廣州益言普道咨詢服務(wù)有限公司2004年06月28日如何建立有效的職位體系第一頁，共四十七頁。什么是職位體系為什么建立職位體系工作分析和職位說明書今天，我們將重點介紹的內(nèi)容第二頁，共四十七頁。職位是什么

組織的最小構(gòu)成單元面向結(jié)果的動態(tài)的不是任職者第三頁，共四十七頁。為什么建立職位體系？第一部分第四頁，共四十七頁。為什么建立職位體系能力管理招聘選拔培訓(xùn)發(fā)展績效管理薪酬管理職位體系職位是組織結(jié)構(gòu)中的最小要素;職位體系是人力資源管理各項功能的基礎(chǔ)平臺,如招聘選拔、培訓(xùn)發(fā)展、績效管理薪酬管理和能力管理的基礎(chǔ);可以說,現(xiàn)有人力資源管理體系是建構(gòu)在職位體系的基礎(chǔ)上的。第五頁，共四十七頁。任職資格職位說明績效目標(biāo)能力評估績效考核職位評估外部薪酬內(nèi)部財務(wù)薪酬政策及制度人力資源的開發(fā)PeoplePositionPerformance人力資源管理3P模式–基本關(guān)系圖第六頁，共四十七頁。職位體系建設(shè)的關(guān)鍵

解決企業(yè)或組織內(nèi)事和人的匹配和平衡問題

有多少事是必須完成的有哪些人可以來完成這些事情人和事之間怎樣匹配是最佳的（因人設(shè)崗、因事設(shè)崗、雙軌制）

第七頁，共四十七頁。工作分析與職位說明書第二部分第八頁，共四十七頁。公司部門

部門責(zé)任范圍AreasofResponsibility職位Position職位Position職位Position職位Position職位Position職位Position責(zé)任范圍AreasofResponsibility職位Position職位Position職位Position職位Position職位Position職位Position部門

職位在公司組織結(jié)構(gòu)中的位置第九頁，共四十七頁。通常,職責(zé)分配的流程如下工作分析與職責(zé)分配公司職能盤點部門職能分配明確部門職位部門職責(zé)分配優(yōu)化設(shè)計職位和職責(zé)編寫職位說明書第十頁，共四十七頁。公司的要求Expectedrole溝通Communication承諾Commitment激勵Motivation個人的理解Perceivedrole完成Fulfilledrole雙方同意Acceptedrole工作表現(xiàn)Performance薪酬Compensation更新Adaptation戰(zhàn)略政策Strategy組織結(jié)構(gòu)Organization競爭Competition工作表現(xiàn)契約Performancecontract職位說明

Positionclarification有效Effectiveness成功Success固定

Fixed

浮動Variable職位分析的基本原理第十一頁，共四十七頁。任職者的理解主管的理解對職責(zé)的認(rèn)同第十二頁，共四十七頁。高層Top清楚Clear中層Middle失真Fuzzy底層Bottom清楚Clear中層管理洗衣機(jī)第十三頁，共四十七頁。

訪談法優(yōu)點？缺點？觀察法優(yōu)點？缺點？調(diào)查表法優(yōu)點？缺點？工作記錄法優(yōu)點？缺點？職責(zé)分配圖法(是訪談法與調(diào)查表法的有機(jī)結(jié)合)澄清職責(zé)的方法第十四頁，共四十七頁。職位問卷分析法(調(diào)查表法)主要用于定量分析，職位分析問卷由于是事先設(shè)計好的，因此分析過程的標(biāo)準(zhǔn)化程度很高，避免了主觀和人為因素對信息收集過程的影響。職位問卷分析法既科學(xué)合理又快捷方便，可以非常直接地獲取大量的信息，而且信息內(nèi)容指向性強(qiáng)、具體并詳細(xì)，這是其他分析法所不具備的優(yōu)點。職位問卷分析法的主要特點在于，職位問卷分析法對工作職責(zé)及工作內(nèi)容中所包含的決策活動、技術(shù)活動、身體活動、設(shè)備操作活動以及信息加工活動等每一項工作都分別分配了一個量化的分?jǐn)?shù)，使用起來非常簡單和便捷。采用職位問卷分析法進(jìn)行工作分析時，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)是設(shè)計科學(xué)合理的職位分析問卷，同時，后處理的工作量大。第十五頁，共四十七頁。工作日寫實法(工作記錄法)是指對員工整個工作日的工時利用情況，按實際時間消耗的順序，進(jìn)行觀察、記錄和分析的一種方法。工作日寫實法的意義：為最大限度增加定量，規(guī)定員工與設(shè)備在工作日內(nèi)合理的負(fù)荷量提供依據(jù)?？偨Y(jié)推廣工時利用的先進(jìn)經(jīng)驗，幫助廣大工人充分利用工時，提高勞動生產(chǎn)率。全面分析、研究工時利用的情況，找出工作損失的原因，擬定改進(jìn)工時利用的措施。為制定工作起止時間、作業(yè)寬放時間和休息時間提供標(biāo)準(zhǔn)。工作日寫實法根據(jù)觀察對象和目的的不同可分為五種，即個人工作日寫實；工作小組日寫實；多機(jī)床看管工作日寫實；自我工作日寫實和特殊工作日寫實第十六頁，共四十七頁。測時法(觀察法)測時法：是以工序或某一作業(yè)為對象，按照操作順序進(jìn)行實地觀察、記錄、測量和研究工時消耗的一種方法。測時法與工作日寫實法一樣，也是進(jìn)行工時研究的一種有效方法，但又有許多不同之處。首先兩者的范圍是不同的，工作日寫實是以整個工作日為對象，進(jìn)行總體觀察；而測時只是研究某一工序或作業(yè)的工時消耗情況。其次，工作寫實的根本目的是為了掌握時間的構(gòu)成，減少工時損失，為改善工時利用提供依據(jù)；而測時主要是為了找出工序作業(yè)時間內(nèi)各項操作的正常工時消耗值，為制定工時定額提供依據(jù)。開展測時工作前，測時人員應(yīng)對被測試的對象進(jìn)行選擇，通過選擇的對象應(yīng)該具有代表性，一般應(yīng)選擇那些在經(jīng)驗、技能和熟練程度上都比較出色的員工作為被測時的對象，經(jīng)驗、技能和操作水平較差的員工，對其測時的數(shù)據(jù)沒有代表性，所以選擇被測時的對象時應(yīng)非常慎重。第十七頁，共四十七頁。工作抽樣法工作抽樣法是統(tǒng)計抽樣法在職位調(diào)查中的具體應(yīng)用，它是根據(jù)概率和數(shù)理統(tǒng)計學(xué)的原因，對工作職位隨機(jī)地進(jìn)行抽樣調(diào)查，利用抽樣調(diào)查得到的數(shù)據(jù)資料對總體狀況做出推斷的一種方法。和其他的工作分析方法相比，工作抽樣法的特點是調(diào)查時間短、次數(shù)多，測試人員不必整天連續(xù)待在工作現(xiàn)場進(jìn)行觀察，但需要一個較長的時間周期來完成整個抽樣工作。抽樣調(diào)查法與其他工作分析法一樣，只要遵守隨機(jī)性的原則，且保證有足夠的抽樣觀察次數(shù)，抽樣的結(jié)果一樣具有較高的可靠性和精確度。工作抽樣法的步驟：作業(yè)活動分類：對被觀察對象的活動進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸悾员阏_地進(jìn)行觀測記錄和事后的匯總和整理、統(tǒng)計分析。調(diào)查員工工作情況時，一般按照工時消耗的性質(zhì)分類；調(diào)查設(shè)備的運(yùn)行狀況時，一般以停機(jī)時間的原因進(jìn)行分類。第十八頁，共四十七頁。工作抽樣法

確定觀測次數(shù)：觀測次數(shù)就是工作抽樣的樣本數(shù)。抽取樣本數(shù)越少，所得到的結(jié)果的準(zhǔn)確性、可靠性就越低，對總體的代表性也就越差；反之，對總體的代表性就越強(qiáng)。大量的實驗數(shù)據(jù)表明，要掌握員工在工作過程中工時的利用情況，需要觀測1000~2000次；要測定機(jī)器的工時利用率，需要觀測3000~5000次；要測定某項工作的標(biāo)準(zhǔn)工時，需要觀測5000~8000次。確定觀測的時刻：觀測時刻選擇是否得當(dāng)，關(guān)系到觀測結(jié)果的可靠性和精確度。觀測時刻的確定必須遵從隨機(jī)的原則。一般工作周期較短的工作，盡可能在幾個工作日內(nèi)完成；工作周期較長的工作，則控制在幾個月內(nèi)完成。現(xiàn)場觀測：進(jìn)行現(xiàn)場觀測時不需要使用秒表或其他計時工具，當(dāng)觀測人員按預(yù)先設(shè)定好的路線達(dá)到規(guī)定的觀測位置時，應(yīng)向攝像機(jī)一樣，將一瞬間觀察到的工作內(nèi)容記錄到調(diào)查記錄表中。至于調(diào)查對象在瞬間之前或之后再從事什么活動則不必去管它。檢驗抽樣數(shù)據(jù)：完成全部觀測以后，需檢驗全部抽樣的結(jié)果。檢驗的方法是：首先計算出所調(diào)查的主要事項的發(fā)生率，然后分別計算出上下線控制界限評價最后抽樣結(jié)果：計算出所有分類事項的發(fā)生次數(shù)及發(fā)生率后，應(yīng)結(jié)合觀察到的現(xiàn)場情況，做出必要的分析評價和說明，以便采取措施，改進(jìn)工作程序和方法。第十九頁，共四十七頁。訪談法訪談法：是一種互動性和目的指向性都很強(qiáng)的工作分析方法，通過工作分析人員對員工進(jìn)行引導(dǎo)性的提問和交流，獲取對工作分析有幫助的各種直接信息和間接信息。訪談法的最大優(yōu)點是簡便快捷、信息量大而且非常直接和真實，工作分析人員幾乎可以通過面談技巧獲得工作分析所需要的任何信息。但同時，訪談法對工作分析人員的專業(yè)技能也提出了較高的要求，一個善于溝通和引導(dǎo)別人談話的工作分析人員可以在很短的時間內(nèi)獲得他所想要的全部信息；而一個專業(yè)技能較差、缺乏經(jīng)驗的工作分析人員可能在一天之內(nèi)也難有收獲。為提高訪談法的效果，工作分析人員應(yīng)事先對被訪談的對象進(jìn)行一定的了解，包括待業(yè)特點、人員素質(zhì)、企業(yè)現(xiàn)狀等。第二十頁，共四十七頁。職位設(shè)計的原則因事設(shè)崗原則。從“理清該做的事”開始，“以事定崗、以崗定人”。設(shè)置職位既要著眼于企業(yè)現(xiàn)實，又要著眼于企業(yè)發(fā)展。按照企業(yè)各部門職責(zé)范圍劃定職位，而不應(yīng)因人設(shè)崗；職位和人應(yīng)是設(shè)置和配置的關(guān)系，而不能顛倒。整分合原則。在企業(yè)組織整體規(guī)劃下應(yīng)實現(xiàn)職位的明確分工，又在分工基礎(chǔ)上有效地綜合，使各職位職責(zé)明確又能上下左右之間同步協(xié)調(diào)，以發(fā)揮最大的企業(yè)效能。最少職位數(shù)原則。既考慮到最大限度地節(jié)約人力成本，又要盡可能地縮短職位之間信息傳遞時間，減少“濾波”效應(yīng)，提高組織的戰(zhàn)斗力和市場競爭力。規(guī)范化原則。職位名稱及職責(zé)范圍均應(yīng)規(guī)范。對企業(yè)腦力勞動的職位規(guī)范不宜過細(xì)，應(yīng)強(qiáng)調(diào)留有創(chuàng)新的余地?？蛻魧?dǎo)向原則。應(yīng)該滿足特定的內(nèi)部和外部顧客的需求。一般性原則。應(yīng)基于正常情況的考慮，不能基于例外情況。例如，90%情況下這個職位需要多少工作量，多少工作強(qiáng)度。第二十一頁，共四十七頁。職位設(shè)計的原則因事設(shè)崗原則組織在設(shè)計每個工作職位時，應(yīng)盡可能使工作量達(dá)到飽和，使有效的勞動時間得到充分利用。如果職位的工作量處于低負(fù)荷狀態(tài)，必然會影響企業(yè)的運(yùn)作成本，造成人力、物力和資源上的浪費(fèi)。如果是超負(fù)荷，雖然能帶來高效率，但這種效率不能維持長久，否則會對員工的身心健康帶來極大的負(fù)面影響。組織中的任何職位都是依賴于具體的工作職能和工作量而存在的，沒有具體的工作內(nèi)容的職位是空洞的職位，也是沒有任何意義的職位。因此企業(yè)在設(shè)備工作職位時，應(yīng)以“事”（工作職能和工作任務(wù)量）為基礎(chǔ)進(jìn)行設(shè)計，因人設(shè)崗、不考慮工作負(fù)荷量的設(shè)崗、或根本就沒有任何根據(jù)的主觀假設(shè)的設(shè)崗，是職位設(shè)計的最大誤區(qū)。第二十二頁，共四十七頁。職位設(shè)計的原則規(guī)范化原則職位名稱的表述應(yīng)遵循規(guī)范化的原則。雖然職位名稱只是職位的一個代碼，似乎給職位定義為什么樣的名稱都無所謂，其實不然。一個好的職位名稱不僅給人一種理念上的認(rèn)識，同時它還能增加人們對本職位感性上的認(rèn)識。比如“人力資源部經(jīng)理”這個職務(wù)名稱，我們一看就可以獲得這些信息：該職位人員在人力資源部工作；這個職位是主管人力資源方面工作的；具體的職務(wù)是經(jīng)理；這個職位是部門負(fù)責(zé)人，是企業(yè)的中層管理人員。盡管由于企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)和企業(yè)規(guī)模多種多樣，職位名稱自然也就千差萬別，但根本不變的一條便是名稱必須與職位的任務(wù)、職責(zé)等相匹配，不然張冠李戴，一定會給具體工作帶來許多麻煩。第二十三頁，共四十七頁。職位設(shè)計的原則系統(tǒng)化原則職位是組織系統(tǒng)的基本單元，雖然每個職位都具有獨特的功能，但組織中任何一個職位都是不孤立的，每一個職位間都存在著不可分割的聯(lián)系，它們之間相互的配合度、支持度和協(xié)作關(guān)系深深地影響著組織系統(tǒng)的功能。進(jìn)行職位設(shè)計時，要滿足系統(tǒng)化的原則，必須先回答清楚以下問題：一個職位與其他哪些職位有工作承接關(guān)系和配合關(guān)系？一個職位在整個組織系統(tǒng)中的地位和作用是什么？一個職位它受誰監(jiān)督、指揮，它又去監(jiān)督、指揮誰？一個職位上下左右的工作聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)如何？一個職位的晉升通道、調(diào)動的路線如何？第二十四頁，共四十七頁。職位設(shè)計的原則最少職位數(shù)原則遵循最少職位數(shù)原則，一方面可以最大限度地節(jié)約人力成本，降低企業(yè)負(fù)擔(dān)；另一方面還可以減少工作過程中信息傳遞的層次和縮短職位之間信息傳遞的時間。遵循職位最少數(shù)原則還可以提升組織的精練性和凝聚力并減少管理的難度和復(fù)雜性。第二十五頁，共四十七頁。職責(zé)分配圖第二十六頁，共四十七頁。每個職位將會有一個職位說明書，描述職責(zé)和任職資格條件等舉例職位說明書結(jié)構(gòu)規(guī)模(財務(wù)及非財務(wù))互相影響的網(wǎng)絡(luò)(內(nèi)部、外部)責(zé)任范圍第二十七頁，共四十七頁。職位說明書(例)

職位說明書

編號：第一部分：職位基本信息職位名稱部門直接上級職位名稱直接下級職位名稱制定時間審核第二部分：職責(zé)綜述第三部分：主要工作聯(lián)系對內(nèi)：對外：第四部分：主要決策第二十八頁，共四十七頁。職位說明書(例)第二十九頁，共四十七頁。Results結(jié)果MarketShare市場份額Profit利潤Sales銷售額Quantity數(shù)量Quality質(zhì)量Service服務(wù)效果Policy政策Principles原則Guidelines準(zhǔn)則Supervision監(jiān)督管理Organize組織Direct指導(dǎo)Recommend推薦Plan計劃Operate操作活動WithWhatObjectives目標(biāo)?WithinWhichLimits限制?WhyDoesThePositionExist職位存在的理由?為了做什么在$目的（職位目標(biāo)、限制和存在理由）第三十頁，共四十七頁。動詞指南第三十一頁，共四十七頁。招聘為什么(目的)Why(Purpose)?

為了在時間、成本和質(zhì)素上滿足使用者的要求Inordertosatisfyuserspecificationsintime,costandquality

做什么(活動)What(Activities)?辨別、選擇、面試、推薦、聘請合格的人選identify,select,interview,recommendandhire

suitablecandidates第三十二頁，共四十七頁。銷售為什么(目的)Why(Purpose)?為了介紹產(chǎn)品和獲得銷售Inordertointroduceproductsandobtainsales做什么(活動)What(Activities)?辨別、接觸和拜訪準(zhǔn)客戶identify,contactandvisitprospectivecompanies第三十三頁，共四十七頁。部分職位目的示例（僅供參考）職位職位目的人力資源部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司人力資源規(guī)劃、招聘、薪酬、績效管理，提高人力資源工作績效，保證人力資源目標(biāo)的達(dá)成。市場部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司市場規(guī)劃與管理、客戶關(guān)系管理、市場分析研究，組織建設(shè)并完善市場營銷體系，推動公司市場目標(biāo)的實現(xiàn)。生產(chǎn)副總負(fù)責(zé)生產(chǎn)系統(tǒng)的統(tǒng)籌、有效管理，確保按公司要求向市場按時、保質(zhì)、保量提供產(chǎn)品。財務(wù)部經(jīng)理組織公司的會計核算及財務(wù)管理工作，為公司生產(chǎn)經(jīng)營管理提供財務(wù)信息及決策支持，保證公司經(jīng)營所需的資金，提高資金的使用效率，保障公司資產(chǎn)安全。行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門的組織協(xié)調(diào)，政府部門的溝通、聯(lián)絡(luò)及各項基建項目的統(tǒng)籌工作，為公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展提供完善的后勤服務(wù)。采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司物料采購系統(tǒng)的運(yùn)作、維護(hù)及日常管理，確保生產(chǎn)、研發(fā)用物料的及時到貨。第三十四頁，共四十七頁。責(zé)任澄清職責(zé)主要工作內(nèi)容主要衡量指標(biāo)帳務(wù)處理審核、指導(dǎo)并監(jiān)督下屬員工按照國家和公司的財務(wù)管理制度處理公司日常的各種帳務(wù)，保證帳務(wù)記錄與管理的清晰與準(zhǔn)確；帳務(wù)處理準(zhǔn)確性稅務(wù)處理審核、指導(dǎo)并監(jiān)督下屬員工按照國家的稅務(wù)管理制度和公司的財務(wù)管理制度處理公司日常的各種稅務(wù)申報工作，保證稅務(wù)處理與申報的合法和節(jié)省成本；稅務(wù)申報的準(zhǔn)確性、時間性預(yù)算管理與成本控制根據(jù)公司的各種財務(wù)制度，組織編制公司和各部門的財務(wù)預(yù)算，并監(jiān)督執(zhí)行公司和各部門的財務(wù)預(yù)算的執(zhí)行情況，保證公司預(yù)算管理的有效性和控制成本；預(yù)算制定的合理性財務(wù)分析根據(jù)公司的往來帳務(wù)、現(xiàn)金流量、成本開支等分析公司的財務(wù)運(yùn)營狀況，每月提交財務(wù)分析報告，或在重大情況出現(xiàn)時，提交財務(wù)分析報告，以便公司高層及時掌握公司財務(wù)狀況報告遞交的及時性第三十五頁，共四十七頁。Cost成本costperunit

每件成本價actualvsbudget實際與預(yù)算比Time時間deadline限期timetomarket到達(dá)市場的時間Quantity數(shù)量unitsperman-hour人均產(chǎn)量margin/profit邊際利潤output產(chǎn)量revenue

收入volume量Quality

質(zhì)量accuracy準(zhǔn)確性servicereliability可靠性customersatisfaction

客戶滿意度Humanreaction人的反應(yīng)complaints投訴compliments稱贊feedback反饋staffturnover員工流失率衡量的例子第三十六頁，共四十七頁。Incumbent

任職者Position

職位職位職責(zé)與任職者實際履行職責(zé)的比較第三十七頁，共四十七頁。用詞應(yīng)符合職位的職責(zé)、權(quán)限可以用兩個動詞并列說明某次活動，如：“組織制定……”

在應(yīng)負(fù)責(zé)任描述中避免使用不確定的詞,如：可能、大概等。

決策性質(zhì)：批準(zhǔn)、授權(quán)、監(jiān)控、確定、領(lǐng)導(dǎo)、計劃……

管理性質(zhì)：組織、衡量、達(dá)到、實施、改善、規(guī)范……

支持性質(zhì)：建議、提議、支持、預(yù)測、分析、評估……

基本用詞：檢查、收集、發(fā)放、提交、處理、操作……

第三十八頁，共四十七頁。職責(zé)澄清中的注意事項對職位的特性要進(jìn)行分析，而不是羅列職位信息所有的分析都是對事不對人，而不管現(xiàn)在的任職者是誰以事實為依據(jù)，而不是對職位進(jìn)行判斷關(guān)注對職位現(xiàn)狀的分析避免該職位的主管對職位的過多影響第三十九頁，共四十七頁。職位分析和編寫職位說明書的流程第三部分第四十頁，共四十七頁。通常,職位說明書編寫的流程如下下屬根據(jù)職責(zé)編寫職位說明書上級職位審核修改人力資源部備案部門內(nèi)澄清職責(zé)溝通雙方確認(rèn)職位說明書維護(hù)第四十一頁，共四十七頁。從遠(yuǎn)景到職位組織VisionResponsibilityFunctionOrganizationStrategyPosition部門責(zé)任職位戰(zhàn)略