績效輔導(dǎo)溝通與信息收集2013-03-31績被輔導(dǎo)對管理人員.和員工的作用對管理人員： 對員工：/\嘴助下屬提升能力；?提高員工滿咽到自己演弦的反撮信息i?了解下屬的工作情猊和進(jìn)意程度 ■碰抵了解組蝎的室要挎息;匿' 立信任、及時(shí)得到相應(yīng)的資源和常?容觀公正評價(jià)下屬的蟆散；?建設(shè)更有數(shù)助;,撮曷考技工作倘有鼓性和率的博隊(duì) -發(fā)現(xiàn)不足.瑚立改進(jìn)點(diǎn)-下屬的認(rèn)可度。濘理舌的角色啟發(fā)思藉.判咐睫，職業(yè)導(dǎo)辨■甘理扣宵偶臺們火伴解決建建、捉供揩助.技群士氣■甘理扣宵偶臺們火伴解決建建、捉供揩助.技群士氣尋首理看成光是協(xié)時(shí)人一如強(qiáng)灣酒，祈接?工作乂系，并解HI紛在績效管理循環(huán)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，績效輔導(dǎo)溝通階段貫穿整個(gè)績效期間，這個(gè)過程的工作直接影響者績效管理的成敗。在績效輔導(dǎo)溝通階段，許多人的認(rèn)識存在著以下誤區(qū):有些人認(rèn)為，績效實(shí)施是員工自己的事情，管理者的角色主要是監(jiān)督控制。這種把管理者和員工完全脫節(jié)的觀點(diǎn)顯然是錯(cuò)誤的。作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，只有每個(gè)員工都出色地完成業(yè)績，整個(gè)團(tuán)隊(duì)的業(yè)績才會完成，管理者的業(yè)績自然也就完成了；如果員工不能完成業(yè)績，那么管理者的業(yè)績就無從談起。因此，管理者應(yīng)該認(rèn)識到績效輔導(dǎo)溝通階段管理者的主要角色是實(shí)施輔導(dǎo)，幫助下屬完成績效目標(biāo)，同時(shí)要密切關(guān)注下屬的目標(biāo)完成情況；當(dāng)外部環(huán)境和內(nèi)部條件發(fā)生重大變化時(shí)，應(yīng)給予下屬更多的支持；如預(yù)計(jì)目標(biāo)沒有實(shí)現(xiàn)的可能時(shí)，要及時(shí)修改績效目標(biāo)。還有人認(rèn)為，花費(fèi)時(shí)間和精力記錄員工的績效是一種浪費(fèi)。誠然，記錄員工的績效要占用管理者一定的時(shí)間和精力，但這樣的成本是績效管理順利實(shí)施所必須的。績效期末進(jìn)行績效考核評估時(shí)，管理者應(yīng)該拿出事實(shí)依據(jù)，只有這樣，考核結(jié)果才能公正、客觀，員工才會口服心服，減少考核爭議的發(fā)生?？冃Ч芾韽?qiáng)調(diào)管理者和員工的互動，強(qiáng)調(diào)管理者和員工形成績效利益共同體，只有這樣，管理者和員工才會為績效計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)而共同努力。在績效輔導(dǎo)溝通階段，持續(xù)不斷的績效輔導(dǎo)溝通以及績效信息收集是最重要的兩個(gè)方面?？冃лo導(dǎo)溝通是保證員工完成績效計(jì)劃的重要手段；績效信息收集一方面能使管理者及時(shí)掌握員工的績效實(shí)施狀況，另一方面也能為績效考核評估積累一定數(shù)據(jù)。（一）績效輔導(dǎo)溝通在績效實(shí)施階段，一方面，員工匯報(bào)工作進(jìn)展或?qū)⒐ぷ髦杏龅降恼系K向管理者求助，尋求解決辦法和資源上的支持；另一方面，管理者會對員工實(shí)際工作與績效目標(biāo)之間的偏差進(jìn)行分析，并采取糾正措施或及時(shí)修改績效計(jì)劃?？冃贤ǖ膬?nèi)容績效溝通的主要目的是為了完成績效計(jì)劃這一核心主題，因此績效溝通的內(nèi)容主要就是工作進(jìn)展?fàn)顩r、員工階段工作評價(jià)、員工工作遇到的困難和障礙、員工工作需要的資源支持、員工績效目標(biāo)達(dá)成分析等方面。溝通方式可以采取正式溝通方式，也可以采取非正式溝通方式。正式溝通方式正式溝通是指事先經(jīng)過計(jì)劃和安排，按照一定的預(yù)定程序進(jìn)行的溝通。通常用的正式溝通方式有書面報(bào)告、會議和正式會談等。（1）書面匯報(bào)書面匯報(bào)是績效管理中最常用的一種單向績效溝通方式，指員工使用文字或圖表等形式向管理者匯報(bào)工作進(jìn)展情況，報(bào)告可以是定期的，也可以是不定期的。匯報(bào)中可以根據(jù)關(guān)鍵業(yè)績考核指標(biāo)，逐條寫明各項(xiàng)工作的開展現(xiàn)狀，并對績效計(jì)劃能否完成做簡單評價(jià)；匯報(bào)中應(yīng)說明預(yù)期不能完成的績效計(jì)劃事項(xiàng)、存在的困難和問題、需要的資源支持以及建議的解決方案等。管理者應(yīng)對下屬提交的書面匯報(bào)仔細(xì)審閱，并給予下屬及時(shí)的反饋意見。（2）會議溝通書面溝通無法提供面對面的交流機(jī)會，會議溝通可以提供更加直接的交流機(jī)會，而且可以滿足團(tuán)隊(duì)交流的需要。當(dāng)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、組織績效計(jì)劃等重要信息需要貫徹、傳達(dá)時(shí)，會議溝通往往是首要的選擇。（3）面談溝通管理者和員工進(jìn)行一對一的面談溝通是采用最多的一種績效溝通方式，這種方式可以使管理者和員工進(jìn)行深入的思想交流，談?wù)撘恍┎灰坠_的觀點(diǎn)，也可以建立管理者和員工比較融洽的關(guān)系，體現(xiàn)管理者對員工的績效輔導(dǎo)原則。非正式溝通方式在績效溝通中，恰當(dāng)?shù)厥褂梅钦綔贤ǚ绞?，可以取得意想不到的效果。非正式溝通有如下?yōu)點(diǎn)：形式靈活多樣，不需刻意準(zhǔn)備，不受時(shí)間和空間的限制，解決問題非常及時(shí)，發(fā)現(xiàn)問題能夠及時(shí)溝通，可以高效率地解決問題，易于拉近管理者和員工的距離，溝通效果往往很有效。非正式溝通的形式很多，包括管理者工作巡查、管理者開放式辦公、工作間歇管理者和員工交談以及聯(lián)歡會、生日晚會等非正式團(tuán)體活動。（二）績效信息的收集績效信息收集的目的績效信息的記錄和收集是績效管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，很多績效管理失敗的原因就在于績效信息的不準(zhǔn)確以及考核評價(jià)的隨意性。準(zhǔn)確、及時(shí)的績效信息對績效考核的順利實(shí)施具有重要意義。（1） 提供績效考核評價(jià)的基礎(chǔ)依據(jù)績效管理一般以年度、季度或月度為周期進(jìn)行。在績效評估時(shí)，需要對員工的各個(gè)關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)進(jìn)行考核評價(jià)，因此相關(guān)的考核信息數(shù)據(jù)就是考核評價(jià)公正、客觀的基礎(chǔ)。（2） 發(fā)現(xiàn)員工績效問題并提出績效提升的意見和建議通過對員工的績效進(jìn)行記錄和收集，可以發(fā)現(xiàn)員工績效方面存在的問題。通過和其他優(yōu)秀員工的對比，可以提出改進(jìn)的績效目標(biāo)。例如，當(dāng)管理者對員工說''你在這個(gè)方面做的不夠好〃或者''你在這個(gè)方面還可以做的更好一些〃時(shí)，就需要結(jié)合員工本人的具體事例以及優(yōu)異員工的事例來增強(qiáng)說服力，這樣會讓員工清楚地看到自己存在的問題以及與優(yōu)秀員工的差距，有利于員工改進(jìn)和提高績效。（3） 研究員工績效優(yōu)異或低下的深層次原因，總結(jié)、推廣經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)對績效信息的記錄和收集可以使管理者掌握績效優(yōu)異和績效低下的關(guān)鍵事件，可以探詢績效優(yōu)異或績效低下的深層次原因。發(fā)現(xiàn)績效低下者的真實(shí)原因，并有針對性地進(jìn)行培訓(xùn)，總結(jié)并推廣績效優(yōu)異者的成功經(jīng)驗(yàn)，可以提高整體員工的績效?？冃畔⒌膩碓床煌膩碓纯赡軙玫讲煌目冃畔??？冃畔⒌膩碓纯梢杂卸喾N途徑，包括考核者記錄收集、其他相關(guān)部門記錄收集、被考核者記錄收集以及由第三方獨(dú)立機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集等。被考核者記錄和收集績效考核信息可能會導(dǎo)致信息的不真實(shí)，在以下兩種情況下可以減少這種不真實(shí)的發(fā)生：一、績效考核者應(yīng)加強(qiáng)對下屬工作的了解，做到對下屬工作非常清楚，使下屬不敢造假；二、采取過程性考核指標(biāo)來進(jìn)行評價(jià)，被考核者收集信息的意義主要在于先對自己這方面的工作做一簡單評價(jià)，而對于考核者來說，這方面的信息只是評價(jià)的參考意見，如果發(fā)現(xiàn)被考核者的自我評價(jià)有較多水分，那么可以對被考核者該項(xiàng)指標(biāo)打個(gè)較低的分?jǐn)?shù)做為懲罰，并在績效考核面談時(shí)與被考核者進(jìn)行充分溝通，使被考核者明白下次要如實(shí)地評價(jià)自己的工作?？冃畔⑹占姆椒ê蛢?nèi)容（1） 信息收集的方法信息收集和記錄是績效管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，這項(xiàng)工作的好壞對績效管理的效果具有非常重要的影響。收集績效信息的方法有工作記錄法、定期抽查法、檢查扣分法、關(guān)鍵事件記錄法等。對于生產(chǎn)、銷售、服務(wù)有關(guān)方面數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)限等指標(biāo)，按照規(guī)定由相關(guān)人員填寫原始記錄單，并定期進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，獲得績效考核有關(guān)信息，這是工作記錄法。為了保證上述信息的真實(shí)有效性，管理者可以對上述信息進(jìn)行抽查，保證記錄的真實(shí)性，這是定期抽查法。檢查扣分法是針對關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)中出現(xiàn)錯(cuò)誤進(jìn)行扣分事項(xiàng)，對有關(guān)工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)一次錯(cuò)誤記錄一次，以便為考核期末績效考核提供原始信息。關(guān)鍵事件記錄法是針對員工特別突出或異常失誤的情況進(jìn)行記錄。關(guān)鍵事件的記錄有助于管理者對員工的突出業(yè)績進(jìn)行及時(shí)的激勵(lì)，對員工存在的問題進(jìn)行及時(shí)的反饋和糾偏。（2） 信息收集的內(nèi)容信息收集不可能將員工所有的績效表現(xiàn)都記錄下來，應(yīng)該確保所收集的信息與關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)密切聯(lián)系。根據(jù)信息來源不同，信息可以分為來自業(yè)績記錄信息（如工作目標(biāo)或工作任務(wù)完成情況的信息）、管理者觀察到的信息（如工作績效優(yōu)異或低下的突出行為表現(xiàn)）以及來自其他人評價(jià)的信息（如客戶反饋的積極或消極信息）等。為了使績效數(shù)據(jù)收集制度化，可以由人力資源部門匯總各部門應(yīng)該提供的考核指標(biāo)信息，提交給相關(guān)部門；在績效期末，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)提供相關(guān)信息，保證績效考核的順利進(jìn)行?？冃畔⑹占⒁馐马?xiàng)（1）員工應(yīng)該參與信息收集的過程績效管理的主要目的是為了提高員工的工作績效，績效管理是管理者和員工的共同責(zé)任，因此員工應(yīng)該自己收集相關(guān)績效信息或者參與相關(guān)信息的收集過程。員工參與信息的收集過程，一方面可以及時(shí)對工作進(jìn)行調(diào)整，有利于績效目標(biāo)的完成；另一方面管理者依據(jù)員工參與收集的信息與員工進(jìn)行溝通時(shí)，員工會容易接受這些事實(shí)。對于某些信息，可以由員工自己收集記錄，最后報(bào)管理者抽查審核；還有一些信息是管理者發(fā)現(xiàn)并掌握的，例如工作出現(xiàn)差錯(cuò)等信息，這時(shí)管理者應(yīng)及時(shí)將這些信息向相關(guān)員工進(jìn)行通報(bào)，這樣一方面可以對員工的工作及時(shí)進(jìn)行輔導(dǎo)、糾正，另一方面績效期末員工也易于接受這些績效信息。（2） 收集信息要有目的信息收集是一項(xiàng)耗時(shí)、費(fèi)力的工作，要占用大量的人力、物力和時(shí)間，因此一定要搜集那些對績效管理非常有必要的信息。有些過程信息可以不去關(guān)注，而直接關(guān)注最終結(jié)果；有些重要的過程信息，可以用關(guān)鍵事件記錄法來記錄；對于重要的結(jié)果信息，一定要如實(shí)記錄。信息收集可以針對關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)中的相關(guān)內(nèi)容，組織相關(guān)人員進(jìn)行記錄、收集。（3） 抽查是核對信息真實(shí)性的好辦法很多信息是員工自己記錄的，而且管理者也沒有太多的時(shí)間、精力來做信息的記錄與收集工作，因此員工在做工作記錄或收集績效信息時(shí)往往會有選擇地記錄和收集信息，甚至?xí)峁┨摷傩畔?。制約員工這種行為傾向的好辦法就是抽查，對抽查中發(fā)現(xiàn)的故意提供虛假信息的行