員工（內(nèi)部）檔案管理制度總則目的為加強公司人事檔案管理，有效地愛護和利用人事檔案，維護公司和員工合法權(quán)益，特制定本制度（公司對此制度享有說明權(quán)）范圍本制度適用于公司全體員工。職責(zé)人力資源部負責(zé)本制度制定、修改、廢止、說明之起草工作總經(jīng)理負責(zé)本制度制定、修改、廢止、說明之核準工作相關(guān)文件《聘請制度》《員工入職管理制度》簽署生效總經(jīng)理簽署之日起生效定義：人事檔案管理方法員工人事檔案包括：員工《個人簡歷》《職位申請表》《初、復(fù)試評估表》《保密合同》《非正式員工考核表》《人員異動表》《員工調(diào)薪申請表》《體檢表》指定銀行卡/折復(fù)印件檔案管理工作內(nèi)容：建立標準化的、信息完整的人事檔案。員工考核結(jié)果及嘉獎、懲處確定等應(yīng)歸檔。人力資源數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析歸檔。合理存放人事檔案，不泄露隱私；未經(jīng)批準，不得查閱。人事檔案的整理方法：為每位員工建立一份獨立的人事資料檔案。離職人員的檔案按辭職、辭退和開除分別歸檔。人事檔案的查閱檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級保管、分級查閱的原則。人事檔案只能在人力資源部指定的地點查閱，不行帶出。遇特別狀況須要借出本人人事檔案時，借閱人對所借閱檔案必需妥當保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。全部查閱人員都必需照實填寫《人事檔案查閱登記表》。人事檔案的外借：確因工作須要外借本人檔案的，需辦理檔案外借手續(xù)，借閱時須照實填寫《人事檔案查閱登記表》。不得外借他人檔案。外借檔案必需剛好歸還人力資源部。檔案應(yīng)當備份對高級管理人員及其他重要職員的資料，應(yīng)做好文字備份。對存入電腦的重要資料應(yīng)設(shè)密碼愛護。人事檔案可予銷毀的條件：已離職基層員工的檔案，自離職之日起存放時間達到一年以上的。已離職中層的檔案，自離職之日起存放時間達到三年以上的。已離職經(jīng)理以上人員的檔案，自離職之日起存放時間達到五年以上的。被公司開除的員工檔案，自開除之日起存放時間達到五年以上的。應(yīng)聘者檔案存放時間達一年以上的。超過一年以上的人力資源部報表。有下列行為之一者，賜予開除處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：毀損、丟失或擅自銷毀人事檔案。涂改、偽造人事檔案。未按手續(xù)就借閱、外帶或越級查閱人事檔案者（檔案管理者同罰）。與員工戶口聯(lián)系的個人檔案管理方法：有須要將個人檔案存放在外部人事機構(gòu)的員工，按自愿原則向人力資源部提出申請，由人力資源部出具證明，員工本人至人事代理機構(gòu)自行辦理，費用自理。員工有須要轉(zhuǎn)移個人檔案的，向人力資源部提出申請，人力資源部出具證明后，自行至人事代理機構(gòu)辦理。程序：人事檔案的查閱：總經(jīng)理和人力資源總監(jiān)對全部員工的人事檔案有查閱權(quán)；部門經(jīng)理對其所屬部門員工的人事檔案有查閱權(quán)；人力資源部門內(nèi)僅有各公司人事經(jīng)理和負責(zé)人事檔案管理的人員有查閱權(quán)。其他與被查閱人員無隸屬關(guān)系的人員需查閱人事檔案的，填寫《人事檔案查閱登記表》，經(jīng)人力資源總監(jiān)簽字批準后，方可查閱。人事檔案的銷毀程序：人力資源部填寫《檔案銷毀申請表》，人力資源總監(jiān)或區(qū)域經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準。銷毀時應(yīng)由人事經(jīng)理和負責(zé)人事檔案管理的員工兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字附件：流程(Flow)：N/A(noflowappendixattached)表格(Form)：【表格1】《人事檔案查閱登記表》【表格2】《人事檔案銷毀申請表》文件改版歷史記錄(Historyofthefiles)序號版本Rev更改內(nèi)容Description/History更改人Changedby更改日期Date11．0新版本/NewRelease人力資源部2010-10-12【表格1】人事檔案查閱查閱登記表人事檔案查閱登記表FilesCheckRegistrationForm序號查閱人工號日期時間文件名稱緣由批準人【表格2】人事檔案銷毀申請表人事檔案銷毀申請表申請單號（人力資源部填寫）銷毀檔案名稱銷毀檔案種類○人事檔案資料○人事月度報表○其它建檔時間年月日銷檔時間年月日緣由備注申請人人力資源部總監(jiān)總經(jīng)理檔案銷毀登記欄ExterminateRegistrationItems銷毀時間年月日銷毀地點監(jiān)銷人簽字人力資源部總監(jiān)說明人事資料姓名性別民族籍貫照片婚否誕生日期最高學(xué)歷學(xué)位家庭住址聯(lián)系電話愛好特長應(yīng)聘職位應(yīng)聘時間安排部門試用支配1.試用職位：4.擬支配工作：2.試用期限：5.實際開展工作：3.督導(dǎo)人員：轉(zhuǎn)正申請申請人：年月日試用狀況1.試用期間：年月日至年月日2.支配工作及訓(xùn)練項目：3.工作情形：優(yōu)秀滿足尚可差4.出勤狀況：曠工天，請假天，遲到次考核結(jié)果擬正式聘用擬予辭退試用部門看法綜合辦公室看法主管領(lǐng)導(dǎo)看法總經(jīng)理看法簽簽字：年月日簽簽字：年月日簽簽字：年月日簽字：年月日新員工試用表編號：