PAGEXXXX會議管理制度第一章總則第一條為規(guī)范會議程序，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調(diào)工作，研究落實重大事項的對策措施和尋求解決有關問題的方法，預防和糾正工作中存在的問題，順利完成公司預算考核目標，并保證公司各項管理工作規(guī)范、高效、有序，特制定本制度。第二條公司對各級管理者貫徹充分授權(quán)管理的指導思想，基于公司頒發(fā)的各項管理制度和規(guī)定，采用誰主管誰決策、誰主管誰對過程管理的效果和結(jié)果負責、誰主管誰有權(quán)決定和處理所屬范圍內(nèi)事務的管理思路。第三條與會人員應對會議的各自的表決意見及有關保密內(nèi)容必須做到：不該說的不說，不該問的的不問，不該看的的不看，并嚴格遵守執(zhí)行會議的各項決定。第四條會議按類別、內(nèi)容不同由相關部門組織，并做好會議管理。第五條本制度適用于公司及所屬各部門。第二章會議類別第六條本制度所指的會議包括XX領導班子聯(lián)席會、經(jīng)營班子辦公會、中層干部會議、經(jīng)濟形勢分析會、項目推進例會、專題會議、部門日常管理例會和對外接待會議等。第七條專題會議指公司生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、安全管理、質(zhì)量管理、工程管理、預算管理、合同評審等會議。參加人員原則上為公司各車間、部門副職及以上。第十八條公司經(jīng)濟分析會議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。第五節(jié)項目推進例會第六節(jié)專題會議第二十七條公司專題會議是研究批準相關部門提出的規(guī)劃、設計、質(zhì)量、安全、工程、預算項目的實施方案；分析、研究近期成本管理、設備管理、質(zhì)量管理、安全管理、經(jīng)營管理、預算管理、合同評審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責成相關部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務的會議。第二十八條公司有關安全、經(jīng)營、質(zhì)量、設備、預算等方面的專題會議每月至少召開一次。第二十九條專題會議由公司總經(jīng)理批準，分管的副總經(jīng)理主持，XX下屬單位及職能部門的相關負責人參加。第三十條專題會議由所屬分管部門組織并承辦通知、記錄和整理紀要，辦公室協(xié)調(diào)安排會議室。第三十一條專題會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，由承辦部門將此方面的《專題會議紀要》經(jīng)會議主持人審核簽發(fā)后由辦公室行文，分發(fā)給各相關下屬單位和職能部門。第七節(jié)部門日常管理例會第三十二條公司職能部門必須有效地召開部門日常管理例會，并保證做到會議的質(zhì)量達到公司規(guī)定的目的。公司人力資源部負責對各部門的會議質(zhì)量、會議時間、會議效果等進行過程抽查或評估。第三十三條部門日常管理例會至少涵蓋如下內(nèi)容：傳達貫徹XX公司會議、文件及領導指示精神；了解本部門及下屬本期工作完成情況，總結(jié)存在的問題，提出相應的處理意見；制訂下期工作計劃，糾正不正確的工作方法和工作行為；利用科學的分析方法進行研究分析部門開展各項工作過程中存在的問題，確定改進辦法，制訂有效的預防措施；分析部門員工提出的工作問題并討論研究相關解決辦法和改進措施；以恰當?shù)男问介_展批評和自我批評，融洽成員之間的關系，營造團結(jié)進取的氛圍；安排專題培訓等。第三十四條部門日常管理例會原則上每2周召開一次，由部門負責人主持，必要時邀請分管領導參加。第三十五條公司所有部門必須保存完整的部門日常管理例會原始簽到記錄和會議記錄，保存期為1年。第八節(jié)對外接待會議第三十六條對外接待會議主要包括政府機關和上級領導來公司檢查、指導工作的匯報會議。第三十七條對外接待會議視來賓級別和來訪目的由公司董事長、總經(jīng)理或相關的分管副總經(jīng)理接待，相關部門負責人參加；屬于業(yè)務對接的由公司分管副總經(jīng)理和指定人員接待。第三十八條對外接待會議屬公司層面的由公司辦公室負責聯(lián)系和組織；屬于業(yè)務對接和專題內(nèi)容的由公司對接部門負責聯(lián)系和組織，公司辦公室可協(xié)調(diào)會議室安排接待等工作。第九節(jié)其他會議第三十九條公司黨委會、黨員大會、職代會（工代會）、董事會、監(jiān)事會及專業(yè)委員會等其他會議，可根據(jù)實際或部門職責由公司有關部門對應組織。第三章會議的組織、管理和服務第一節(jié)會議的組織第四十條會議的批準（一）臨時召開的公司級內(nèi)部小范圍會議須經(jīng)分管領導批準，公司級大型會議須經(jīng)董事長批準。（二）本制度已列出的會議按照規(guī)定程序批準。第四十一條涉及公司多個部門共同召開并有公司領導參加的會議，由會議主要牽頭部門與辦公室聯(lián)系，備案會議情況；需辦公室協(xié)調(diào)安排的，由辦公室統(tǒng)一安排。第四十二條會議組織包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設施準備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄、會議錄音錄像攝影、會議紀要以及會場橫幅、會議宣傳等。第四十三條會議通知（一）會議需提前通知，一般會議應提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前2個工作日下發(fā)正式書面通知。（二）會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容和要求等。第四十四條會議的準備（一）做好會議通知。確保應到人員按時參會。（二）做好會場的落實和安排，包括會場環(huán)境的布置和設施檢查及服務。人員和服務用品。（三）做好參會人員的引導和組織。（四）重要接待會議應制定會議及接待方案，方案內(nèi)容包括但不限于接機接站、車輛調(diào)度、餐飲、住宿、橫幅、席卡、攝影攝像、公共活動等安排。第二節(jié)會議室的管理與服務第四十五條公司912、935、950會議室由公司辦公室負責管理，其他會議室按照誰使用誰管理的原則，由相關部門自行管理。第四十六條會議室的日常管理包括但不限于會議室的安排使用、環(huán)境保潔、設施管理、會議服務等。第四十七條會議室要做到會議召開前30分鐘各項工作準備結(jié)束，會后30分鐘會場清潔工作結(jié)束，特殊情況根據(jù)實際情況另行安排。第四十八條公司各部門召開會議需要借用其他部門管理的會議室的，由會議主辦單位提前2小時與會議室管理部門聯(lián)系安排。使用時，務必保持環(huán)境整潔和設施安全。第四十九條950會議室重要會議的服務，由辦公室根據(jù)實際情況安排。其他日常及業(yè)務會議由會議組織部門安排服務。第四章會議資料管理第一節(jié)會議紀要的整理與印發(fā)第五十條會議紀要的整理和會議以其他形式公開內(nèi)容由會議組織部門負責擬寫，辦公室行文下發(fā)。（一）XX領導班子聯(lián)席會議、經(jīng)營班子辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟形勢分析會須整理會議紀要，會議紀要具有與公司規(guī)章制度具有同等的效力。（二）專題會議根據(jù)安排整理會議紀要。（三）其他各類會議可視情況整理成會議紀要和其他形式的簡報等。第五十一條會議紀要的簽發(fā)XX領導班子聯(lián)席會議、經(jīng)營班子辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟形勢分析會結(jié)束后，公司辦公室及時整理會議紀要，報公司總經(jīng)理審核、董事長簽發(fā)后印發(fā)。形成重要決議的專題會議紀要由參會人員會簽，分管領導審核簽發(fā)后印發(fā)。其他會議紀要由會議組織部門及時整理，報分管領導審核簽發(fā)后印發(fā)。會議紀要的發(fā)放范圍是參加會議的領導和有關的部門。第五十二條會議紀要整理和印發(fā)應在5個工作日內(nèi)完成，特殊情況除外；若會議紀要決定、事項涉及保密內(nèi)容，應派人直接送達簽收。第二節(jié)會議紀要的格式第五十三條各種會議紀要行文的印制格式原則上要求按照公司統(tǒng)一要求制作，主要包含以下基本要點：（一）文本全部使用A4型紙。（二）標題二號小標宋簡體字，正文部分用三號仿宋GB2312字體。（三）如需要標識秘密等級或緊急程度，以三號仿宋GB2312加粗字體頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如兩類標識需要同時標識，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。（四）發(fā)文字號由年份和序號組成，在發(fā)文機構(gòu)標識下空2行，用三號仿宋GB2312字體，居中排版，年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，如〔2009〕20號。（五）成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫作“○”。（六）頁碼用4號半角宋體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行。（七）會議紀要需有“抄送”或“發(fā)送”，左空兩格用3號宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送單位、部門間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，在最后一個抄送機關標句號。第三節(jié)會議資料的存檔第五十四條各類會議資料必須存檔。XX領導班子聯(lián)席會議、經(jīng)營班子辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟形勢分析會和公司級專題、接待等會議資料由辦公室負責按季度分類分次存檔。按年度移交公司檔案室；其他會議資料由各承辦部門自行存檔。第五十五條公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內(nèi)容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖片及會議紀要等。第五章會議精神的督辦第五十六條公司辦公室負責對XX領導班子聯(lián)席會議、經(jīng)營班子辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟形勢分析會及有關專題會議的重大決定事項進行督辦。第五十七條對會議的決議和明確的內(nèi)容，責任部門和人員必須認真履行，按照會議要求的時間完成，相關部門、人員予以支持、配合。第五十八條公司辦公室負責對會議決定事項進行分類整理，按照會議要求的時間以《督辦提示函》和《督辦通知書》對有關責任人和責任部門進行逐項督辦，并定期整理《督辦報告》向公司領導匯報。第六章會議紀律和要求第五十九條會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應向會議主持人口頭請假，并向辦公室履行請假手續(xù)。第六十條不允許遲到、早退，中間有急事需離開會場應向會議主持人請假。第六十一條會議期間應將移動通訊工具關機或置于振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。第六十二條會議發(fā)言要言簡意賅，按照規(guī)定時間發(fā)言。第六十三條會議務求精簡高效，嚴肅認真，若無特殊情況，會