行政管理制度GDXZ-01-02TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"第一章 員工行為規(guī)范管理制度 2\o"CurrentDocument"一、道德、行為規(guī)范 2\o"CurrentDocument"二、著裝、儀表規(guī)范 3\o"CurrentDocument"三、商務(wù)禮儀規(guī)范 3（一）電話禮儀 3（二）接待禮儀 4（三）拜訪禮儀 4\o"CurrentDocument"第二章 辦公區(qū)域管理制度 4\o"CurrentDocument"一、辦公區(qū)域環(huán)境 4\o"CurrentDocument"二、辦公區(qū)域工作紀(jì)律 5\o"CurrentDocument"第三章 固定資產(chǎn)及辦公用品的管理制度 5\o"CurrentDocument"一、管理原則 5\o"CurrentDocument"二、范圍 5\o"CurrentDocument"三、管理辦法 6（一）固定資產(chǎn)購置及保管制度 6（二）辦公用品的保管和發(fā)放制度 6（三）宣傳品的管理 7（四）名片的管理 7第四章 前臺事務(wù)管理制度 8\o"CurrentDocument"一、電話接待制度 8\o"CurrentDocument"二、出入公司辦公區(qū)域的管理 8第五章 會議室管理制度 9\o"CurrentDocument"一、會議室由行政部負責(zé)統(tǒng)一管理，并統(tǒng)籌安排使用 9\o"CurrentDocument"二、會議室的預(yù)定 9\o"CurrentDocument"三、會議室的管理紀(jì)律 9第六章 設(shè)施設(shè)備管理制度 9\o"CurrentDocument"一、電腦管理制度 9\o"CurrentDocument"二、公司設(shè)施設(shè)備 11（一）設(shè)施分類 11（二）設(shè)施設(shè)備管理 11\o"CurrentDocument"第七章 印信管理制度 11\o"CurrentDocument"一、印信的種類 11\o"CurrentDocument"二、印信的使用規(guī)定 12\o"CurrentDocument"三、印信蓋用 12\o"CurrentDocument"第八章 投訴（申訴）制度 12\o"CurrentDocument"一、目的 12\o"CurrentDocument"二、適用范圍 12\o"CurrentDocument"三、投訴的管理 12第一章員工行為規(guī)范管理制度一、道德、行為規(guī)范1．員工必須嚴(yán)格遵守國家法律、法規(guī)及政令，不得有與之相悖的行為。2．員工必須嚴(yán)格遵守公司各項規(guī)章制度與操作規(guī)程。3．員工在日常工作中應(yīng)尊重同仁，服從上級指令，發(fā)揚團隊精神。4．員工應(yīng)熱愛本職工作，努力鉆研業(yè)務(wù)，提高工作技能，嚴(yán)禁員工在未離職前接受其他單位的聘用。5．員工必須嚴(yán)守公司機密及客戶信息，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)許可，不得向任何人透露有關(guān)公司的經(jīng)營情況、財務(wù)狀況、薪資，更不得越權(quán)簽署任何文件或合同。6．員工在職期間與同仁團結(jié)友愛，坦誠相見，互相扶持。7．員工應(yīng)愛護公物、厲行節(jié)約。8．員工應(yīng)隨時維護辦公區(qū)域及工作間的環(huán)境衛(wèi)生， 辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁隨地吐痰、吸煙、飲酒、亂扔亂放包裝紙、廢棄物等，遵守公司及物業(yè)管理單位的各項規(guī)定。9．嚴(yán)禁將公司密級文件（合同、重要文件、項目計劃等）交給無關(guān)人員保管或翻閱。公司密級文件在得到相關(guān)部門確認失效后，應(yīng)立即銷毀，不得亂放亂棄。10．未經(jīng)允許嚴(yán)禁非本公司人員進入辦公區(qū)域使用或利用公司辦公資源從事個人事務(wù)。11．員工在工作時間應(yīng)嚴(yán)格遵守勞動紀(jì)律，工作聯(lián)系應(yīng)盡量使用電話。12．嚴(yán)禁串崗聊天、脫崗、工作時間做與工作無關(guān)的事宜。13．員工不得在上班時間，利用辦公設(shè)備從事與工作無關(guān)的私人活動，包括：網(wǎng)上聊天、利用網(wǎng)絡(luò)下載電影、游戲、刻錄光盤等。14．員工用餐后，應(yīng)將快餐盒小心謹放于垃圾袋中，不得亂丟亂棄；飯后應(yīng)及時清理辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生。15．公司全體員工應(yīng)恪守 “客戶是上帝” 的服務(wù)意識。非客戶接待部門亦應(yīng)對客戶保持良好的服務(wù)態(tài)度，包括： 禮貌接聽客戶電話、 禮貌轉(zhuǎn)接客戶電話、 禮貌引導(dǎo)客戶進入客戶服務(wù)部門、不與客戶發(fā)生爭執(zhí)等。16．員工在進行業(yè)務(wù)活動時應(yīng)莊重大方，正直坦率，時刻樹立企業(yè)良好社會形象。17．離職前必須將公司物品清退完畢。禁止離職前私自刪除電腦中的辦公文件、程序軟件、設(shè)計方案、客戶信息等相關(guān)重要資料，并應(yīng)在部門及相關(guān)部門核查無誤簽字確認后離崗。于不辭而別等違約行為，公司視情節(jié)輕重，有權(quán)依法追究當(dāng)事人責(zé)任。二、著裝、儀表規(guī)范1．員工在上班時應(yīng)穿著與本公司工作環(huán)境相協(xié)調(diào)的服裝。（西服、2．公司舉行重要活動或遇有重要客戶來訪、談判時，管理崗位人員一律著職業(yè)套裝（西服、套裙、西褲）、襯衫、領(lǐng)帶（男員工）、皮鞋。套裙、西褲）、襯衫、領(lǐng)帶（男員工）、皮鞋。3．服裝必須保持清潔、平整，不得缺扣、破損。4．夏季上班一律不得穿短褲、拖鞋、男員工不得穿跨欄背心、女員工不得穿吊帶背心。5．在上崗時必須保持頭發(fā)整潔，男員工不得留光頭、一律不準(zhǔn)蓄須。6．在上崗時應(yīng)注意個人衛(wèi)生，無汗味、異味；上班時間不得飲酒（公務(wù)應(yīng)酬除外） 。7．員工在工作區(qū)域內(nèi)的坐姿應(yīng)端正、穩(wěn)重，任何時候不得將腳翹至辦公桌上。三、商務(wù)禮儀規(guī)范（一）電話禮儀1）接聽電話1．及時、熱情。電話鈴響三聲之內(nèi)，接起電話，語調(diào)平和，吐字清晰；2．通話時，使用公司的標(biāo)準(zhǔn)用語：A“您好！北京公大永泰，口講”B“您好！北京公大永泰，我是 XX”3．電話記錄時， 5W1H原則記錄，即： “誰”、“時間” 、“在哪” 、“什么事” 、“為什么” 、“怎么樣” ，并復(fù)述記錄內(nèi)容，切記準(zhǔn)確、全面；4．通話后，應(yīng)輕放話筒，并應(yīng)在對方掛斷后再放聽筒。2）撥打電話.時間與時機的選擇要得當(dāng)；.談話對象的選擇要準(zhǔn)確；3．語言表達要準(zhǔn)確、全面、簡明扼要；4．應(yīng)習(xí)慣使用“您好！ ”、“請 !”、“謝謝！ ”、“對不起”等禮貌用語；5．需談?wù)撁舾性掝}時，要先問對方談話是否方便；6．通話過程中，如有事情需要處理，要禮貌告知對方，以免誤解。未講清的事情，應(yīng)再約時間并履行諾言。（二）接待禮儀1．問候---熱情大方；2．握手---有力，適度；3．相互介紹 ---有序。職務(wù)低向職務(wù)高、年輕向年長、本公司向外公司等；4．互換名片 ---字沖對方、雙手并舉、站立遞送；注意事項：1）有約來訪：提前做好準(zhǔn)備，避免延誤接待；2）突然來訪：除確有急事外，一般應(yīng)禮貌的告知對方公余時間再來或再約定時間；3）接待來訪：引導(dǎo)客人到接待區(qū)入座、倒水；結(jié)束后，引導(dǎo)客人離去；4）打斷會議：不要敲門，進入會議室將寫好的字條交給有關(guān)人員；5）當(dāng)來訪者出現(xiàn)時：微笑正視來訪者，馬上打招呼。（三）拜訪禮儀定訪問目的、約定時間、地點，告知對方到訪人員姓名和身份；前一天確認訪問，若有改變，應(yīng)盡早通知對方；準(zhǔn)時赴約，客隨主便；結(jié)束拜訪時致謝。第二章 辦公區(qū)域管理制度一、辦公區(qū)域環(huán)境人事行政部將遵循有關(guān)規(guī)定作全維護辦公區(qū)域的良好環(huán)境是每位職員的職責(zé)和義務(wù)。人事行政部將遵循有關(guān)規(guī)定作全面監(jiān)督和管理。（二）每位員工均應(yīng)將物品規(guī)范擺放。（三）將個人工作場所整理干凈，保持整潔、亮麗的環(huán)境。二、辦公區(qū)域工作紀(jì)律（一）上班時間請勿大聲喧嘩，請勿打瞌睡，嚴(yán)禁在辦公區(qū)吸煙。上班時間應(yīng)提高工作效率， 盡量減少個人電話， 辦公區(qū)域嚴(yán)禁進行與工作無關(guān)的各種形式的聊天。（三）上班時間請勿閱讀與工作內(nèi)容無關(guān)的書報雜志。（四）上班時間，禁止在辦公區(qū)域從事其它與工作無關(guān)的行為。（五）違反以上辦公區(qū)域工作紀(jì)律的行為，將視情節(jié)輕重，給予警告、罰款 50元—200元的處分；三次以上違反工作紀(jì)律的，將采取降低工資、解除勞動合同等處理措施。第三章固定資產(chǎn)及辦公用品的管理制度一、管理原則1、公司固定資產(chǎn)及辦公用品的采購、保管、發(fā)放工作，由行政部統(tǒng)一負責(zé)。2、采購程序：1000元內(nèi)：由各部門經(jīng)理根據(jù)需求填寫《辦公用品申購單》 ，交由上級領(lǐng)導(dǎo)及行政部簽字批準(zhǔn)后，由行政部負責(zé)采購，由使用部門負責(zé)管理。1000元上：人事行政部填寫《辦公用品申購單》 、《詢價對比表》交總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)采購，并負責(zé)管理。3、采購原則：嚴(yán)格依據(jù)公司及各部門制定的年度、季度及月份預(yù)算控制支出。二、范圍固定資產(chǎn)： （電腦、 打印機、 傳真機、 手提電腦、 電話機、 辦公家具、 投影儀等）辦公用品： （各類文具、專業(yè)辦公用具、紙張及信箋、名片等）圖書資料： （各類專業(yè)、公用書籍及報紙、雜志、資料等）三、管理辦法(一)固定資產(chǎn)購置及保管制度固定資產(chǎn)的購置要做到計劃性強，保證工作需要，控制庫存。購置辦公設(shè)備，須就設(shè)備的品牌、型號、價格、性能等做好市場調(diào)查，報部門經(jīng)理及總經(jīng)理審批。公司配置的辦公家具、電腦、打印機等由領(lǐng)用人負責(zé)保管，并辦理領(lǐng)用手續(xù)。如發(fā)生丟失、人為損毀，由領(lǐng)用責(zé)任人負賠償責(zé)任。其他辦公設(shè)備由行政部統(tǒng)一保管。屬于行政部保管的辦公設(shè)備借用，到行政部辦理借用手續(xù)，再到保管人員處領(lǐng)取，用畢立即歸還。保管人員在設(shè)備歸還時應(yīng)檢查設(shè)備是否完好，如發(fā)現(xiàn)問題要及時了解原因，屬非正常原因損壞的，借用人照價賠償。(二)辦公用品的保管和發(fā)放制度辦公用品的分類：口消耗品：鉛筆、膠棒、膠帶、曲別針、信紙、橡皮擦、口書口……口管理消耗品：筆記本、簽字筆、熒光筆、涂改口、紙巾、修正帶……③管理品：剪刀、口書器、打孔機、口筆器、計算器、起訂器……申購程序每月月底， 行政部保管人根據(jù)下月辦公用品的實際需求及本月庫存情況作出辦公用品購買明細，以月結(jié)帳方式采購。采購的辦公用品需在庫管處填寫入庫單、出庫單，以此作為向財務(wù)報帳時的憑證。領(lǐng)用程序①辦公用品主要為個人領(lǐng)用。行政部由辦公用品保管人員將辦公用品發(fā)②新進職員到職時根據(jù)人事行政部通知，至職員手中。行政部由辦公用品保管人員將辦公用品發(fā)③平時職員工作所需用品需在每周三向行政部專人領(lǐng)用。④消耗品應(yīng)依據(jù)歷史記錄（如過去半年耗用平均數(shù)） 、經(jīng)驗法則（估計消耗時間）由行政部專人核定發(fā)放。⑤管理消耗品、管理品限定人員使用權(quán)，自第二次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，但消耗品不在此限。⑥管理品列入移交， 如有故障或損壞， 應(yīng)以舊品替換新品， 如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。⑦行政部制定一本《辦公用品領(lǐng)用登記表》 ，按部門區(qū)分，以個人為單位，于辦公用品領(lǐng)用時分別登記，并控制辦公用品領(lǐng)用狀況。⑧辦公用品嚴(yán)禁取回家私用。⑨職員離職時，應(yīng)將剩余文具一并上繳交行政部?！镄姓坑袡?quán)將辦公用品消耗控制在每人每年 120元以內(nèi)口（三）宣傳品的管理1、公司宣傳品（包括統(tǒng)一印制的宣傳品、手提袋、信封等）由行政部統(tǒng)一訂購。2、在使用前應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》 （注明宣傳品） ，在使用及分發(fā)時應(yīng)注意節(jié)約，請勿將公司宣傳品占為已有或挪作他用。（四）名片的管理1、新員工試用期結(jié)束并簽訂正式勞動合同后，由行政部負責(zé)在 7個工作日內(nèi)將名片發(fā)放至新員工手中。2、已印制過名片的員工再印名片時， 若名片內(nèi)容沒有改動， 交一張名片作為樣品即可；如名片內(nèi)容有改動，應(yīng)向行政部人員指明并經(jīng)過行政部人員確認后方可印制。3、名片印制周期為2--3個工作日。第四章前臺事務(wù)管理制度一、電話接待制度XXX”（內(nèi)線）XXX”（內(nèi)線）如所找員工不在座位，前臺或距電話最近者應(yīng)代接電話，并禮貌地詢問對方姓名、單位、電話、事宜，并做書面記錄以便轉(zhuǎn)達。語音信箱：根據(jù)語音提示自行操作。二、出入公司辦公區(qū)域的管理為維護公司的財產(chǎn)、 人身安全、保證工作秩序的正常進行，公司對員工、訪客出入辦公區(qū)域及物品出入辦公區(qū)域?qū)嵭袊?yán)格的管理制度，安裝門禁管理系統(tǒng)，并由公司行政部負責(zé)管理。員工出入：員工出入辦公區(qū)域，應(yīng)隨身攜帶門禁卡。訪客出入：所有訪客到訪前，接見人提前到前臺作好會客預(yù)定。所有訪客到訪，需經(jīng)公司內(nèi)部人員同意后方可進入公司。對于有預(yù)約的客人，在確認之后，應(yīng)盡快電話通知接待人，并安排來客在會議室等侯。如所約見人不在，應(yīng)告訴來客詳細原因，請他（她）等侯或留言；如約見人此刻正開會，應(yīng)及時告知，并請客人等侯。嚴(yán)禁推銷人員及其它無預(yù)約的陌生人進入公司，對于將上述人員放入公司者，公司將對其處以20公司將對其處以20元/次的罰款。（（1）系統(tǒng)安全第五章會議室管理制度第五章會議室管理制度一、會議室由行政部負責(zé)統(tǒng)一管理，并統(tǒng)籌安排使用二、會議室的預(yù)定（一）會議室要優(yōu)先保證管理層的需要，科學(xué)安排，合理調(diào)配。在不與管理層會議沖突的前提下，可安排其他部門進行會議時使用。（二）一般會議原則應(yīng)先向前臺提出會議室預(yù)約，由前臺根據(jù)會議的性質(zhì)、會議的時間（二）一般會議原則應(yīng)先向前臺提出會議室預(yù)約，由前臺根據(jù)會議的性質(zhì)、會議的時間列入《會議室預(yù)定登記表》中安排。若有沖突，以重要程度排序。三、會議室的管理紀(jì)律（一）保持會議室的清潔衛(wèi)生、嚴(yán)禁吸煙。（二）物品擺放整齊有序，保證會議室隨時處于待用狀態(tài)。（三）下班前應(yīng)關(guān)閉會議室內(nèi)所有電源。第六章設(shè)施設(shè)備管理制度第六章設(shè)施設(shè)備管理制度一、電腦管理制度（一）管理部門技術(shù)部、行政部（二）管理職責(zé)技術(shù)部負責(zé)公司局域網(wǎng)的總體全面維護，包括公司級服務(wù)器硬軟件系統(tǒng)的安裝、調(diào)試及技術(shù)部負責(zé)公司局域網(wǎng)的總體全面維護，包括公司級服務(wù)器硬軟件系統(tǒng)的安裝、調(diào)試及正常運行維護，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的互聯(lián)性維護，Internet的連通性維護及公司郵件系統(tǒng)維護。公正常運行維護，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的互聯(lián)性維護，司每個員工都有維護自己計算機安全穩(wěn)定運行的義務(wù)，有保護自己工作中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的義務(wù)，有協(xié)助公司進行殺毒軟件測試的義務(wù)，

有自覺遵守公司計算機及局域網(wǎng)管理制度的義務(wù)。（三）電腦使用及管理（（5）注意事項1、不得故意在公司局域網(wǎng)內(nèi)制造或傳播計算機病毒、木馬等黑客程序，不得利用黑客技術(shù)手段攻擊、破壞服務(wù)器和他人計算機，不得非法竊取他人或公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予開除并移交司法部門處理。2、定期備份自己的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。3、必須安裝并及時升級殺毒軟件，必須隨時開啟防火墻功能。不得在公司的計算機上運行與工作無關(guān)的軟件。 可能接觸計算機病毒的計算機應(yīng)與公司局域網(wǎng)隔離， 沒有條件隔離的，應(yīng)將帶毒文件采取壓縮格式的方式進行保存。 從互聯(lián)網(wǎng)上下載的軟件在使用前必須先查殺病毒。 對于未按要求查殺病毒而將病毒帶入局域網(wǎng)的， 情節(jié)特別嚴(yán)重， 造成局域網(wǎng)重大損失的，視損失的具體情況進行賠償。4、必須經(jīng)常性地進行自己計算機的維護工作，比如磁盤碎片的整理，文件夾的整理；每周至少全部硬盤查毒一次。（2）系統(tǒng) IP地址使用的規(guī)定IP為保證每臺機器的正常工作及局域網(wǎng)的穩(wěn)定，在公司內(nèi)部運行的每一臺終端機的IP地址由技術(shù)部統(tǒng)一分配 ，公司員工不得隨意改動機器的 IP地址。如有特殊需要改變 IP地址的，口經(jīng)過部門經(jīng)理和技術(shù)部批準(zhǔn)方可修改 .（3）關(guān)于上網(wǎng)的規(guī)定1、公司員工不得在工作時間上網(wǎng)瀏覽與工作內(nèi)容無關(guān)的網(wǎng)站。2、公司員工不得在工作時間利用 QQ、ICQ、MSN、YMSG等聊天工具與他人聊天，不得進入網(wǎng)上任何聊天室，除非確有工作需要。3、公司員工不得利用公司網(wǎng)絡(luò)瀏覽黃色淫穢網(wǎng)站，不得利用公司網(wǎng)絡(luò)在網(wǎng)上從事商業(yè)活動，不得利用公司網(wǎng)絡(luò)進行違反國家法律法規(guī)行為。（4）計算機軟件安裝及使用規(guī)定1、所有計算機不得安裝及使用游戲軟件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將處以 100元以上 500元以下的罰款；2、任何計算機需安裝軟件時，由相關(guān)負責(zé)人提出書面報告，由公司技術(shù)部負責(zé)安裝；3、所使用計算機的操作系統(tǒng)、 Office軟件由公司統(tǒng)一部署。任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得安裝操作系統(tǒng)。4、使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)機；5、任何人未經(jīng)保管人同意，不得使用他人的計算機。1、硬件維護人員在拆卸計算機時，必須采取必要的防靜電措施；2、硬件維護人員在作業(yè)完成后或準(zhǔn)備離去時，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原；3、要求各部門負責(zé)人采取必要措施，確保所用的計算機及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)；4、除負責(zé)硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的計算機或相關(guān)的計算機設(shè)備；二、公司設(shè)施設(shè)備（一）設(shè)施分類1、硬件設(shè)施：