文件和文檔管理制度

制度會(huì)簽表制度編號(hào)：生效日期：版本編號(hào)：密級(jí)程度：普通/秘密/機(jī)密/絕密（請(qǐng)打勾）目的：為規(guī)范公司管理，有效進(jìn)行監(jiān)控，維護(hù)工作的正常秩序，保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本規(guī)定。適用范圍：版本優(yōu)化說明：優(yōu)化原因：優(yōu)化內(nèi)容：應(yīng)知應(yīng)會(huì)：傳達(dá)對(duì)象：部門/區(qū)域：總公司/分公司上級(jí)流程或制度：下級(jí)流程或制度：崗位類型：崗位職責(zé)/操作規(guī)程/管理規(guī)定/其他（請(qǐng)打勾）制訂：財(cái)務(wù)中心擬稿：資金管理部會(huì)簽：運(yùn)營中心/人力資源中心/綜合中心/企劃中心/財(cái)務(wù)中心/資訊科技中心/審計(jì)監(jiān)察中心/培訓(xùn)中心/中融信/客戶服務(wù)中心/市場研發(fā)中心/企業(yè)發(fā)展中心批準(zhǔn)：本中心副總裁/總裁/其他（請(qǐng)打勾）文件和檔案管理制度目的：為規(guī)范安全管理體系文件的管理，安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)、場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。范圍：本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。職責(zé)：1.安全生產(chǎn)主要負(fù)責(zé)人組織安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行文件的編制，安全生產(chǎn)辦公室協(xié)助。2.安全生產(chǎn)辦公室負(fù)責(zé)符合性評(píng)審、相關(guān)培訓(xùn)。3.安全生產(chǎn)主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供相關(guān)資源支持。4.安全生產(chǎn)辦公室負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)計(jì)劃和制定實(shí)施。程序內(nèi)容：1.確定文件種類1.1外來文件1.1.1外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序）；上級(jí)部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。1.2綜合管理體系文件1.2.1方針、目標(biāo)和指標(biāo)；1.2.2實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；1.2.3控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。1.3資料和記錄相關(guān)的資料包括但不限于：1.剔除格式錯(cuò)誤和明顯有問題的段落。2.對(duì)每段話進(jìn)行小幅度改寫。各類分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（如OSHA統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)）；特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；建設(shè)（工程）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄；專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告；化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說明書、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南；危化品應(yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）；設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料；供應(yīng)商和承包商檔案；作業(yè)許可證等；其他資料。提出文件的編制和修改需求4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。4.2.2過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。指定編寫人4.3.1如需要編制或修改，對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。4.3.2管理手冊(cè)由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制；進(jìn)行編寫4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：目的、范圍、定義、職責(zé)、程序/規(guī)定內(nèi)容、相關(guān)文件、相關(guān)記錄、修改記錄、文件概要/流程。4.4.2公司根據(jù)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化文件的管理，需要將安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化文件進(jìn)行編號(hào)，并且所有文件必須有版本標(biāo)識(shí)。文件編號(hào)的含義包括版本號(hào)、文件順序號(hào)、文件分類編代號(hào)和文件類別（AQ）。安全生產(chǎn)管理制度編號(hào)為：AQ-ZD-序號(hào)-版本號(hào)；安全生產(chǎn)操作規(guī)程編號(hào)為：AQ-GC-序號(hào)-版本號(hào)；安全生產(chǎn)相關(guān)表單編號(hào)為：AQ-BD-序號(hào)-版本號(hào)。其中，序號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，版本號(hào)為26個(gè)大寫字母。如有文件更新，版本隨之更新。4.5評(píng)審和審批文件評(píng)審應(yīng)由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交由部門主管審核同意，再送交安全生產(chǎn)主要責(zé)任人批準(zhǔn)。文件批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準(zhǔn)。4.6發(fā)放控制安全生產(chǎn)辦公室發(fā)布綜合管理體系文件，建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括文件名稱、編號(hào)、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。同時(shí)，安全生產(chǎn)辦公室需建立《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時(shí)，文件與文件清單保持一致。4.7使用控制安全生產(chǎn)辦公室應(yīng)組織負(fù)責(zé)更新安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存；各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件；不得在文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。4.8文件更新文件更改時(shí)，由更改人員持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件（原件一份、電子一份）、填寫《文件更改通知單》，到安全生產(chǎn)辦公室登記備案后。同時(shí)更新《文件控制清單》，安全生產(chǎn)辦公室保存批準(zhǔn)的文件原件。同時(shí)各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預(yù)期使用。當(dāng)文件在實(shí)施過程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時(shí)，原文件編寫單位負(fù)責(zé)組織對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。如果需要進(jìn)行修改，由原文件編寫單位負(fù)責(zé)提出文件更改申請(qǐng)后組織對(duì)文件進(jìn)行編寫并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。4.9安全記錄管理安全生產(chǎn)辦公室應(yīng)制訂安全記錄臺(tái)帳，使用統(tǒng)一表格，建立記錄清單。內(nèi)容包括記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。所有記錄應(yīng)及時(shí)、真實(shí)，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。定期對(duì)安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄，放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔。記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對(duì)于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計(jì)算機(jī)病毒干擾，應(yīng)留有備份。4.9.4.2在記錄保存過程中，需要注意防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防丟失和防磁等問題，并且進(jìn)行正確的標(biāo)識(shí)。4.9.4.3記錄保存的期限應(yīng)該根據(jù)“安全記