第八章

檔案的收集與整理

P222-228一、收集工作的內(nèi)容和意義（一）檔案收集工作的內(nèi)容222

1、對(duì)本單位需要?dú)w檔文件的接收工作。2、對(duì)未及時(shí)歸檔的檔案的補(bǔ)充收集。3、對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作。4、對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。（二）檔案收集工作的意義

檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項(xiàng)工作比較起來，它處于一種特殊的地位，做好檔案收集工作對(duì)整個(gè)檔案工作都具有重要意義?！蹲寵n案告訴我們》——安徽1937～1945收集是歸檔文件整理的首要環(huán)節(jié)(起點(diǎn))是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件；收集是實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)管理原則的重要內(nèi)容和措施；收集是黨和國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的手段；收集是衡量歸檔質(zhì)量和檔案室工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺；收集是歸檔文件整理中其他環(huán)節(jié)的重要基礎(chǔ)；收集是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史面貌的重要手段。二、收集工作的要求參考P223

齊全完整是收集工作總的要求。凡是本機(jī)關(guān)形成的（包括上級(jí)下發(fā)的、同級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)送來的、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的），具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)收集齊全完整。（一）豐富和優(yōu)化庫(kù)藏（二）加強(qiáng)館（室）外調(diào)查和指導(dǎo)（三）推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化（嚴(yán)格的歸檔制度和歸檔范圍）（四）保持全宗和全宗群的不可分散性

豐富館藏的方法A、擴(kuò)大收集范圍，檔案館不僅要接收一級(jí)單位的檔案，同時(shí)還應(yīng)接收二級(jí)單位的檔案，如縣檔案館就應(yīng)注意接收鄉(xiāng)級(jí)檔案，還應(yīng)接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)組的檔案。B、注意接收機(jī)關(guān)的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技的、專門的檔案，既要接收有關(guān)黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)和其他一些專門檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。C、加強(qiáng)個(gè)人檔案的收集

對(duì)于學(xué)者、名人的檔案則沒有意識(shí)地接收。應(yīng)重視個(gè)人檔案的接收，如民間的驗(yàn)方，本單位著名人物的書信、手稿等。D、要注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實(shí)物（主要指印章、錦旗、錦標(biāo)、證件、樣品、標(biāo)本等）。三、檔案館檔案的來源和收集的范圍（一）檔案館檔案的來源1.接收現(xiàn)行組織單位的檔案。2.接收撤銷組織單位的檔案3.征集歷史檔案。4.檔案館之間交接檔案，也是檔案館檔案的來源之一。（二）檔案館檔案收集的范圍

一個(gè)立檔單位，凡是圍繞職能活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)收集齊全完整。因此，每個(gè)立檔單位，均應(yīng)制定文件材料歸檔與不歸檔范圍，按照歸檔范圍收集文件材料，避免收集工作的盲目性。根據(jù)分層負(fù)責(zé)、集中統(tǒng)一保管檔案的原則，以及《檔案館工作通則》、黨和國(guó)家有關(guān)的專門規(guī)定，各級(jí)各類檔案館收集檔案的范圍有所不同。

美國(guó)：NARA與聯(lián)邦政府各部門一起來決定哪些檔案文件值得收集進(jìn)館，最終進(jìn)入到檔案館保存的檔案文件只占聯(lián)邦政府各部門形成文件總量的2%-3%。

（三）現(xiàn)行組織單位檔案和撤銷組織單位檔案的接收1.現(xiàn)行組織單位檔案的接收

（1）檔案館接收現(xiàn)行組織單位檔案的期限。根據(jù)國(guó)家規(guī)定：省級(jí)以上（含省級(jí)）檔案館接收保管期限為永久的檔案，省級(jí)以下（不含省級(jí)）檔案館接收保管期限為永久和30年以上（含30年）的檔案。P226（2）接收方法

逐年接收：就是將現(xiàn)行機(jī)關(guān)已經(jīng)保存了30年的檔案，每年向檔案館移交一次。

缺點(diǎn)：這種方法要每年接收一次，檔案期限一滿就得移交。這種做法工作量很大，一個(gè)檔案館要接收少則百個(gè)，多則上千個(gè)單位的檔案，每年同時(shí)接收這么多單位的檔案是很困難的，因此這種接收方法不普遍使用。

定期接收

就是將現(xiàn)行機(jī)關(guān)保存了10年或30年的檔案，繼續(xù)存放數(shù)年（如3、5年等），然后將所有已到期檔案集中一次移交檔案館，再隔3、5年后，再移交一次，以此類推。

優(yōu)點(diǎn)：能使檔案館有充分的時(shí)間做好接收前的準(zhǔn)備工作，能對(duì)所有接收單位的檔案做出統(tǒng)籌安排，同時(shí)也使檔案館用更多的時(shí)間從事館內(nèi)其他業(yè)務(wù)建設(shè)。

目前，檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案，多以這一方法為主，有時(shí)也與前一種方法結(jié)合使用。（3）檔案館接收要求（1）進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，一個(gè)單位的全部檔案應(yīng)該作為一個(gè)整體，統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案館，不能隨意分散。（2）規(guī)定移交的檔案，應(yīng)該由有關(guān)單位收集齊全，按照規(guī)定整理好。（3）與檔案有關(guān)資料、立檔單位的組織沿革、全宗介紹、立檔單位和全宗歷史考證、案卷目錄（一般是一式三份，其中一份在檔案館簽后退回移交機(jī)關(guān)保存）及其他有關(guān)檢索工具，隨同檔案一并接收。P2272.撤銷組織單位檔案的接收2271、一單位撤銷，它的檔案可以由該單位所屬的上級(jí)主管部門代管，然后由上級(jí)主管部門代行移交給檔案館。2、一單位并入另一單位，檔案可以隨同帶入，但必須單獨(dú)保管，不能相互混淆。3、若干個(gè)單位撤銷，合并成一個(gè)新的單位，該新單位可以同時(shí)接收被合并單位的檔案，但應(yīng)分別管理。今后，仍作為各自獨(dú)立單位的檔案向檔案館移交。4、一單位撤銷，分離成若干個(gè)小單位，檔案不能由這些小單位分別保存，應(yīng)該集中一處，可由其中某一單位代管，今后再行移交。5、一單位的若干內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)劃歸另一個(gè)單位，或者脫離原單位成為一個(gè)新的獨(dú)立單位，它在原單位活動(dòng)中形成的檔案，屬于原單位所有，必須留在原處，不得帶走。（四）關(guān)于歷史檔案的接收與征集227-228

習(xí)慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國(guó)成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國(guó)時(shí)期檔案和歷代王朝的檔案。（一）收集歷史檔案的特殊意義（二）對(duì)保存在各部門的歷史檔案的接收（三）保存在個(gè)人手中的失散歷史檔案的征集（四）少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案的收集（五）歷史檔案和新中國(guó)成立后非國(guó)有檔案收集工作的組織收集歷史檔案的舉措1、通過外交途徑收回檔案。2、直接與國(guó)外相關(guān)檔案館聯(lián)系進(jìn)行檔案復(fù)制。3、開展口述檔案工作。4、借助社會(huì)力量保護(hù)檔案。（古舊書店、廢品收購(gòu)、寺廟、古跡保管部門、少數(shù)民族地區(qū)、有關(guān)單位代管）5、制定國(guó)家檔案征集辦法。四、機(jī)關(guān)檔案的接收與歸檔172-1731、隨時(shí)接收與主動(dòng)接收相結(jié)合2、加強(qiáng)對(duì)“帳外”歸檔文件材料的收集3、明確歸檔文件材料收集工作中的分工，有針對(duì)性地開展收集工作。（收文發(fā)文內(nèi)部文件機(jī)關(guān)聯(lián)合行文）（一）收集原則

1、全面收集

即不論是本機(jī)關(guān)制發(fā)的，還是上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的，不管是單位保存的，還是單位領(lǐng)導(dǎo)或各部門以及個(gè)人存放的；不管是文字材料，還是圖紙、報(bào)表、聲像材料等，都要想方設(shè)法通過各種渠道進(jìn)行全面收集。

2、重點(diǎn)收集

從機(jī)構(gòu)方面講，本機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)部門，各內(nèi)部機(jī)構(gòu)等是收集的重點(diǎn)。從個(gè)人方面講，單位主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、秘書、要收發(fā)人員，內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以及內(nèi)勤人員等是收集的重點(diǎn)。從文件內(nèi)容講，記述和反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的、方針政策性強(qiáng)、科研價(jià)值高、憑證作用大的文件材料，是收集的重點(diǎn)。（二）歸檔制度與歸檔范圍224

歸檔制度：各單位在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為歸檔。在我國(guó)，這是黨和國(guó)家規(guī)定的一項(xiàng)制度，稱為歸檔制度。

歸檔范圍是指哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不必歸檔。

具體參考國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006，8號(hào)令）規(guī)定。

歸檔時(shí)間：辦理完畢的文件，一般應(yīng)該在第二年內(nèi)由文書部門整理后向檔案室歸檔。（三）歸檔組織工作1、檔案室對(duì)形成文件的作用

為了保證歸檔文件的完整，便于保管和利用，檔案工作人員不僅要通過歸檔工作力求把已形成的文件收集完整，而且要關(guān)心文件的形成和辦理過程中的有關(guān)情況。2、指導(dǎo)和協(xié)助文書部門組織歸檔工作

指導(dǎo)和協(xié)助文書部門或業(yè)務(wù)部門堅(jiān)持執(zhí)行文件材料歸檔制度。

協(xié)助和督促有關(guān)部門做好立卷和歸檔前的準(zhǔn)備工作。

3、臨時(shí)性的文件收集工作

即使建立了歸檔制度，也會(huì)有些文件不能按照歸檔要求及時(shí)歸全，如果單位內(nèi)的歸檔制度不健全，上述情況可能更多些。

4、加強(qiáng)歸檔的宣傳和檔案的日常管理

為了推動(dòng)歸檔制度的順利實(shí)施，應(yīng)該針對(duì)各單位的情況，宣傳中央和國(guó)務(wù)院及其有關(guān)部門的規(guī)定，說明文件歸檔制度便于單位工作和工作人員利用，有利于保密和為國(guó)家積累檔案的意義，解除各種思想顧慮。

五、檔案收集注意事項(xiàng)1631、只要有一定價(jià)值的文件材料都要收集歸檔。2、除了正式文件外，還要包括它們的附件，如會(huì)議記錄、紀(jì)要、圖表、計(jì)劃、總結(jié)、登記表、名單、調(diào)查表、調(diào)查報(bào)告、訪問記錄、合同、工作人員開會(huì)或出差帶回來的材料等。3、除接收檔案外，與機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料也要收集歸檔。六、收集的方法

辦理完畢隨時(shí)收；會(huì)議文件及時(shí)收；常用文件定時(shí)收；人員變動(dòng)提前收；珍貴文件跟蹤收；保密檢查集中收；蓋章之時(shí)立即收；制度約束按時(shí)收；

責(zé)任到人督促收；“帳外文件”催促收；

整理之前全面收；

發(fā)現(xiàn)不齊反復(fù)收。七、收集的難點(diǎn)

在歸檔文件整理過程中，最難的環(huán)節(jié)就是文件材料的收集。

一、領(lǐng)導(dǎo)手中的文件難于收集；

二、“帳外文件”難于收集；P172

三、特別珍貴的文件難于收集；

四、機(jī)密性較高的文件難于收集。

因此，各單位應(yīng)針對(duì)實(shí)際情況，建立健全收集制度，制定歸檔范圍，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)懲，采取多種收集方法，確保文件材料收集齊全。檔案的整理P240-250文件整理方法案卷級(jí)整理方法文件級(jí)整理方法第一節(jié)文件級(jí)整理程序

文件級(jí)整理程序，就是指歸檔文件按文件級(jí)整理的步驟。一般情況下，文件級(jí)整理大致需要十二道程序，即收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、分類別、分級(jí)別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、編制件號(hào)、編制歸檔文件目錄、裝盒。一、歸檔文件的整理單位

“件”即歸檔文件的整理單位.一般以每份文件為一件。文件的正本與定稿為一件；正文與附件為一件；正文與文件處理單為一件；復(fù)制件與原件作為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、圖冊(cè)、名冊(cè)等按本來的裝訂方式一冊(cè)或一本為一件；來文與復(fù)文可作為一件，也可分別為一件。

參考教材第175頁(yè)《文書的整理與歸檔》二、收集后的文件

檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量：（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。

計(jì)算機(jī)輸出的定稿，一是要附發(fā)文處理簽，二是要加蓋騎縫章，避免弄虛作假，以維護(hù)文件的真實(shí)性和憑證性，確實(shí)發(fā)揮文件的法定效用。（4）檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全，如印件是否蓋有單位印章，定稿與印件是否殘缺不全等，凡手續(xù)不全或缺頁(yè)的應(yīng)補(bǔ)齊。（5）本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)是否齊全完整。

如不完整，可依照下列方法處理。對(duì)有批復(fù)缺請(qǐng)示的處理。一般講，有批復(fù)肯定有請(qǐng)示，如缺請(qǐng)示文件，應(yīng)認(rèn)真查詢，一是找承辦請(qǐng)示事項(xiàng)的部門或個(gè)人查詢，二是找發(fā)出請(qǐng)示的單位查詢，找出請(qǐng)示后與批復(fù)一起歸檔。三、區(qū)分歸檔范圍

凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。區(qū)分歸檔范圍，就是將需要?dú)w檔和不需要?dú)w檔的文件材料區(qū)分開來。（參考第91頁(yè)內(nèi)容）

為避免各機(jī)關(guān)檔案移交檔案館后文件材料的重復(fù)或遺漏，各單位之間必須明確的歸檔范圍。機(jī)關(guān)之間分工歸檔的范圍1、上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)（部、廳、局）發(fā)來的文件，由隸屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機(jī)關(guān)一般不歸檔。但對(duì)一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如干部管理?xiàng)l例、勞動(dòng)工資規(guī)定、生活待遇標(biāo)準(zhǔn)等文件。2、上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)召開的專業(yè)會(huì)議文件、由各隸屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會(huì)議，并有重要發(fā)言，其印件和定稿（指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿）由黨委或政府辦公室歸檔。3、聯(lián)會(huì)簽發(fā)的文件，由主辦機(jī)關(guān)歸檔，會(huì)簽、聯(lián)辦機(jī)關(guān)歸檔與否，視自身需要來確定4、聯(lián)會(huì)召開的會(huì)議文件，由主辦機(jī)關(guān)歸檔，聯(lián)辦機(jī)關(guān)是否歸檔，視自身需要來確定。5、聯(lián)會(huì)派出調(diào)查組，檢查組或聯(lián)合舉辦的重大活動(dòng)形成的文件材料，由主辦機(jī)關(guān)歸檔，聯(lián)辦機(jī)關(guān)歸檔與否，視情況而定。6、本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)而形成的文件材料由兼職單位負(fù)責(zé)歸檔。7、臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，工作結(jié)束后，將檔案移交主管部門或同級(jí)檔案館。四、檔案常用分類法：年度組織機(jī)構(gòu)（問題）保管期限（一）年度P243將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分門別類。一般文件歸入文件形成年度，對(duì)跨年度或?qū)ｉT年度的文件根據(jù)具體情況區(qū)分年度歸入文件內(nèi)容所針對(duì)的年度。（二）分類別243-244

1、組織機(jī)構(gòu)分類

將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分門別類類別排列方法：①依據(jù)編委批準(zhǔn)的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)編制文件的順序排列。②依據(jù)本機(jī)關(guān)習(xí)慣的排列順序排列。③依據(jù)其重要程度排列。2、問題分類法

將文件按其內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分門別類。

不管是機(jī)關(guān)內(nèi)哪個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都?xì)w入一個(gè)類別內(nèi)以集中反映某一，個(gè)問題的來龍去脈及辦理情況。適用于全宗檔案數(shù)量不大、形成年度很少或年度界限不清，立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常變動(dòng)或者組織機(jī)構(gòu)很少且界限不清的情況。排列順序①先黨后政。即黨群工作方面的類項(xiàng)在前，行政管理以及業(yè)務(wù)工作方面的類項(xiàng)在后。②綜合性的類項(xiàng)在前，專題性的類項(xiàng)在后。具體排列順序可參照各類項(xiàng)之間的相互關(guān)系，結(jié)合重要程度和上述規(guī)則及實(shí)際情況確定。（三）保管期限分類法永久、長(zhǎng)期、短期這種分類可以將不同保存價(jià)值的文件從實(shí)體上區(qū)分開來，進(jìn)行有針對(duì)性的保護(hù)。五、復(fù)式分類法245-246

實(shí)際中，單純采用一種分類法的情況是比較少見的。較常用的是以下兩種綜合分類法：保管期限—年度—組織機(jī)構(gòu)法保管期限—年度—問題分類法六、文件裝訂

歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂“件”內(nèi)排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。對(duì)齊方式裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來翻閱利用。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。裝訂方式和用品：常用的有三種

裝訂用品必須對(duì)歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。線裝：縫紉機(jī)軋線粘接式：包角變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾符合檔案保護(hù)要求，降低成本、簡(jiǎn)便易行2、幾種常見的裝訂方法

（1）線裝式：這是目前采用最多的方法，除了較厚的文件使用“三孔一線”裝訂外，其他文件都是使用“兩孔一線”，利用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊。

優(yōu)點(diǎn)：這種裝訂方法比較簡(jiǎn)單易行，而且這種材料從檔案保護(hù)的角度看，無疑是最好的選擇。缺點(diǎn)：這種方式針腳過密、易造成紙頁(yè)從裝訂處折斷，而且也不利于重復(fù)裝訂。（2）粘接式A、使用漿糊及膠水粘貼的辦法裝訂文件。

優(yōu)點(diǎn)：這種方法成本比較較低。

缺點(diǎn)：但存在可逆性差、影響復(fù)印掃描的缺點(diǎn)，而且發(fā)生錯(cuò)裝、漏裝時(shí)，拆除很不方便，極易撕壞紙張。B、采用熱熔膠封裝，使用成本高不易推廣。（3）封套：

使用80克左右無酸紙制成的右上兩側(cè)開口的封套，將文件以件為單位夾裝其中。

優(yōu)點(diǎn)：這種方法方便整理工作，而且能對(duì)檔案起很好的保護(hù)作用。

缺點(diǎn)：這種方法成本比較高，且不利于文件的安全，它不會(huì)在文件上留有裝訂痕跡，比較容易被不法利用者換頁(yè)，此外使用無酸紙封套會(huì)增加檔案的厚度，占用存貯空間，在文件量大的單位并不實(shí)用。

（4）變形材料

目前變形材料裝訂主要是兩種：

一種是用塑料制品裝訂，但塑料制品強(qiáng)度、韌度不夠，年久會(huì)變硬斷裂，因此不是一種好的檔案裝訂材料。

另一種則是目前檔案界爭(zhēng)議最多的，即用鋼釘、不銹鋼夾等金屬制品裝訂，這種方法應(yīng)該是所有裝訂方法中最為簡(jiǎn)單方便的，但對(duì)材質(zhì)選擇有較高的要求，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，其成本非常高。七、歸檔文件的排列和編號(hào)p246-250一、歸檔文件的排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。

事由原則，結(jié)合時(shí)間、重要程度二、歸檔文件的編號(hào)

通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，為將來的查找利用提供條件。

編號(hào)的項(xiàng)目，是以歸檔章的形式逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。

歸檔章格式（其規(guī)格為長(zhǎng)45mm，寬16mm，分為均勻的6格）16mm關(guān)于檔號(hào)P249《檔號(hào)編制規(guī)則》DA/T13-94

檔號(hào)是檔案實(shí)體管理編號(hào)的總稱，包括全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、類別號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)或頁(yè)號(hào)。一般結(jié)構(gòu)分為三種：

第一種結(jié)構(gòu)為：

全宗號(hào)——案卷目錄號(hào)——案卷號(hào)——件、頁(yè)（張）號(hào)。

第三種結(jié)構(gòu)為：類別號(hào)——項(xiàng)目號(hào)——案卷號(hào)——件、頁(yè)(張)號(hào)。即：如何編寫卷內(nèi)的案卷號(hào)

檔案年度——檔案類別代號(hào)（GL）+單位代號(hào)——案卷順序號(hào)

例：2014-GL06-15（2014年物理系管理類檔案）

案卷號(hào)意義：檔案管理軟件的登陸和定位的必須，也是進(jìn)行所有環(huán)節(jié)的前提。

案卷號(hào)編寫要求：

每一年度、每一個(gè)立卷單位內(nèi)部案卷號(hào)均應(yīng)是唯一的，即不能重復(fù)。如一個(gè)立卷單位內(nèi)有多個(gè)立卷部門或人員，兼職檔案員需進(jìn)行協(xié)調(diào)分配。參考第248頁(yè)內(nèi)容九、編制文件目錄

包括文件號(hào)、標(biāo)題、年度、頁(yè)數(shù)、期限、備注等項(xiàng)目十、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。第二節(jié)特種載體(專門)檔案的整理

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特殊載體檔案一般是指以感光材料、磁性材料等為主要載體和以影像、聲音、電子文件、實(shí)物為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片、光盤等。

特殊載體檔案由于載體的特殊性，雖然與相關(guān)主題內(nèi)容的紙質(zhì)檔案密不可分，但在整理時(shí)為了便于保管和利用，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)進(jìn)行分類、整理和組成保管單位，通過注明檔案參見號(hào)的方式來與相關(guān)主題的紙質(zhì)檔案進(jìn)行鏈接，維護(hù)檔案的完整性和系統(tǒng)性。照片檔案照片檔案：是指機(jī)關(guān)或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的，以感光材料為載體，以影象為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧?。芯?yè)：用以固定照片或底片，并標(biāo)注說明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊(cè)、底片冊(cè)的組成單元。照片檔案的組成由底片、照片、文字說明三個(gè)部分組成。照片檔案的收集

本單位在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片；

本單位領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的照片，社會(huì)知名人士在本單位工作、學(xué)習(xí)的照片；

本單位向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或征集的照片；

本單位工作中選用的外單位的照片。整理原則

保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。照片的底片應(yīng)單獨(dú)整理并存放在專門制作的底片冊(cè)里，照片及其文字說明一同整理并存放在照片冊(cè)里。保管期限與密級(jí)

保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。具體按照《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。

密級(jí)是指照片、底片保密程度的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照《保密法》及其實(shí)施辦法執(zhí)行。底片的整理

底片的整理可按年度——問題分開，其次是進(jìn)行底片編號(hào)。

底片號(hào)格式：全宗號(hào)-保管期限代碼-張?zhí)枴?/p>

可以以一張底片或一組底片為一個(gè)保管單位，編一個(gè)順序號(hào)。如果是一組底片編一個(gè)順序號(hào)，則在一組內(nèi)每張底片上再編一個(gè)分號(hào)。

底片號(hào)可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處，但不能損傷影像。

將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標(biāo)明底片號(hào)。

按底片號(hào)順序?qū)⑷槟z袋依次插入芯頁(yè)，并在芯頁(yè)的插袋上標(biāo)明底片號(hào)。編

號(hào)

照片的編號(hào)，以影集每頁(yè)從上到下，自左至右依次編流水號(hào)。格式：

全宗號(hào)-保管期限代碼-冊(cè)號(hào)-張?zhí)枺?/p>

全宗號(hào)-保管期限代碼-張?zhí)?。全宗?hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。冊(cè)號(hào)：從1開始編號(hào)張?zhí)枺簭?開始編號(hào)

照片的分類號(hào)、序號(hào)以及底片號(hào)等除在文字說明欄中寫清外，每張照片的背面都應(yīng)寫明，以便查找利用。文字說明的編寫

照片的說明，主要包括符號(hào)說明、文字說明及拍攝時(shí)間和攝影者。

符號(hào)說明包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見號(hào)。其中參見號(hào)是指與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。

照片的文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。編