圖書館知識管理中風險管理的強化研究,風險管理論文在圖書館知識管理經(jīng)過中，一方面由于知識環(huán)境〔知識轉(zhuǎn)移情境、渠道與方式等〕、主體〔館員、用戶、團隊、圖書館等〕與客體〔知識本身特性〕等因素的不確定性；另一方面由于在知識組織、開發(fā)、分享、服務、應用與創(chuàng)新等各個環(huán)節(jié)蘊涵的不確定性，同時由于館員與用戶對這些不確定性認識的局限，導致其知識管理存在失敗的風險。因而，為了確保圖書館知識管理的順利施行，加強其風險管理體系構建及能力建設就顯得尤為重要。1圖書館知識管理風險因素分析圖書館是整個社會系統(tǒng)的有機組成部分，其知識管理必然遭到外部環(huán)境的制約與內(nèi)部資源的限制。圖書館要提高其知識管理的成功率與能力，必須對影響其知識管理的風險因素進行有效、準確地分析，見下表。2圖書館知識管理的風險管理體系構建借鑒企業(yè)知識管理的風險管理體系構建經(jīng)歷體驗，融入圖書館的當代管理思想，結合圖書館知識管理風險的本身特點，并根據(jù)圖書館知識管理的活動規(guī)律，構建了合適圖書館知識管理的風險管理體系，見以下圖。2.1風險預警判別體系〔1〕開創(chuàng)建立風險預警機制圖書館知識管理風險預警機制要具備超前反應、消除風險根本源頭、及時布置、最大限度地降低風險可能造成的人力、物力與財力損失等功能，必須到達四項要求。第一，目的明確，即做好風險的檢測、預報工作，防風險于未然。第二，及時有效，即適時監(jiān)督、預測異常情況，以發(fā)現(xiàn)風險出現(xiàn)的可能性，并將其上報館領導，進而幫助圖書館有針對性地躲避風險。第三，全面準確，即由于風險的復雜、多變，只要充分認識風險產(chǎn)生原因、類別及其可能給圖書館知識管理帶來的危害，才能更好地昭示風險前兆。第四，靈敏多樣，即迅捷應對各種風險是適應事物本身不斷發(fā)展變化、克制人們對事物發(fā)展規(guī)律認識局限的最佳途徑，是提高圖書館風險預警、防備與控制能力的切實保障。〔2〕構建風險預警系統(tǒng)在圖書館知識管理的風險管理經(jīng)過中，其風險預警系統(tǒng)作用重大，包括三部分：第一，風險信息的收集。它是風險預警工作有效開展的前提與基礎。為此，圖書館知識管理風險預警系統(tǒng)要保質(zhì)保量收集其知識管理的內(nèi)部信息〔來自于其安防部門、用戶調(diào)查、館員巡查等方面的數(shù)據(jù)與信息〕與外部信息〔來源于其學術會議、報紙、期刊、聯(lián)盟、學會網(wǎng)站等方面的行業(yè)信息與地方、國家等級別的新聞媒體信息〕，以確保信息分析與決策的準確性。第二，風險的判別。圖書館知識管理風險預警系統(tǒng)要對收集到的信息進行辨別，即將信息分為三類〔哪些信息會導致其知識管理風險的爆發(fā)、哪些信息是其知識管理經(jīng)過中的正常反映或現(xiàn)象、哪些信息是在特殊環(huán)境下產(chǎn)生的結果〕，并作出判定，即對可能引發(fā)其知識管理風險的信息，要高度重視，立即分析、準確判別；對不確定能否可能引發(fā)其知識管理風險的信息，要重點監(jiān)測而不做分析；對與其知識管理可能爆發(fā)的風險完全無關的信息，要節(jié)省能量、不做處理。第三，風險的預報。它既是風險預警與風險控制、處理的重要接口，又是風險預警的最終目的。因而，圖書館知識管理風險預警系統(tǒng)要將其知識管理睬出現(xiàn)的風險以及分析監(jiān)測結果及時提交給館領導與相關部門，以便其了解所面臨的狀態(tài)與所處的環(huán)境[1],為其更好地采取相應的控制、處理手段創(chuàng)造良好的條件。2.2風險控制處理體系該體系包括四個互相聯(lián)絡、互相影響的子體系：第一，基礎構造保障體系。它是風險管理體系的基礎，能夠細分為圖書館技術保障、組織構造保障與文化保障。為此，圖書館一要保持技術平臺的先進性，必須組建由采購人員、管理人員與專業(yè)技術人員組成的知識團隊，充分運用知識管理技術，共同完成設備與系統(tǒng)的采購、使用、維護、保養(yǎng)與更新等任務；二要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目的，必須運用知識管理理論，根據(jù)其本身條件，建立扁平化的組織構造，以促進知識的暢通流動[2]、適應環(huán)境的不斷變化；三要提升與創(chuàng)新其文化，必須運用知識管理手段，在其內(nèi)部構成一整套的文化傳統(tǒng)、工作態(tài)度與思維方式等，以保障其文化功能〔導向、鼓勵、規(guī)范、塑造、凝聚與協(xié)調(diào)功能等〕的切實發(fā)揮。[3]第二，館員群體培養(yǎng)體系。它是風險管理體系的主體，其正常運行離不開基礎構造保障體系的大力支持，其目的是建設一支擁有科學、合理、實用的知識構造的館員隊伍。因而，圖書館一要注重團隊的培養(yǎng)，即組建跨部門的技術團隊、用戶服務團隊與管理團隊等，以促進部門之間的溝通與協(xié)作；二要注重館員隱性知識〔心智形式、用人心得、技能竅門、服務體會、管理辦法與工作經(jīng)歷體驗等〕向顯性知識〔學術成果、館員檔案、規(guī)劃文件與研究成果等〕的轉(zhuǎn)化，以提高館員的知識水平；三要注重館員個人的培養(yǎng)，即施行崗位輪換制、內(nèi)部培訓制與外部溝通制等，以加強館員的知識創(chuàng)新能力。第三，用戶服務管理體系。它是建立在良好的基礎構造保障體系之上的。圖書館用戶服務的質(zhì)量提升離不開對其所牽涉的人力資源與知識資源的有效管理。為此，圖書館要從其用戶服務業(yè)務流程〔流通、閱覽、宣傳輔導與參考咨詢等〕入手，通過知識資本管理活動〔知識獲取-館員通過為用戶提供服務獲取了知識知識儲存-館員通過學術報告、記錄等方式儲存了知識知識轉(zhuǎn)移與分享-館員通過討論、溝通等活動轉(zhuǎn)移、分享了知識知識應用與創(chuàng)新-館員通過培訓、總結等形式應用、創(chuàng)新了知識〕的順利開展，確保用戶服務創(chuàng)新與知識增值的最終實現(xiàn)。第四，信息資源管理體系。它的高效運行是以基礎構造保障體系的良性運作為前提的。圖書館信息資源〔紙質(zhì)資源、電子資源與網(wǎng)絡資源等〕建設的水平提高同樣也離不開對其所牽涉的人力資源與知識資源的有效管理。因而，圖書館要優(yōu)化其信息資源建設業(yè)務流程〔資源采集、組織、加工、存儲、整合與開發(fā)等〕，運用先進的知識管理工具知識地圖，加速組織內(nèi)知識流動〔知識獲取知識儲存知識轉(zhuǎn)移知識分享知識應用知識創(chuàng)新〕，進而實現(xiàn)其信息資源建設創(chuàng)新的目的。2.3風險善后總結體系該體系在預防風險的次生、衍生與再生等方面起著重要的作用，包括三個環(huán)節(jié)：第一，風險的恢復。圖書館既要結合本館知識管理的實際情況，參照信息化辦公室2005年4月出臺的(重要信息系統(tǒng)災難恢復指南〕，正確認識風險恢復在保證其知識管理有效施行中的地位與作用，科學劃分其知識管理風險恢復等級，合理選擇其知識管理風險恢復策略；又要借鑒國外的先進做法，通過網(wǎng)絡、媒體等形式向社會各界發(fā)布捐贈請求，以企業(yè)贊助、學會援助與民間捐款等方式幫助受風險影響的圖書館度過難關。第二，風險的評估。圖書館要在對其知識管理所牽涉的技術、設備、人員、資源以及與用戶相關的有形財產(chǎn)等方面的損失進行認真、仔細調(diào)查的基礎上，對其知識管理的風險管理成效〔風險處理結果、管理成本與影響程度等〕進行全面的評估，以便其了解缺乏、明確改良目的。第三，風險的總結。圖書館一要重視總結經(jīng)歷體驗，即根據(jù)風險評估結論，對其知識管理的風險管理經(jīng)過中的成功經(jīng)歷體驗與失敗教訓進行系統(tǒng)的總結，逐步改良與完善其知識管理的風險管理手段、方案、制度與體系；二要重視推廣經(jīng)歷體驗，即大力推廣其在知識管理的風險管理經(jīng)過中積累的知識，充分發(fā)揮這些知識在以后風險管理中的引導作用，努力降低風險可能給其知識管理帶來的危害，不斷提高其知識管理的風險管理能力；三要重視從風險中博得機遇，即為了獲得更好的發(fā)展，其不僅要擅長總結與學習，而且更要擅長在風險中尋求時機，進而化被動為主動，更好地恢復被毀壞的公共關系，彌補其知識管理所受的損失。3圖書館知識管理的風險管理能力建設3.1風險應對能力建設〔1〕風險前管理方面第一，樹立危機意識，做好圖書館知識管理的日常風險管理工作。圖書館既要加強硬環(huán)境建設，又要加強軟實力建設，即采用防火墻技術、數(shù)據(jù)加密技術等加強技術防備，按時備份重要數(shù)據(jù)，賞罰制度分明。第二，借鑒別人經(jīng)歷體驗，做好圖書館知識管理風險應急、恢復預案的編制、完善工作。圖書館必須參照在2006年1月8日發(fā)布并施行的(國家突發(fā)公共事件總體應急預案〕，根據(jù)其知識管理風險特點、類型、發(fā)生概率與危害程度等。第三，未雨綢繆，做好圖書館知識管理風險應急物資的準備工作。為了提高風險應對水平，圖書館一要加強應急經(jīng)費、救援物品與通信物品等一般性的風險應急籌備；二要加強與其知識管理息息相關的計算機硬件設施〔網(wǎng)絡存儲器、服務器、工作站〕、軟件系統(tǒng)〔計算機及其網(wǎng)絡中各種軟件〕等的風險應急籌備；三要籌建作為數(shù)字資源最后保障的異地備份中心?！?〕風險中管理方面第一，統(tǒng)一領導。圖書館要啟用由館領導及部門負責人組成的風險管理核心團隊，由該團隊集中領導其知識管理的風險管理工作，以穩(wěn)定局面，獲取館員、用戶等的支持與信任。第二，妥善管理。圖書館既要迅速組織風險管理技術團隊對其知識管理風險進行科學、準確的控制、處理，又要實時監(jiān)督風險管理技術團隊的工作狀況，進而根據(jù)詳細情況，動態(tài)調(diào)整其知識管理的風險管理策略。第三，實時部署。圖書館要及時部署風險管理的相關工作〔暫停相關服務、成立臨時服務機構與閉館整頓等〕，以準確把握風險處理機會。第四，啟動應急。圖書館既要根據(jù)其知識管理風險類型，遵循以人為本〔尤其要維護用戶利益〕原則，啟動相應的風險應急預案，又要結合其知識管理風險管理經(jīng)過的實際情況，迅速調(diào)配可用的物資、經(jīng)費等風險應急資源，同時要根據(jù)風險對其知識管理的影響程度〔利益相關度〕，確定風險優(yōu)先級，以提高風險管理工作效率。第五，施行響應。圖書館要根據(jù)既定的風險優(yōu)先級順序進行搶救與救援。對于受風險影響的職能部門要立即轉(zhuǎn)移，若條件許可還應繼續(xù)為用戶提供服務?！?〕風險后管理方面第一，加強恢復重建工作。圖書館要根據(jù)風險恢復預案的要求，積極籌備風險恢復所需的人、財、物等資源，內(nèi)外齊心協(xié)力，促使其知識管理恢復正常運行。第二，做好風險管理評價工作。圖書館要采用定性、定量評價法等，根據(jù)其知識管理的實際情況，對其知識管理的風險管理績效、風險影響進行評價，使其全面了解風險管理工作以及風險管理對其知識管理的作用〔沒有影響、負面效應或正面效應三種〕，為其知識管理的風險管理水平的提高奠定基礎。第三，強化風險管理資料建檔工作。為了豐富知識管理的風險管理培訓內(nèi)容，圖書館要將風險管理評價內(nèi)容、獲得的經(jīng)歷體驗教訓等及時存檔入庫。圖書館要充分發(fā)揮這些知識對館員的警示、教育作用，以提高館員管理風險的技能。3.2風險防備能力建設第一，成立專門的風險管理部門[4]該部門的主要工作包括制定風險管理規(guī)劃、明確風險崗位職責〔崗位之間要互相分離、互相制約與互相協(xié)調(diào)〕、建立風險管理規(guī)章制度、監(jiān)督風險管理活動的施行、擬定館員風險管理知識的培訓計劃等。通過該部門的不懈努力與其他部門的大力配合，能夠保證圖書館知識管理風險得到合理處理。第二，重視知識團隊作用的發(fā)揮。圖書館一要借助技術團隊的智力優(yōu)勢，保證硬件設施良好運轉(zhuǎn)，開發(fā)相應的軟件與系統(tǒng)，為其知識管理的風險防備提供有力的技術支撐；二要建立用戶服務章程，培養(yǎng)用戶服務館員的服務意識，提高用戶服務團隊整體的服務技能，運用服務營銷手段，優(yōu)化與整合用戶服務流程，以保障用戶服務的穩(wěn)定運行；三要建立健全的溝通機制，實行以館員為本的人力資源管理，以構成館領導與館員之間的協(xié)調(diào)關系[5],激發(fā)管理團隊館員的主動性與創(chuàng)造性，保障風險管理工作的正常有序進行；四要采取開創(chuàng)建立跨部門的臨時風險處理團隊的方式應對其知識管理施行經(jīng)過中已出現(xiàn)的風險。第三，注重館員風險管理職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。圖書館要通過對館員的風險管理知識培訓，使其熟悉風險管理的規(guī)章制度、1段與工具，以提高其風險意識以及解決、處理風險的能力。第四，合理躲避知識產(chǎn)權風險。圖書館一要積極開展知識產(chǎn)權教育活動[6],營造尊重權利人合法權益的氣氛，到達強化公民知識產(chǎn)權保衛(wèi)意識的目的；二要充分利用(版權法〕賦予的合理使用權利，充共享受(著作權法〕規(guī)定的法定許可權利，依法實現(xiàn)知識分享；三要加強與出版界的合作，以躲避版權。第五，堅持服務創(chuàng)新。圖書館要以知識管理理念為指導，擴展其服務內(nèi)容〔知識地圖的構建等〕、拓寬其服務范圍，既服務于高校、科研機構的用戶，又服務于公益性組織、部門、盈利性組織的用戶，拓展其服務方式，努力做到服務無處不在，更好地知足用戶需求。以下為參考文獻：[1]徐冰.圖書館危機預警機制的構建[J].圖書與情報，2007〔2〕：42-45