檔案管理制度第一章總則為了規(guī)范公司的檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，增強公司檔案的實用性和有效性，根據《中華人民共和國檔案法》等有關政策法規(guī)和業(yè)務要求，特制訂本制度。第一條檔案管理是公司工作的一個重要組成部分，是公司進行管理活動的依據和必要條件。第二條公司檔案統一由行政人事部綜合檔案室實行集中管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。各部門日常工作形成的文件材料由本部門專人負責分類整理，并定期向綜合檔案室移交統一保管。各部門移交資料時必須辦理正規(guī)的交接手續(xù)。合同類檔案需同時向財務部提交復印件一份。第三條公司所有職能部門都必須認真貫徹執(zhí)行本制度，確保檔案的完整、準確、安全，使我公司檔案管理逐步實現規(guī)范化、標準化。第四條公司會計檔案，按照財政部《會計檔案管理制度》歸檔、管理;公司人事檔案，按照《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》歸檔、管理。第二章檔案管理的范圍凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔范圍。第一條 上級機關文件材料應歸檔的有：（一）上級機關頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料；（二）上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。（三）代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。（四）其他文件材料。第二條 公司文件材料應歸檔的有：（一）公司頒發(fā)的（包括轉發(fā)及其他單位聯合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿;（二）公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件；（三）公司及各部門的工作計劃、總結、報告；（四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；（五）公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料；（六）公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；（七）反映公司經營和管理的專業(yè)文件材料，如投資項目、設備購買、貿易、重大課題、信貸、租賃等業(yè)務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等；（八）公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料（包括計算攜帶保密檔案參觀游覽、探親訪友，嚴防失、泄密事件的發(fā)生。第九條發(fā)現失密問題時，檔案室工作人員應及時向有關領導報告，并采取處理措施。第十條嚴格執(zhí)行保密安全制度，確保檔案完整安全。第四章檔案管理制度第一條為維護檔案的準確性和嚴肅性，任何個人不得隨意更改檔案材料中的內容。有意違背者，根據公司相關制度給予行政處罰。如須更改檔案的有關數據內容，必須總經理簽字更改通知書，方能進行更改，凡更改后檔案數據處，應加蓋“已更改”印鑒。第二條公司各部門應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部移交。各單位、各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。第三條立卷歸檔要求：歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（一）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。（二）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。（三）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（四）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。（五）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。（六）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。（七）本公司各部門立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由行政人事部統一發(fā)給。第四條檔案保管期限（一）文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。（二）確定公司檔案保管期限的原則1、凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2、凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。3、凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。第五條按照“八防”的要求，設置窗簾、樟腦精、配置滅火器，適時進行庫房密閉、通風等措施。第六條檔案室是存儲檔案的機密重地，除有關領導視察工作外，非本室工作人員，未經同意，任何人不得隨意進入。第七條檔案管理人員應定期對所保存的檔案進行檢查、核對、清點，做到發(fā)現問題及時補救。第八條凡借出的檔案歸還時，檔案管理人員應認真查對，準確完好方可辦理歸還手續(xù)，并及時依號上架。第九條入庫檔案必須進行歸類、編號，并成卷裝訂；庫房中的檔案應排列有序，統一編號，便于查找。第十條要求書寫工整，用紙規(guī)范。使用藍黑墨水、碳素墨水或激光打印或噴墨打印。不得使用圓珠筆，鉛筆書寫。第十一條保管檔案人員調離時，對所保管的檔案材料要逐件進行移交，移交清單一式兩份，辦完交接手續(xù)，方可調離。第五章檔案借閱制度第一條公司檔案借閱實行逐級審批制。每次借閱時間不得超過7個工作日，如需繼續(xù)使用，必須辦理續(xù)借手續(xù):公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準，然后到行政人事部填寫檔案借閱單，方可借閱；公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意或總經理批準。第二條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。第三條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經總經理批準。凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，須經總經理批準。第四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第四條進行處罰。第五條總經理借閱非密級別檔案，可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。第六條如借閱人沒有按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)或借閱手續(xù)不完善，檔案室管理員有權拒絕其調閱。第七條公司檔案原則上不對外，如遇特殊情況有外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可查閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。第六章檔案的銷毀第一條公司任何個人或部門非經允許不得私自銷毀公司檔案資料。第二條對已過保管期限和確無保存價值的檔案，應由檔案管理人員定期清理，提出銷毀和處理意見，造具銷毀清冊，提交部門負責人審查并報總經理呢批準。銷毀時要有兩個監(jiān)銷人員，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽名，然后歸綜合檔案室保存。第三條在銷毀公司檔案資料時，監(jiān)銷人員必須由總經理或行政人事部指定。第四條經批準銷毀的檔案，檔案管理員須認真核對，將《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。第七章罰則第一條公司各部門凡違反制度第四章第二條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發(fā)現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和部門負責人寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。第二條公司各部門凡違反本制度，泄露秘密，按《公司保密工作條例》進行處理。對涂改、拆散或未經領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對部門負責人和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。第三條公司各單位凡違反本制度第五章第一條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。第四條公司各部門凡違反本制度第五章第四條，遺失檔案的，應立即報告。視情況出具處理制度及對應處罰。第八章附則第一條本制度由行政人事部制定，經總經理審批簽字后生效。第二條本制度修改及解釋權歸行政人事部，之前下發(fā)制度如有與本制度相悖之處，均以本制度為準。第三條本制度自2