第八章

連續(xù)出版物管理系統(tǒng)第八章8.1連續(xù)出版物管理系統(tǒng)分析8.1.1連續(xù)出版物及其特點(diǎn)ISDS對連續(xù)出版物所用的定義為：連續(xù)地、分期地并擬無限期地繼續(xù)發(fā)行的出版物稱為連續(xù)出版物。連續(xù)出版物包括學(xué)術(shù)團(tuán)體的期刊、報紙、年刊（如年報、年鑒、指南等）、雜志、紀(jì)要、會議錄、學(xué)會會刊以及專題論文叢書。連續(xù)出版物可以是印刷載體，也可以是非印刷載體，如縮微膠卷或平片、光盤、電子雜志（ElectronicJournal）等，其每一部分通常都有數(shù)字或年代標(biāo)識。8.1連續(xù)出版物管理系統(tǒng)分析8.1.1連續(xù)出版物及其特點(diǎn)連續(xù)出版物的特點(diǎn)：①有固定的出版周期(每隔一定的時間間隔出版一期)，連續(xù)不斷地出版；②有連續(xù)的年、卷、期編號,明顯且連貫的標(biāo)識系統(tǒng)；③基本延用一個固定的名稱和固定的編輯出版單位。連續(xù)出版物的特點(diǎn)：①有固定的出版周期(每隔一8.1.2連續(xù)出版物的管理系統(tǒng)的特點(diǎn)①連續(xù)出版物管理系統(tǒng)記錄其題名、出版者、發(fā)行機(jī)構(gòu)、出版周期、順序號及其他屬性常發(fā)生變化的數(shù)據(jù)信息。②由于期刊具有延續(xù)性、繼承性和時效性，而且具有規(guī)律性的期刊往往包含著許多不規(guī)則之處。例如，期刊的出版周期的變更、刊史變更以及增刊、索引的出版之不規(guī)則等等。然而正是期刊的不規(guī)則性使計算機(jī)連續(xù)出版物管理系統(tǒng)的建立和完善更有意義。8.1.2連續(xù)出版物的管理系統(tǒng)的特點(diǎn)①連續(xù)出版物管③連續(xù)出版物訂購的周期性強(qiáng)，一般以一年為單位，數(shù)據(jù)量相對小且相對穩(wěn)定，便于集中處理；除新品種訂購?fù)?，其?jīng)常性的工作是續(xù)訂、連續(xù)驗(yàn)收和登記；④連續(xù)出版物編目的種數(shù)非常穩(wěn)定，一次編目，長年使用。但期刊也有它的動態(tài)性和易變性，由于刊名常常更動，出版日期也常變化，帶來卷期、出版頻率的變動。因此，編目也得修改、補(bǔ)充或另建新的記錄，以把這些變動反映到書目記錄中去，所以期刊的書目記錄處于動態(tài)；③連續(xù)出版物訂購的周期性強(qiáng)，一般以一年為單位，數(shù)據(jù)量⑤期刊主要反映某一學(xué)術(shù)團(tuán)體、某一研究機(jī)構(gòu)或某一學(xué)派的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)和成果，因此編目時，其記錄除了反映形式和內(nèi)容特征外，也要反映這些單位的有關(guān)信息，如機(jī)關(guān)名稱、地址等；⑥期刊所登載的文章數(shù)量多、分布廣，要依據(jù)索引、文摘等工具書輔助尋找，所以完整的記錄中也常著錄上該刊被索引和文摘的工具性期刊名。另外，期刊常常有增刊、補(bǔ)篇之類的附屬連續(xù)出版物或合訂本等。⑤期刊主要反映某一學(xué)術(shù)團(tuán)體、某一研究機(jī)構(gòu)或某一8.1.3連續(xù)出版物處理方法(1)訂購包括選刊、查重、新訂、續(xù)訂、停訂、排片、填訂單、寄發(fā)訂單等各種處理。(2）劃到包括對各類期刊的驗(yàn)收、劃到、催缺、蓋章等各項(xiàng)工作。(3)裝訂包括兩個階段：第一階段的工作是將送裝訂的期刊下架、排序、打捆、蓋章、編號、填寫裝訂單等；第二階段的工作是對裝訂回館的合訂刊進(jìn)行驗(yàn)收、登錄、詳細(xì)分類著錄、作總括登錄等。8.1.3連續(xù)出版物處理方法(1)訂購(4)編目編目上以整套連續(xù)出版物為著錄單位。包括對期刊進(jìn)行分類著錄，對有變動的期刊在著錄款目中進(jìn)行說明；對新訂或變名、改名的期刊才需作為新刊重新編目。(5)流通流通則既有現(xiàn)刊又有過刊。包括現(xiàn)刊送閱覽室提供閱覽，過刊送書庫進(jìn)入流通。(4)編目由于連續(xù)出版物及其管理系統(tǒng)的這種特殊性使其在處理方法上①采訪上以續(xù)訂為主，整體工序上多采取采、編、流一條龍的處理方法；②驗(yàn)收時采用記到的方式，轉(zhuǎn)年還要裝訂；③編目上以整套連續(xù)出版物為著錄單位且只有新訂或改名時才需編目；④流通則既有現(xiàn)刊又有過刊。考慮到系統(tǒng)的集成，連續(xù)出版物的過刊流通可并入流通管理，連續(xù)出版物的檢索可并入公共查詢系統(tǒng)。

由于連續(xù)出版物及其管理系統(tǒng)的這種特殊性使其在8.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)設(shè)計

8.2.1基本功能

1.編目由于連續(xù)出版物相對穩(wěn)定，但存在改名、合并、分出及出版頻率等變化，連續(xù)出版物的編目數(shù)據(jù)要能夠準(zhǔn)確揭示連續(xù)出版物的各種變化，在編目中充分反映其沿革信息，要使讀者能夠順利向前追溯和向后追蹤不同名的相同連續(xù)出版物。連續(xù)出版物的編目一般采取套錄現(xiàn)有數(shù)據(jù)的方法，其編目要經(jīng)常修正有關(guān)數(shù)據(jù)。8.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)設(shè)計8.2.1基本功能(1)期刊編目作為連續(xù)出版物管理系統(tǒng)的一部分，系統(tǒng)應(yīng)具有將MARC格式的記錄傳入編目數(shù)據(jù)庫的能力。同時也具有將非MARC格式的記錄轉(zhuǎn)換傳入編目數(shù)據(jù)庫的能力。總之，所設(shè)計的連續(xù)出版物管理系統(tǒng)要具備接受、處理、轉(zhuǎn)換通用的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的功能，這樣的系統(tǒng)才具備數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)資源共享的基礎(chǔ)。(2)期刊編目具有增加、編輯、刪除記錄的功能。當(dāng)需要增加一個編目記錄時，可以根據(jù)編目工作單或直接在屏幕上將信息填入規(guī)定的字段中；當(dāng)需要對一個已存在的記錄進(jìn)行編輯時，可以根據(jù)檢索途徑，輸入檢索詞，將對應(yīng)的編目記錄檢出供工作人員進(jìn)行編輯。同時在編目中，系統(tǒng)要支持期刊的變名、期刊的前刊名、后刊名、期刊的合并和各種期刊連接字段的使用。(1)期刊編目作為連續(xù)出版物管理系統(tǒng)的一部分，系統(tǒng)應(yīng)(3)查重是期刊編目中必不可少的一個工作環(huán)節(jié)，查重的準(zhǔn)確率如何，直接影響編目的效率。工作人員不僅能根據(jù)編目模塊所提供的一切檢索方式進(jìn)行查重，同時在增加／編輯編目記錄時，查重過程也被激活，當(dāng)索書號重復(fù)時，系統(tǒng)將提醒編目人員，并將與之對應(yīng)的數(shù)據(jù)顯示在屏幕上，供工作人員參考。(4)規(guī)范文檔是在編目中常被使用的文檔。規(guī)范文檔具有查尋、規(guī)范功能，同時能增加和維護(hù)規(guī)范文檔。(3)查重是期刊編目中必不可少的一個工作環(huán)節(jié)，查重2.采購期刊采購分為選刊和訂購兩部分。選刊：用來匯集和處理期刊獲得過程中產(chǎn)生的信息，信息來自出版發(fā)行部門或書商提供的數(shù)據(jù)，或套錄現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)源MARC數(shù)據(jù)，或來自讀者通過公共查詢模塊輸入的讀者需求信息。并將這樣的信息通過計算機(jī)處理以數(shù)據(jù)流形式進(jìn)入本館采購系統(tǒng)。原始數(shù)據(jù)可在選刊或訂購時鍵入。

2.采購期刊采購分為選刊和訂購兩部分。訂購：通過選刊后進(jìn)行訂購，工作人員輸入書目信息以及各種財務(wù)及書商等訂購信息綜合產(chǎn)生一個期刊訂購記錄，而訂購和續(xù)訂程序?qū)⒆詣訁^(qū)分。當(dāng)一個訂購記錄產(chǎn)生后，一個預(yù)報處理過程將被激活，去創(chuàng)建一系列的劃到預(yù)報處理記錄，以備劃到模塊所用；同時它還負(fù)責(zé)打印訂購、續(xù)訂單以及將數(shù)據(jù)同財務(wù)各報表建立聯(lián)系，并輸出一些統(tǒng)計表。訂購：通過選刊后進(jìn)行訂購，工作人員輸入書目信息以及各

期刊訂購有幾個特點(diǎn)：①期刊的訂購有新訂、續(xù)訂、停訂（包括?？┑奶幚?；②期刊訂購的季節(jié)性很強(qiáng)，中文期刊大批量訂購集中在每年10--12月，外文期刊集中在5--6月；③期刊的訂購渠道多于圖書，有郵局、出版社、編輯部、書店、代理商、贈送、交換及其他；④要求按年度打印期刊預(yù)訂目錄；⑤期刊訂購具有連續(xù)性，故而數(shù)據(jù)變動?。挥捎诰哂羞B續(xù)性，所以訂購庫中應(yīng)有一定的存儲空間以便保留若干年的訂購數(shù)據(jù)。期刊訂購有幾個特點(diǎn)：期刊是連續(xù)性出版物，訂購工作基本上一年一次，每年大部分的訂購數(shù)據(jù)是不變的，可以重復(fù)使用，這是期刊在計算機(jī)應(yīng)用上的優(yōu)勢。另外訂購數(shù)據(jù)在訂購以外的其他環(huán)節(jié)，如驗(yàn)收、編目、裝訂、流通等環(huán)節(jié)也要能重復(fù)使用，充分體現(xiàn)計算機(jī)數(shù)據(jù)的一次輸入、多次多種使用的共享性強(qiáng)的優(yōu)越特點(diǎn)。期刊是連續(xù)性出版物，訂購工作基本上一年一次，每年大部3.劃到管理連續(xù)出版物的劃到是連續(xù)出版物特有的一種驗(yàn)收方式。為了保證連續(xù)出版物的完整性，及時發(fā)現(xiàn)缺刊以便催缺或想辦法補(bǔ)缺，采用劃到的方法比較合理。現(xiàn)刊到館后，到劃到庫進(jìn)行查重，查詢是否為新刊，是新刊，除進(jìn)行新刊劃到外還要作編目標(biāo)識以示待編，不是新刊，可直接劃到。①可按日期劃到：通過設(shè)置屏蔽值的方式在日歷牌上只留下有刊的日期，工作人員能夠很快找到位置方便地劃到；②按卷期劃到：通過設(shè)置卷期數(shù)能夠自動產(chǎn)生等量的卷期劃到格，并允許插入新格，刪除已有的劃到格，劃到第一期后自動產(chǎn)生后續(xù)卷期標(biāo)號等；③當(dāng)日劃到日刊時可直接瀏覽劃到。3.劃到管理連續(xù)出版物的劃到是連續(xù)出版物特4.催缺是劃到的后續(xù)手段，也是連續(xù)出版物業(yè)務(wù)自動化系統(tǒng)現(xiàn)刊管理部分的重要內(nèi)容。催缺記錄的創(chuàng)建和催缺次數(shù)是由程序內(nèi)部根據(jù)系統(tǒng)參數(shù)文件自動創(chuàng)立，不需工作人員干預(yù)，而催缺單的打印是由工作人員決定的。4.催缺是劃到的后續(xù)手段，也是連續(xù)出版物業(yè)5.裝訂管理裝訂也是連續(xù)出版物特有的工序，在劃到的基礎(chǔ)上將指定卷期合并成一個整體，以便形成新的入藏單位，進(jìn)行典藏和流通。相應(yīng)地，實(shí)物要下架打捆，送出裝訂?？砂凑漳?、季、月、冊等自動裝訂。實(shí)物裝訂后需要根據(jù)裝訂數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，裝訂數(shù)據(jù)就是館藏數(shù)據(jù)的前身。實(shí)物裝訂前就為其分配條碼號，可以將條形碼一并輸出在裝訂書簽上，由裝訂廠負(fù)責(zé)貼上，驗(yàn)收時直接輸入條形碼即可。

5.裝訂管理裝訂也是連續(xù)出版物特有的工序，產(chǎn)生一個裝訂記錄，并同時記載了裝訂情況，給每一本合訂本一個條形碼號。當(dāng)記錄被產(chǎn)生后，一個裝訂劃到處理過程被激活，并將對應(yīng)于裝訂記錄的劃到數(shù)據(jù)庫中的劃到數(shù)據(jù)全部刪除，并同財務(wù)數(shù)據(jù)庫建立聯(lián)系，產(chǎn)生了一個過刊裝訂劃到的預(yù)處理記錄，以備過刊劃到所用，在一段時間后打印出期刊合訂本登錄簿。

產(chǎn)生一個裝訂記錄，并同時記載了裝訂情況，給每一本合訂本一個條6.入藏管理入藏管理既可從事裝訂驗(yàn)收，又可作為連續(xù)出版物回溯建庫的工具。入藏后的連續(xù)出版物已成為館藏，其標(biāo)志就是擁有了一個唯一的條碼號、連接了一條書目、標(biāo)有特定的卷期。連續(xù)出版物的回溯建庫主要是過刊的建庫，在編目的基礎(chǔ)上，輸入每一合訂本的卷期并為其分配條碼號就形成了舊刊館藏。6.入藏管理入藏管理既可從事裝訂驗(yàn)收，又可7.過刊流通和現(xiàn)刊流通過刊流通與圖書流通基本相同，可納入圖書流通系統(tǒng)?，F(xiàn)刊流通一般不在基本流通范疇，而將其單獨(dú)列出一個模塊，獨(dú)立管理，獨(dú)立運(yùn)作?，F(xiàn)刊流通模塊分現(xiàn)刊流通管理、現(xiàn)刊流通查詢、現(xiàn)刊流通統(tǒng)計、現(xiàn)刊流通參數(shù)設(shè)置四部分?，F(xiàn)刊流通管理又分借出、還回、丟失處理、損壞處理等。7.過刊流通和現(xiàn)刊流通過刊流通與圖書流通基本8.目次管理期刊目次管理是期刊編目的延伸，通過建立與期刊書目記錄相關(guān)聯(lián)的期刊篇目記錄，可以進(jìn)一步揭示期刊篇章內(nèi)容、主題慨念等，深化信息服務(wù)的層次。期刊篇目既是期刊書目的進(jìn)一步細(xì)化和展開，也可作為信息開發(fā)的獨(dú)立數(shù)據(jù)源之一。期刊目次管理既可單獨(dú)通過檢出期刊，確定卷期，逐條錄入；也可與期刊記到結(jié)合進(jìn)行，在記到后立即錄入當(dāng)前卷期的目次。

8.目次管理期刊目次管理是期刊編目的延伸，9.統(tǒng)計由于連續(xù)出版物自成體系，涉及工序多，統(tǒng)計常常分設(shè)在各個模塊，包括：①訂購分類統(tǒng)計：專門揭示某一發(fā)行者、某一段時間、某個工作人員、某一特定標(biāo)識訂購連續(xù)出版物的種數(shù)、份數(shù)、金額；②訂購分配統(tǒng)計：專門揭示某一發(fā)行者、某一段時間、某個工作人員、某一特定訂購連續(xù)出版物的部門分配情況含種數(shù)、份數(shù)、金額；③裝訂統(tǒng)計：專門揭示某一批裝訂的連續(xù)出版物的種數(shù)、份數(shù)、金額；④入藏統(tǒng)計：專門揭示某一批裝訂入藏的連續(xù)出版物的種數(shù)、份數(shù)、金額；⑤現(xiàn)刊流通統(tǒng)計：專門揭示現(xiàn)刊流通的狀況。

9.統(tǒng)計由于連續(xù)出版物自成體系，涉及工序多，10.經(jīng)費(fèi)控制經(jīng)費(fèi)控制在連續(xù)出版物的訂購上顯得尤其重要，在經(jīng)費(fèi)緊張時仍要保證重點(diǎn)連續(xù)出版物的訂購，隨時掌握經(jīng)費(fèi)使用情況既可對訂購過程進(jìn)行宏觀控制，也可在經(jīng)費(fèi)確實(shí)不夠時及時發(fā)現(xiàn)并設(shè)法迫加和調(diào)整經(jīng)費(fèi)。連續(xù)出版物系統(tǒng)一般按期刊類型對經(jīng)費(fèi)預(yù)先分塊，隨訂隨統(tǒng)計．隨時可以看到經(jīng)費(fèi)使用數(shù)量和比例。

10.經(jīng)費(fèi)控制經(jīng)費(fèi)控制在連續(xù)出版物的訂購8.2.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理1.數(shù)據(jù)類型由于連續(xù)出版物管理系統(tǒng)具有采、編、服務(wù)等功能，又有裝訂工作處理，自成系統(tǒng)。它的數(shù)據(jù)類型較為復(fù)雜，主要有以下類型數(shù)據(jù)：(1)訂購數(shù)據(jù)。訂購數(shù)據(jù)主要源于各種訂單和統(tǒng)一目錄等，主要有：訂購發(fā)行處、編輯者、刊期、郵發(fā)代號、CN號、ISSN等以及其他一些代號、份數(shù)、價格、收款戶名、開戶行、開戶帳號等等。訂購數(shù)據(jù)的選取必須完整，它是圖書館方查閱訂購情況的依據(jù)，也是期刊劃到、訂單打印、預(yù)訂目錄打印等的依據(jù)。8.2.2連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理1.數(shù)據(jù)類型接收數(shù)據(jù)即為劃到數(shù)據(jù)，其來源于期刊的各種出版頻率以及控制掌握這些規(guī)律的工作要求，主要包括出版頻率、日期、卷期編號法、不規(guī)則變化特點(diǎn)、催缺標(biāo)準(zhǔn)等等。連續(xù)出版物管理系統(tǒng)主要用這些數(shù)據(jù)來控制和完成劃到工作、期刊催缺工作，以及必要時向訂購、編目人員反饋信息的工作。(2)接收數(shù)據(jù)接收數(shù)據(jù)即為劃到數(shù)據(jù)，其來源于期刊的各種出版頻率以及(3)編目數(shù)據(jù)編目數(shù)據(jù)是期刊書目數(shù)據(jù)庫的主要數(shù)據(jù)組成部分。這類數(shù)據(jù)取自于期刊有關(guān)特征的一切描述。應(yīng)注意刊名改變情況、交替刊名和唯一性標(biāo)識號ISSN或CODEN代碼。編目數(shù)據(jù)的來源也可用ISDS數(shù)據(jù)或MARC(S)數(shù)據(jù)。

(3)編目數(shù)據(jù)編目數(shù)據(jù)是期刊書目數(shù)據(jù)庫的主要(4）裝訂數(shù)據(jù)裝訂數(shù)據(jù)來源于每種連續(xù)出版物的具體要求，主要包括：裝訂樣式、顏色、每個裝訂卷的期數(shù)、裝訂頻率、裝訂日期、書脊要求以及其他有關(guān)裝訂的說明，由于連續(xù)出版物的書型和周期都有可能發(fā)生變化，裝訂數(shù)據(jù)也應(yīng)及時變動以適應(yīng)要求。裝訂數(shù)據(jù)主要用于打印裝訂通知單，以及合訂本的館藏數(shù)據(jù)。

(4）裝訂數(shù)據(jù)裝訂數(shù)據(jù)來源于每種連續(xù)出版物的具體要求(5)典藏數(shù)據(jù)典藏數(shù)據(jù)需如實(shí)反映本館所收藏的一切連續(xù)出版物的情況，主要應(yīng)包括：每一種連續(xù)出版物的一切收藏情況，不管是裝訂成卷的還是單期的、缺期的、短缺的（可附帶說明，便于追查）、遺失的、損壞的等，還有館藏地點(diǎn)、登錄號和條形碼等。(5)典藏數(shù)據(jù)典藏數(shù)據(jù)需如實(shí)反映本館所收藏的(6）流通數(shù)據(jù)同流通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)特點(diǎn)相同。(7)分配數(shù)據(jù)由于期刊時間性強(qiáng)，期刊到館后，馬上通知有關(guān)單位或讀者來查詢。分配數(shù)據(jù)就產(chǎn)生于此，圖書館使用它完成服務(wù)任務(wù)。這種數(shù)據(jù)主要包括每種刊物的對口單位和個人的名稱與地址，即每種刊物的流通地點(diǎn)。(6）流通數(shù)據(jù)(8)資金數(shù)據(jù)資金數(shù)據(jù)包括訂購、續(xù)訂期刊的發(fā)票號、價格、裝訂費(fèi)用及發(fā)票號、裝訂的狀態(tài)，以及退款、補(bǔ)款等信息。

(8)資金數(shù)據(jù)資金數(shù)據(jù)包括訂購、續(xù)訂期刊的發(fā)票號、價2.連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式主要有兩種：①固定格式，固定長字段；②可變格式，可變長字段。第一種數(shù)據(jù)格式主要用于連續(xù)出版物的劃到、裝訂等功能。因?yàn)樵谶@些功能中，數(shù)據(jù)類型比較單一，容易處理，而且這類數(shù)據(jù)屬于圖書館本館的數(shù)據(jù)，不會作為共享數(shù)據(jù)進(jìn)行交換，設(shè)計數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)時，只要著重考慮系統(tǒng)的功能靈活，方便實(shí)現(xiàn)和便于工作人員使用，便于輸入即可。2.連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式連續(xù)出版物的數(shù)據(jù)格式主要有兩第二種數(shù)據(jù)格式是用于連續(xù)出版物的書目數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)只要在期刊編目中處理，但在劃到、裝訂等模塊中需顯示和查詢，并用于數(shù)據(jù)交換。通常要求數(shù)據(jù)元素的選取和著錄盡量完備，符合有關(guān)機(jī)讀目錄的著錄標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；而數(shù)據(jù)交換格式的設(shè)計與處理一定要合乎機(jī)讀目錄交換格式的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，我國圖書館界目前普遍使用的通用數(shù)據(jù)交換格式有CNMARC和MARC21，以便于各系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)交換、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的傳輸。第二種數(shù)據(jù)格式是用于連續(xù)出版物的書目數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)3.連續(xù)出版物數(shù)據(jù)處理中需要注意的問題

與數(shù)據(jù)來源相對應(yīng)，書目數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備也分為套用和原始編目。就原始編目而言，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備應(yīng)以刊物為依據(jù)，可利用公務(wù)目錄卡，必要時對照實(shí)物核實(shí)館藏。當(dāng)前許多館的期刊目錄普遍比圖書目錄質(zhì)量差，與標(biāo)準(zhǔn)化相距甚遠(yuǎn)，普遍存在著錄項(xiàng)目不完整、著錄不規(guī)則、前后不統(tǒng)一、期刊和卡片不符、著錄不連續(xù)、館藏項(xiàng)中館藏缺漏、信息不明確等問題。因此，我們在數(shù)據(jù)處理過程中應(yīng)注意以下事項(xiàng)：3.連續(xù)出版物數(shù)據(jù)處理中需要注意的問題與數(shù)據(jù)①輸入屏幕要注意保證期刊原始數(shù)據(jù)的完整性、系統(tǒng)性、連續(xù)性。用戶在輸入時可通過查諸如《中國期刊全覽》、《中國報刊大全》、《Ulrich‘sInternationalPeriodicalsDirectory》等工具書，對著錄不完整的部分進(jìn)行增補(bǔ)。②嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)期刊的著錄標(biāo)準(zhǔn)，選擇適合本館的著錄項(xiàng)（數(shù)據(jù)元素）、著錄級次、標(biāo)識符號等等。據(jù)此制訂本館著錄標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行文本。這樣既保證著錄有規(guī)范可循，又較好地杜絕了著錄前后不統(tǒng)一、著錄不明確等現(xiàn)象的出現(xiàn)。①輸入屏幕要注意保證期刊原始數(shù)據(jù)的完整性、系統(tǒng)性、連③系統(tǒng)要處理好更名期刊的著錄問題?！哆B續(xù)出版著錄規(guī)則》規(guī)定期刊的繼承、更名、合并、改出、分出、吸收、并入均要采用分段著錄。鑒于計算機(jī)處理的靈活方便性，期刊的繼承、改名等的處理對于機(jī)編來說已不再成為問題。在通用的CNMARC中有相應(yīng)的字段加以處理。如CNMARC的4XX字段（連接字段）就是放置這種情況的，計算機(jī)能自動生成附注、參見等。但在填寫錄入工作單時一定要注意到這些問題，并對每種情況（如更名、繼承）加以區(qū)別，放于合適的MARC字段，這是計算機(jī)不可替代的。

③系統(tǒng)要處理好更名期刊的著錄問題。《連續(xù)出版著錄規(guī)則8.2.3

連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的文檔設(shè)計在連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的主要文檔有：

◆期刊訂購文檔◆期刊書目主文檔

◆期刊劃到文檔◆期刊裝訂文檔

◆期刊館藏文檔◆目次庫文檔8.2.3連續(xù)出版物管理系統(tǒng)中的文檔設(shè)計在連續(xù)出版1.期刊訂購記錄與訂購文檔訂購文檔專門揭示連續(xù)出版物訂購業(yè)務(wù)信息，與對應(yīng)書目記錄相連接，每進(jìn)行一次訂購則建立一條訂購業(yè)務(wù)信息。訂購信息主要包括：

?訂購者（一般為圖書館本身）?訂購年?發(fā)行者?出版周期?獲得方式?訂購份數(shù)?單份年訂價?單價?訂購部門（下屬部門或有關(guān)單位）?劃到方式等。訂購份數(shù)既是訂購的重要數(shù)據(jù)，也是應(yīng)劃到份數(shù)直接的數(shù)據(jù)來源。而應(yīng)劃到份數(shù)既可作為催詢的基本依據(jù)，也可作為快速劃到的缺省值．使工作人員不必每次鍵入實(shí)到冊數(shù)。訂購記錄與劃到記錄密切相關(guān)。1.期刊訂購記錄與訂購文檔訂購文檔專門揭示連2.期刊書目主文檔用于揭示連續(xù)出版物特征的書目信息。種數(shù)相對穩(wěn)定，需要重新編目的較少，但涉及的字段相對較多，要求數(shù)據(jù)元素的選取和著錄盡量完備，符合CNMARC(S)有關(guān)機(jī)讀目錄的著錄標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。編目時如果嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)著錄比普通文獻(xiàn)要復(fù)雜。特別是連續(xù)出版物變更較多，描述起來比較困難，且大多情況無從考證。利用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)或其他館的數(shù)據(jù)，對連續(xù)出版物系統(tǒng)而言顯得更為必要。連續(xù)出版物具有年卷期標(biāo)識說明，有豐富的連接字段和附注說明。2.期刊書目主文檔用于揭示連續(xù)出版物特征的3．期刊劃到記錄與劃到文檔期刊劃到文檔存入現(xiàn)刊劃到信息，一般按年建立劃到記錄，每年的劃到要根據(jù)劃到方式和劃到期數(shù)產(chǎn)生相應(yīng)的“劃到模板”。對應(yīng)收到而未收到的刊物打印催缺單，通知供書商。

“劃到模板”是連續(xù)出版物利用計算機(jī)進(jìn)行劃到的特殊表格，它以直觀的表現(xiàn)形式體現(xiàn)了一年內(nèi)各卷期的到館情況。每個卷期的劃到情況占一個格子，計算機(jī)系統(tǒng)的劃到格是靈活可變的，它不僅能插入、刪除，而且每個格子能容納很豐富的信息，包括劃到（已到館）份數(shù)、劃到日期、劃到卷、劃到期、劃到總期、備注分配等。

3．期刊劃到記錄與劃到文檔期刊劃到文檔存入現(xiàn)刊劃到

該文檔是個動態(tài)的文檔，系統(tǒng)可根據(jù)系統(tǒng)參數(shù)文件中的設(shè)置，由圖書館決定該文檔最長的存入期，超過該期限的數(shù)據(jù)，并已裝訂完畢的則可刪除。該文檔中主要字段有：刊名字段，年份字段，卷號字段，期號字段，訂購份數(shù)字段等。

?年份字段用來存放劃到期刊的年代，因?yàn)樵趧澋轿臋n中至少會存放兩年以上的劃到記錄，以便處理跨年度期刊劃到的情況。

?卷號字段用來存放劃到期刊的卷次號。

?期號字段用來存放被劃到期刊屬于某卷次的第幾期。該文檔是個動態(tài)的文檔，系統(tǒng)可根據(jù)系統(tǒng)參數(shù)文件中的

?訂購份數(shù)字段用來存放某種刊物被訂購的數(shù)據(jù)，通常該字段是用來產(chǎn)生催缺的關(guān)鍵字段之一。?刊名字段用來存放期刊的主刊名，以便工作人員在劃到時核對。

?刊號字段、ISSN號，它們通常是工作人員用來檢索的字段，字段對某種刊物來講是唯一的。例如當(dāng)圖書館對