襄陽鷹牌榮華軸承有限公司采購管理體系1．鷹牌榮華軸承有限公司采購管理的基本原則1．1．物資采購：實(shí)行質(zhì)量優(yōu)先、價格競爭、相對集中、服務(wù)及時的原則；1．2．供應(yīng)商的選擇：實(shí)行從企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)能力、工藝制造、質(zhì)量管理水平、供貨服務(wù)和財(cái)務(wù)狀況等方面進(jìn)行擇優(yōu)選擇的原則；1．3．供應(yīng)商關(guān)系：為戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實(shí)行利益共享、風(fēng)險共擔(dān)的原則；1．4．供應(yīng)商管理：實(shí)行年度評價、動態(tài)管理、優(yōu)勝劣汰（5%-10%）的原則；1．5．供貨質(zhì)量：實(shí)行質(zhì)量賠償和激勵的原則；1．6．采購過程：實(shí)行規(guī)范、公平、公正、公開的原則；2．采購管理體系2．1供應(yīng)商管理組織機(jī)購2．1．1采購部--------------供貨部門2．1．2質(zhì)量管理部--------------質(zhì)量檢驗(yàn)部門2．1．3技術(shù)中心--------------技術(shù)部門2．1．4財(cái)務(wù)部--------------價格審定及貨款支付部門2．1．5人力資源部--------------監(jiān)督部門2．2．采購管理職責(zé)2．2．1．采購部門(1)負(fù)責(zé)潛在供應(yīng)商的推薦、資格認(rèn)可以及合格供應(yīng)商確定的組織工作，提供潛在供應(yīng)商所有的相關(guān)資料；（2）編制物資采購計(jì)劃，按確定的合格供應(yīng)商及采購流程實(shí)施相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)；（3）組織物資采購招投標(biāo)、議標(biāo)工作；（4）組織對供應(yīng)商的業(yè)績評定和資源分配；（5）負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理；（6）負(fù)責(zé)付款計(jì)劃的制定；2．2．2．質(zhì)量管理部門（1）參與供應(yīng)商資格的評定，參與確定合格的供應(yīng)商；（2）負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商所供商品質(zhì)量的檢驗(yàn)、質(zhì)量跟蹤管理；（3）參與采購物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；（4）負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商質(zhì)量業(yè)績的評價和考核，參與供應(yīng)商的年度評價和整合工作；（5）負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商的質(zhì)量改進(jìn)和培訓(xùn)；（6）負(fù)責(zé)供應(yīng)商供貨質(zhì)量的索賠；（7）負(fù)責(zé)與合格供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；2．2．3．技術(shù)部門（1）參與供應(yīng)商資格的評審；（2）負(fù)責(zé)提供外購主材及輔材的采購標(biāo)準(zhǔn)；（3）參與采購物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；（4）參與供應(yīng)商的年度評價和整合工作；（5）負(fù)責(zé)與合格供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議、保密協(xié)議，并向合格供應(yīng)商提供產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品接收標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件；（6）對供應(yīng)商供貨樣品的鑒定；（7）負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商的技術(shù)培訓(xùn)；2．2．4．財(cái)務(wù)部（1）參與供應(yīng)商資格的評審；（2）負(fù)責(zé)采購結(jié)算價格的審定及貨款結(jié)算；（3）參與采購物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；（4）參與商供貨質(zhì)量的索賠工作；2．2．5．監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對公司采購管理全過程實(shí)施監(jiān)督；3．采購業(yè)務(wù)管理3．1．采購業(yè)務(wù)管理的依據(jù)：依據(jù)采購控制程序?qū)嵤?，確定合格供應(yīng)商名錄和供應(yīng)商A、B、C管理方案3．2．采購計(jì)劃、采購合同、采購訂單的管理：采購部根據(jù)銷售部門制訂的年、季、月度銷售計(jì)劃及追加計(jì)劃和物控部門提供的緊急采購計(jì)劃，編制年度、季度、月度采購計(jì)劃和緊急采購計(jì)劃，同時與合格供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的采購合同，合同的簽訂要遵守國家相關(guān)法規(guī)和本公司的相關(guān)規(guī)定，并在每月15日前向供應(yīng)商提供下月采購計(jì)劃，要求供應(yīng)商按具體的時間、數(shù)量和質(zhì)量要求供貨，并要求供應(yīng)商提供相關(guān)的材質(zhì)報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告和供貨產(chǎn)品清單；3．3．采購標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)技術(shù)要求管理：技術(shù)部門根據(jù)生產(chǎn)部、采購部、物控部、銷售部根據(jù)所掌握的供應(yīng)商信息，對達(dá)到滿足公司要求的供應(yīng)商由采購部填寫《合格供應(yīng)商評審表》，提交公司質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等單位進(jìn)行評價，必要時要求供應(yīng)商提交產(chǎn)品樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。經(jīng)評審合格的供應(yīng)商報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后納入《合格供應(yīng)商名錄》。4．2．合格供應(yīng)商的管理4．2．1．合格供應(yīng)商的業(yè)績考評合格供應(yīng)商的日常業(yè)績由采購部、質(zhì)量部門從物品質(zhì)量、交貨期、整改、服務(wù)及額外運(yùn)費(fèi)等幾方面考核，每月或每季進(jìn)行一次評價，根據(jù)評價結(jié)果對合格供應(yīng)商按優(yōu)秀（A級）、合格（B級）、基本合格（C級）、不合格（D級）進(jìn)行分級排序，實(shí)行等級管理。（1）對A級供應(yīng)商給予表彰并從供貨比例、財(cái)務(wù)結(jié)算等方面給予優(yōu)先；（2）對B級供應(yīng)商應(yīng)限量采購；（3）對C級供應(yīng)商，暫停采購；向其提出整改建議，整改后若不能通過新供應(yīng)商評審程序，取消其供應(yīng)商資格，通過評審的保留其合格供應(yīng)商資格；（4）對D級供應(yīng)商取消其供貨資格；5．供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量賠償和激勵機(jī)制為提高產(chǎn)品質(zhì)量，落實(shí)產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任，保證供需雙方和公司用戶的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》和《中華人民共和國消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》的有關(guān)規(guī)定，本公司將制訂產(chǎn)品質(zhì)量賠償和激勵的管理辦法，對供應(yīng)商所供的產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任、質(zhì)量賠償原則、質(zhì)量賠償程序、質(zhì)量賠償項(xiàng)目進(jìn)行分類、質(zhì)量損失的計(jì)算方法、質(zhì)量賠償?shù)纳暝V、質(zhì)量懲戒和激勵方面作出明確規(guī)定。供應(yīng)商在與本公司簽訂供貨協(xié)議或合同的同進(jìn)必須簽訂《質(zhì)量保證協(xié)議》和《技術(shù)協(xié)議》。協(xié)議中應(yīng)明確規(guī)定產(chǎn)品質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、抽樣方法和標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)設(shè)備和手段、接收準(zhǔn)則和拒收內(nèi)容。對產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、信譽(yù)高、售后服務(wù)周到、顧客調(diào)查滿意度高的優(yōu)秀供應(yīng)商，本公司將從供貨份額、貨款結(jié)算等方面予以優(yōu)先辦理。6．供應(yīng)商健儲管理本公司逐步實(shí)行物資零庫存管理，并與供應(yīng)商協(xié)商和簽訂有關(guān)協(xié)議，推行物資零庫存財(cái)務(wù)結(jié)算方式。所為物資零庫存結(jié)算，就是供應(yīng)商結(jié)算以我公司已用商品為結(jié)算依據(jù)，沒用產(chǎn)品作代儲商品管理，代儲商品不作為結(jié)算的依據(jù)，貨款結(jié)算為當(dāng)月貨款除一定比例的質(zhì)量保證金外，下月予以滾動結(jié)算。7．采購控制程序7．1．采購輸入：產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃活動時，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)提供材料消耗定額，技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)部負(fù)責(zé)提供生產(chǎn)計(jì)劃。7．2．供方調(diào)查：采購部根據(jù)產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范及質(zhì)量要求，在國內(nèi)外同行業(yè)廠家或主要原材料生產(chǎn)廠家中，選擇至少三個以上具有良好信譽(yù)及質(zhì)量保證的廠家進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：供方基本情況、生產(chǎn)能力、檢驗(yàn)和質(zhì)量保證能力、交付能力等。公司大宗物資采購必須采取招標(biāo)、競標(biāo)方式，由相關(guān)部門組成招標(biāo)小組實(shí)施。7．3．采購計(jì)劃：采購部根據(jù)實(shí)際庫存量和銷售部編制的年度銷售計(jì)劃及生產(chǎn)部編制的生產(chǎn)計(jì)劃，編制采購計(jì)劃，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。銷售部應(yīng)于每年的１２月３１日前制訂出下一年度的銷售總計(jì)劃，應(yīng)于每月的３１日前制訂出配套和市場的月度銷售計(jì)劃，7．4．采購信息控制：采購合同、采購訂單中應(yīng)列明所購物品的名稱、型號、規(guī)格、類別、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期。7．5交期跟蹤：為保證交貨期，采購部必須要求合格供應(yīng)商具有100%的交貨能力，列明交貨期要求，訂單數(shù)量，產(chǎn)品資料，以使合格供應(yīng)方能滿足此期望。采購員應(yīng)跟蹤交貨期進(jìn)度，確保存按期采購入庫，要求采購員提前以電話、傳真、信函或親自到廠商處跟催，以確保采購產(chǎn)品按時供應(yīng)。采購物品入庫按規(guī)定辦理入庫報(bào)檢手續(xù)。7．6．采購產(chǎn)品檢驗(yàn)：采購物品進(jìn)廠入庫由倉庫管理員驗(yàn)證物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等項(xiàng)目，并報(bào)檢；質(zhì)量管理部門根據(jù)有關(guān)進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)范的要求，對物品進(jìn)行必要的進(jìn)貨檢驗(yàn)；必要時，質(zhì)量管理部門派檢驗(yàn)員前往供貨方現(xiàn)場進(jìn)行采購物資驗(yàn)證或要求供方檢驗(yàn)部門提供質(zhì)量證明資料。質(zhì)量管理部門按照相關(guān)檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行采購物品檢驗(yàn)并開具相關(guān)檢驗(yàn)單。對日常進(jìn)貨進(jìn)貨檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的批量不合格或嚴(yán)重不合格項(xiàng)目時，由采購部書面通知合格供方，提出糾正和預(yù)防措施要求并限期改正。

采購合同管理辦法合同作為明確合同雙方權(quán)利的義務(wù)的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來的，應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同，合同均采用書面形式。一、采購合同的內(nèi)容：采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免發(fā)生糾紛的前下，具備以下主要條款：１．商品的品種、規(guī)格和數(shù)量：商品采購分材料采購和成品采購，商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。如：鍛件采購應(yīng)列明所用軸承鋼型號、毛坯流量、是退火件還是淬火件等。２．商品的質(zhì)量和包裝：合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn)；無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。３．商品的價格和結(jié)算方式：合同中對商品和價格的規(guī)定要具體，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。４．交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式：交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式（送貨、代運(yùn)、自提）。５．商品驗(yàn)收辦法：合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。６．違約責(zé)任：簽約一方不履行合同，違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金：（１）未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品；（２）未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨；（３）逾期發(fā)送商品。７．合同的變更和解除條件：在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況，都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。除此之外，采購合同應(yīng)視實(shí)際情況，增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定，使簽訂的合同更切實(shí)際，更有效力。

二、采購合同的簽訂

１．簽訂采購合同的原則：（１）合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里的法人，是指有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨(dú)立支配財(cái)產(chǎn)，能夠獨(dú)立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟(jì)活動，享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)，依照法定程序成立的企業(yè)。（２）合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。（３）必須堅(jiān)持平等互利，充分協(xié)商的原則簽訂合同。（４）當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。（５）采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

２．簽訂采購合同的程序：簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：(1)訂約提議。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。公司采購部根據(jù)所需采購的物品制定初始采購合同，合同中列明采購物品的規(guī)格、型號、單價、付款期限、交貨日期、結(jié)算方式等，采購部將合同傳真至供應(yīng)商手中。(2)接受提議。接受提議是指被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也稱承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實(shí)踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人，就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程，就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。供應(yīng)商確認(rèn)些合同所列內(nèi)容后，字后將此合同傳回公司采購部。采購部將此件作為合同附件存檔。(3)填寫合同文本。采購部根據(jù)初始合同填寫正式合同一式二份,將加蓋本公司合同章的正式合同以郵寄或傳真的方式傳入合格供應(yīng)方手中,合格供應(yīng)方將加蓋合同章的完整合同寄回或傳回本公司,合同簽訂完畢。(4)履行簽約手續(xù)。按合同規(guī)定的內(nèi)容跟蹤交期、質(zhì)量和結(jié)算貨款。保證采購任務(wù)的順利完成。有的經(jīng)濟(jì)合同，法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。

三、采購合同的管理采購合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作：

１．加強(qiáng)采購合同簽訂的管理加強(qiáng)對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理。在簽訂合同之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要的和貨源情況，掌握公司的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)本公司的購銷任務(wù)，收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)；二是對簽訂合同過程加強(qiáng)管理，在簽訂合同時，要按照有關(guān)的合同法規(guī)定的要求，嚴(yán)格審查，使簽訂的合同合理合法。

２．建立合同管理機(jī)制和管理制度，以保證合同的履行建立合同登記、匯報(bào)檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強(qiáng)與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的順利實(shí)現(xiàn)。有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均視為合同的組成部分，合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責(zé)的憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，并及時按機(jī)密程度專門歸檔合同正本一份存財(cái)務(wù)部，一份存辦分室，