第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)

?3.1賬務(wù)系統(tǒng)的工作原理

及功能結(jié)構(gòu)?3.1.1賬務(wù)系統(tǒng)的手工處理方式?在手工條件下，會(huì)計(jì)核算的方法主要包括：

設(shè)置會(huì)計(jì)科目及賬戶

復(fù)式記賬

填制與審核憑證

設(shè)置與登記賬簿

成本計(jì)算

財(cái)產(chǎn)清查

編制會(huì)計(jì)報(bào)表?3.1.2賬務(wù)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)處理方式

??

3.1.3計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程

??計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的基本流程是：

1.

編輯輸入記賬憑證或機(jī)制憑證。

2.

對(duì)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核。

3.

人工控制由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成記賬工作。

4.人工控制由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成結(jié)賬工作。

5.人工控制由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行銀行對(duì)賬。

?3.1.4通用賬務(wù)處理系統(tǒng)

基本功能結(jié)構(gòu)

??3.2賬務(wù)處理子系統(tǒng)系統(tǒng)的初始化?3.2.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)初始化

設(shè)置概述?3.2.2初始化設(shè)置前的準(zhǔn)備工作?㈠仔細(xì)閱讀《使用手冊(cè)》

㈡會(huì)計(jì)科目、憑證類型等的確定

㈢會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)備

包括往來賬數(shù)據(jù)、銀行賬數(shù)據(jù)、科目余額、憑證摘要等。

㈣會(huì)計(jì)組織和人員分工的確定?3.2.3會(huì)計(jì)科目設(shè)置??1、科目代碼2、科目名稱3、科目類型4、賬頁格式5、輔助賬的設(shè)置?6.其他核算（1）日記賬（2）銀行賬（3）數(shù)量金額賬（4）外幣賬?2.刪除會(huì)計(jì)科目

①科目未錄入期初余額②科目未被其他設(shè)置使用③沒有任何一張記賬憑證用到該科目④該科目沒有建立明細(xì)科目

3.修改會(huì)計(jì)科目?3.2.4會(huì)計(jì)科目輔助核算設(shè)置?個(gè)人往來輔助賬賬務(wù)系統(tǒng)對(duì)個(gè)人往來業(yè)務(wù)的處理提供了兩種不同的解決方案：一種是模仿手工的處理方法。采用這種方法有關(guān)會(huì)計(jì)科目的設(shè)置與手工處理科目設(shè)置相同，即在其他應(yīng)收、其他應(yīng)付科目下按費(fèi)用類別設(shè)置二級(jí)科目，在二級(jí)科目下按往來的個(gè)人或單位設(shè)置明細(xì)科目。另一種是輔助核算方式。即利用系統(tǒng)的輔助核算功能將有關(guān)科目設(shè)成個(gè)人往來類。?客戶和供應(yīng)商往來核算在只使用總賬子系統(tǒng)的單位，與個(gè)人往來類似，客戶和供應(yīng)商往來核算也可用兩種方法進(jìn)行核算。只使用總賬系統(tǒng)，則“受控系統(tǒng)”為空。如果使用“應(yīng)收”，“應(yīng)付”系統(tǒng)，則“受控系統(tǒng)”為“應(yīng)收系統(tǒng)”或“應(yīng)付系統(tǒng)”。?部門輔助核算部門核算通常適用于收入和費(fèi)用類科目。為了加強(qiáng)管理，企業(yè)對(duì)各種收支類科目除了需要按類別進(jìn)行核算外，還需按部門進(jìn)行核算，如管理費(fèi)用科目下，首先要按類別分成管理人員工資、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等項(xiàng)目進(jìn)行核算，然后還需對(duì)每個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目在不同部門的發(fā)生情況進(jìn)行核算，這種核算要求在手工條件下是很難實(shí)現(xiàn)的，但在計(jì)算機(jī)條件下，利用系統(tǒng)提供的部門核算輔助功能，卻是輕而易舉的事情。?項(xiàng)目核算項(xiàng)目核算是為了解決圍繞一個(gè)專門的對(duì)象，將與該對(duì)象有關(guān)的所有收入、支出進(jìn)行專項(xiàng)歸集的目的而設(shè)置的功能。?當(dāng)科目體系中有項(xiàng)目核算類科目時(shí)，需要在項(xiàng)目目錄功能中做進(jìn)一步的設(shè)置。（1）定義項(xiàng)目大類：項(xiàng)目大類即項(xiàng)目核算的分類類別，如在建工程等。（2）定義項(xiàng)目結(jié)構(gòu)：為了方便用戶登記項(xiàng)目清單，每一大項(xiàng)有關(guān)的欄目由用戶自由設(shè)定。（3）項(xiàng)目分類和項(xiàng)目目錄：如在建工程較多，為了分類統(tǒng)計(jì)和管理需要設(shè)置項(xiàng)目的分類和每一分類下的項(xiàng)目清單。（4）指定項(xiàng)目核算科目：在建立會(huì)計(jì)科目時(shí)，雖然已經(jīng)設(shè)定了項(xiàng)目核算的會(huì)計(jì)科目，但沒有具體指定某科目進(jìn)行哪個(gè)項(xiàng)目大類核算，在此應(yīng)予以明確。即在項(xiàng)目科目中將屬于該項(xiàng)目的科目選入該項(xiàng)目核算。（5）項(xiàng)目期初與計(jì)劃錄入。項(xiàng)目期初即某項(xiàng)目在某個(gè)科目中的期初余額；項(xiàng)目計(jì)劃即某項(xiàng)目在某個(gè)科目中的計(jì)劃發(fā)生額。由于項(xiàng)目期初和項(xiàng)目計(jì)劃是與科目和項(xiàng)目相關(guān)的，所以錄入時(shí)，應(yīng)逐個(gè)科目錄入，先錄入一個(gè)科目下所有項(xiàng)目的期初余額和計(jì)劃數(shù)，再輸入另一個(gè)科目的期初余額和計(jì)劃數(shù)。?（一）部門核算和管理

?（二）個(gè)人往來核算與管理

?（三）項(xiàng)目核算與管理

?3.2.5憑證類別設(shè)置?1、憑證類型設(shè)置：常見的憑證分類方式有以下幾種：（1）按憑證所反映的業(yè)務(wù)類型，將憑證劃分為收、付、轉(zhuǎn)三類。也可按照憑證涉及貨幣資金的類別進(jìn)一步將收、付款憑證區(qū)分為現(xiàn)收、銀收、現(xiàn)付、銀付四種類型。（2）按憑證是否涉及到現(xiàn)金或銀行存款的內(nèi)容來劃分，將記賬憑證劃分為現(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。另外，有的軟件把由系統(tǒng)自動(dòng)生成的憑證專門設(shè)置成一類，通常稱為機(jī)制憑證。?2、憑證限制條件設(shè)置：系統(tǒng)提供一系列的條件選項(xiàng)，如“借方必有科目”、“貸方必有科目”、“借方必?zé)o科目”、“貸方必?zé)o科目”等。由用戶根據(jù)憑證的特點(diǎn)來選擇。例如，憑證按收、付、轉(zhuǎn)分類情況下，應(yīng)將收款憑證的約束條件設(shè)定為“借方必有科目”、“1001，1002”，而將轉(zhuǎn)賬憑證的約束條件設(shè)定為“借貸必?zé)o科目”、“1001，1002”。

一般軟件都允許用戶對(duì)憑證不作分類，或?qū)⑷繎{證都設(shè)置為“記賬憑證”一種類型。

?六、初始數(shù)據(jù)錄入?①只提供允許錄入的數(shù)據(jù)域，鎖定不必錄入的數(shù)據(jù)域（如上級(jí)科目或其他字段），并用不同的顏色表示，如白色為可錄入的數(shù)據(jù)區(qū)，黃色為要匯總的數(shù)據(jù)區(qū)等。②通過試算進(jìn)行初始數(shù)據(jù)平衡檢查，平衡公式有：資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益；期初借方余額=期初貸方余額；借方累計(jì)發(fā)生額=貸方累計(jì)發(fā)生額試算后顯示審核結(jié)果，列出各項(xiàng)數(shù)據(jù)的合計(jì)，便于用戶了解。③如果是年初建賬，可以直接錄入年初余額；如果是年中建賬，則需錄入啟用當(dāng)月的期初數(shù)據(jù)及年初至啟用前月的借貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)自動(dòng)算出年初余額。即：1月1日啟用：期初余額其他月份啟用的：累計(jì)借方、累計(jì)貸方、期初余額?3.2.7結(jié)算方式設(shè)置?為了便于對(duì)有關(guān)票據(jù)進(jìn)行管理和提高銀行自動(dòng)對(duì)賬的效率，賬務(wù)系統(tǒng)軟件設(shè)有結(jié)算方式設(shè)置功能。用戶在進(jìn)行結(jié)算方式設(shè)置時(shí)應(yīng)將本單位所使用的結(jié)算方式一一編碼，將各種結(jié)算方式碼和結(jié)算方式名稱一一輸入系統(tǒng)給出的對(duì)應(yīng)攔目中，以便在需要時(shí)輸入相應(yīng)結(jié)算方式。?3.2.8其他有關(guān)設(shè)置1、外匯匯率設(shè)置

2、常用憑證設(shè)置

3、常用摘要設(shè)置?3.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理?3.3.1憑證錄入、審核和修改?3.3.1.1憑證錄入1、記賬憑證的類型⑴手工憑證：(2)機(jī)制憑證：(3)派生憑證：2、記賬憑證的基本內(nèi)容主要包括日期、憑證類別和憑證號(hào)、摘要、科目、金額、附件張數(shù)、各種簽章等。3、各類記賬憑證的輸入方式4、憑證的錄入(1)憑證基本內(nèi)容的錄入(2)輔助核算數(shù)據(jù)的錄入?會(huì)計(jì)分錄輸入說明：(1)分錄的每一條記錄摘要均不能為空。

(2)分錄的每條記錄摘要可以不同,常用語句可以在“獲取”中找到。

(3)輸入的科目編碼必須在建立科目時(shí)已經(jīng)定義。

(4)必須是最底層的科目編碼（明細(xì)科目）。

(5)不能有非法對(duì)應(yīng)科目。

(6)一條記錄其金額只有一個(gè)方向;金額不能為“零”;紅字以“－”號(hào)表示;會(huì)計(jì)科目借貸雙方金額必須平衡。?3.3.1.2憑證的審核盡管賬務(wù)系統(tǒng)在憑證錄入的過程中設(shè)計(jì)了大量的檢驗(yàn)功能，但一些人為的錯(cuò)誤，例如憑證的科目代碼輸入錯(cuò)誤導(dǎo)致會(huì)計(jì)科目發(fā)生錯(cuò)誤；憑證的借貸方金額同時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，且錯(cuò)誤金額相同。這些錯(cuò)誤是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)很難檢測(cè)的。這就要由審核人員進(jìn)行審核了。憑證審核

是指審核人員依照會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)軟件的要求，對(duì)記賬憑證所進(jìn)行的檢查和核對(duì)。

審核的主要內(nèi)容是:記賬憑證是否與原始憑證相符，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否正確，記賬憑證相關(guān)項(xiàng)目是否填寫齊全，會(huì)計(jì)分錄是否正確等。根據(jù)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的要求，憑證制單員和審核員不能為同一人，即任何用戶都不能審核自己編制的憑證。對(duì)于涉及到現(xiàn)金、銀行存款的收入與支出的憑證，還可通過系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置后強(qiáng)制由出納簽字。

?3.3.1.3憑證的修改1、對(duì)沒有進(jìn)行審核的錯(cuò)誤憑證，可以直接利用憑證修改功能進(jìn)行修改。2、對(duì)已經(jīng)進(jìn)行了審核，但是還沒有記賬的錯(cuò)誤憑證，應(yīng)先取消審核，然后再在憑證修改功能中進(jìn)行修改。3、對(duì)已記賬的錯(cuò)誤憑證，則不能利用憑證修改功能進(jìn)行修改。?3.3.2記賬?3.3.2.1記賬原理

在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，所有的賬簿數(shù)據(jù)均以數(shù)據(jù)庫文件方式存放于系統(tǒng)之中。從系統(tǒng)內(nèi)部的處理過程來看，記賬處理實(shí)際上是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在不同數(shù)據(jù)庫文件之間的傳遞。

?

3.3.2.2記賬過程

1．

選擇記賬憑證

2．

系統(tǒng)自動(dòng)檢驗(yàn)記賬憑證3．

正式記賬?進(jìn)行記賬工作需要注意以下問題：1．

未經(jīng)審核的記賬憑證不能記賬。2．

有不平衡憑證或錯(cuò)誤憑證時(shí)，系統(tǒng)停止記賬。3．

記賬過程決不允許無故中斷系統(tǒng)運(yùn)行或關(guān)機(jī)對(duì)記賬處理的幾點(diǎn)說明：

①憑證一經(jīng)記賬，就不能在這一憑證或登記這一業(yè)務(wù)的賬簿上直接修改。②在記賬開始后，不能中斷系統(tǒng)的運(yùn)行。③初次使用賬務(wù)系統(tǒng)時(shí)，若輸入的期初余額借貸不平衡或總賬期初余額與其所屬明細(xì)賬余額不平衡，則不能進(jìn)行記賬。④所選范圍內(nèi)的憑證如有未經(jīng)審核簽字的憑證，系統(tǒng)將給出提示并自動(dòng)中止記賬并給出報(bào)告。⑤多數(shù)軟件具有記賬前提示備份或強(qiáng)制備份（如金蝶軟件）功能。⑥記賬功能隨時(shí)可運(yùn)行，每月執(zhí)行記賬的次數(shù)是任意的。

?3.4期末業(yè)務(wù)處理?3.4.1期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)

處理?對(duì)于期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的處理，系統(tǒng)都要求用戶事先設(shè)置好正確的轉(zhuǎn)賬憑證模板，需要時(shí)調(diào)用設(shè)置好的憑證模板，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證。

?使用轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證功能，需要注意以下幾個(gè)問題：

1、在調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生的各種具體業(yè)務(wù)登記入賬。2、注意期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)具有嚴(yán)格的處理順序。(p74)3、結(jié)轉(zhuǎn)生成的記賬憑證系統(tǒng)將存于未記賬憑證庫，這些憑證還需要進(jìn)行審核和記賬操作才能記入賬簿。?3.4.2自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置?1．登記一個(gè)轉(zhuǎn)賬憑證模板

2．設(shè)置轉(zhuǎn)賬憑證模板

這種設(shè)置主要包括：科目編碼、借貸方向和金額的取數(shù)公式，取數(shù)公式實(shí)際上是告訴計(jì)算機(jī)如何從系統(tǒng)內(nèi)獲取轉(zhuǎn)賬憑證所需要的數(shù)據(jù)。如果涉及到的科目是部門核算類或項(xiàng)目核算類，且需要按部門或項(xiàng)目結(jié)轉(zhuǎn)則還應(yīng)設(shè)置制定部門或項(xiàng)目；如果不指定則系統(tǒng)默認(rèn)為結(jié)轉(zhuǎn)所有的部門或項(xiàng)目。?3.4.3試算平衡和對(duì)賬?計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)試算平衡功能就是將系統(tǒng)中所有科目的數(shù)據(jù)按會(huì)計(jì)平衡公式進(jìn)行平衡檢驗(yàn)。對(duì)賬是對(duì)各個(gè)賬戶的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，以檢查對(duì)應(yīng)賬戶的是否平衡。

?3.4.4結(jié)賬?通用賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)賬工作的一般處理步驟是：

1．

停止本月的記賬工作。

2．

進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)：數(shù)據(jù)保護(hù)的過程與記賬基本相同。

3．

進(jìn)行試算平衡。

4.將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額。

?期末結(jié)賬時(shí)應(yīng)注意以下問題：

1．

各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)賬以前完成。

2．

當(dāng)月輸入的記賬憑證必須全部記賬，如有未記賬的當(dāng)月憑證，系統(tǒng)將不能結(jié)賬。

3．

上月未結(jié)賬，本月無法結(jié)賬。

4．

每月只能結(jié)賬一次。

5．

有些通用賬務(wù)系統(tǒng)初始設(shè)置中需要設(shè)定每月的結(jié)賬日期，使用這些軟件必須在規(guī)定的日期進(jìn)行結(jié)賬。

多數(shù)通用軟件年末結(jié)賬后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成下一年度的機(jī)內(nèi)賬簿，并將本年各賬戶期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。?3.5賬務(wù)系統(tǒng)的輸出?3.5.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)輸出方式?在賬務(wù)系統(tǒng)中信息輸出的方式有三種：通過屏幕顯示輸出，通常稱為查詢。通過打印機(jī)打印輸出，通常稱為打印。在賬務(wù)系統(tǒng)中凡是可以查詢到的內(nèi)容都可以打印。打印輸出按照打印方式的不同可以分為套打和完全打印。使用哪種方式由用戶自己決定。通過活動(dòng)硬盤等輸出，通常稱為備份。由于備份功能對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全有重要意義，又與系統(tǒng)數(shù)據(jù)恢復(fù)功能有密切聯(lián)系，因此備份不光是信息輸出的一種方式而且是系統(tǒng)維護(hù)的重要功能。?3.5.2記賬憑證的輸出?1.記賬憑證的輸出

記賬憑證的輸出主要是對(duì)憑證進(jìn)行查詢。

2.科目匯總表的輸出

為了提供某一科目某一時(shí)間范圍的發(fā)生額和余額，系統(tǒng)提供了憑證匯總功能。憑證匯總同樣需要輸入?yún)R總條件和匯總憑證的范圍。運(yùn)行憑證匯總功能，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行憑證匯總并將產(chǎn)生的科目匯總表顯示在屏幕上。需要打印時(shí)，操作對(duì)應(yīng)的功能鍵系統(tǒng)即可將結(jié)果打印輸出。科目匯總同樣分已記賬憑證和包括未記賬憑證的所有憑證兩種情況進(jìn)行查詢和打印。?3.5.3賬簿輸出3.5.4輔助核算信息輸出?3.6資金管理?3.6.1支票登記簿?3.6.2銀行對(duì)賬?1.錄入初始未達(dá)賬

2.錄入銀行對(duì)賬單

3.銀行對(duì)賬

在計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中，對(duì)賬方式通常分為自動(dòng)對(duì)賬和手工對(duì)賬，手工對(duì)賬一般作為自動(dòng)對(duì)賬的補(bǔ)充。自動(dòng)對(duì)賬可以選擇：結(jié)算方式相同、結(jié)算票號(hào)相同、金額和方向相同三個(gè)條件中的一個(gè)或幾個(gè)的組合作為確定已達(dá)賬的條件。選定對(duì)賬條件后系統(tǒng)將根據(jù)確定的條件自動(dòng)標(biāo)示出已達(dá)賬項(xiàng)。

4.輸出對(duì)賬結(jié)果

?本章小節(jié)?賬務(wù)處理系統(tǒng)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)。它不僅改變了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理方式，而且由于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理特點(diǎn)，部分地改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)流程。賬務(wù)系統(tǒng)的初始化設(shè)置工作是充分利用賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行日常賬務(wù)處理的關(guān)鍵，是由手工會(huì)計(jì)向會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)過渡的一個(gè)橋梁。帳務(wù)系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理包括:憑證輸入、修改、審核、記帳、結(jié)帳及各種會(huì)計(jì)帳簿的輸出。計(jì)算機(jī)帳務(wù)系統(tǒng)中的記帳、結(jié)帳概念與手工帳務(wù)系統(tǒng)中的記帳、結(jié)帳概念已經(jīng)有了很大的區(qū)別。特別值得一提的是賬務(wù)系統(tǒng)的輔助核算功能，只要進(jìn)行合理的設(shè)置，就可以提供管理所需的各種“交叉立體”信息。?樹立質(zhì)量法制觀念、提高全員質(zhì)量意識(shí)。7月-237月-23Sunday,July16,2023人生得意須盡歡，莫使金樽