第七章會議(huìyì)實務(wù)一、會議(huìyì)相關(guān)知識二、會前準(zhǔn)備三、會間組織服務(wù)四、會后的善后處理第一頁，共31頁。會議(huìyì)相關(guān)知識

會議要素的構(gòu)成1、會議名稱2、會議議題：指會議所要討論的問題。會議議題盡量集中，不宜過多或太分散。議題產(chǎn)生有兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)指定；另一種是秘書調(diào)研，綜合信息后提出，由領(lǐng)導(dǎo)審定。3、會議組織者和與會者4、會議時間5、會議地點：會址，指會議所在的城鎮(zhèn)也指會議召開的具體會場。6、會議方式7、會議文書：反映和記錄會議情況的文件材料(cáiliào)。8、會議服務(wù)：為保證會議順利召開進行的保障性工作。第二頁，共31頁。會議(huìyì)名稱正式會議必須(bìxū)有一個恰當(dāng)?shù)摹⒋_切的名稱。會議名稱往往由三部分組成：會議的主持、召集單位會議的主體：主要內(nèi)容（議題）或主體（與會者）?？杉毞譃橐韵氯N情況：1、以與會者的身份或職務(wù)為會議名稱的主體。如：XX公司全體職工大會；XX協(xié)會XX屆理事會。主體的身份有：黨員、團員、經(jīng)理、職工代表、局長等，都可以寫到會議名稱中。2、以會議內(nèi)容（主要議題）為會議名稱的主體。如：XX公司海外企業(yè)經(jīng)營管理會議；XX公司XXX慶功大會等。3、有些會議主體部分不太規(guī)范，更不嚴格，會議名稱就要簡單明了即可，如校慶、廠慶。有些會議有屆次序別，屆次序數(shù)往往加在主辦單位和會議主體之間，如：XX公司第X次海外企業(yè)經(jīng)營管理工作會議；XX協(xié)會第X屆理事會。會議的種類（名稱），在會議名稱的末尾，如：XXX會、XXX大會、XXX座談會等。第三頁，共31頁。會議(huìyì)時間一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是每次會議的時間限度。其中(qízhōng)每次會議的時間限度，最好不要超過1小時。第四頁，共31頁。會議(huìyì)方式定時定點的會議遠程會議，運用電視、電話、廣播等突破空間限制移動會議，一次會議先后在兩個(liǎnɡɡè)以上的地點進行“套會”，即“會中會”，在與會代表中劃出一部分人員，在一個時段召開專門會議并會形式，有些會議采取合并召開的形式現(xiàn)場會，在事情發(fā)生地召開會議座談會，用于聽取意見、征集意見、交流思想等。第五頁，共31頁。會前準(zhǔn)備(zhǔnbèi)安排議題(yìtí)邀請與會者會議日程、議程、程序的安排和擬寫會場布局座位的安排會場裝飾第六頁，共31頁。安排(ānpái)議題收集議題議題的來源：A、領(lǐng)導(dǎo)指示交辦的問題；B、領(lǐng)導(dǎo)下達命令，需要(xūyào)各部門貫徹執(zhí)行的問題；C、下級單位提請討論的問題。篩選議題：根據(jù)會議目的與任務(wù)，對收集的議題進行篩選。確定議題：將篩選的議題交領(lǐng)導(dǎo)審定，由領(lǐng)導(dǎo)最終確定議題。注意事項：A、一次會議議題不能安排太多或太少，一般以安排一個主議題和一兩個小議題為宜；要充分考慮每個議題需要(xūyào)討論的時間。B、盡量將同性質(zhì)的議題集中安排在一個會議討論，便于討論和節(jié)省時間。C、準(zhǔn)備一些后備議題，以備不時之需，在時間允許條件下提交討論。第七頁，共31頁。邀請(yāoqǐng)與會者

選擇(xuǎnzé)與會者→評估與會者→通知與會者選擇(xuǎnzé)與會者。三個標(biāo)準(zhǔn)：1、跟議題討論有直接關(guān)系的人；2、可提供相關(guān)的資訊，使討論更有效率的人；3、發(fā)言具有代表性和權(quán)威性的人。如：新產(chǎn)品發(fā)布會，可以邀請研發(fā)部主管、技術(shù)專家、銷售代表。評估與會者：列出與會者的初步名單，依次確定每個人的會議貢獻度，以確定與會人員。通知與會者：會議通知三種類型：1、口頭通知：常用電話通知形式，適用于內(nèi)部會議。2、發(fā)正式會議通知：外單位或跨地區(qū)會議須寄書面通知。其中跨地區(qū)會議要發(fā)兩次通知：第一次預(yù)告通知，提前兩倍往返郵程的時間寄出，簡要寫明會議的內(nèi)容、時間、地點、要求，還需附上一份或數(shù)份《與會者登記表》或《會議回執(zhí)》，要求限期回復(fù)；第二次正式通知。3、請柬式邀請信：適用于邀請性會議。第八頁，共31頁。不同會議理想(lǐxiǎng)的出席人數(shù)解決問題型少于5人調(diào)查問題型少于10人工作回顧或展示(zhǎnshì)型少于30人動員會越多越好信息發(fā)布會沒有限制決策會議7人以內(nèi)第九頁，共31頁。與會者的功能(gōngnéng)分類信息提供者是否擁有可分享的信息一位報告客戶反應(yīng)的銷售經(jīng)理可為其他人提供他們部門工作的效果和問題

意見提供者能否提供特殊的意見、建議一生產(chǎn)經(jīng)理的經(jīng)驗，有資格向其他成員提供有用的意見特殊技能專家他們的專業(yè)身份是否有用處理合同爭議的律師顧問，其固有的特殊技能可以促進討論

授權(quán)者能否保證已獲同意的決策落實在一個預(yù)算會議上，如簽署、談判一個新合同，財務(wù)主管可在場授權(quán)這行動第十頁，共31頁。請柬(qǐngjiǎn)式邀請信格式格式一尊敬的XX會員(huìyuán)：茲定于X年X月X日上午9時于我公司一層105招待事舉行會員(huìyuán)聯(lián)誼活動，以感謝您對我公司的支持和厚愛。屆時請攜帶會員(huìyuán)卡和本請柬前來參加。敬請光臨。XX公司格式二謹定于X年X月X日（星期X）上午9時在XXX舉行酒會。敬請光臨XX公司請回復(fù)電話：XXXX第十一頁，共31頁。情景(qíngjǐng)題假設(shè)你是一家國內(nèi)知名廣告公司的總經(jīng)理秘書，現(xiàn)在你所在公司想在全國范圍內(nèi)召開一次廣告業(yè)界最新潮流和技術(shù)研討會，按照之前所說的步驟，確立與會人員(rényuán)，并擬寫一份邀請信。注意：詳細標(biāo)明與人人員(rényuán)的類型。邀請信可以選擇兩種樣式中的一種。第十二頁，共31頁。會議(huìyì)日程、議程、程序的安排和擬寫會議日程：指在一段時間內(nèi)會議進程的具體安排，使與會者了解會議期間每天的活動安排情況。有表格式和條列式兩種。日程應(yīng)在會議之前發(fā)給與會者。會議議程：一個會議常有多個議題，秘書(mìshū)根據(jù)議題的內(nèi)在聯(lián)系，主次、先后排列次序，便稱為議程。議程需呈送領(lǐng)導(dǎo)審定，在會前發(fā)給與會者。會議程序：除了議題外，會議還有一些禮節(jié)性、結(jié)構(gòu)性的內(nèi)容、項目，把每一次會議的這些項目有序排列，便成為會議程序表。確定會議地點。第十三頁，共31頁。會議(huìyì)日程表日期星期上午（9：00~12：00）下午（15：00~18：00）晚上X月X日一開幕式：XX同志致辭；XX同志做工作報告分組討論XX同志的工作報告看文件X月X日二分組討論XX同志的工作報告大會發(fā)言自由活動X月X日三分組醞釀人事安排選舉文娛晚會X月X日四閉幕式：XX同志作總結(jié)講話領(lǐng)導(dǎo)接見、全體代表合影留念第十四頁，共31頁。會議議程格式(géshi)XX公司職工代表大會議程表（安排）一、審議2001年工作(gōngzuò)總結(jié)；二、討論2002年工作(gōngzuò)計劃；三、審議并通過2001年財政預(yù)算及2002年財政預(yù)算；四、增選職工代表……………第十五頁，共31頁。會議(huìyì)程序格式會議(huìyì)程序，供主持人主持會議(huìyì)，掌握會議(huìyì)進程之用，主持人一般只按先后順序依次宣讀即可中國共產(chǎn)黨第X次全國代表大會第一次會議全體會議程序19XX年X月X日一、中國共產(chǎn)黨第X次全國代表大會現(xiàn)在開幕二、全體起立三、奏《國際歌》四、為毛澤東、周恩來等已經(jīng)逝世的老一輩無產(chǎn)階級革命家和革命烈士(ɡémìnɡlièshì)默哀五、默哀畢，請坐下六、中國共產(chǎn)黨第X次全國代表大會應(yīng)到正式代表X人，候補代表X人，因病因事請假正式代表X人，候補代表X人，今天實到代表X人，候補代表X人七、請XX同志致開幕詞八、請XX同志代表XX屆中央委員會作報告九、休會。第十六頁，共31頁。確定會議地點(dìdiǎn)的標(biāo)準(zhǔn)場地大小必須合乎會議比例，不能過于擁擠，也不能空空蕩蕩；場地位置必須方便與會者；場地應(yīng)有良好的照明，調(diào)溫及通風(fēng)設(shè)備(shèbèi)；應(yīng)有適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備(shèbèi)；場地應(yīng)避免外界干擾；場地租借成本要合理。第十七頁，共31頁。會場(huìchǎng)布局禮堂式教室式圓桌式橢圓式方型中空馬蹄型或U型：會議(huìyì)桌為U型，方便溝通。六邊型：適合10多人的會議(huìyì)，方便交流八邊型：適合20多人（見圖）第十八頁，共31頁。座位(zuòwèi)的安排順序排座法——主席臺下座位安排A、橫排法：按公布(gōngbù)的名單或姓氏筆畫為序，從左向右依次排座；先排正式代表，后排列席代表。B、豎排法：按名單或姓氏筆畫，沿一條直線從前至后排序。身份排座法——主席臺座位安排A、左右排座法：按公布(gōngbù)名單，以會場或主席臺的中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列。依中國傳統(tǒng)，一般由中間按左尊右卑的規(guī)則，向兩邊排開：第二領(lǐng)導(dǎo)坐在最高左側(cè)，第三領(lǐng)導(dǎo)坐在最高領(lǐng)導(dǎo)的右側(cè)。B、主席臺的講臺，應(yīng)設(shè)于主席臺前排左側(cè)的臺口。策略排座法：是以與會者受鄰座影響為前提，策略安排座位。自由擇座法：小型內(nèi)部會議，與會者自由擇座。第十九頁，共31頁。會場(huìchǎng)裝飾會標(biāo)制作標(biāo)簽的制作會徽：對于有會徽的會議，要將會徽掛設(shè)在臺幕上。臺幕：主席臺的臺幕一般用紫紅色(hóngsè)或蘭色面料做成。紅色(hóngsè)熱烈，蘭色柔和寧靜。一般臺幕用單色調(diào)，也可以采用分割法，配以兩種顏色。主席臺的布置：A、主席臺桌面可等間隔放置一些壇式花卉，講臺上也可放置壇式花卉；B、主席臺臺口可圍放一圈花卉，選擇低矮些的植物；C、主席臺上的旗幟應(yīng)圍在會徽兩邊，顯得莊重，主席臺兩側(cè)插上對應(yīng)的旗幟，可增添喜慶氣氛。裝飾性布置：常用旗幟、花卉、燈飾、工藝品陳設(shè)等。第二十頁，共31頁。會標(biāo)(huìbiāo)制作會標(biāo)顯示會議名稱，位于與主席臺處于(chǔyú)同一方位的適當(dāng)?shù)奈恢?。常用的制作方法：選用色彩適當(dāng)?shù)牟桓赡z紙，按設(shè)計書寫好的字體剪出會議名稱，粘貼在橫幅上。注意每個字的規(guī)格——根據(jù)主席臺臺口寬度和會議名稱的字數(shù)確定，計算方法是：會議的每個字規(guī)格（寬度）=（臺口寬度—間隔）/（字數(shù)+2）例：主席臺的臺口寬度為11M，會議名稱10字，計劃每個字的間隔，計算出每個字的寬度為：（11—1）/（10+2）≈第二十一頁，共31頁。標(biāo)簽(biāoqiān)的制作桌簽，是在會議活動中表明桌號和就坐人身份的標(biāo)簽，如“記者席”、“演員席”，多用于茶話會、宴會等會議活動。組織者在發(fā)出會議請柬(qǐngjiǎn)時一般在請柬(qǐngjiǎn)上表明桌號。座簽，在會議席位上標(biāo)明就坐人姓名的標(biāo)簽，在引導(dǎo)與會者就坐時使用，有兩種形式：A、三棱形，平放于桌面，柱體前后兩面夾層插入就坐者的姓名卡片。B、卡片型，多用于宴會、招待會，一端剪成長方形，一端剪成錐形，錐形部分后折90度，平放于桌面。第二十二頁，共31頁。裝飾性布置(bùzhì)顏色使用：慶祝會、表彰會、歡迎會為顯喜慶氣氛，以紅色裝飾為主；工作會議適當(dāng)增加綠色，以綠色調(diào)節(jié)(tiáojié)、休息。綠色在人的視野中約占25%時，心理最舒適。還應(yīng)該考慮季節(jié)因素：冬季，可增加暖色布置（紅、黃）；夏季，可增加冷色布置（藍、綠）。花卉植物選用：世界各國有許多花語：鐵樹、棕櫚代表莊嚴；萬年青、君子蘭代表友誼、萬事如意；菊花高潔；月季、玫瑰喜慶；牡丹富貴；一般性會議，選擇月季、扶桑等花卉，使人心情愉快，氣氛輕松；比較莊重的會議，選用君子蘭、棕櫚、萬年青等，使人鎮(zhèn)靜；日常工作會議，開會時間較長，處理棘手問題，會場使用冷色或中色的窗簾和四壁，擺放棕櫚、蘇鐵等綠色花卉，減輕與會者疲勞，使人情緒較長時間處于冷靜；座談會，擺放月季、扶桑等觀賞性植物，米蘭、白玉蘭、茉莉等賞香型花卉，增加團結(jié)和和諧氣氛。第二十三頁，共31頁。會間組織(zǔzhī)服務(wù)簽到(qiāndào)：為保證會議順利召開，同時便于統(tǒng)計人數(shù)，了解到會情況。引領(lǐng)入座：與會者位置事先排好，而與會者事先不清楚，會務(wù)人員需引導(dǎo)入座。大型會議可印刷座位表；在會場設(shè)置指導(dǎo)標(biāo)識，愛出席證上注明座位號。分發(fā)會議資料。及時、準(zhǔn)確地分發(fā)。如可以在與會者進入會場時，由會務(wù)人員在入口（簽到(qiāndào)）處分發(fā)給與會人員，也可在會前放置在每一個與會者的座位上。會間服務(wù)。會議記錄：指會議情況的原始記錄，要求真實反映會議全貌。第二十四頁，共31頁。簽到(qiāndào)簿式簽到秘書簽到：小型會議可由秘書持會議名單，在上面打“√”或畫圈表示到會；卡片簽到：事先(shìxiān)寄發(fā)給與會者簽到卡片，代表在上面簽上自己的名字，進會場交出即可；電子簽到（機）第二十五頁，共31頁。會間服務(wù)(fúwù)奉送茶水。應(yīng)注意：A、先給外單位的人或坐于上位的人；B、會議室內(nèi)備有茶水，以便添加。會中內(nèi)外的聯(lián)系，傳遞信息?？刹扇∵f信件、接電話的形式。聯(lián)系傳遞中，會務(wù)(huìwù)人員應(yīng)注意會議內(nèi)容的保密。維護會場秩序。會務(wù)(huìwù)人員應(yīng)制止與會議無關(guān)的人員入場；會中發(fā)生混亂，揮舞人員要及時制止、調(diào)停。第二十六頁，共31頁。會議記錄內(nèi)容和格式：由三部分組成A、會議的基本情況：會議名稱、時間（起止的具體時間）、地點、到會者（出席、列席、主持）、缺席者（原因）、記錄人；B、具體內(nèi)容：議題、議程；討論經(jīng)過；決議、決定；C、簽署：主持人和記錄人的署名。（參考格式）記錄方式：A、詳記：重要會議需要詳細記錄，做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話。這種記錄除了要用速記方法(fāngfǎ)外，還要借助錄音器材，以便會后整理。B、摘錄：日a常會議常用摘錄方式，記錄與主題有關(guān)的內(nèi)容。會議記錄的存檔：會議記錄具有查考憑證作用，要求存檔。第二十七頁，共31頁。XXXX會議記錄

（參考(cānkǎo)格式）時間：2003年1月5日上午8：00~9：00地點：公司會議室主持人：XXX（副總經(jīng)理）出席人：公司各部門經(jīng)理缺席人：XXX（出國）記錄人：XXX（秘書）