事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設初探獲獎科研報告摘要：近幾年，隨著互聯(lián)網的發(fā)展，我國各行各業(yè)都處于飛速發(fā)展階段。為了跟上時代步伐，不斷提高辦公效率和服務質量，事業(yè)單位應該以信息化辦公為目標進行信息化建設。人事檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的重要環(huán)節(jié)，必須實現信息化建設。本文主要簡單介紹了事業(yè)單位人事檔案管理工作，對實現人事檔案管理信息化的意義和實現路徑進行了研究，希望能夠為相關研究提供借鑒。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設

引言

隨著社會發(fā)展，事業(yè)單位迎來了新的發(fā)展良機與挑戰(zhàn)，在信息資源不斷增多的背景下，傳統(tǒng)檔案管理已經無法滿足事業(yè)單位的實際發(fā)展需求，對檔案管理的有效性產生嚴重影響。因此，事業(yè)單位需要重視檔案管理信息化建設，認識到檔案管理信息化建設的重要性以及檔案管理中存在的問題，并結合單位實際發(fā)展情況，制定科學有效的解決策略并加以實施，以此來提升檔案管理信息化建設的有效性，將檔案管理的實際作用與價值發(fā)揮到最大化。

1加強事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的必要性

事業(yè)單位人事檔案管理工作是依照國家法律法規(guī)所履行的社會管理職能，它具有一定的社會價值。我國公民的檔案大多數都交由事業(yè)單位相關人事檔案管理部門進行保存和備案，以便在需要時可以更方便地找到檔案所在地。同時，事業(yè)單位對于人事檔案的管理也可以看作是對社會人力資源的整合。對于國家而言，人才戰(zhàn)略的實現是推動國家發(fā)展的關鍵所在，事業(yè)單位在進行檔案管理的過程也是對人力資源進行整合的過程，可以幫助企業(yè)和其他單位為今后的人力資源管理提供一定的便捷，這樣一來就會大大提升企業(yè)整合人力資源的效率，幫助企業(yè)高效發(fā)展。

2事業(yè)單位人事檔案管理的現狀

2.1事業(yè)單位領導層對人事檔案管理的重要性缺乏認識

目前各地事業(yè)單位都建立了人事檔案管理基本制度，也有專人對相關工作進行統(tǒng)一協(xié)調和管理。但在實際操作過程中，部分事業(yè)單位領導人員對人事檔案管理的重要性沒有一個深刻的認識，認為人事檔案管理工作僅僅是一些資料收集、保管和記錄的事務性工作，對事業(yè)單位的業(yè)務發(fā)展沒有實際幫助，更不能帶動單位經濟效益的提升。這種意識普遍存在且由來已久，造成了事業(yè)單位人事檔案管理得不到重視，服務質量自然難以得到保證。

2.2對人事檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)要求較高

人事檔案管理是一項綜合型的業(yè)務工作，業(yè)務量較大且事務繁雜，特別是在一些人員流動性較大的單位，人事檔案的轉入轉出也很頻繁。這些都對人事檔案管理工作人員的綜合素質提出了要求，如業(yè)務熟練度、溝通能力、信息技術應用能力等。

2.3平臺使用率過低

事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設過程中，需要結合實際情況建設相應信息化檔案管理平臺，以便相關管理人員利用平臺對檔案資源進行管理。但是在當下信息化實際建設過程中，雖然部分事業(yè)單位已經建設了信息化管理平臺，但是在實際使用過程中，信息管理平臺的使用率較低，對檔案管理的信息化建設造成嚴重影響，進而制約事業(yè)單位的發(fā)展。

3提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設有效性的策略

3.1正確認識信息化建設

事業(yè)單位管理層和工作人員既要認識到人事檔案對單位發(fā)展的重要，也要認識到信息化檔案平臺建設的重要性，在短時間內轉變人事檔案建設和管理的模式，利用計算機技術和網絡信息化技術解決傳統(tǒng)人事檔案管理中遇到的問題，提高人事檔案工作效率和質量。事業(yè)單位管理層要強化人事檔案信息在選人用人中的重要性，通過對人事檔案的數據化、科學化使用，實現事業(yè)單位用人制度的科學性、合理性，避免選人用人中的人為因素，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供助力。

3.2提升信息化檔案管理系統(tǒng)水平

實現人事檔案管理信息化建設，自然少不了相配套的信息化管理系統(tǒng)的支持。完善的信息化管理系統(tǒng)可以幫助從業(yè)人員快速整理和調取相關人事檔案信息，并能在最短的時間內完成信息整合。首先，要完善系統(tǒng)的基礎性配置，全面完善相關系統(tǒng)的硬件和軟件，促進電子信息化，同時規(guī)范化操作模式，全面實現模式整合化，最大限度地提升從業(yè)人員的工作質量和效率。對于紙質的人事檔案而言，也要盡快將其轉成電子版妥善保存。借助系統(tǒng)最終實現錄入、儲存、調取、查閱一體化。另外，在大數據時代，要盡量減少紙質檔案，可以通過電子掃描儀將紙質檔案直接轉換成電子版，并放在信息管理庫中以便查閱。對于部分涉及個人隱私的信息應當加以權限設置，其他的內容可以在不損害他人利益的前提下公開查閱。

3.3提高人事檔案管理人員的綜合素質

人事檔案管理工作人員的綜合素質直接影響了事業(yè)單位人事檔案管理工作的服務水平。必須通過多種手段來提高人事檔案管理工作人員的綜合素質，除了業(yè)務培訓和思想教育外，還可以通過建立獎懲制度來保證人事檔案管理人員的工作水平。人事檔案管理人員的選用應考慮單位的實際情況，優(yōu)先選擇工作年限較長，對業(yè)務較為熟悉的員工來擔任人事檔案管理員，避免由于人員流動對人事檔案管理工作造成影響。加大培訓力度，對人事檔案管理人員進行有針對性的培訓教育，一方面是提高他們的業(yè)務水平和工作能力，另一方面也是通過崗前、崗中培訓提高人事檔案管理人員的思想境界和綜合素質，保證人事檔案管理工作的順利進行。要建立獎懲機制，規(guī)范人事檔案管理人員的行為，保證人事檔案管理制度的嚴格執(zhí)行。

3.4不斷完善硬件設施

事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設，基礎硬件設施是必不可少的。第一，為了確保在網絡環(huán)境中有效實現數據共享，事業(yè)單位應增加資金投入，加強硬件設備建設，為人事檔案管理提供性能更好的服務系統(tǒng)。第二，人事檔案文件的數量非常大，硬件設施必須適合存儲大量文件數據，并保證可靠性，防止由于硬件故障而丟失文件信息。第三，大容量存儲設備容易受到外部環(huán)境的影響或破壞，這反過來對文件存儲構成威脅，因此，硬件設施必須具有一定的外部抵抗性。第四，事業(yè)單位應定期安排專業(yè)人員對設施進行檢查和維護，及時發(fā)現設備故障，避免因設備故障造成損失。

3.5注重對檔案信息資源的安全防護

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設具有耗時短、效率高以及準確率高等優(yōu)勢。但是在當下實際建設過程中，無論是單位領導人還是相關管理人員，都容易忽視檔案信息資源安全性的問題，進而嚴重影響檔案管理信息化建設。因此，在實際建設過程中，首先，需要加強相關管理人員的安全意識，對檔案資源進行安全鑒定，明確檔案的開放范圍與安全密保程度，以此來提升檔案安全管理的有效性。其次，對存儲檔案資源的計算機進行殺毒，以實際情況為基礎，裝設相關殺毒軟件、防火墻，注重對相關硬件設備進行升級維護。在信息化檔案建設過程中，以《全國檔案信息化建設實施綱要》為基礎，充分利用數據備份、數據恢復以及防火墻等功能來提升檔案管理的安全性。在此過程中需要注意，單純依靠相關安全軟件保護檔案資源，無法確保檔案資源的絕對安全。因此，事業(yè)單位需要以自身實際情況為基礎，構建有效的檔案信息化管理安全體系，以此對安全問題、風險進行識別、監(jiān)控、處理