信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師范圍管理研究摘要：2018年6月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了XX路橋建設(shè)集團(tuán)有限公司公路試驗(yàn)質(zhì)量信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)。公路試驗(yàn)質(zhì)量是直接關(guān)系公路建設(shè)工程好壞的關(guān)鍵因素，但是因?yàn)楣さ卦囼?yàn)室位置偏遠(yuǎn)，信息化程度低，試驗(yàn)資料不具有時(shí)效性，所以針對(duì)試驗(yàn)質(zhì)量的管控困難。該項(xiàng)目采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立一套信息傳遞與數(shù)據(jù)分析相結(jié)合的質(zhì)量信息管理系統(tǒng)，幫助項(xiàng)目管理人員對(duì)試驗(yàn)質(zhì)量進(jìn)行管理。該項(xiàng)目總投資1300萬元，建設(shè)周期12個(gè)月。該項(xiàng)目于2019年6月通過了客戶的驗(yàn)收，贏得了甲方的好評(píng)。本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的XX管理，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。正文：公路試驗(yàn)是公路建設(shè)工程中非常重要的一環(huán)，但是因?yàn)楣さ卦囼?yàn)室位置偏遠(yuǎn)，交通不便，公路試驗(yàn)所獲得的數(shù)據(jù)難以及時(shí)傳遞給項(xiàng)目管理人員，導(dǎo)致對(duì)于公路試驗(yàn)質(zhì)量管理困難。正因如此，在2018年6月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，參加了XX路橋建設(shè)集團(tuán)有限公司公路試驗(yàn)質(zhì)量信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)。該項(xiàng)目由XX路橋建設(shè)集團(tuán)發(fā)起，由我公司承建，是2018年XX路橋建設(shè)集團(tuán)信息化平臺(tái)建設(shè)中的重點(diǎn)工作。項(xiàng)目建設(shè)周期一年，由2018年6月開始，到2019年6月30日驗(yàn)收結(jié)束，項(xiàng)目總投資為人民幣1300萬元。其目標(biāo)是使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立一套高效實(shí)用的質(zhì)量信息管理系統(tǒng)，對(duì)公路工程施工質(zhì)量進(jìn)行管理，解決公路工程中施工質(zhì)量管控困難的問題。系統(tǒng)采用C/S架構(gòu)，移動(dòng)端采用Java語言開發(fā)試驗(yàn)數(shù)據(jù)采集APP，運(yùn)行于Android平臺(tái)，利用掃描二維碼采集工地試驗(yàn)室的試驗(yàn)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)經(jīng)過APP處理，利用4G無線網(wǎng)絡(luò)傳遞實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)到服務(wù)端；服務(wù)端應(yīng)用采用J2EE+oracle的模式開發(fā)，對(duì)通過無線網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)脑囼?yàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行接收、顯示、存儲(chǔ)和分析處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)公路試驗(yàn)質(zhì)量的把控。由于系統(tǒng)的建設(shè)涉及到的人員多，工地試驗(yàn)室多，空間距離遠(yuǎn)。因此，在本項(xiàng)目中，XX管理尤為重要。在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理除了對(duì)其余管理領(lǐng)域進(jìn)行恪盡職守的管理外，特別對(duì)XX管理從如下幾個(gè)方面進(jìn)行了管理。1、規(guī)劃范圍管理作為一名合格的項(xiàng)目管理者，做任何事之前都應(yīng)該先做好計(jì)劃。好的計(jì)劃，是成功實(shí)施項(xiàng)目的基礎(chǔ)。有些人認(rèn)為做項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃花費(fèi)太多事時(shí)間，不如把它們用于執(zhí)行工作，項(xiàng)目將會(huì)更快更好的完成。我認(rèn)為這是一個(gè)錯(cuò)誤的想法，通過省略范圍計(jì)劃制定，雖然能短時(shí)間內(nèi)節(jié)省一定的時(shí)間，但是在長(zhǎng)期內(nèi)常常會(huì)因?yàn)槿狈Ψ秶芾碛?jì)劃的指導(dǎo)而使得范圍定義不清、范圍蔓延，以致無法完成項(xiàng)目。因此，在該項(xiàng)目中，我非常重視范圍管理計(jì)劃的制定。在正式做計(jì)劃之前，我先查找了公司組織過程資產(chǎn)，找出指定范圍管理計(jì)劃的模板，再結(jié)合以往項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，制定出一份初步的計(jì)劃。之后召集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員討論，對(duì)計(jì)劃進(jìn)行修改和完善。在全體的參與下，最終完成了一份詳細(xì)的、科學(xué)的范圍管理計(jì)劃。用于指導(dǎo)項(xiàng)目如何定義、分解以及控制范圍。2、收集需求收集需求也是項(xiàng)目進(jìn)行中非常重要的一項(xiàng)工作，如果不能收集到所有的需求，那么后續(xù)就會(huì)產(chǎn)生需求變更的情況，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度產(chǎn)生影響。在此項(xiàng)目中，由于涉及到項(xiàng)目管理人員和工地試驗(yàn)室人員，所以針對(duì)需求的收集非常重要。作為項(xiàng)目經(jīng)理，我首先采用訪談的方式。由于工地試驗(yàn)室位置偏遠(yuǎn)，交通不便，所以我們通過電話訪談的形勢(shì)，與實(shí)驗(yàn)室的試驗(yàn)人員進(jìn)行交談，獲取他們的需求信息。同時(shí)，也去現(xiàn)場(chǎng)與公路施工項(xiàng)目管理人員進(jìn)行訪談，得知管理人員的需求。在收集需求的時(shí)候，客戶有時(shí)候?qū)τ谄湫枨笞约憾疾磺宄挥幸粋€(gè)模糊的概念。針對(duì)這種情況，我才用原型法將收集到的需求，做成模型供客戶參考確認(rèn)，以此消除彼此的歧義，充分挖掘客戶的需求。并給予團(tuán)隊(duì)自身的經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)水平，對(duì)客戶的需求進(jìn)行引導(dǎo)、細(xì)化，將其模糊的概念形象化，粗糙的需求具體化。3、定義范圍一個(gè)成功的項(xiàng)目，應(yīng)該做且制作成功完成項(xiàng)目所需的全部工作。為了保證這一點(diǎn)，就需要在項(xiàng)目前期定義一個(gè)明確的項(xiàng)目范圍?；谛枨笪募艺偌隧?xiàng)目主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行開會(huì)討論，同時(shí)邀請(qǐng)了系統(tǒng)的最終用戶代表（包括公路試驗(yàn)人員、項(xiàng)目管理人員等）對(duì)系統(tǒng)功能做評(píng)價(jià)，通過用戶的角度，去發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)系統(tǒng)的功能，以此最終形成了完整的項(xiàng)目范圍說明書。主要包括：1、公路試驗(yàn)質(zhì)量管理系統(tǒng)的范圍描述（包括實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)分析與展示等）；2、項(xiàng)目的主要可交付成果（用戶文檔、系統(tǒng)源代碼、使用手冊(cè)等）；3、產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、功能滿足業(yè)務(wù)需求、相關(guān)文檔齊全等）；4、項(xiàng)目的除外責(zé)任（該項(xiàng)目涉及的公路試驗(yàn)室環(huán)境改造、實(shí)驗(yàn)設(shè)備的改造不包含在該項(xiàng)目范圍中）；5、項(xiàng)目的目標(biāo)、總預(yù)算、資源以及主要里程碑等。4、創(chuàng)建WBS基于項(xiàng)目范圍說明書，我和我的團(tuán)隊(duì)開始對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行分解，以形成該項(xiàng)目的WBS。在分解過程中，我們識(shí)別和分析了可交付成果及相關(guān)工作，最終采用了表格形式的WBS，這種結(jié)構(gòu)雖然直觀性較差，但是能夠反映出項(xiàng)目的所有工作要素。在自上而下逐層細(xì)化分解，并未WBS組件制定和分配標(biāo)識(shí)編碼后，核實(shí)可交付成果分解的程度是恰當(dāng)?shù)?。在分解的過程中，我也遵循了以下原則：1、一個(gè)工作單元知識(shí)與某個(gè)上層單元。對(duì)于該項(xiàng)目中數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)，我就只將其歸入系統(tǒng)設(shè)計(jì)單元中，在其他單元不再重復(fù)出現(xiàn)，避免了交叉從屬。2、WBS中的元素必須有人負(fù)責(zé)，對(duì)于該項(xiàng)目中的每個(gè)工作包，我都制定唯一的負(fù)責(zé)人及其負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容。3、將WBS控制在4~6層之間，并且對(duì)每個(gè)工作報(bào)告都進(jìn)行編號(hào)，便于項(xiàng)目的日后管理。4、對(duì)于該項(xiàng)目中的工作單元，參照8/80小時(shí)原則細(xì)化成具體的工作包，同時(shí)制作WBS詞典，對(duì)工作包作具體描述。5、確認(rèn)范圍范圍確認(rèn)并不是件容易的事，在與客戶的溝通上，我們希望客戶盡快確認(rèn)范圍以便盡快開展后續(xù)的開發(fā)階段工作，而客戶則可能認(rèn)為自己什么也沒看到，怎么確認(rèn)呢？針對(duì)這種情況，我與客戶進(jìn)行了充分的溝通，讓客戶意識(shí)到：雖然確認(rèn)項(xiàng)目范圍是正式的，但這并不意味著該項(xiàng)目的范圍就是鐵板一塊，不能再修改了。只不過，無論是現(xiàn)在更改范圍，還是以后更改范圍，都會(huì)引起項(xiàng)目的時(shí)間、進(jìn)度和資源上的變化。確認(rèn)范圍需要貫穿項(xiàng)目的始終，同時(shí)，各個(gè)項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目范圍的關(guān)注方面也是不相同的。對(duì)此，我與管理層溝通時(shí)，主要討論范圍對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、資金和資源的影響。在于客戶溝通時(shí)，主要討論可交付成果是否足夠完成產(chǎn)品。而與項(xiàng)目管理人員溝通時(shí)，我主要和他們討論可交付成果能否完成，時(shí)間、資金和資源是否充足，以及項(xiàng)目有哪些潛在風(fēng)險(xiǎn)及其解決方法。6、控制范圍控制范圍是監(jiān)督項(xiàng)目的范圍狀態(tài)、管理范圍基準(zhǔn)變更的過程，其主要作用是在整個(gè)項(xiàng)目期間保持對(duì)范圍基準(zhǔn)的維護(hù)。因此在項(xiàng)目中，我定期組織召開項(xiàng)目狀態(tài)審查會(huì)，審查項(xiàng)目的范圍，通過對(duì)照范圍基礎(chǔ)，找出范圍偏差，并做分析，嚴(yán)格杜絕一切的范圍蔓延。例如：再一次狀態(tài)審查會(huì)上，試驗(yàn)數(shù)據(jù)管理模塊多了登錄日志的功能，我查了一下系統(tǒng)的變更日志，未找到有類似的變更記錄。于是我參照責(zé)任分配矩陣，找到了這個(gè)模塊的開發(fā)負(fù)責(zé)人詢問原因。A成員告訴我，他增加登錄日志這個(gè)功能，是因?yàn)榭蛻粼谝淮坞娫捴校蛩岢鲞^希望在試驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄模塊中加一個(gè)登錄日志的功能，所以他私自增加了這一功能。針對(duì)這種情況，我對(duì)這名成員強(qiáng)調(diào)了范圍基準(zhǔn)、以及變更流程的重要性。其次，針對(duì)這項(xiàng)多出來的功能，我要求相關(guān)人員提交正式的變更申請(qǐng)，走正常的變更控制流程。從事項(xiàng)目管理工作的我深知，項(xiàng)目范圍不是一經(jīng)定義，就一成不變的，項(xiàng)目干系人處于項(xiàng)目利益以及各種情況考慮，總會(huì)有一些需求變更。管理這些變更，就需要在項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，就制定好變更流程以及成立一個(gè)專門的需求變更控制委員會(huì)（CCB）。因此，我和我的團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目早期就制定了一套標(biāo)準(zhǔn)的變更流程：1、提交變更申請(qǐng)；2、對(duì)變更初審；3、變更方案論證；4、項(xiàng)目管理委員會(huì)審查；5、發(fā)出變更通知并組織實(shí)施；6、監(jiān)控變更實(shí)施；7、對(duì)變更效果進(jìn)行評(píng)估；8、判斷發(fā)生變更后的項(xiàng)目是否已納入正常軌道。有了這些流程以及CCB的控制，項(xiàng)目的需求變更得意良性發(fā)展，變更帶來更多的是項(xiàng)目利益以及效率的提升。經(jīng)過我們團(tuán)隊(duì)不懈的努力，歷時(shí)一年，本項(xiàng)目終于于2019年6月通過了業(yè)主方組織的驗(yàn)收。為用戶解決了公路施工中試驗(yàn)質(zhì)量管理困難的問題，得到了業(yè)主的好評(píng)。本項(xiàng)目的成功得益于我成功的XX管理。當(dāng)然，在本項(xiàng)目中，還有