/如何開有效的會議？在公司每天都要參加很多的會，而很多會從開始到結束都沒有太多的結論，或者會議決議得不到有效的跟進和實施.大會小會不僅僅浪費了很多時間,同時也在挫傷自己的積極性，如何讓會議更加有效呢？先看看目前所參加的這些會議普遍存在什么問題吧！1、會議主題不清晰；有時候突然在oｕtlook里面就收到了一個約會說某某時候要開一個會,大概有個主題，然后約會里面也不會提及會議的主題有那些？ageｎda是什么？系統(tǒng)達到什么目的？通常收到這樣的約會，就接受一下，然后就不了了之了，等到會議要開始的時候，oｕtlｏoｋtiｐs一下,然后就去開會了.2、會議討論太發(fā)散;由于沒有主題或者agenda，結果導致到了會議室，主持人就開始在不斷的介紹，在介紹的過程中，與會人員就會不斷的騷擾，打斷，或者岔開話題，結果可想而知，會議不斷的跟拖延了，主題也不明確了，發(fā)散了…．３、會議沒有決議，形式化；很多會議開了就是開了,為開會而開會，沒有任何的決議；4、會議變成某幾種對立思想的沖擊；曾經(jīng)參加過這樣的會議，會議進程中,出現(xiàn)對立的幾派思想，然后就是在這些對立面中互相沖擊，爭吵，結果會議不了了之;５、會議時間過長或在非上班時間開會；由于以上的某些原因,會議時間太長，直接導致參會人員心不在焉,思想不集中，會議效果自然很差;6、忽略溝通的層次性;某些會議，因為忽略溝通的層次性，比如把老板,經(jīng)理，員工等這些角色的人都卷在一起開一些很具體事務的會議,會議組織者經(jīng)常容易忽略在這些角色中存在層次性,結果導致會議的效果沒有達到；針對以上問題，整理一下，開一個高效會議的步驟如下：1、明確會議的目的，議題和議程，并在會議之前2－３天就要告知與會人員，并發(fā)起ｏutlook約會，讓參會人員有備而來；2、準時召開會議，在召開會議前３０分鐘要提前知會參與人員，讓他們提前準備，并再次知會議程和目標；3、有明確的主持人，主持人在會議開始前再次重申會議議程和目標，并控制好會議進程，會議主持要控制氣氛避免出現(xiàn)沖突，同時要避免臨時性話題成為主要議題；4、嚴格控制開會時間，出現(xiàn)延時的時候，主持人要征求參與人員意見或果斷結束會議；避免非上班時間開會；5、會議進程中有開始前對目的的重申，也必須有會議的總結，并形成決議,列入GTD的事項中去；6、會議必須有會議紀要知會參會人員,并進行歸納,需要跟進事項列入actioｎｉｔeｍ；以上是簡單的總結，開會是一門藝術,因為開會其實是一直有效的溝通方法。希望大家在日常工作中多多總結，一起來提升對會議的高效時間管理!這里有高效會議的一些工具，可以參考應用；英特爾公司開會：首先將會以分為：“任務型”（ｍiｓｓiｏnｍeｅtiｎg）與“程序型”(procｅssｍeetinｇ)：１、“任務型"會議的主要目的是要集思廣益,或借腦力激蕩以解決問題，為使任務型會議進行得最有效率，參加人數(shù)應該低于七至八人,才能讓彼此意見充分溝通。２、“程序型"會議就像我們經(jīng)常開的部門會議、董事會等,目的是要報告或批準某項計劃或某種行動，而非解決問題，只要澄清會議的性質(zhì)，就可以幫助會議產(chǎn)生更大的效率。在會議前，先公布會議議程與目的,讓參與者有時間準備,同時也要注意參與者是否都是恰當?shù)娜诉x,在會議結束前十分鐘，做最后的結論,也讓每個人知道自己的下一行動該做什么.一個好的會議的特征是很難定義的,如果讓這些會開得好一些，不僅僅是安排咖啡和面包圈的問題。有產(chǎn)出、有價值、有參與性的會議需要一個清晰的目標，一個開放的對話環(huán)境,以及一個強有力的領導者。這里給你介紹一些如何讓你的會議更加有意義的建議.唱起來跳起來:另類會議戰(zhàn)略你開會的風格與你的團隊風格一致么？你想制造什么樣的和睦關系或者氣氛呢？如果你的會議沒有得到你的預期，那么從有經(jīng)驗的公司那里獲得一些竅門,他們開發(fā)了一些聰明的方法把人們弄到一起去。這里介紹5個有創(chuàng)意并且有效的開會技巧，涵蓋類型從簡短的大家站在一塊兒的說兩句的小會到網(wǎng)絡世界的三維對話。麗茲—卡爾頓開會技巧：每次換班的時候,簡短的站立聚會利：快速傳播重要信息弊：時間太短,任何話題都深入不了麗茲－卡爾頓在它全球的每一間豪華酒店中，每天每個８小時輪班的開始,大家都要站在那開一個15分鐘的會。這家公司用這些“排隊”作為重申公司價值的方法，利用這個時間,向雇員們發(fā)布未來麗茲-卡爾頓酒店要引進的新產(chǎn)品和服務,大家互相交流最新的重要消息。當２0０5年卡特利娜颶風襲擊了墨西哥灣地區(qū)以后,公司在24小時內(nèi)向它的所有３萬4千名雇員傳達了新奧爾良海岸發(fā)生了什么,以及,他們對于救災能夠做出什么貢獻.在日復一日的基礎上，像理查德·阿諾爾蒂這樣的部門領導，他是位于華盛頓特區(qū)的麗茲—卡爾頓酒店的行政總廚,利用這個排隊開會的機會作為微調(diào)顧客服務的方法。阿諾爾蒂提醒他的烹飪團隊回頭客和貴賓的食品口味愛好：素食,特別指定的酒窖的酒,或者小零食.“如果誰喜歡奶油太妃美味小蛋糕,我們會上天入地的找到奶油太妃美味小蛋糕,保證在他們到達的時候呈上。"他說。沃爾瑪開會技巧：讓雇員們在休息時間開會利：加強企業(yè)忠誠弊：７點半？禮拜六?在１960年代中，當沃爾瑪還是一顆冉冉上升的新星的時候,薩姆·沃爾頓實施了一項禮拜六早上在位于堪薩斯的本頓谷總部辦公室，從7點半開始開一到兩小時的戰(zhàn)略會議的政策。雖然時間的選擇有公司苦役的味道,這個會已經(jīng)成為了沃爾瑪管理層雇員的試金石.今天,超過1千名管理團隊成員親自到場，同時參與開會的還有全國的區(qū)域經(jīng)理們，他們或者利用電話,或者利用網(wǎng)絡視頻會議系統(tǒng).沃爾瑪說，在周末清晨開會，可以讓新的商業(yè)改進措施及時在當天實施，在某些情況下——對于周末購物潮來說剛好趕點?！案倪M可能是各種情況，從商品的擺放，到我們處理貨物的方法,到顧客告訴我們的我們能夠做得更好的地方,”沃爾瑪發(fā)言人丹·佛格曼說.雅虎開會技巧：周五非正式的，有雞尾酒和零食的會利：提供了一個開放而放松的環(huán)境弊：酒的消耗和群體專注性是逆向相關的雅虎內(nèi)部的一個業(yè)務集團每禮拜五都要舉行一個雖然是非正式的但是必須要開的會。格利戈·阿諾德，是優(yōu)質(zhì)服務基礎設施部工程高級主管,這個部門主管票據(jù)和付款操作，每周他負責召集被他叫做“周五下午俱樂部"的會。在辦公區(qū)之間的開放過道中,80名雇員喝著啤酒、葡萄酒,吃著零食聚集在一起。他們用２0—30分鐘討論項目的最新進展，如何從商業(yè)挑戰(zhàn)和機會中獲得益處,以及本部門應該對未來有什么打算.“這是一個論壇，在這里你試圖讓人們互相建立聯(lián)系，"他說，“你希望聚會更加互動和個人化，你也不想把人們拽進會議室?！蔽覀冇幸粋€非常固定的程式，讓大家在聚會上集中精力和富有產(chǎn)出.阿諾德補充道.他以歡迎新雇員為會議的開始,然后向大家引入來訪者的發(fā)言，對于過去的一周的重大事件給與評論，指出很快要發(fā)生的事情,以詢問有沒有人需要做特別發(fā)言而結束。之后，他說，歡迎雇員們與一起工作的其他人一起聊聊，交流交流，建立社會交往—-他們常常就那么做了。老海軍會議技巧：在一個休息室環(huán)境中進行的一對一式談話聚會利：當他們特別需要的時候，在不同的部門之間提供見面機會弊:在沙發(fā)里別坐得太舒服了.在舊金山教會灣區(qū)老海軍的新公司總部里，公司的銷售人員和服裝設計師們的辦公室在大樓的相反方向.兩個團隊平時并不在一起工作,當需要的時候,他們要求能夠協(xié)調(diào)雙方的工作。為了培養(yǎng)協(xié)調(diào)性,大樓有三層都被巨大的通道大廳互相連接了起來--想象一下H這個字母中間的那一橫-—大廳溝通兩邊的人。這個大廳,或者被他們叫做“聯(lián)絡休息室”，有沙發(fā)、咖啡桌和高級音響,可以讓商人們和設計師們在舒適的空間中一對一地會面,對雙方都很方便。林頓實驗室開會技術:在虛擬環(huán)境中與同事相見利：允許交流的時候用表情和模式，在電話會議上就不可能了弊：需要對虛擬環(huán)境很熟悉,還要有一個高速的網(wǎng)絡聯(lián)接。根本不用吃驚，一些會議在軟件開發(fā)商林頓實驗室是在公司的三維在線世界“第二人生”開的，杰西卡·迪茲維格爾斯基,林頓實驗室的社區(qū)開發(fā)人員，很多時候都是利用游戲里的在線社區(qū)開會,在那里她可以和同事互動,還像“社區(qū)居民”那樣交流。遠距離的同事在一個典型的電話會議上根本看不到表情,林頓實驗室的雇員們用他們的屏幕上的化身做表情,穿越時區(qū)表達自己.“讓真人的感覺加入交流，"迪茲維格爾斯基說。當一些管理者抱怨，雇員們在開電話會議的時候,被電子郵件和短信干擾;與此同時，“第二人生"利用不同類型的交流,鼓勵多方對話。例如,迪茲維格爾斯基說,在“第二人生”里，她用發(fā)送私人信息的方法與某個同事單獨交流，相對在開會的時候你轉(zhuǎn)頭與他說話而言，不會打擾主會議的進行。你是否曾經(jīng)坐在一個毫無主題的會議上，算計著十幾位高薪的專家在一個超級無聊的會議上圍桌而坐，發(fā)呆做白日夢，得浪費多少錢?關于糟糕的會議的恐怖故事有很多，但是一個好的會議的特征卻是很難定義的。無論是團隊驗收還是部門告知最新動態(tài),每周或者每個月我們開的例會常常是最難讓人興奮的。讓這些會開得好一些，不僅僅是安排咖啡和面包圈(有時候甚至是椒鹽卷餅和啤酒)的問題。有產(chǎn)出、有價值、有參與性的會議需要一個清晰的目標，一個開放的對話環(huán)境,以及一個強有力的領導者。這里給你介紹一些如何讓你的會議更加有意義的建議。你需要的東西：自由幾分鐘到幾小時用于制定計劃地點:休息室和咖啡館對于三四人的小群體來說具有比較好的氣氛。如果你的會議非常大，需要一個會議室，請?zhí)崆邦A訂好。日程：明白你需要談論什么，你要給每個題目分配多少時間。為會議確定一個目標然后不能更改.視覺輔助：通過白板或者翻轉(zhuǎn)板充分利用會議,一定要有一只時鐘或者計時器，并且讓大家都看得到。領導:這是你的會，所以讓大家集中精力是你的工作。如果他們煩了，你就失敗了.讓每一次會議有成效-—或者干脆別開會目標：決定是否有必要開一個會，并且只邀請必要的人大部分的會議其實根本不需要開。大量的有效時間被浪費掉了,僅僅是因為管理者們認為面對面見到是非常重要的，或者因為,像老驢拉磨，他們習慣了一些具體的慣例.圣母大學的管理學教授Ｊ。S．奧柔克第四指出,確定是否需要開會的最好方法是問問自己是否傳遞信息是單通道的。如果你想給你的團隊發(fā)送最新消息或者發(fā)一個狀況報告，電子郵件通常就足夠了。第二個問題要問的是，你是否需要從所有的參與者那里獲得反饋，奧柔克補充說。如果是這樣，電子郵件有限制了：“在一個會議上，你會得到各種不同的反饋，細節(jié)上和質(zhì)量上都更好一些。"最后,他補充說，詢問是否開會的真正目的是建立統(tǒng)一認識是有幫助的:見面談會更容易一些。一旦你決定了你絕對是需要開個會，只邀請那些可以在會議上有貢獻的并且從會議上有收獲的人：直接在這個項目上工作的團隊成員；決策制定者，他們是有權力把想法向前推進的人;專家們，他們具有團體需要的知識和想法，好幫助大家完整地了解一個問題。如果你想要一人來參會，但是并不需要他有什么反饋,而此時，他又非常投入于另外的工作，讓他們知道不來參會是可以的，但是在他們不在的情況下，可能做一些決定。如果他們對會議結果沒有異議，那么如何最好地使用他們的時間是他們自己的決定。不做什么開會對于以下事情沒什么益處：１.最新信息：如果信息流是單方面的，用發(fā)送電子郵件的方式代替。2。讓懶惰的人上道:在他們的同事面前訓斥或者讓他們尷尬，不會增加他們的主動性，還會浪費其他人的時間。用一個一對一的談話代替。3．讓每個人都跟你在一頁上：如果關于一個項目有不同的意見,則單獨與團隊的成員接觸，找出在項目向前推進的時候,他們需要什么。在一個團體聚會上，他們可能會聯(lián)合起來反對你。激發(fā)積極性：激勵是每天的管理工作的挑戰(zhàn)，不是一次性就能解決的。如果你的團隊失去勁頭，在私下的談話中找出原因，分別解決每個人的問題。定義目標指定日程目的：為你的會議創(chuàng)立一個結構生產(chǎn)力專家戴維·阿蘭建議，每個會議都要以“最大的成功聲明"開始，一個清楚的對會議可能得到的最佳結果的定義。申明理想的結果常常激勵與會者并讓會議更加有產(chǎn)出性。至少,它給出了一個每個會議都需要的專題：目標.在會議開始前，通過寫一個日程安排來讓所有的人都明白會議的目標。如果你是個拖沓的人,在你召集會議前就寫好日程。（這個練習也會幫助你確認是否開個會是有必要的，以及誰應該參加）。包括你的團體將需要討論的或者將要決定的任何事情，但是要簡短，使用子彈頭那么短的詞語代替整段的句子。清楚地寫明誰將是日程上每一部分的主持人,每項活動具體是發(fā)布最新消息、討論還是需要進行集體決定的行動。提前一天把會議日程通過電子郵件發(fā)送給你的同事們,這樣那些說不的人將有機會提前在私下把他們的反對意見與你交流—-而不是在會議上。(如果有必要，你還會有時間把他們的建議包括進修改的日程中。)永遠把日程放在電子郵件主頁內(nèi)容中發(fā)送；如果你使用的是附件發(fā)送，人們會嫌麻煩不打開它。以一種可以提高緊迫度和重要性的方法組織你的會議日程語言。一個這樣的短語這個季度的銷售挑戰(zhàn)比銷售季度最新動態(tài)更加吸引人。你希望讓人們感興趣,伯爾特·戴克爾說，他作為交流顧問為西門子、嘉信理財、以及眾議院議員南悉·佩洛西工作過.“它給他們一個你要做到什么地步的向?qū)?。它有觀點并且有行動步驟。你對他們向什么方向走給予影響,并不僅僅是通知他們.”在有更多人參與且花費更多時間的大會議上,通過給不同題目限制規(guī)定的時間而給談話一個清晰的結構.戴爾克建議用奇數(shù)時間—-比如,是25分鐘而不是30分鐘—-來顯示你對于堅持遵守精確的日程安排是嚴肅認真的。為了增加參與性，可以考慮給每個人一個角色或者任務。團隊領導和那些在某一領域的專家應該對應用于他們那個領域的議程項目進行控制。對于比較長時間的會議，如果覆蓋某一分會場的內(nèi)容與某些人沒有關系，安排他們不去參加那部分會議,這樣他們可以回到自己的工作中去，而不用一直等在那里聽完全不相關的內(nèi)容。必須的輔助材料與會者的工作當組織者把其他的人也拉進來幫助處理具體事務的時候，會議會進展得更加順利。這也是讓同事們參與的好方法，否則他們不是瞪著窗外發(fā)呆就是玩弄黑莓手機打發(fā)時間。時間守護者:讓會議的開始和結束依照日程安排進行,提醒主持人什么時候議程項目超過了他們規(guī)定的時間。記錄者:記錄都說了些什么，如果需要的話，寫會議紀要。寫白板的人：在頭腦風暴階段，把大家的