秘書學(xué)期末考試重點《秘書學(xué)概論》期末考試復(fù)習(xí)題1．在秘書信息工作中最能體現(xiàn)智謀性助手作用的環(huán)節(jié)是（B）

A．信息的收集B．信息的反饋C．信息的貯藏D．信息的加工2．秘書辦事要求主動、及時、迅速，體現(xiàn)的是秘書工作的（C）

A．服務(wù)原則B．求實原則C．效率原則D．管理原則3．秘書面對繁雜的工作任務(wù)，應(yīng)優(yōu)先辦理（C）

A．最先發(fā)生的事B．最先下達(dá)的任務(wù)C．急事要事D．重要但不緊迫的事4．“慎獨”是秘書一種重要的（D）

A．工作方法B．思維方式C．認(rèn)知途徑D．道德修養(yǎng)方法

5．秘書的勞動能夠創(chuàng)造價值，其成果往往具有（A）

A．潛隱性的特點B．直接性的特點C．公開性的特點D．被動性的特點6.“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”指的是（B）。A.調(diào)查過程B.研究過程C.行文過程D.辦會過程7.秘書工作通過“主輔配合”領(lǐng)導(dǎo)，能夠（C）

A．弱化領(lǐng)導(dǎo)工作效能B．減弱領(lǐng)導(dǎo)決策作用C．強化領(lǐng)導(dǎo)工作效能D．強化領(lǐng)導(dǎo)決策職權(quán)8.秘書活動的主體是（c）

A．秘書部門B．秘書工作C．秘書D．領(lǐng)導(dǎo)工作9.會議結(jié)束后，秘書的文件整理、落實、催辦體現(xiàn)了秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作的（B）

A．前期鋪墊B．補償代勞C．拓展延伸D．拾遺補缺10.當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意圖與下屬抵觸時，秘書對下級的正確做法是(D)A.批評指正B.安撫附和C.暫時不理D.多做解釋11.我國新時期秘書工作“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想是指（ACD）。A.為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)B.為上級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)C.為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)D.為人民群眾服務(wù)12.秘書工作的政治性主要體現(xiàn)在：（BCD）。A.群眾性B.人民性C.階級性D.政策性13.秘書處理來信的基本要求是（ABCD）。A.及時拆封B.詳細(xì)閱讀C.認(rèn)真登記D.回信答復(fù)二、名詞解釋1、秘書學(xué)：是研究秘書工作和秘書活動的特性和規(guī)律的科學(xué)2秘書職能:是在秘書機構(gòu)、秘書職位功能的框架內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標(biāo)和管理的需要而明確賦予秘書機構(gòu)或秘書職位的具體職業(yè)權(quán)限。2、催辦：指必須辦理答復(fù)的文件，依據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查，以確保落實。3、擬辦：文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。5、秘書人際關(guān)系：是指秘書人員在工作生活中通過行為交往、語言交流等方式從而獲得他人的理解、信任與支持并最終建立起彼此間融洽的合作關(guān)系。6、秘書：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施服務(wù)的人員。（狹義）秘書是指位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息提供服務(wù)。（廣義）7、綜理制：綜理制條件下的秘書機構(gòu)，是以組織和領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)運轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設(shè)立的一個統(tǒng)一的辦公機構(gòu)。8、分理制：分理制條件下的秘書機構(gòu)，是一種職能分工型模式，是為適應(yīng)現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜、分工漸細(xì)而又需各部門相互協(xié)調(diào)而形成的秘書機構(gòu)組織形式，這種形式能充分發(fā)揮職能部門專業(yè)管理的作用。9、秘書禮儀：指秘書在工作和社會交往活動過程中形成的應(yīng)共同遵守的行為規(guī)范和準(zhǔn)則.具體表現(xiàn)為禮節(jié)、禮貌、儀式、儀表等。10、秘書協(xié)調(diào)：在其職責(zé)范圍內(nèi)或在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際關(guān)系之間的關(guān)系，促使各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)共同目標(biāo)的過程。11、會議：會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。通常有2人以上共同參與，以一定方式聚合在一起。12、秘書的表達(dá)能力：秘書的表達(dá)能力是指通過語言、文字和身勢等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領(lǐng)。（口頭表達(dá)能力是指運用口語交流思想，傳達(dá)信息的能力；書面表達(dá)能力就是運用書面文字表達(dá)思想、交流信息的能力，即寫作能力；身勢表達(dá)能力就是運用表情、動作、姿勢、聲音、服飾和距離等非語言手段表情達(dá)意的本領(lǐng)）三、簡答題1、秘書學(xué)的研究內(nèi)容及研究方法是什么？研究內(nèi)容：（1）對中外秘書史及秘書工作規(guī)律的研究（2）對當(dāng)代秘書工作規(guī)律的研究（3）對秘書工作管理體制的研究（4）對秘書任職人員的要求以及秘書團(tuán)隊建設(shè)和辦公技術(shù)的研究。（5）對相關(guān)學(xué)科新發(fā)展在秘書學(xué)中應(yīng)用的研究。研究方法：（1）調(diào)查研究法（實證分析法、事實研究法）（2）系統(tǒng)研究法（3）比較研究法（4）案例研究法（5）資料分析法（6）科學(xué)抽樣的方法（7）歷史研究法2、秘書機構(gòu)的管理工作內(nèi)容是什么？（1）秘書機構(gòu)的整體管理：①合理設(shè)置秘書機構(gòu)②建立健全崗位責(zé)任制度③科學(xué)化的工作程序和方法④秘書機構(gòu)的彈性管理⑤完善秘書機構(gòu)的信息系統(tǒng)⑥秘書機構(gòu)的辦公自動化（2）秘書人員的個人管理：①工作管理②行為管理③時間管理④辦公環(huán)境管理3、秘書調(diào)查研究工作的基本內(nèi)容有哪些？（1）政策性調(diào)研：了解調(diào)查對象對有關(guān)法律、法規(guī)、制度等的制定貫徹情況，了解法律、法規(guī)貫徹落實情況,為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門政策的貫徹、實施和落實提供重要的依據(jù)和反饋信息（2）基本情況調(diào)研：通過對各機關(guān)、單位的基本情況的調(diào)查,了解情況，以減少工作的被動性，增強工作的主動性。（3）市場調(diào)研：了解掌握重大的經(jīng)濟活動狀況、經(jīng)濟發(fā)展趨勢；了解企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和趨勢；了解組織投資前景、市場地位等；了解企業(yè)一定時期的經(jīng)濟情況以及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、技術(shù)水平等情況，為有關(guān)部門分析經(jīng)濟狀況情況提供信息（4）專業(yè)題性調(diào)研：對自然資源、社會生活以及人文狀況的了解分析；對領(lǐng)導(dǎo)指定的或上級機關(guān)交辦的重要工作的調(diào)查；對先進(jìn)人物、先進(jìn)集體事跡的調(diào)查（5）輿論熱點調(diào)研：是針對基層所關(guān)心的輿論熱點以及帶有傾向性、顯露“苗頭”問題的調(diào)查，為領(lǐng)導(dǎo)提供“以小見大”的啟示性信息（6）突發(fā)事件或事故調(diào)研：對有關(guān)事故事件的調(diào)查以求迅速查明原因，找出事實真相并提出處理建議。4、會前、會間、會后秘書應(yīng)當(dāng)做好哪些工作？會前準(zhǔn)備：1）制定大中型會議方案（會議主題與議題、會議名稱、會議議程，會議時間、日期、會議所需設(shè)備工具、確定會議與會代表的組成、會議文件范圍、做好文件印制和發(fā)放工作、經(jīng)費預(yù)算、住宿、餐飲安排、籌備機構(gòu)）2）會議時間安排（確定時間、議程和日程）3）確定會議地點（上司和與會者方便前往、會場大小和會議規(guī)模相符、良好設(shè)備配置、不受外界干擾、有無停車場所、租借費用合理）4）確定與會人員范圍5）準(zhǔn)備會議文件資料（上司會議文稿、準(zhǔn)備材料、發(fā)言人文稿、資料袋）6）發(fā)放會議通知7）制作會議證件8）制作指示標(biāo)志9）預(yù)訂確認(rèn)會議室及會議布置10）準(zhǔn)備會議所需物品設(shè)備11）安排餐飲12）大型會議的接送站、報到13）大型會議的預(yù)算經(jīng)費會間準(zhǔn)備：1）會前的最后檢查2）組織簽到和登記3）做好必要的錄音錄像工作4）會議設(shè)備的的操作與維護(hù)5）做好會議的記錄工作6）提供會議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)7）做好會議的保密和保衛(wèi)工作以及處理會議中的突發(fā)事件8）組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作9）編發(fā)會議簡報會后工作：1）合理安排與會人員返程2）提醒與會人員及時做好各種物品的清退3）清理會場與文件4）撰寫會議紀(jì)要5）整理會議資料，立卷歸檔6）會議效果的評估7）會議的總結(jié)5、秘書機構(gòu)設(shè)置的基本原則是什么？秘書機構(gòu)的設(shè)置，必須遵循適應(yīng)、精簡、高效、規(guī)范化、科學(xué)化的原則（1）適應(yīng)性：要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的決策與管理工作的需要。秘書機構(gòu)的規(guī)模大小、人員多少，取決于不同機關(guān)、單位的職級高低及其工作任務(wù)的需求。（2）精簡：中央、國家機關(guān)的秘書部門一般不超過三級。地方各級機關(guān)及企事業(yè)單位一般一至兩級。減少層次，減少環(huán)節(jié)，有利于高效運轉(zhuǎn)。（3）高效：要達(dá)到高效，必須重視秘書群體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，充分發(fā)揮秘書機構(gòu)的整體效能。同時要采取積極措施，努力提高秘書隊伍的整體素質(zhì)。（4）規(guī)范化原則（5）科學(xué)化原則：①組織結(jié)構(gòu)要科學(xué)②職責(zé)確定要科學(xué)③團(tuán)隊人員配備要科學(xué)6、秘書信息工作所收集信息有哪些類型？（1）按照信息源的性質(zhì)劃分：自然信息、社會信息（2）按信息的表現(xiàn)形式：語言信息、非語言信息（3）按信息在秘書工作中的作用：預(yù)測信息、動態(tài)信息、回饋信息（4）按信息源的方向：上級信息、內(nèi)部信息、下級信息（5）按信息的內(nèi)容：政策法規(guī)信息、指揮性信息、本單位信息、社會反饋信息、可比信息、相關(guān)信息、未來信息7、秘書部門收集信息的途徑有哪些？（1）信息網(wǎng)絡(luò)渠道（2）文書渠道（3）書刊渠道（4）調(diào)查渠道（5）會議渠道（6）信訪渠道（7）科研渠道（8）檔案渠道8、秘書對上司的補償作用及其主要內(nèi)容？（1）時間的補償（2）精力的補償（3）知識的補償（4）能力的補償（5）智力的補償（6）心理的補償9、會議的基本要素是什么？目的、時間、會址、主持者、名稱、與會者、議題、議程等10、秘書公文寫作包含哪些基本工作程序？（1）明確發(fā)文主旨（2）收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究（3）擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)（4）落筆起草，擬寫正文（5）反復(fù)檢查，認(rèn)真修改準(zhǔn)備階段1）授受意圖理清思路2）收集資料尋求依據(jù)3）擬訂提綱構(gòu)思布局草擬階段注意1）講究語法字斟句酌2）講究邏輯表達(dá)準(zhǔn)確3）講究格式遵規(guī)循格定稿階段1）審核-發(fā)現(xiàn)問題2）修改-改錯與調(diào)整3）定稿-領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)通過11、秘書人員存在哪些常見的不良心理現(xiàn)象？（1）畏上心理（2）自負(fù)心理（3）厭倦心理（4）討好上司心理（5）焦慮心理12、秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系主要有哪些方法？（1）主動配合適應(yīng)（2）尊重與服從，但不盲從（3）委婉提醒，適時規(guī)勸（4）維護(hù)上司間團(tuán)結(jié)（5）盡力消除分歧（6）巧妙回避（7）不要參入個人意見和態(tài)度（8）淡化低調(diào)處理矛盾（9）對領(lǐng)導(dǎo)說“不”的藝術(shù)四、論述題1、一名當(dāng)代合格的秘書人員自身的素質(zhì)要求包括哪些方面？（1）德：1）思想政治素質(zhì)A.遠(yuǎn)大的人生理想B.堅定的政治信念C.較高的政策水平D.較強的法治觀念E.高度的工作責(zé)任感F.較高的遵守紀(jì)律的自覺性2）秘書觀念問題服務(wù)觀念創(chuàng)新觀念價值觀念參謀觀念信息觀念系統(tǒng)觀念效能觀念保密觀念3）秘書作風(fēng)修養(yǎng)實事求是主動負(fù)責(zé)艱苦奮斗聯(lián)系群眾雷厲風(fēng)行嚴(yán)細(xì)謹(jǐn)慎4）秘書職業(yè)道德修養(yǎng)廉潔奉公不謀私立；埋頭工作淡薄名利；服從領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手；謙虛謹(jǐn)慎平等待人；嚴(yán)守機密不慕虛榮（2）才：秘書的知識與能力素質(zhì)1）秘書的知識結(jié)構(gòu)（基本層次中間層次最高層次）2）秘書的智力與能力結(jié)構(gòu)（智力:觀察力注意力記憶力思維力想象力）能力:（語言表達(dá)能力協(xié)調(diào)能力管理能力信息處理能力）3）秘書的基本技能（電腦應(yīng)用雙語言速記與快讀）4）秘書的特殊素質(zhì)（3）心理素質(zhì)（4）身體素質(zhì)2、緊密結(jié)合秘書工作實踐論述秘書信息工作的重要意義。（1）輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)決策過程實際上是一個對信息的處理過程。（2）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理科學(xué)管理的實質(zhì)：按一定的目標(biāo)，對一個管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的控制。[過程]各方信息→領(lǐng)導(dǎo)者→信息處理→發(fā)出指令→控制管理系統(tǒng)→達(dá)到既定目標(biāo)（3）開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路信息社會·現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者的“信息饑餓”。秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應(yīng)用寫作能力。（4）提高秘書工作效率秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會等等，實質(zhì)上都是在處理信息。3、秘書如何才能發(fā)揮好參謀助手作用？（1）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)選擇決策目標(biāo)時，秘書要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)打算解決什么問題的意向，通過信息和調(diào)研，廣泛深入地了解有關(guān)的真實情況，發(fā)現(xiàn)和分析工作中的問題，提供領(lǐng)導(dǎo)在確定決策目標(biāo)時參考；（2）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)醞釀決策方案時，秘書要圍繞領(lǐng)導(dǎo)已定的決策目標(biāo)，收集和處理有關(guān)的信息，充分調(diào)查研究，廣泛聽取各方面的意見，準(zhǔn)確及時地向領(lǐng)導(dǎo)反映，并且協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)去組織和協(xié)調(diào)各方