關(guān)于做好檔案管理信息化建設(shè)的思考獲獎(jiǎng)科研報(bào)告摘要：檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的主要形式之一，代表著未來檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，我國繼續(xù)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)步伐，使檔案管理體現(xiàn)其價(jià)值。改革開放以來，我國引進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，不斷更新檔案管理理念。因此，我國檔案管理人員的檔案管理能力、技術(shù)水平和工作效率不斷提高，使我國檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè);思考

導(dǎo)言：總的來說，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的引入，使檔案管理越來越具有信息化和效率。由此可見，檔案信息化建設(shè)是未來檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代的發(fā)展趨勢(shì)。社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。因此，我國檔案館管理人員的檔案工作也越來越具有創(chuàng)新性。管理能力、技術(shù)和工作效率不斷提高，使我國檔案管理適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

1檔案信息化建設(shè)的概念和特征

所謂檔案信息化，是在檔案管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌規(guī)劃下，運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的手段。其根本結(jié)果是收集和處理檔案相關(guān)信息，以提高所需的管理水平和服務(wù)水平。一般來說，檔案信息建設(shè)是以檔案的實(shí)時(shí)保存為主要工作內(nèi)容，然后利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行全面的應(yīng)用和管理，從多個(gè)角度對(duì)檔案進(jìn)行分類?？傮w而言，檔案信息化建設(shè)符合四個(gè)要求：一是檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了檔案的接收、存儲(chǔ)和利用，使三者更加和諧。其次，檔案信息化建設(shè)體現(xiàn)了檔案管理模式的改革，是過去管理模式的重大突破，使檔案管理過程數(shù)字化，形成檔案信息網(wǎng)絡(luò)。最后，基于信息的檔案信息更容易共享，使檔案信息資源得到充分利用。

目前，檔案信息化建設(shè)仍在進(jìn)行中，深入了解檔案信息化的特點(diǎn)，有助于我們找到更好的檔案管理方式。目前，檔案信息化建設(shè)在不同的階段具有不同的特點(diǎn)：在實(shí)驗(yàn)階段，檔案信息化建設(shè)具有多元化的特點(diǎn)，是對(duì)以往檔案管理手段的改進(jìn)和突破;在大眾化進(jìn)程中信息化階段，檔案的出版導(dǎo)致了檢索手段的發(fā)展和應(yīng)用，以及與計(jì)算機(jī)相關(guān)的引領(lǐng)。領(lǐng)域的應(yīng)用也開始得到承認(rèn)，包括編目和計(jì)算機(jī)輔助卷軸的普及;在網(wǎng)絡(luò)階段，計(jì)算機(jī)的主導(dǎo)地位逐漸得到承認(rèn)，在檔案管理中的地位也越來越高。其中涉及多媒體技術(shù)的應(yīng)用和光盤存儲(chǔ)容量的使用;在數(shù)字檔案時(shí)代，數(shù)字檔案的發(fā)展成為檔案管理的主要代表，包括數(shù)據(jù)庫的建立和電子檔案的使用。電子文檔管理網(wǎng)站，以及數(shù)據(jù)庫向數(shù)字檔案的發(fā)展趨勢(shì)逐漸顯現(xiàn)。

2當(dāng)前檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題

2.1信息數(shù)字化進(jìn)程較為緩慢。

一般來說，行政事業(yè)單位檔案工作人員，在完成信息整理后，通過電子文檔形式將信息內(nèi)容傳送到數(shù)據(jù)庫，便于信息的傳遞。用戶通過模塊訪問信息，實(shí)現(xiàn)了高效、簡化的管理。檔案信息不同，傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)形式保存或記錄。如果我們要輸入單位、部門所有的檔案信息，而不為這些信息建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，是非常困難的，需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間。因此，單位檔案的數(shù)字化過程仍然相對(duì)緩慢。

2.2信息化系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，有必要制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)具有一定的工藝特點(diǎn)，但并不獨(dú)立存在。這對(duì)單位、部門檔案信息化管理提出了很高的要求。一方面，單位、部門需要配備檔案信息軟硬件設(shè)備，設(shè)備的應(yīng)用功能滿足信息化標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化管理，規(guī)范相關(guān)電子文件的管理，符合地方檔案數(shù)據(jù)庫的工作標(biāo)準(zhǔn)。目前，我國已形成了一套全面、系統(tǒng)的檔案信息管理內(nèi)容。

2.3檔案信息化認(rèn)識(shí)存在不足。

目前，許多單位、部門對(duì)于檔案信息化的重要性認(rèn)識(shí)不夠，其檔案管理長期處于歸檔的水平，往往在很大程度上留下一些有價(jià)值的檔案信息。忽視了檔案信息資源的合理開發(fā)利用，嚴(yán)重影響了檔案的管理。

2.4網(wǎng)絡(luò)安全問題較為突出。

由于檔案的特殊性，檔案管理者應(yīng)正確處理檔案信息與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系，同時(shí)應(yīng)將嚴(yán)格保密與合理公開相結(jié)合。在信息時(shí)代，單位、部門檔案的信息化有助于提高檔案利用效率，促進(jìn)檔案管理部門與其他行政部門的溝通，降低檔案的獲取和保管成本。但它也帶來了大量的信息技術(shù)問題，嚴(yán)重威脅著文件的安全，如非法訪問、計(jì)算機(jī)病毒或黑客的破壞。

3信息化形勢(shì)下加強(qiáng)檔案建設(shè)的措施

3.1加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)教育

為了提高檔案建設(shè)的效率和質(zhì)量，必須加強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)教育，培養(yǎng)戰(zhàn)斗力強(qiáng)的檔案隊(duì)伍。一是不斷組織職工接受檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和教育，學(xué)習(xí)檔案管理理論，提高檔案管理業(yè)務(wù)技能，掌握檔案收集范圍、分類方法和檔案歸檔、保管、驗(yàn)收。標(biāo)識(shí)、統(tǒng)計(jì)、銷毀等檔案管理流程，嚴(yán)格遵守檔案的保密和保管。第二，為適應(yīng)數(shù)字檔案建設(shè)的需要，有必要定期對(duì)檔案工作者進(jìn)行新技術(shù)、新能力的培訓(xùn)和教育，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高能力，使其掌握必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)，提高檔案工作的質(zhì)量。具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理操作技能，并能熟練操作數(shù)字檔案。有序地準(zhǔn)備、收集、管理和利用檔案。最后，繼續(xù)開展檔案工作者法律知識(shí)教育活動(dòng)。

3.2加強(qiáng)檔案工作制度的建設(shè)

為了推進(jìn)檔案事業(yè)有序長久發(fā)展，單位、部門要按照《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)部門發(fā)布的關(guān)于檔案工作的方針、政策，制訂并完善檔案管理工作制度并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。各單位應(yīng)明確制定檔案工作崗位責(zé)任制、收集、整理、歸檔、驗(yàn)收、鑒定管理制度、檔案借閱管理制度、檔案保密管理制度、檔案復(fù)制制度、檔案庫房管理制度。確保檔案資料收集的完整性和準(zhǔn)確性，歸檔和分組的準(zhǔn)確性和合理性，檔案標(biāo)題的清晰性和簡潔性，檔案保管的有序性和有序性，檔案分類的合理性和完整性。通過有效實(shí)施健全的管理制度，大力促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.3加強(qiáng)檔案工作人員的思想政治教育

做好信息化條件下的檔案建設(shè)，首先要提高檔案工作人員的思想政治素質(zhì)，培養(yǎng)他們熱愛工作、為人民服務(wù)、為工作奉獻(xiàn)的精神和態(tài)度，有效地激發(fā)社會(huì)各界對(duì)檔案工作的積極性和積極性。各單位要定期開展多種形式的思想政治教育培訓(xùn)活動(dòng)，積極組織檔案工作者學(xué)習(xí)新時(shí)期中國特色社會(huì)主義思想，培養(yǎng)熱愛本職工作的檔案意識(shí)。

結(jié)束語

在