皇菫榱藴y(cè)量業(yè)績(jī),而是為了達(dá)到預(yù)期的業(yè)績(jī),所以在控制過程中要預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的偏差,以便控制未來的業(yè)績(jī),因此,在這一階段中,要盡可能避免測(cè)量業(yè)績(jī)的周期過長(zhǎng)。第15頁/共53頁比較業(yè)績(jī)與標(biāo)準(zhǔn)將比較的結(jié)果編寫成書面報(bào)告,顯示差異的所在,并建議必須進(jìn)行的控制工作。這一階段的主要目的,就是要了解在達(dá)成預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)的程度,以便迅速指出所需矯正的范圍。在戰(zhàn)略控制點(diǎn)的觀察與測(cè)量,也只是對(duì)于那些與標(biāo)準(zhǔn)不符的情況,所以限制管理集中注意那些與標(biāo)準(zhǔn)不符的偏差情況,叫做例外原則。第16頁/共53頁采取改善行為這是整個(gè)管理系統(tǒng)中控制功能與其它管理功能的焦點(diǎn)。管理者可以重新制訂戰(zhàn)略或修改目標(biāo)來矯正偏差,也可以運(yùn)用組織功能來改善行為。并不是任何偏差都需要改善,一般是在偏差較大,將嚴(yán)重影響組織目標(biāo)時(shí)才要采取行動(dòng)。第17頁/共53頁圖12－1管理控制的主要階段選擇戰(zhàn)略控制點(diǎn)訂立測(cè)量業(yè)績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)和方法測(cè)量業(yè)績(jī)采取改善行為保持原狀比較業(yè)績(jī)與標(biāo)準(zhǔn)無差距有差距第18頁/共53頁管理控制的模式

根據(jù)管理控制過程中側(cè)重點(diǎn)的不同,可以把管理控制的模式分為四類:預(yù)先控制前饋控制實(shí)時(shí)控制事后控制第19頁/共53頁預(yù)先控制預(yù)先控制處于管理活動(dòng)的開始點(diǎn),故具有特殊的意義。它可以防止組織使用不合要求的資源,保證組織的投入在數(shù)量上和質(zhì)量上達(dá)到預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)。例如,人力資源必須適應(yīng)組織結(jié)構(gòu)中闡明的任務(wù)要求,原材料必須符合可接受的質(zhì)量水平,必然在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間獲得充足的財(cái)政資源等。第20頁/共53頁前饋控制前饋控制的目的是為了在整個(gè)管理活動(dòng)完成之前及時(shí)地檢測(cè)與糾正出現(xiàn)的偏差。一般而言,在管理控制過程中總是存在時(shí)間滯后,結(jié)果在進(jìn)行更正的時(shí)候,實(shí)際情況可能已經(jīng)發(fā)生了很大的變化,控制行為常常是無效的,甚至?xí)?duì)組織帶來嚴(yán)重的損害。采用前饋控制可以很好地解決這一難題。不過,一個(gè)可行的前饋控制系統(tǒng),只有在管理者能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得環(huán)境變革與工作進(jìn)展的信息是,才會(huì)有效。

第21頁/共53頁實(shí)時(shí)控制實(shí)時(shí)控制是對(duì)正在進(jìn)行的管理活動(dòng)給予指導(dǎo)與監(jiān)督,以保證管理活動(dòng)按預(yù)定的政策程序和方法進(jìn)行。前饋控制由于要求較高,有時(shí)并不常常是完善的,這時(shí),就有必要將實(shí)時(shí)控制與前饋控制結(jié)合起來,構(gòu)成"雙重檢測(cè)與糾偏"系統(tǒng),以保證組織行為的有效性。第22頁/共53頁事后控制事后控制基本等同于反饋控制,這是歷史最悠久的控制模式,得名于這樣一個(gè)事實(shí):以歷史結(jié)果來指導(dǎo)將來的行動(dòng)。這類管理控制行為位于管理活動(dòng)的終點(diǎn),把好最后一關(guān)而不擴(kuò)大已造成的偏差。但事后控制的致命缺限在于整個(gè)管理活動(dòng)已告結(jié)束,管理活動(dòng)中出現(xiàn)的偏差已給組織內(nèi)部造成損害,且很難補(bǔ)救。第23頁/共53頁圖12－2控制的類型前饋控制實(shí)時(shí)控制管理的過程管理的產(chǎn)出事后控制管理的投入預(yù)先控制物質(zhì)流信息流第24頁/共53頁控制基本模式的比較前饋控制能使管理者及時(shí)地識(shí)別組織行為的偏差,盡可能避免資源的浪費(fèi)。反饋控制為管理者提借了關(guān)于計(jì)劃的效果究竟如何的真實(shí)信息。反饋控制可以增強(qiáng)員工的積極性。

在實(shí)際的管理控制中,這四類控制模式并不是相互排斥的。一個(gè)組織往往會(huì)綜合利用預(yù)先控制、前饋控制、實(shí)時(shí)控制與事后控制來達(dá)到組織的目標(biāo)。第25頁/共53頁第三節(jié)管理控制過程的設(shè)計(jì)

有效的管理控制系統(tǒng)有如下12個(gè)特征:集中于戰(zhàn)略控制點(diǎn)

與組織氛圍相協(xié)調(diào)

為組織內(nèi)成員所接受

控制具有彈性

組織上可行多重標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)例外經(jīng)濟(jì)性客觀性操作性及時(shí)性準(zhǔn)確性第26頁/共53頁管理控制過程設(shè)計(jì)的步驟定義期望目標(biāo)

設(shè)立目標(biāo)的預(yù)測(cè)器

評(píng)價(jià)信息并采取改善行為

設(shè)置預(yù)測(cè)器與結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)

建立信息與反饋網(wǎng)絡(luò)

輸入預(yù)測(cè)器過程中的癥狀假設(shè)條件的變化

遵循過去的經(jīng)驗(yàn)經(jīng)評(píng)估所建立的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)科學(xué)程序或科學(xué)方法而建立標(biāo)準(zhǔn)

圖12-3第27頁/共53頁

圖12－3管理控制過程的關(guān)鍵點(diǎn)期望目標(biāo)期望目標(biāo)與預(yù)測(cè)器的標(biāo)準(zhǔn)綜合評(píng)價(jià)采取改善行為管理活動(dòng)對(duì)外部環(huán)境因素的預(yù)測(cè)內(nèi)部運(yùn)行現(xiàn)狀的把握最終結(jié)果的預(yù)測(cè)值第28頁/共53頁控制過程中必須考慮的因素測(cè)量的類型測(cè)量的次數(shù)

標(biāo)準(zhǔn)的靈活性測(cè)量的頻度第29頁/共53頁克服過度控制

測(cè)量的次數(shù)必須是有限度的。但個(gè)人工作時(shí)過多地施加控制功能時(shí),個(gè)人就會(huì)失去自主權(quán),這就產(chǎn)生了"過度控制"現(xiàn)象,這對(duì)管理活動(dòng)的展開是不利的,克服"過度控制"的方法有三:確?？刂浦会槍?duì)主要目標(biāo);一些次要目標(biāo)盡可能用通俗的語言表示,使組織內(nèi)的個(gè)人能充分理解;在一個(gè)完善的管理中,組織內(nèi)成員應(yīng)有一定的自由來考慮如何實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。第30頁/共53頁第四節(jié)管理控制的關(guān)鍵點(diǎn)預(yù)先控制、前饋控制、實(shí)時(shí)控制與事后控制之間的區(qū)別,使我們能夠?qū)⒛承?yīng)用較廣的控制方法進(jìn)行分類(見表12-1)。以此，組織控制的關(guān)鍵點(diǎn)也就在于組織的人員、信息、財(cái)務(wù)和組織的總體績(jī)效。第31頁/共53頁

表12－1常用的管理控制方法控制模式預(yù)先控制前饋控制實(shí)時(shí)控制事后控制綜合控制控制方法挑選人員選擇原材料預(yù)算指導(dǎo)財(cái)務(wù)報(bào)告分析標(biāo)準(zhǔn)成本控制質(zhì)量控制過程人員成績(jī)鑒定審計(jì)網(wǎng)絡(luò)分析第32頁/共53頁人員為了實(shí)現(xiàn)單位的目標(biāo)，管理者需要而且也必須依靠下屬員工。因此管理者使員工按照所期望的方式去工作是非常重要的。為了做到這一點(diǎn)，管理者最簡(jiǎn)明的方法是直接巡視和評(píng)估員工的表現(xiàn)。在日常工作中，管理者的工作是觀察員工的工作并糾正出現(xiàn)的問題。管理者對(duì)員工的工作進(jìn)行系統(tǒng)化的評(píng)估是一種非常正規(guī)的方法。第33頁/共53頁信息管理者需要信息來完成他們的工作。不精確的、不完整的、過多的或延遲的信息將會(huì)嚴(yán)重陰礙他們的行動(dòng)。因此應(yīng)該開發(fā)出這樣一種管理信息系統(tǒng)，使它能在正確的時(shí)間，以正確的數(shù)量，為正確的人提供正確的數(shù)據(jù)。管理信息的方法在最近幾年發(fā)生了很大的變化。但這種變化仍然在繼續(xù)著，而且像管理信息系統(tǒng)所發(fā)生的變化一樣迅速。技術(shù)的進(jìn)步為管理者以前所未有的步伐提供著新的選擇。第34頁/共53頁財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)上的控制方法很多，包括預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)告、流動(dòng)性指標(biāo)和審計(jì)等。預(yù)算為最常用的基于財(cái)務(wù)的控制方法,它特別應(yīng)用于成本的控制。所謂預(yù)算,就是用數(shù)學(xué)的形式了表示未來某一確定期間的計(jì)劃,所以預(yù)算可說成是用數(shù)字方式對(duì)預(yù)期結(jié)果的一種表示方法。第35頁/共53頁預(yù)算的種類收入與支出預(yù)算時(shí)間、空間、材料及產(chǎn)品預(yù)算資金支出預(yù)算現(xiàn)金預(yù)算資產(chǎn)負(fù)債表預(yù)算

第36頁/共53頁預(yù)算的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)明確控制方便便于授權(quán)

缺點(diǎn)將預(yù)算目標(biāo)代替企業(yè)目標(biāo)，忽略了組織的主要目標(biāo)過多的預(yù)算使管理者失去應(yīng)有的自主權(quán);預(yù)算的最大問題是缺乏彈性

第37頁/共53頁如何讓預(yù)算發(fā)揮最大作用預(yù)算的編制與執(zhí)行,必須得到高層管理者的鼎力支持有與執(zhí)行預(yù)算有關(guān)的管理者都能參加預(yù)算的編制訂出合適的標(biāo)準(zhǔn)管理者必須及時(shí)獲得信息？第38頁/共53頁財(cái)務(wù)報(bào)告管理者可用來評(píng)估歷史結(jié)果的主要資料是公司的會(huì)計(jì)系統(tǒng)。管理者定期收到一套財(cái)務(wù)報(bào)告,在財(cái)務(wù)報(bào)告中有資產(chǎn)負(fù)債表、收入報(bào)告、資金來源與使用等。對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告中所包含的資料進(jìn)行詳細(xì)的分析,能使管理者弄清組織的盈利能力及償還當(dāng)前及長(zhǎng)期款項(xiàng)的能力。在財(cái)務(wù)報(bào)告的分析中,通報(bào)使用的是利潤(rùn)率、流動(dòng)性和償付能力的標(biāo)準(zhǔn)。第39頁/共53頁流動(dòng)性指標(biāo)流動(dòng)性指標(biāo)反映了組織在支付當(dāng)前款項(xiàng)方面的能力。最常用的指標(biāo)是流動(dòng)資產(chǎn)與流動(dòng)負(fù)債比率。無論何種情況,管理者必須根據(jù)組織在本行業(yè)的地位和市場(chǎng)的經(jīng)驗(yàn)來確立恰當(dāng)?shù)谋嚷省敻赌芰χ笜?biāo)是把債權(quán)人對(duì)企業(yè)資產(chǎn)的權(quán)利與企業(yè)主的權(quán)利作比較,在兩者之間必須保證一個(gè)適當(dāng)?shù)钠胶?。?0頁/共53頁審計(jì)審計(jì)是常用的一種綜合控制方法,它包括財(cái)務(wù)審計(jì)與管理審計(jì)兩大類,也有外部審計(jì)與內(nèi)部審計(jì)之分。所謂財(cái)務(wù)審計(jì)是以財(cái)務(wù)活動(dòng)為中心,檢查并核實(shí)帳目、憑證、財(cái)物等,以判斷財(cái)務(wù)報(bào)表中所列出的綜合的會(huì)計(jì)事項(xiàng)是否正確無誤,報(bào)表本身是否可以信賴等。而管理審計(jì)是檢查一個(gè)組織的管理工作的好壞,其目的在于通過改進(jìn)管理工作來提高效益。審計(jì)的一般過程如圖12-5所示。第41頁/共53頁圖12－5審計(jì)的一般過程確立審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)審計(jì)管理現(xiàn)狀評(píng)價(jià)審計(jì)對(duì)象提出審計(jì)結(jié)論第42頁/共53頁組織的全面控制為了維持或改進(jìn)一個(gè)組織的整體效果，管理者應(yīng)該關(guān)心基于業(yè)績(jī)?nèi)娴目刂?。但是衡量一個(gè)組織的效果并沒有一個(gè)單一的衡量指標(biāo)。傳統(tǒng)的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估指標(biāo)主要是會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)指標(biāo)，注重的是對(duì)過程的結(jié)果的反映，帶有靜止、單一和被動(dòng)反映的特點(diǎn)，已不適用于當(dāng)今飛速發(fā)展的社會(huì)。1992年，卡普蘭和諾頓針對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)的缺陷，提出了平衡計(jì)分卡的概念和框架。第43頁/共53頁圖12－6平衡計(jì)分卡的基本框架顧客目標(biāo)測(cè)評(píng)指標(biāo)具體目標(biāo)新舉措顧客怎樣財(cái)務(wù)目標(biāo)測(cè)評(píng)指標(biāo)具體目標(biāo)新舉措我們?cè)鯓訉W(xué)習(xí)與成長(zhǎng)目標(biāo)測(cè)評(píng)指標(biāo)具體目標(biāo)新舉措我們能否繼續(xù)提高遠(yuǎn)景與戰(zhàn)略內(nèi)部過程目標(biāo)測(cè)評(píng)指標(biāo)具體目標(biāo)新舉措我們必須第44頁/共53頁表12－2常用管理控制方法的特征方法名稱控制標(biāo)準(zhǔn)控制信息來源應(yīng)用范圍預(yù)算簡(jiǎn)單收益率;回收期;貼現(xiàn)收益率規(guī)劃成本;收入、資產(chǎn)生命周期的資料收入、支出、積累、產(chǎn)量、成本、利潤(rùn)、時(shí)間、人力資源等審計(jì)法律;制度帳目、憑證、財(cái)物、債務(wù)、結(jié)算關(guān)系財(cái)務(wù)與管理活動(dòng)的保證監(jiān)督財(cái)務(wù)報(bào)告分析貿(mào)易、金融及等所得的經(jīng)驗(yàn)資金負(fù)債表;收入報(bào)告利潤(rùn)、資金周轉(zhuǎn)、收入、支出、生產(chǎn)率等挑選人員職務(wù)規(guī)定的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn);考核成績(jī);證書;背景資料人員的選用、晉升與調(diào)任選擇原材料在容許范圍內(nèi)的缺陷投入物資的抽樣原材料的質(zhì)量把關(guān)與數(shù)量控制第45頁/共53頁方法名稱控制標(biāo)準(zhǔn)控制信息來源應(yīng)用范圍指導(dǎo)從最終結(jié)果看所要求的工作表現(xiàn)計(jì)劃與職務(wù)規(guī)定活動(dòng)的進(jìn)度與效果標(biāo)準(zhǔn)成本控制技術(shù)研究中得出的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間或使用量成本會(huì)計(jì)制度成本質(zhì)量控制過程與銷售策略一致的缺陷范圍抽樣程序質(zhì)量人員成績(jī)鑒定與職務(wù)有關(guān)的成績(jī)標(biāo)準(zhǔn)管理方面的觀查;個(gè)人報(bào)告人員的晉升、工資網(wǎng)絡(luò)分析技術(shù)資源利用的最佳值時(shí)間;成本活動(dòng)的進(jìn)度、時(shí)間、資源等平衡記分卡顧客滿意度、員工滿意度、股東滿意度、社會(huì)滿意度管理審計(jì)與調(diào)查組織的綜合業(yè)績(jī)第46頁/共53頁第五節(jié)戰(zhàn)略性控制的特征與實(shí)現(xiàn)

戰(zhàn)略控制與財(cái)務(wù)控制的情形不同，戰(zhàn)略控制的總部關(guān)注的是：組織的整體戰(zhàn)略；各分部活動(dòng)的任務(wù)和任務(wù)均衡；組織的