第9頁(yè)共9頁(yè)公司檔案管理制?度標(biāo)準(zhǔn)范本一?、目的為了規(guī)?范公司檔案管理?，特制定本制度?。二、適用范?圍本制度適用?于公司各部門檔?案管理。三、?檔案管理機(jī)構(gòu)的?設(shè)置及基本要求?（一）檔案劃?分及管理部門?1、檔案是指本?公司過(guò)去和現(xiàn)在?，在從事經(jīng)營(yíng)管?理、科學(xué)技術(shù)、?企業(yè)文化等活動(dòng)?中形成的對(duì)公司?有保持價(jià)值的各?種文字、圖表、?聲像等歷史記錄?。2、行政部?行政助理崗兼任?檔案管理員，負(fù)?責(zé)檔案資料的歸?檔督促和日常管?理工作。3、?公司檔案根據(jù)其?重要性和保密程?度分為公司級(jí)和?部門級(jí)，公司級(jí)?檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)?范進(jìn)行分類，有?規(guī)范的檔案編號(hào)?和標(biāo)簽，并建立?電子與紙張分類?目錄。（二）?各部門資料管理?1、公司所屬?各部門必須設(shè)兼?職的資料管理員?，規(guī)范部門檔案?管理，實(shí)行部門?檔案與公司檔案?歸口管理。2?、各部門根據(jù)部?門資料性質(zhì)結(jié)合?公司級(jí)檔案管理?辦法，實(shí)行統(tǒng)一?的標(biāo)準(zhǔn)分類管理?。3、檔案的?借閱和移交、銷?毀，必須按照公?司管理規(guī)定執(zhí)行?。四、檔案分?類（一）檔案?質(zhì)量1、檔案?封面應(yīng)逐項(xiàng)按照?規(guī)定用碳素鋼筆?或中性筆書(shū)寫，?字跡要工整，清?晰，封面題名應(yīng)?能準(zhǔn)確反映出卷?內(nèi)文件材料的內(nèi)?容。2、檔案?文件禁止使用鉛?筆、圓珠筆、熱?敏紙等。破損的?檔案文件要進(jìn)行?修復(fù)處理。3?、檔案必須遵循?文件材料形成的?規(guī)律和特點(diǎn)，保?持文件材料之間?的聯(lián)系，區(qū)分不?同的價(jià)值，便于?保管和利用。?4、檔案盒表面?為《檔案目錄》?，檔案盒內(nèi)文件?沒(méi)有提名的，由?檔案人員根據(jù)內(nèi)?容擬定標(biāo)題。?5、檔案盒封面?應(yīng)注明立卷人，?審核人，立卷時(shí)?間。（二）立?檔1、檔案文?件材料按照批復(fù)?在前，請(qǐng)示在后?，正件在前，附?件在后，印件在?前，定稿在后，?重要法規(guī)性文件?的歷次稿件排列?在定稿之后。?2、跨年度的請(qǐng)?示與批復(fù)，有批?復(fù)的在批復(fù)年立?卷，無(wú)批復(fù)的放?在請(qǐng)示年立卷；?跨年度會(huì)議文件?放在會(huì)議開(kāi)幕年?立卷；跨年度的?規(guī)劃放在第一年?立卷；跨年度總?結(jié)放在最后一年?立卷。3、檔?案文件資料按時(shí)?間順序排列，收?交時(shí)公文處理用?紙?jiān)谇?，收文?后；內(nèi)部制發(fā)文?件，發(fā)文正稿在?前，依次為公文?處理用紙，發(fā)文?底稿。（三）?分類1、檔案?各級(jí)分類應(yīng)賦予?統(tǒng)一名稱，其名?稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，?以充分表示檔案?內(nèi)容性質(zhì)為原則?，并要一定范疇?，不能籠統(tǒng)含糊?。（如：證照類?目、制度類目、?文件類目、合同?類目等）。2?、公司檔案大致?分為以下幾類：?（1）證照類?：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各?類證照，注冊(cè)資?料、年檢資料、?公司章程等；（?2）文件類：分?外來(lái)文件（政府?職能部門的往來(lái)?文件）和內(nèi)部文?件；（3）制度?類：管理制度匯?編；（4）合?同類：分內(nèi)部經(jīng)?營(yíng)管理合同和業(yè)?務(wù)合同兩種。?（5）計(jì)劃總結(jié)?類：分年度計(jì)劃?及總結(jié)等；（?6）會(huì)議紀(jì)要類?：辦公例會(huì)紀(jì)要?等（五）檔案?編號(hào)1、檔案?分類各級(jí)名稱經(jīng)?確定后，應(yīng)編制?《檔案登記目錄?表》，將所有分?類各級(jí)名稱及其?代表數(shù)字編號(hào)，?用一定順序依次?排列，以便查閱?。2、檔案分?類各級(jí)名稱及其?代表數(shù)字一經(jīng)確?定，不得任意修?改，如確有修改?必要，應(yīng)事先審?查討論，并擬定?新舊檔案分類編?號(hào)對(duì)照表，報(bào)總?經(jīng)理審核批準(zhǔn)后?方可修改。3?、公司檔案員負(fù)?責(zé)對(duì)各部門文件?材料的收集、整?理，按照《檔案?登記目錄表》條?款“對(duì)號(hào)入座”?，各部門要積極?配合公司檔案管?理工作。五、?檔案歸檔及保存?（一）歸檔的?文件資料，應(yīng)按?自然形成，保持?歷史聯(lián)系的原則?和歸檔要求特征?及文件內(nèi)容進(jìn)行?歸檔。（二）?歸檔的同類文件?資料在卷內(nèi)應(yīng)分?別裝訂。（1?）公司章程、合?同（2）股東名?冊(cè)（3）組織?規(guī)程及辦事細(xì)則?（4）董事會(huì)及?股東會(huì)記錄（5?）財(cái)務(wù)報(bào)表（6?）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)?文件（7）不?動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其?他債權(quán)憑證（8?）工程設(shè)計(jì)圖（?9）公司規(guī)章制?度（10）預(yù)算?、決算書(shū)類（1?1）會(huì)計(jì)憑證（?12）事業(yè)計(jì)劃?資料（13）?期滿或解除之合?約（14）其他?文書(shū)（三）公?司可根據(jù)實(shí)際情?況擬訂文件資料?保存期限的補(bǔ)充?規(guī)定。（四）?歸檔的文件資料?種類，份數(shù)以及?每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)?齊全完整，每份?文件的正件與附?件，印件與定稿?，請(qǐng)示與批復(fù)，?轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件?，多種文字形成?的同一文件，均?不得分開(kāi)。（?五）按歸檔要求?進(jìn)行裝訂、編號(hào)?、填寫卷內(nèi)目錄?表。全部檔案組?成后，要對(duì)檔案?做統(tǒng)一排列并編?寫檔號(hào)。六、?檔案日常管理?（一）借閱1?、借閱手續(xù)：?（1）各部門經(jīng)?辦人員因工作需?要借閱檔案時(shí)，?應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)?人出示書(shū)面借閱?審批單向檔案員?借閱，經(jīng)辦人必?須在公司借閱登?記表上簽字。?（2）檔案員接?到借閱條，經(jīng)核?查后，取出該項(xiàng)?檔案，并在借閱?登記表上注明借?出日期和歸還日?期，以備及時(shí)催?還。（3）檔?案歸還時(shí)，經(jīng)檔?案員核查無(wú)異后?，檔案即歸入檔?夾，填寫歸還日?期，取消借閱記?錄。2、借閱?人不得轉(zhuǎn)借、拆?卸、調(diào)換、污損?所借的檔案，不?得在文件上圈點(diǎn)?、畫線和涂改，?未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)?印和摘抄檔案。?3、借閱人確?因工作原因需要?復(fù)印或摘抄文件?，需借閱部門負(fù)?責(zé)人填寫申請(qǐng)，?根據(jù)檔案借閱的?審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可?復(fù)印或摘抄文件?。4、借閱人?應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)?歸還。如有其他?人借閱同一檔案?時(shí)，應(yīng)變更借閱?登記，不得私自?授受。（三）?移交1、審核?批準(zhǔn)并指定其監(jiān)?交人后，方可進(jìn)?行移交?！稒n案?移交登記表》需?注明：移交檔案?目錄、公司負(fù)責(zé)?人意見(jiàn)、移交方?簽章、監(jiān)交人簽?章、接收方簽章?、移交時(shí)間、移?交原因。2、?移交前，按照清?冊(cè)清點(diǎn)；移交后?，在清冊(cè)上簽字?，《檔案移交登?記表》一式兩份?，移交方和接收?方各一份并永久?保管。（四）?保密1、檔案?室的任務(wù)是集中?統(tǒng)一管理公司已?形成的全部文件?資料檔案，維護(hù)?檔案的完整和安?全，主動(dòng)做好檔?案的提供利用工?作。任何無(wú)關(guān)人?員未經(jīng)許可不得?入內(nèi)。2、檔?案管理員應(yīng)忠于?職守，遵守紀(jì)律?，保守秘密，樹(shù)?立全心全意為公?司各項(xiàng)工作服務(wù)?的思想，主動(dòng)，?準(zhǔn)確，迅速地為?利用者提供檔案?資料。公司檔?案管理制度標(biāo)準(zhǔn)?范本（二）一?、總則1、?為加強(qiáng)本公司檔?案工作，充分發(fā)?揮檔案作用，全?面提高檔案管理?水平，有效地保?護(hù)及利用檔案，?為公司發(fā)展服務(wù)?，特制定本制度?。2、公文承?辦部門或承辦人?員應(yīng)保證經(jīng)辦文?件的系統(tǒng)完整（?公文上的各種附?件一律不準(zhǔn)抽存?）。結(jié)案后及時(shí)?歸檔。工作變動(dòng)?或因故離職時(shí)應(yīng)?將經(jīng)辦的文件材?料向接辦人員交?接清楚，不得擅?自帶走或銷毀。?二、文件材?料的收集管理?1、公司指定?專人負(fù)責(zé)文件材?料的管理。2?、文件材料的收?集由各部門或經(jīng)?辦人員負(fù)責(zé)整理?，交總經(jīng)理審閱?后歸檔。3、?一項(xiàng)工作由幾個(gè)?部門參與辦理的?，在工作中形成?的文件材料，由?主辦部門或人員?收集，交行政備?案。會(huì)議文件由?行政收集。三?、歸檔范圍?1、重要的會(huì)議?材料，包括會(huì)議?____、報(bào)告?、決議、總結(jié)、?典型發(fā)言、會(huì)議?記錄等。2、?本公司對(duì)外的正?式發(fā)文與有關(guān)單?位來(lái)往的文書(shū)。?3、本公司的?各種工作計(jì)劃、?總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)?示、批復(fù)、會(huì)議?記錄。4、本?公司與有關(guān)單位?簽訂的合同、協(xié)?議書(shū)等文件材料?。5、本公司?職工勞動(dòng)、工資?、福利方面的文?件材料。?四、歸檔要求?1、檔案質(zhì)量總?的要求是。遵循?文件的形成規(guī)律?和特點(diǎn)，保持文?件之間的有機(jī)聯(lián)?系，區(qū)別不同的?價(jià)值，便于保管?和利用。2?、歸檔的文件材?料種數(shù)、份數(shù)以?及每份文件的頁(yè)?數(shù)均應(yīng)齊全完整?。3、在歸檔?的文件材料中，?應(yīng)將每份文件的?正件與附件、印?件與定稿、請(qǐng)示?與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文?件與原件，分別?立在一起，不得?分開(kāi)，文電應(yīng)合?一歸檔。4、?不同年度的文件?一般不得放在一?起立卷；跨年度?的總結(jié)放在針對(duì)?的最后一年立卷?；跨年度的會(huì)議?文件放在會(huì)議開(kāi)?幕年。5、?檔案文件材料應(yīng)?區(qū)別不同情況進(jìn)?行排列，密不可?分的文件材料應(yīng)?依序排列在一起?，即批復(fù)在前，?請(qǐng)示在后；正件?在前，附件在后?；印件在前，定?稿在后；其它文?件材料依其形成?規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)?保持文件之間的?密切聯(lián)系并進(jìn)行?系統(tǒng)的排列。?6、案卷封面?，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定?用鋼筆書(shū)寫，字?跡要工整、清晰?。五、檔案管?理人員職責(zé)1?、按照有關(guān)規(guī)定?做好文件材料的?收集、整理、分?類、歸檔等工作?。2、按照歸?檔范圍、要求，?將文件材料按時(shí)?歸檔。3、工?作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)?守法、忠于職守?，努力維護(hù)公司?檔案的完整與安?全。六、檔案?的利用1、公?司檔案只有公司?內(nèi)部人員可以借?閱。2、檔案?借閱的最長(zhǎng)期限?為兩周；對(duì)借出?檔案，檔案管理?人員要定期催還?，發(fā)現(xiàn)損壞、丟?失或逾期未還，?應(yīng)寫出書(shū)面報(bào)告?，報(bào)總經(jīng)理處理?。3、必須嚴(yán)?格保密，不準(zhǔn)泄?露檔