企業(yè)檔案管理制度==本文檔為word版，下載后可任意編輯修改==第一章總則1、為加強(qiáng)公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、文件承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(文件內(nèi)的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。工作或項(xiàng)目結(jié)案后應(yīng)及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。檔案管理制度包括立卷歸檔制度等七項(xiàng)制度，是公司的工作制度，特別是檔案立卷歸檔制度，要求公司各部門必須要認(rèn)真落實(shí)執(zhí)行。第二章立卷歸檔制度為加強(qiáng)對(duì)公司的檔案管理，使檔案資料更好地為公司的建設(shè)及規(guī)范化管理服務(wù)，根據(jù)國家《檔案法》等有關(guān)管理的規(guī)定，特訂立本制度。1、公司指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的統(tǒng)一管理；2、檔案材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交部門經(jīng)理審閱后，交公司總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔；3、若一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文字材料、會(huì)議文件由主辦部門或人員收集，結(jié)案后統(tǒng)一交總經(jīng)辦存案。一、歸檔范圍：1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等；2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書（包括各類申報(bào)材料）；3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；5、公司的各類設(shè)備的廠家提供的原始資料，公司建立的有關(guān)設(shè)備資料；6、本公司員工人事、勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；7、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音等。二、歸檔時(shí)間：1、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔（最短每月或最長每季交接一次），完成整理立卷后，移交檔案室歸檔；2、凡基建工程項(xiàng)目、應(yīng)用工程項(xiàng)目等，在項(xiàng)目完成后及時(shí)交檔案室歸檔；3、會(huì)計(jì)檔案在當(dāng)季度整理立卷后暫由財(cái)會(huì)部門保存，一年后交檔案室歸檔；4、檔案室須在次月底前完成本單位上季度文件資料的立卷歸檔工作。三、歸檔要求：1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用；2、歸檔的文件資料必須按規(guī)定的范圍完整、系統(tǒng)、成套，不得殘缺不全，歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；3、歸檔的文件資料必須正確地反映本部門在各項(xiàng)工作中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，符合形成規(guī)律；4、歸檔的文件資料應(yīng)采用原件，正式發(fā)文應(yīng)附按規(guī)定程序簽發(fā)的發(fā)文底稿；在歸檔的文字材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與初稿、定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。四、檔案整理：檔案管理部門在接到各部門檔案后要及時(shí)進(jìn)行整理，按照公司規(guī)定，結(jié)合公司部門及工作實(shí)際組卷。案卷質(zhì)量要求：1、組卷科學(xué)：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，和組卷目的要求，結(jié)合公司實(shí)際進(jìn)行合理組卷，做到分類適當(dāng)、問題單一、類型鮮明、年度不混、保管期限準(zhǔn)確；2、排列系統(tǒng)：卷內(nèi)文件資料按文件重要程度或形成時(shí)間的先后排列；3、編目合理：卷內(nèi)文件資料按照排列程序，依次在有字跡和圖表的頁面上編寫頁碼；4、格式規(guī)范：案卷封皮、卷內(nèi)目錄、備考表填寫齊全、準(zhǔn)確、案卷題名簡明確切、字跡工整、清晰、耐久，裝訂整齊美觀；5、歸檔的文件資料必須使用鋼筆(碳素或藍(lán)黑墨水)書寫，字跡工整、清晰、規(guī)范；6、歸檔的聲像資料應(yīng)用文字標(biāo)明對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和制作者；7、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的文件資料放在針對(duì)的最后一年立卷；8、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起（即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后）；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列；9、案卷封面和側(cè)面標(biāo)識(shí)，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)模式，統(tǒng)一字體電腦打?。?0、檔案資料由公司安排專人負(fù)責(zé)管理，應(yīng)注意防盜、防火、防蟲、防光。第三章檔案人員崗位責(zé)任制1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本部門實(shí)際情況，制定本單位檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度；2、執(zhí)行和監(jiān)督執(zhí)行公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，制訂落實(shí)檔案管理規(guī)劃；3、負(fù)責(zé)收集整理和保管本機(jī)關(guān)各門類檔案，修訂完善公司歸檔制度，做到收集齊全、整理科學(xué)、保管安全；4、開展檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀和保密工作；5、編制檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，積極主動(dòng)提供檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和公司各項(xiàng)工作服務(wù)；6、認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，努力提高樣式管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平。第四章檔案保管制度1、根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，公司所有檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，做到專人專柜，公司檔案任何人不得據(jù)為己有；2、檔案保管必須配置專用檔案柜。對(duì)發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全；3、定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)，采取適當(dāng)措施保護(hù)檔案安全；4、保持檔案室的清潔，禁止存放其他雜物，禁止吸煙，庫房內(nèi)非檔案人員，一律不得入內(nèi)；5、做好檔案收集工作，按規(guī)定向檔案室移交檔案，年底盤存，做到目錄與室藏檔案相符；6、嚴(yán)格檔案的出入手續(xù)，做好日常借閱利用登記，檔案人員調(diào)離崗位時(shí)，必須在辦完移交手續(xù)后方能離崗。第五章檔案保密制度1、經(jīng)常學(xué)習(xí)《保密法》，加強(qiáng)保密教育，增強(qiáng)保密觀念，自覺保守公司商業(yè)機(jī)密。2、做好檔案資料密級(jí)劃分和保管期限的確定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)制、翻拍檔案材料；3、不得在公共場所閱讀、談?wù)摍n案保密內(nèi)容，不得在普通電話、投稿和私人通信中涉及保密內(nèi)容；4、公司人員應(yīng)做到不該看的不看，不該說的不說，不該聽的不聽，不該記的不記；5、根據(jù)不同密級(jí)程度確定不同的利用對(duì)象和利用范圍，保密材料只限閱文室內(nèi)查閱，涉密材料不得進(jìn)入編研范圍；6、剔除、銷毀文件，應(yīng)經(jīng)鑒定批準(zhǔn)，有二人參加監(jiān)銷。嚴(yán)禁將剔除文件材料賣給廢品站，嚴(yán)禁發(fā)生失泄密事件，違者依法追究責(zé)任。第六章檔案利用制度1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；2、檔案借閱的最長期限為兩周，用畢按時(shí)歸還，如需延長借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)，對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，在當(dāng)月未交回的將停發(fā)借閱人的當(dāng)月工資，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用；3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任；4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制；5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，查閱檔案資料，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等涂改、折疊或作其它標(biāo)記；嚴(yán)禁污損、拆裝、抽頁、裁剪等破壞檔案行為；6、利用者必須在閱覽室內(nèi)查閱檔案資料，非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外，查閱完畢，檔案工作人員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、辦理相關(guān)手續(xù)；7、做好利用登記和利用效果登記。第八章檔案統(tǒng)計(jì)制度1、檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)和偽造；2、建立各門類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，堅(jiān)持日常登記，及時(shí)填寫基本檔案數(shù)據(jù)和報(bào)表。第九章檔案移交制度1、在歸檔范圍內(nèi)接收公司各部門檔案資料，時(shí)間為每季度末前接收上季度應(yīng)歸檔的檔案資料，重大活動(dòng)和重要文件為辦理完畢后隨時(shí)歸檔；2、對(duì)散存于個(gè)人手中的對(duì)公司工作有保存價(jià)值的檔案資料隨時(shí)接收；3、公司檔案由各部門整理規(guī)范后向檔案室移交，并編制檔案檢索工具一式三份與檔案一同移交檔案室，向檔案室移交時(shí)同時(shí)移交檔案電子版、全宗介紹、立卷說明等材料；4、交接檔案時(shí)，應(yīng)依據(jù)檔案檢索工具填寫移交清冊(cè)一式兩份，辦理交接手續(xù)；5、凡在公司檔案向檔案室移交前移出檔案的，必須經(jīng)部門經(jīng)理審批同意，并在檢索工具和“立卷說明”中備注清楚，說明檔案去向與移出原因。第十章附則本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)制定，總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)。從公布之日起開始執(zhí)行，本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。企業(yè)檔案管理制度1.總則1.1目的為規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性和保密性，使之有章可循，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用公司范圍的文書、技術(shù)、實(shí)物、照片以及某載體檔案的管理；會(huì)計(jì)檔案管理不適用本制度，另見《會(huì)計(jì)檔案管理制度》。1.3職責(zé)、權(quán)限由公司檔案管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，公司所有職員予以配合。2.檔案立卷、歸檔程序2.1資料歸檔范圍公司歸檔范圍如下，下述歸檔文件一律規(guī)定為檔案原件。（1）公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記營業(yè)或終止、清算等方面的文件材料。（2）涉及商業(yè)秘密方面的信息情報(bào)、教育培訓(xùn)方面的文件材料。（3）政府或上級(jí)部門下達(dá)的批文證件資料。（4）公司裝修方面的合同文本和來往收據(jù)憑證資料。（5）公司內(nèi)外簽定的全部合同書。（6）儀器、設(shè)備方面的合格證、保修卡、保險(xiǎn)單等文件資料。（7）公司內(nèi)部決議、決定、條例、規(guī)章制度、聘書等法規(guī)性文件及各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。（8）科研、技術(shù)引進(jìn)、專利、文件、報(bào)批、批文、科技討論會(huì)記錄等方面的材料。（9）其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。2.2文件點(diǎn)收（1）檢查文件的文本及附件是否完整，如有缺失應(yīng)立即追查歸檔。（2）文件如已抽查，應(yīng)由檔案主管簽字確認(rèn)。（3）文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦人補(bǔ)全。（4）與本檔案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦人。（5）對(duì)遺缺不全的檔案，采取措施，積極收集齊全。（6）及時(shí)催辦已辦理完畢的文件上交回收。2.3檔案整理2.3.1文件整理歸檔（1）中文豎寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。（2）右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角，理齊釘牢。（3）文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊。（4）案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印2份。（5）整理案卷，使之厚度適宜，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；每一案卷端正書寫標(biāo)題。（6）對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。2.3.2檔案編號(hào)檔案嚴(yán)格按照分類、排列、目的的整理步驟進(jìn)行全面、系統(tǒng)的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號(hào)有英文字母以及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說明如下：XX—XX—XXX—XXX8、9、10位代表流水號(hào)001~9995、6、7位為檔案柜號(hào)3、4位為各單位編號(hào)1、2位公司名稱2.3.3檔案的保管（1）永久保存包括：公司章程、股東名冊(cè)、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、股東會(huì)及股東會(huì)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、技術(shù)數(shù)據(jù)資料、重大技術(shù)開發(fā)委托合同、其他需要永久保存的文書。（2）10年保存包括：預(yù)算、決算書類、會(huì)計(jì)憑證、計(jì)劃資料、其他經(jīng)核定須保存10年的文書。（3）5年保存包括：期滿或解除的合約、其他經(jīng)核定需要保存5年的文書。（4）1年保存。結(jié)案后無長期保存必要者。（5）各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存。（6）防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。（7）公司設(shè)立專門位置、“專用檔案文件柜”保存檔案。（8）做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。（9）每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料，對(duì)破損和退色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。3.檔案的保密對(duì)公司重要文件檔案的保密措施詳見《公司保密制度》章程。4.檔案的使用4.1檔案的借閱（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《調(diào)卷單》經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后向檔案管理人員當(dāng)場調(diào)閱，當(dāng)場調(diào)閱當(dāng)場歸還，本公司未設(shè)立檔案室，這里的當(dāng)場是指在檔案管理員面前調(diào)閱，嚴(yán)禁擅自將檔案帶離出公司。如需將檔案帶離出公司必須經(jīng)執(zhí)行董事簽字批準(zhǔn)。（2）檔案管理人員接到《調(diào)卷單》，經(jīng)核查后，取出該檔案，并在《調(diào)卷單》上填注調(diào)閱日期、調(diào)閱人員、調(diào)閱原因、調(diào)閱時(shí)間、核準(zhǔn)人簽字等，將檔案交給調(diào)卷人員。（3）政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案時(shí)，經(jīng)執(zhí)行董事批準(zhǔn)后公司予以配合、協(xié)助。4.2檔案的歸還（1）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得翻拍，不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)告執(zhí)行董事處理。（2）檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案員進(jìn)行更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。（3）檔案歸還時(shí)發(fā)