董事年度會(huì)的工作報(bào)告20**年,公司董事會(huì)嚴(yán)格遵守《公司法》、《證券法》等法律法規(guī)和《公司章程》相關(guān)規(guī)定,認(rèn)真履行股東大會(huì)賦予的職責(zé),規(guī)范運(yùn)作,科學(xué)決策,積極推動(dòng)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展。緊緊圍繞公司總體發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo),面對(duì)復(fù)雜的政策環(huán)境和多變的市場(chǎng)形勢(shì),不失時(shí)機(jī)的開展資本運(yùn)作,全力推進(jìn)公司重大資產(chǎn)重組工作,加速推進(jìn)資源整合;進(jìn)一步優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu);按照全年重點(diǎn)工作計(jì)劃,公司各項(xiàng)工作有序推進(jìn),保持了良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)。受董事會(huì)委托,我在此向董事會(huì)匯報(bào)20**年董事會(huì)工作報(bào)告,請(qǐng)審議。一、20**年董事會(huì)主要重點(diǎn)工作公司董事會(huì)按照有關(guān)法規(guī)和章程規(guī)定,認(rèn)真履行職責(zé),不斷完善公司規(guī)范化建設(shè)。密切關(guān)注國(guó)家宏觀政策和證券市場(chǎng)動(dòng)態(tài),以全面抓好公司“規(guī)范、經(jīng)營(yíng)、發(fā)展”為工作主線,全面提升公司盈利能力和管理水平,確保公司持續(xù)健康的快速發(fā)展。1、積極推進(jìn)公司重大資產(chǎn)重組。根據(jù)去年董事會(huì)提出的“適時(shí)全力推進(jìn)資本運(yùn)作”工作要求,20**年上半年密切關(guān)注房地產(chǎn)類上市公司資本運(yùn)作動(dòng)向,20**年8月7日接公司控股股東通知,XX集團(tuán)正在籌劃有關(guān)涉及本公司重大事項(xiàng),并于20**年8月8日公司股票停牌,8月15日公司發(fā)布重大資產(chǎn)重組停牌公告,正式啟動(dòng)重大資產(chǎn)重組。公司停牌后,配合XX集團(tuán)、相關(guān)中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查;資產(chǎn)重組范圍篩選;組織、審核各中介編制重組相關(guān)材料;整理重組有關(guān)資料等基礎(chǔ)性工作。在深入研究重組相關(guān)規(guī)定以及現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研等資料的基礎(chǔ)上,本著力求重組成功的務(wù)實(shí)原則,協(xié)助控股股東確定注入標(biāo)的資產(chǎn)。就公司重大資產(chǎn)重組工作中的難點(diǎn)和敏感問題,多次向證監(jiān)會(huì)、深交所進(jìn)行匯報(bào)溝通。公司董事會(huì)于20**年11月12日審議通過了《發(fā)行股份購(gòu)買資產(chǎn)并募集配套資金暨關(guān)聯(lián)交易預(yù)案》等相關(guān)議案,完成了公司決策程序和信息披露,公司股票于20**年11月13日復(fù)牌。目前,公司及相關(guān)各方正在積極推進(jìn)本次重組工作,相關(guān)財(cái)務(wù)審計(jì)、資產(chǎn)評(píng)估備案、盈利預(yù)測(cè)審核等工作正在進(jìn)行中。待上述相關(guān)工作完成后,公司將再次召開董事會(huì)審議本次重大資產(chǎn)重組的相關(guān)事項(xiàng),董事會(huì)審議通過后公司將披露重大資產(chǎn)重組報(bào)告書,并及時(shí)發(fā)出召開股東大會(huì)的通知,提請(qǐng)股東大會(huì)審議本次重大資產(chǎn)重組的相關(guān)事項(xiàng)。2、房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)有序,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)良好。面對(duì)房地產(chǎn)調(diào)控政策和復(fù)雜多變的市場(chǎng)形勢(shì),公司董事會(huì)積極應(yīng)對(duì),密切關(guān)注、認(rèn)真研判和把握政策動(dòng)向及市場(chǎng)走勢(shì),利用定期會(huì)議期間或?qū)ｉT會(huì)議以及專題調(diào)研等不同形式,多次聽取經(jīng)營(yíng)班子經(jīng)營(yíng)管理和開發(fā)策略匯報(bào),到控股公司現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研,積極主動(dòng)的調(diào)整開發(fā)節(jié)奏和營(yíng)銷策略,不斷提高對(duì)政策和市場(chǎng)的應(yīng)變能力,加強(qiáng)成本和費(fèi)用的控制,努力提升品質(zhì),在項(xiàng)目建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理、銷售利潤(rùn)和有序開發(fā)等方面,都取得了較好的業(yè)績(jī)。20**年,公司全年實(shí)現(xiàn)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入14.43億元,利潤(rùn)總額5.17億元,歸屬于上市公司股東的凈利潤(rùn)3.61億元,凈利潤(rùn)較上年增加0.81億元,同比增長(zhǎng)28.79%;扣除非經(jīng)常損益后凈利潤(rùn)2.75億元,較上年減少0.058億元;基本每股收益0.70元/股,較上年增加0.15元/股,增長(zhǎng)27.27%;總資產(chǎn)41.51億元,較上年增長(zhǎng)26.41%;歸屬于上市公司股東的所有者權(quán)益15.29億元,較上年增長(zhǎng)30.88%;每股凈資產(chǎn)2.98元,較上年增長(zhǎng)30.7%,加權(quán)平均凈資產(chǎn)收益率26.75%。3、順利完成董事會(huì)換屆工作。根據(jù)公司章程規(guī)定和公司發(fā)展戰(zhàn)略需要,在公司股東的大力支持下,順利完成公司董事會(huì)、董事會(huì)各專門委員會(huì)的換屆改選以及新一屆經(jīng)營(yíng)班子的聘任工作。新一屆董事會(huì)及各專門委員會(huì),其人員組成、專業(yè)分布和知識(shí)結(jié)構(gòu)以及其代表性等更加合理和全面。新一屆董事會(huì)及各專門委員會(huì)的有效工作,將對(duì)進(jìn)一步優(yōu)化公司的法人治理結(jié)構(gòu)建設(shè),促進(jìn)公司更好更快的健康發(fā)展起到積極的推動(dòng)和堅(jiān)強(qiáng)的保證作用。4、強(qiáng)化公司制度建設(shè)。公司董事會(huì)高度重視公司規(guī)范運(yùn)作,進(jìn)一步強(qiáng)化制度建設(shè)和規(guī)范經(jīng)營(yíng)管理行為,完善了公司管理制度。為規(guī)范公司管理,健全內(nèi)部控制體系,依據(jù)財(cái)政部等五部委頒發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引》、《天津廣宇發(fā)展股份有限公司內(nèi)部控制管理辦法》,審議通過了《內(nèi)部控制評(píng)價(jià)管理辦法》。5、優(yōu)化公司資產(chǎn)結(jié)構(gòu)。為更準(zhǔn)確真實(shí)反映公司的資產(chǎn)狀況,保證公司財(cái)務(wù)信息的公允、真實(shí)、完整,本著積極穩(wěn)妥,化解風(fēng)險(xiǎn)的原則,對(duì)尚存的有關(guān)歷史遺留問題,尋求多方解決方案并積極推進(jìn),化解風(fēng)險(xiǎn),對(duì)符合資產(chǎn)核銷規(guī)定的部分已計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的應(yīng)收款、其他應(yīng)收款、應(yīng)收股利進(jìn)行了核銷。6、維護(hù)和諧融洽的公共關(guān)系。公司董事會(huì)高度重視維護(hù)公共關(guān)系,不定期的與監(jiān)管部門溝通、匯報(bào)工作,取得監(jiān)管部門的支持。在遵守相關(guān)規(guī)則的前提下,通過深交所互動(dòng)易平臺(tái)及時(shí)答復(fù)投資者各種咨詢,耐心解答投資者電話,特別是公司股票20**年11月13日復(fù)牌后,與投資者的交流、溝通大量增加,公司提前采取措施,編寫了應(yīng)對(duì)預(yù)案,較好的應(yīng)對(duì)了投資者提出的各種問題,未發(fā)生信息披露問題。二、20**年董事會(huì)工作回顧1、本年度公司召開董事會(huì)會(huì)議情況(一)20**年2月18日,公司召開第七屆董事會(huì)第十九次會(huì)議,審議通過了2012年年度報(bào)告等相關(guān)事項(xiàng);(二)20**年3月26日,公司召開第七屆董事會(huì)第二十次會(huì)議。審議關(guān)于向重慶XX英大置業(yè)有限公司委托貸款的議案;(三)20**年4月25日,公司召開第七屆董事會(huì)第二十一次會(huì)議,審議通過了公司《20**年第一季度報(bào)告》;(四)20**年8月20日,公司召開第七屆董事會(huì)第二十二次會(huì)議,審議通過了20**年半年報(bào)以及董事會(huì)換屆議案;(五)20**年9月6日,公司召開第八屆董事會(huì)第一次會(huì)議,審議通過了董事會(huì)換屆后選舉董事長(zhǎng)、董事會(huì)專門委員會(huì)、總經(jīng)理以及董事會(huì)秘書、其他高級(jí)管理人員等議案;(六)20**年10月22日,公司召開第八屆董事會(huì)第二次會(huì)議,審議通過了公司《20**年第三季度報(bào)告》。(七)20**年11月12日,公司召開第八屆董事會(huì)第三次會(huì)議,審議通過了《天津廣宇發(fā)展股份有限公司發(fā)行股份購(gòu)買資產(chǎn)并募集配套資金暨關(guān)聯(lián)交易預(yù)案》等相關(guān)議案;(八)20**年11月27日,公司召開第八屆董事會(huì)第四次會(huì)議,審議通過了聘請(qǐng)公司財(cái)務(wù)審計(jì)、內(nèi)部控制審計(jì)機(jī)構(gòu)等相關(guān)議案;以上會(huì)議決議均在《中國(guó)證券報(bào)》、《證券時(shí)報(bào)》、《上海證券報(bào)》和巨潮網(wǎng)上進(jìn)行了信息披露。2、董事會(huì)對(duì)股東大會(huì)決議的執(zhí)行情況報(bào)告期內(nèi),公司召開三次股東大會(huì)。(一)20**年3月12日,公司召開2012年度股東大會(huì),審議通過了2012年年度報(bào)告等相關(guān)議案;(二)20**年9月6日,公司召開20**年第一次臨時(shí)股東大會(huì)。審議通過了公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)換屆議案;(三)20**年12月13日,公司召開20**年第二次臨時(shí)股東大會(huì),審議通過了聘請(qǐng)公司財(cái)務(wù)審計(jì)機(jī)構(gòu)以及增補(bǔ)監(jiān)事的議案。以上會(huì)議決議公告均在《中國(guó)證券報(bào)》、《證券時(shí)報(bào)》、《上海證券報(bào)》和巨潮網(wǎng)上進(jìn)行了信息披露。3、董事會(huì)下設(shè)的審計(jì)委員會(huì)的履職情況董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)工作情況公司董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)由3名獨(dú)立董事和2名董事組成,其中主任委員由會(huì)計(jì)專業(yè)的獨(dú)立董事?lián)?。根?jù)中國(guó)證監(jiān)會(huì)、深交所有關(guān)規(guī)定及公司董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)工作細(xì)則的規(guī)定,已建立《董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)年報(bào)審核工作規(guī)程》,公司董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)本著勤勉盡責(zé)的原則,履行了以下工作職責(zé):(1)董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)對(duì)中瑞岳華會(huì)計(jì)師事務(wù)所(特殊普通合伙)為2012年度審計(jì)工作出具了總結(jié)報(bào)告。公司年報(bào)審計(jì)過程中,聘任注冊(cè)會(huì)計(jì)師嚴(yán)格按照審計(jì)法規(guī)、準(zhǔn)則執(zhí)業(yè),重視了解公司及公司的經(jīng)營(yíng)環(huán)境,了解公司內(nèi)部控制建立健全和實(shí)施情況,也重視保持與審計(jì)委員會(huì)及獨(dú)董的交流、溝通,風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)強(qiáng)。審計(jì)委員會(huì)認(rèn)為,聘任會(huì)計(jì)師較好地完成了2012年度公司的財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)工作。(2)董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)對(duì)提供2012年年報(bào)審計(jì)的注冊(cè)會(huì)計(jì)師的督促和溝通情況提供年報(bào)審計(jì)的注冊(cè)會(huì)計(jì)師(下稱“年審會(huì)計(jì)師”)進(jìn)場(chǎng)前,審計(jì)委員會(huì)對(duì)公司編制的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行了全面的審閱,認(rèn)為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表能夠真實(shí)地反映公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果;同時(shí),該所對(duì)公司2012年年度報(bào)告審計(jì)工作做出了審計(jì)計(jì)劃,年審會(huì)計(jì)師進(jìn)場(chǎng)后,審計(jì)委員會(huì)及全體獨(dú)立董事不斷加強(qiáng)與年審會(huì)計(jì)師的溝通;年審會(huì)計(jì)師出具初步審計(jì)意見后,全體獨(dú)立董事及審計(jì)委員會(huì)成員與年審會(huì)計(jì)師進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)的交流同時(shí)督促年審會(huì)計(jì)師在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審計(jì)工作,審計(jì)委員會(huì)在年審計(jì)會(huì)計(jì)師出具初步審計(jì)意見后再一次審閱公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表,認(rèn)為公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的反映了公司的整體情況,同時(shí)形成決議同意將公司2012年財(cái)務(wù)報(bào)告提交董事會(huì)審核。(3)董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)關(guān)于20**年度聘請(qǐng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的意見報(bào)告期內(nèi),根據(jù)公司的實(shí)際和發(fā)展需要,經(jīng)公司第八屆董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)第一次會(huì)議提議,公司董事會(huì)審議并經(jīng)20**年第二次臨時(shí)股東大會(huì)審議通過了聘請(qǐng)瑞華會(huì)計(jì)師事務(wù)所(特殊普通合伙)為公司本年度財(cái)務(wù)審計(jì)機(jī)

董事會(huì)秘書室秘書工作手冊(cè)二O年十月目錄前言………3第一部分日常事務(wù)處理…………………4電話、傳真、郵件、文件管理、名片第二部分日程安排………7總體日程安排…………………7出差日程安排…………………8會(huì)議安排………14大型活動(dòng)………19突發(fā)來訪接待…………………23第三部分溝通與協(xié)調(diào)……24內(nèi)部溝通………24外部溝通………25秘書應(yīng)具備的禮儀……………25秘書禮儀素質(zhì)的要求…………27第四部分文字支持………28第五部分會(huì)議支持………30

前言秘書工作總結(jié)起來用六個(gè)字就可以概括，即：辦文、辦會(huì)、辦事?？雌饋聿黄鹧郏霾缓脜s會(huì)誤大事。要想把秘書工作干好，需要遵循四個(gè)原則，分別是準(zhǔn)確原則、迅速原則、保密原則和實(shí)事求是的原則。為了將董事會(huì)秘書室的工作做好，參閱有關(guān)資料，撰寫了此秘書工作手冊(cè)，作為以后工作的指導(dǎo)性文件。第一部分：日常事務(wù)處理一、撥打/接聽電話的程序和標(biāo)準(zhǔn)打電話前的準(zhǔn)備準(zhǔn)備好電話記錄本和筆把要與對(duì)方說明的事情、內(nèi)容的順序簡(jiǎn)單列在記事本上，并逐一核對(duì)無遺漏。準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無誤，開始撥打。正式撥打電話：撥通電話后，確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！董事會(huì)秘書室****如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。如告知對(duì)方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對(duì)方做好記錄逐一將事情說明，注意語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確；通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。3、接聽電話3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！董事會(huì)秘書室判斷WHO，分以下幾種情況：來電人員處理標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)部直接上級(jí)及平級(jí)記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話，速聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)回電。直接下屬問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)如事情緊急，告知領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系方法。普通員工問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；其他可視情況處理外部重要且緊密記錄留言，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)如事務(wù)緊急，記錄電話，速聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)回電。重要但不緊密記錄留言，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。不重要且不緊密問清概要，酌情處理若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。通話技巧：日常禮貌用語(yǔ)：詢問對(duì)方時(shí)，可用：“請(qǐng)問您哪里？”、“請(qǐng)問您怎么稱呼？”“請(qǐng)問有什么事？”等對(duì)直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時(shí)予以轉(zhuǎn)接。如對(duì)方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、單位、電話號(hào)碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。如不能把握領(lǐng)導(dǎo)是否要和對(duì)方通話的情況下，不能隨便回答領(lǐng)導(dǎo)“在”或“不在”，可說“請(qǐng)您稍等一下，我去看看**領(lǐng)導(dǎo)是否在？”，然后請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否轉(zhuǎn)接。如遇總經(jīng)理不愿接聽對(duì)方電話，則可用委婉的語(yǔ)氣：“實(shí)在抱歉，**領(lǐng)導(dǎo)這是不知上哪去了，我見到他時(shí)再給您回個(gè)電話；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在知道身份但不告知事由的情況下，可詢問對(duì)方是公事還是私事，如是公事可讓對(duì)方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目的。在對(duì)方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。如果對(duì)方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請(qǐng)問您還有別的事嗎？”或“對(duì)不起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。如一個(gè)未完又來一個(gè)，應(yīng)視電話內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對(duì)方電話，稍侯打過去。整理電話留言，在領(lǐng)導(dǎo)回來后匯報(bào)相關(guān)信息。二、傳真將傳真分類：需要領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意處理由秘書來代為處理的：A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人由秘書本人回復(fù)使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式遵守公文寫作規(guī)范保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對(duì)方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對(duì)方確認(rèn)。需請(qǐng)對(duì)方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍務(wù)必在傳真件首頁(yè)上標(biāo)明總頁(yè)碼，并在每一頁(yè)文件上標(biāo)注頁(yè)碼。必要的傳真分類存檔三、郵件根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。以領(lǐng)導(dǎo)名義回復(fù)時(shí)，要在語(yǔ)氣上予以注意，并從領(lǐng)導(dǎo)信箱發(fā)出；以秘書名義發(fā)送時(shí)，要說明郵件內(nèi)容為領(lǐng)導(dǎo)授意。由秘書來待為處理的：A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人;B、由秘書本人回復(fù)如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話說明。需要領(lǐng)導(dǎo)審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)；重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔四、文件管理閱讀文件，判斷是否應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。對(duì)文件進(jìn)行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于領(lǐng)導(dǎo)工作安排。按領(lǐng)導(dǎo)批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定）登記存檔，必要的事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。文件進(jìn)行登記存檔應(yīng)按不同的類別進(jìn)行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時(shí)譯出五、名片分類：可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等；存放：名片盒錄入到電子通訊錄中（更易查找）應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時(shí)方便快捷。第二部分日程安排總體日程安排工作分為日常性工作，即事先有計(jì)劃的相對(duì)固定的工作（如會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排的事情）兩類。將有計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體原則：了解領(lǐng)導(dǎo)的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，-優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍；-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn)；對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定期與領(lǐng)導(dǎo)溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開展；注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排；（二）日程安排工作標(biāo)準(zhǔn)周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù)；在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來的安排，防止沖突；每周、每月安排相對(duì)固定時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)核對(duì)日程，保證秘書與領(lǐng)導(dǎo)的日程表內(nèi)容一致；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在領(lǐng)導(dǎo)的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理；控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周計(jì)劃安排模版可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；也可按照領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排（一）國(guó)內(nèi)出差出差前：確定出差目的和日期；確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)出差陪同人與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。）確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）；完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見范例）。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。擬寫授權(quán)書并于領(lǐng)導(dǎo)出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。（見范例）出差中在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；配合領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排；出差后出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國(guó)外出差出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn)：機(jī)票購(gòu)買時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長(zhǎng)途飛行選擇好的機(jī)型；注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請(qǐng)函，并提醒總經(jīng)理攜帶；根據(jù)客人的級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐膰?guó)家風(fēng)情資料；確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù)；回國(guó)后向邀請(qǐng)方致謝。（三）陪同出差在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項(xiàng)：登機(jī)前，為領(lǐng)導(dǎo)辦理保險(xiǎn)費(fèi)購(gòu)買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人；到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話，并將秘書房號(hào)電話及時(shí)告知領(lǐng)導(dǎo)；每日及時(shí)核對(duì)本日及第二天的日程安排；提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛；及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；攜帶領(lǐng)導(dǎo)名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫?、采訪提綱）；注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將領(lǐng)導(dǎo)與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理。附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和存有必要的電子演示稿的U盤往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書手中）書面講話稿及素材活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：國(guó)內(nèi)出差日程范例****出差深圳日程安排（4月25-27日）時(shí)間日程地點(diǎn)備注4月25日17：25北京—深圳CA1305機(jī)場(chǎng)接機(jī)人：1360―――入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會(huì)面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺聯(lián)想：、議題：嘉利最新情況通報(bào)對(duì)方聯(lián)系人：鄧秉覺1390299751413：20出發(fā)前往EMCoffice、陪同前往14：00EMC會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、、、、EMC參加人：總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱會(huì)面安排：14:00~15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會(huì)面深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人：采購(gòu)部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸?、議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢(shì)等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機(jī)動(dòng)16：25前往機(jī)場(chǎng)，車程約30分鐘17：40CA1303深圳—北京安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話：附件四：國(guó)外出差日程安排表范例執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月14日17：50——20：4021：00——21：30北京——漢城到達(dá)酒店辦理入住（因通訊不便，LG商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用，號(hào)碼為：0192335098KIMPOHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場(chǎng)左邊出口舉牌接(Tel:0193367896)下榻處:HolidayinSeoul(佳樂)Tel:82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8：00——9：009：00——12：3012：30——13：2013：20——14：4014：40——16：4016：40——18：00與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進(jìn)早餐及會(huì)談前往LG位于龜尾的LCD廠與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會(huì)談（陪同及參加者:LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park）前往LG電子位于平澤的CDROM廠參觀及會(huì)談（陪同及參加者：LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）HolidayinnSeoulorLGTwin龜尾路程：3小時(shí)中餐主持人:Mr.K.S.Park路程：3小時(shí)主持人:Mr.M.H.Park訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月15日18：00——19：3019：30——21：00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8：00——9：209：30——10：0010：30——10：5010：50——11：2011：20——11：5011：50——13：0013：00——14：00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見面（LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行會(huì)談參觀與會(huì)者共進(jìn)午餐乘車前往LG總部七星（Kiheung）聯(lián)絡(luò)人：Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314：30——17：0017：00——17：3019：00——21：00會(huì)談（參加者：LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐（D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40參觀韓國(guó)電子市場(chǎng)/漢城市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場(chǎng)漢城——北京漢城市區(qū)及近郊陪同人：導(dǎo)游、LG商事Mr.J.S.Park（17日為韓國(guó)國(guó)慶日）自酒店到機(jī)場(chǎng)約40分鐘路程三、會(huì)議安排會(huì)議分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議，現(xiàn)進(jìn)行分別介紹。（一）內(nèi)部會(huì)議安排領(lǐng)導(dǎo)主持的會(huì)議PAGEPAGE43注意事項(xiàng)：會(huì)前與領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如領(lǐng)導(dǎo)全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對(duì)特別重要的參會(huì)人，可通過電話確認(rèn)；會(huì)中協(xié)助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給領(lǐng)導(dǎo)；領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議（二）外部會(huì)面安排總經(jīng)理主持的外部會(huì)面注意事項(xiàng)：綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物；在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；如需安排參觀，提前與企劃部聯(lián)系，填寫參觀申請(qǐng)，安排參觀陪同人；會(huì)前給領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與領(lǐng)導(dǎo)溝通洽談事宜；在會(huì)前擬制meetingagenda（見模版）在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；--初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；--再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會(huì)面時(shí)攜帶；提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對(duì)待客人謙和有禮的態(tài)度；提醒總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況；會(huì)面結(jié)束后，待領(lǐng)導(dǎo)或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；總經(jīng)理參加的外部會(huì)面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會(huì)面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：注意事項(xiàng)：會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間；對(duì)會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋四、大型活動(dòng)陪同領(lǐng)導(dǎo)參加的大型活動(dòng)：部門時(shí)序秘書領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天預(yù)定車輛安排日程Y征求領(lǐng)導(dǎo)意見了解活動(dòng)議程N(yùn)接受活動(dòng)邀請(qǐng)結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)需要，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕帶好活動(dòng)議程、名片等資料提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開始活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天預(yù)定車輛安排日程Y征求領(lǐng)導(dǎo)意見了解活動(dòng)議程N(yùn)接受活動(dòng)邀請(qǐng)結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)需要，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕帶好活動(dòng)議程、名片等資料提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開始陪同領(lǐng)導(dǎo)參加的大型活動(dòng)流程說明：接受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)同意參加的活動(dòng)事先安排日程；活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)；活動(dòng)當(dāng)天著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好活動(dòng)議程、名片等資料；活動(dòng)中關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的需要，注意保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線內(nèi)，在必要時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)擋駕；活動(dòng)后整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持的大型活動(dòng)：部門時(shí)序秘書領(lǐng)導(dǎo)征求領(lǐng)導(dǎo)理意見總經(jīng)理審閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開始征求領(lǐng)導(dǎo)理意見總經(jīng)理審閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開始參與支持的大型活動(dòng)流程說明：接受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見；如果領(lǐng)導(dǎo)同意參加活動(dòng)，安排好日程；活動(dòng)前三星期參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)；如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；幫助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練；活動(dòng)當(dāng)天參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)需求的同時(shí)也關(guān)注其他領(lǐng)導(dǎo)的需求；在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)的需求或部署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作；活動(dòng)后整理業(yè)務(wù)資料和名片；根據(jù)錄音整理講話稿；領(lǐng)導(dǎo)在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。五、突發(fā)來訪接待部門時(shí)序秘書領(lǐng)導(dǎo)征求領(lǐng)導(dǎo)意見NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行后續(xù)安排安排領(lǐng)導(dǎo)同來訪者見面為對(duì)方安排會(huì)議室，告訴對(duì)方需要等待的時(shí)間領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)告知來訪情況記下對(duì)方聯(lián)系方式，留下對(duì)方資料征求對(duì)方意見，幫助安排其他負(fù)責(zé)人見面主動(dòng)另約見面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對(duì)來訪者熟悉？問清對(duì)方來訪目的開始征求領(lǐng)導(dǎo)意見NYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行后續(xù)安排安排領(lǐng)導(dǎo)同來訪者見面為對(duì)方安排會(huì)議室，告訴對(duì)方需要等待的時(shí)間領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)告知來訪情況記下對(duì)方聯(lián)系方式，留下對(duì)方資料征求對(duì)方意見，幫助安排其他負(fù)責(zé)人見面主動(dòng)另約見面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對(duì)來訪者熟悉？問清對(duì)方來訪目的開始接待突發(fā)來訪流程說明：?jiǎn)柷鍖?duì)方來訪目的；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到會(huì)議室，為對(duì)方準(zhǔn)備飲料和報(bào)紙，并告訴對(duì)方大概要等多久，同時(shí)禮貌地暗示對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)的下一個(gè)約會(huì)何時(shí)開始，請(qǐng)對(duì)方注意時(shí)間；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室，由秘書對(duì)情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時(shí)都會(huì)受到歡迎，同時(shí)征詢來訪者意見，主動(dòng)和來訪者另約一個(gè)見面時(shí)間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排；對(duì)于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見；對(duì)于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對(duì)方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對(duì)方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；對(duì)于確實(shí)應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)分管的來訪記下對(duì)方的聯(lián)系方式，告訴對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)不能立刻接待他，并做出解釋。如果對(duì)方愿意，可以推薦對(duì)方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告訴對(duì)方可以先把想法以寫信或寄email的方式告訴領(lǐng)導(dǎo)；在領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)告知來訪情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行后續(xù)安排。注意事項(xiàng)：有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做的任何解釋，死纏著非見領(lǐng)導(dǎo)不可，對(duì)這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。同時(shí)一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)email給總經(jīng)理，而且領(lǐng)導(dǎo)一定會(huì)看。第三部分溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書要與所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)建立經(jīng)常性的溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授意、做好上情下達(dá)的工作。秘書應(yīng)以主動(dòng)謙虛的態(tài)度與領(lǐng)導(dǎo)所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對(duì)方看作是自己的資源，通過一點(diǎn)一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對(duì)任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識(shí)，尊敬對(duì)方、尊重對(duì)方，注意及時(shí)向那些給予你支持的部門和人員表達(dá)謝意。二、外部溝通外部溝通會(huì)大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：作為領(lǐng)導(dǎo)與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠(chéng)信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。在代領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進(jìn)工作時(shí)，要與合作廠商達(dá)成理解，為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)境，輔助總經(jīng)理推進(jìn)。（二）禮尚往來：答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求領(lǐng)導(dǎo)意見之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒總經(jīng)理并為其安排與供應(yīng)商或戰(zhàn)略合作伙伴建立經(jīng)常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。作好助手和參謀的工作參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。首先是廣泛收集信息，多提供真實(shí)情況。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。其中要把握三點(diǎn)：要有觀察力，跟蹤了解領(lǐng)導(dǎo)的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。才能及時(shí)預(yù)測(cè)領(lǐng)導(dǎo)在想什么，準(zhǔn)備什么。要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)交流思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的思想。參與實(shí)踐，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作。積極介入有關(guān)工作，及時(shí)掌握相關(guān)情況，適時(shí)提出建議。經(jīng)常了解全局情況，取得按時(shí)保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動(dòng)權(quán)。參與要有度，參謀要有方參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”參與工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。語(yǔ)言形象領(lǐng)導(dǎo)在正式場(chǎng)合發(fā)表講話，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時(shí)做好語(yǔ)言標(biāo)識(shí)。公務(wù)活動(dòng)之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動(dòng)內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識(shí)）供領(lǐng)導(dǎo)參考準(zhǔn)備。2．協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為合作形象。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動(dòng)中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為激勵(lì)形象。要尊重別人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意見，在堅(jiān)持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強(qiáng)合力。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動(dòng)影響他人，秘書是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外界面的口，必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好以下幾項(xiàng)工作：要待人熱情，例如在領(lǐng)導(dǎo)開展某項(xiàng)活動(dòng)之前，詳細(xì)了解該項(xiàng)活動(dòng)所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對(duì)方的信息，為開展熱情友好的交際活動(dòng)創(chuàng)造條件。對(duì)外交往要真誠(chéng)情切，秘書要很好地領(lǐng)會(huì)和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對(duì)外交往中很好地運(yùn)用，必要時(shí)提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。秘書禮儀素質(zhì)的要求培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會(huì)令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。公正客觀。要公正地評(píng)價(jià)他人，不要以自己的好惡來評(píng)說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評(píng)、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠(chéng)心”。忠誠(chéng)守信。要忠誠(chéng)老實(shí)，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。不過高估計(jì)自己，不過低估計(jì)別人，善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點(diǎn)并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)欣賞和學(xué)習(xí)。恭敬就是尊重對(duì)方的人格，誠(chéng)懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個(gè)人的神態(tài)、語(yǔ)言、動(dòng)作和行為的綜合表現(xiàn)。表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們可以表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的欣賞、理解和歡迎。特別在與人交談時(shí)，眼神要能顯示你在傾聽對(duì)方的談話，使對(duì)方