A3資料的制作技巧中國(guó)豐田學(xué)院事務(wù)長(zhǎng)堤內(nèi)真一2006年4月19日1A3資料的制作技巧中國(guó)豐田學(xué)院1豐田式A3資料的優(yōu)點(diǎn)A3資料有哪些優(yōu)點(diǎn)？用一張A3紙即可展現(xiàn)問(wèn)題解決整體“過(guò)程”

A3資料是豐田公司的核心溝通工具

2豐田式A3資料的優(yōu)點(diǎn)A3資料有哪些優(yōu)點(diǎn)？用一張A3紙即可展現(xiàn)豐田式A3資料的優(yōu)點(diǎn)

A3資料有哪些優(yōu)點(diǎn)？考慮到汽車行業(yè)的獨(dú)有特點(diǎn)，即：每道工序涉及很多員工，因此團(tuán)隊(duì)合作是成功的關(guān)鍵。所以，“一目了然”的資料是非常必要的。3豐田式A3資料的優(yōu)點(diǎn)考慮到汽車行業(yè)的獨(dú)有特點(diǎn)，即：每道工序豐田式A3資料的優(yōu)點(diǎn)A3資料有哪些優(yōu)點(diǎn)？通過(guò)A3資料，運(yùn)用/遵循問(wèn)題解決的步驟，可以促使下屬/上司確認(rèn)你的計(jì)劃，并提出有價(jià)值的建議，與你共同探討。

A3資料是人才培養(yǎng)的重要工具.

4豐田式A3資料的優(yōu)點(diǎn)A3資料有哪些優(yōu)點(diǎn)？通過(guò)A3資料，運(yùn)用/總體方案圖

步驟

2.

制作A3資料

確認(rèn)內(nèi)容和格式

開始編寫A3資料

確定格式

制定問(wèn)題解決步驟綱要明確目標(biāo)

步驟

1.設(shè)定場(chǎng)景完成A3資料5總體方案圖步驟2.步驟1明確資料的目的制作什么樣的資料要依其目的而定。首先要考慮“面向誰(shuí)”“如何使用”“何種用途”，最后明確傳達(dá)“什么內(nèi)容”。公司外部公司內(nèi)部其他部門本部門經(jīng)管會(huì)、部長(zhǎng)或室長(zhǎng)面向誰(shuí)資料的內(nèi)容傳達(dá)什么分發(fā)開會(huì)自己進(jìn)行說(shuō)明上司進(jìn)行說(shuō)明經(jīng)管會(huì)、部長(zhǎng)或室長(zhǎng)如何使用說(shuō)明自己進(jìn)行說(shuō)明上司進(jìn)行說(shuō)明經(jīng)管會(huì)、部長(zhǎng)或室長(zhǎng)用途如何報(bào)告聯(lián)系商談裁決＊詳細(xì)內(nèi)容見(jiàn)下頁(yè)6明確資料的目的制作什么樣的資料要依其目的而定。公司外部公司明確資料的目的1.考慮是

“面向誰(shuí)”的A3資料因?yàn)锳3資料是說(shuō)明過(guò)傳達(dá)信息的工具，

看資料的人不同，其內(nèi)容也要相應(yīng)變化。

你應(yīng)當(dāng)把握或推測(cè)客戶對(duì)你所闡述的內(nèi)容的需求、

狀態(tài)、興趣以及理解能力。

<例如：你應(yīng)當(dāng)考慮的特征>

心理距離/專業(yè)性/

立場(chǎng)

(頭銜、部門等)

7明確資料的目的1.考慮是“面向誰(shuí)”的A3資料7明確資料的目的2.考慮如何使用A3資料1)

考慮資料使用的場(chǎng)合:場(chǎng)景決定內(nèi)容。

僅僅闡述內(nèi)容

=>A3資料應(yīng)表述清晰，無(wú)需任何解釋。

討論

=>從與會(huì)者那里容易地得到補(bǔ)充信息2)

考慮資料使用人:使用者（說(shuō)明人）

也決定了內(nèi)容。

A3文件應(yīng)當(dāng)具有易于使用的特征。8明確資料的目的2.考慮如何使用A3資料8明確資料的目的3.考慮A3資料用于何種用途

即使主題相同，資料用途不同，內(nèi)容也會(huì)不同

報(bào)告:-

事實(shí)、對(duì)策、及時(shí)報(bào)告

提交資料，請(qǐng)求審批:-

基于問(wèn)題解決步驟的、符合邏輯的解釋-

需要決策的內(nèi)容9明確資料的目的3.考慮A3資料用于何種用途9明確資料的目的4.考慮A3資料要傳達(dá)什么內(nèi)容1)

考慮應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)在明確前3項(xiàng)之后，開始確定需強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)。

必須很好地考慮應(yīng)該強(qiáng)調(diào)問(wèn)題解決8個(gè)步驟中的

哪些步驟。2)

最后，確定A3資料的標(biāo)題10明確資料的目的4.考慮A3資料要傳達(dá)什么內(nèi)容10撰寫資料綱要情景的基干內(nèi)容以簡(jiǎn)潔的方式整理每個(gè)步驟的關(guān)鍵要點(diǎn)和補(bǔ)充數(shù)據(jù)。=>

每個(gè)步驟最多3項(xiàng)要點(diǎn)撰寫容易理解的說(shuō)明綱要是關(guān)鍵。簡(jiǎn)明易懂。遵循問(wèn)題解決的步驟。

步驟

8:

鞏固成功的流程步驟

7:

評(píng)估結(jié)果和過(guò)程步驟

6:

貫徹實(shí)施對(duì)策步驟

5:

制定對(duì)策步驟4:

根本原因分析

步驟

3:

設(shè)定目標(biāo)

步驟

2:

分解問(wèn)題步驟

1:

明確問(wèn)題

11撰寫資料綱要情景的基干內(nèi)容以簡(jiǎn)潔的方式整理每個(gè)步驟的關(guān)鍵要點(diǎn)撰寫資料綱要確定綱要的主體>每個(gè)問(wèn)題解決法步驟的簡(jiǎn)單訊息（最多三個(gè)）>確定問(wèn)題解決法步驟是否符合邏輯

。>場(chǎng)景的核心內(nèi)容長(zhǎng)度應(yīng)為一分鐘。確定對(duì)綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容>補(bǔ)充數(shù)據(jù)是否充分？>基于事實(shí)的內(nèi)容是否通過(guò)“現(xiàn)地現(xiàn)物”法？>是否具有清晰的“因果關(guān)系”？檢查綱要整體

>

反復(fù)思考>面向誰(shuí)、如何使用、何種用途>是否遵循了問(wèn)題解決的步驟和流程12撰寫資料綱要確定綱要的主體確定對(duì)綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容檢查綱確定版面設(shè)計(jì)1.根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)1)排列好各個(gè)文本框?yàn)槊總€(gè)步驟設(shè)置文本框，根據(jù)綱要排列文本框。確定流程，如：“左=>右”，“上=>下”，“逆時(shí)針旋轉(zhuǎn)”。2)確定文本框的大小，兼顧版面的保持平衡。要特別注意重點(diǎn)內(nèi)容文本框的大小。

3)設(shè)置適當(dāng)?shù)目瞻滋?，沿垂直線/水平線對(duì)齊。2.

確定各文本框的標(biāo)題13確定版面設(shè)計(jì)1.根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì)13確定版面設(shè)計(jì)<高層次的版面>場(chǎng)景數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)從結(jié)論開始綱要數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)論分別顯示綱要和數(shù)據(jù)步驟

1步驟

2步驟

3步驟4步驟

5步驟

7結(jié)果和評(píng)估步驟

8下一步行動(dòng)最終報(bào)告行動(dòng)方案計(jì)劃14確定版面設(shè)計(jì)<高層次的版面>場(chǎng)景數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)從結(jié)論開始綱要數(shù)撰寫資料內(nèi)容題目簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言使用圖表

使用大寫/粗體或運(yùn)用文本框，取得強(qiáng)調(diào)效果文本和書寫格式保持一致，各文本框的邊線保持垂直和水平對(duì)齊。使用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言，并采用圖表，制作直觀的文件。有效地修飾。“一目了然”地突出重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容?；緝?nèi)容的風(fēng)格和格式應(yīng)保持一致。15撰寫資料內(nèi)容題目簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言使用圖表使用大寫/粗體或運(yùn)用文校對(duì)內(nèi)容和格式題目采用問(wèn)題解決流程制定的綱要是否流暢？是否存在步驟和過(guò)程缺失的現(xiàn)象？關(guān)鍵信息是否清楚明確？

整體綱要的流程充分的確認(rèn)

16校對(duì)內(nèi)容和格式題目采用問(wèn)題解決流程制定的綱要是否流暢？整體1)垂直條狀圖用于比較絕對(duì)值的大小2)線形圖用于查看浮動(dòng)情況補(bǔ)充信息:使用圖表參考171)垂直條狀圖用于比較絕對(duì)值的大小2)線形圖用于查看浮動(dòng)情況3)

餅狀圖用于比較各項(xiàng)所占的份額4)

水平條狀圖用于比較各項(xiàng)所占的份額

補(bǔ)充信息:使用圖表參考183)餅狀圖用于比較各項(xiàng)所占的份額4)水平條狀圖用于比較各5)

復(fù)雜的圖表強(qiáng)調(diào)重要數(shù)據(jù)6)

散布圖用于確定不同數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)補(bǔ)充信息:使用圖表參考195)復(fù)雜的圖表強(qiáng)調(diào)重要數(shù)據(jù)6)散布圖用于確定不同數(shù)據(jù)之間根據(jù)目標(biāo)選擇合適的圖表設(shè)置簡(jiǎn)明易懂的題目明確單位采取措施保證外觀清晰1200（單位）9509001000反彈?0020040060080010001200（單位）無(wú)變化增長(zhǎng)恢復(fù)到1981年的水平1月3月5月1月3月5月不同的比例尺造成不同的印象

=>過(guò)渡期造成不同的印象補(bǔ)充信息:使用圖表參考20根據(jù)目標(biāo)選擇合適的圖表1200（單位）9509001000反A3資料=你現(xiàn)在的能力問(wèn)題解決能力資料制作技巧不斷的實(shí)踐完美的A3資料激情21A3資料=你現(xiàn)在的能力問(wèn)題解決能力資料制作技巧不斷的實(shí)踐完美A3資料填寫練習(xí)（80min）

1、閱讀第一天TBP案例內(nèi)容及補(bǔ)充信息

(減少交通費(fèi)報(bào)銷單遲交現(xiàn)象)

（10min）

2、小組內(nèi)進(jìn)行討論、分工，每小組用電腦完成一張最終A3資料（70min）3、討論結(jié)束后，事務(wù)局將收集電子版

22A3資料填寫練習(xí)（80min）22減少交通費(fèi)報(bào)銷單遲交現(xiàn)象1.明確問(wèn)題2.分解問(wèn)題3.目標(biāo)設(shè)定4.真因分析5.制定對(duì)策措施人員日程5月下旬6月上旬6月下旬7月上旬■修改報(bào)銷單格式Tom,Joe■制定報(bào)銷單提交流程手冊(cè)Tom,Joe■定期召開小組會(huì)議Mike,Tom6.評(píng)價(jià)和未來(lái)的計(jì)劃(1)評(píng)價(jià)

九月份的銷售規(guī)劃部國(guó)內(nèi)出差開支報(bào)銷單未出現(xiàn)延遲提

交的現(xiàn)象。其結(jié)果是整個(gè)公司的交通費(fèi)開支報(bào)銷單延遲

提交的比率得以降低

[數(shù)據(jù)4](2)未來(lái)的計(jì)劃將新的報(bào)銷單格式應(yīng)用于其它部門將此流程運(yùn)用于海外出差費(fèi)用開支的報(bào)銷計(jì)劃計(jì)劃改善改善實(shí)施■A3紙示例計(jì)劃改善實(shí)施實(shí)施措施報(bào)銷單晚交率的變化全公司范圍銷售規(guī)劃部Copyright2005豐田學(xué)院，豐田汽車公司，2005年（僅限內(nèi)部使用）23減少交通費(fèi)報(bào)銷單遲交現(xiàn)象1.明確問(wèn)題2.分解問(wèn)題3.目發(fā)表(10min)

■請(qǐng)各組選出一名代表■抽選兩組進(jìn)行發(fā)表

(每組5min*2)24發(fā)表(10min)24～解

說(shuō)～25～解說(shuō)～25強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)部分將分解問(wèn)題的過(guò)程用語(yǔ)言描述，并突出要點(diǎn)內(nèi)容將數(shù)據(jù)可視化--使用圖表回顧過(guò)程時(shí)，使用相關(guān)數(shù)據(jù)26強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)部分將分解問(wèn)題的過(guò)程用語(yǔ)言描述，并突出要點(diǎn)內(nèi)容將數(shù)據(jù)A3資料評(píng)價(jià)練習(xí)

27A3資料評(píng)價(jià)練習(xí)

271．A3資料評(píng)價(jià)要點(diǎn)（1）內(nèi)容上內(nèi)容是否按問(wèn)題解決的流程展開？各個(gè)步驟的說(shuō)明方法是否貼切？是否根據(jù)客觀事實(shí)，使用了各種數(shù)據(jù)和圖表，以體現(xiàn)得更清晰易懂？Point1Point2Point3281．A3資料評(píng)價(jià)要點(diǎn)（1）內(nèi)容上內(nèi)容是否按問(wèn)題解決的流程展（2）美觀度Point1Point2Point3Point4上下、左右的余白是否均衡？該強(qiáng)調(diào)的地方是否有明確標(biāo)注？（粗體字、粗線、上顏色等）是否統(tǒng)一了文體和書寫格式？是否具備基本提交資料的要素（提交對(duì)象、日期、提交人、「以上」等等）1．A3資料評(píng)價(jià)要點(diǎn)29（2）美觀度Point1Point2Point3PointCasestudy1（20min）1、仔細(xì)閱讀A3案例1的資料，就內(nèi)容上（不好的地方），小組內(nèi)進(jìn)行討論。（15min）

2、請(qǐng)將討論的結(jié)果匯總在白板上（5min）

30Casestudy1（20min）1、仔細(xì)閱讀A3案例發(fā)表(5min)

■請(qǐng)各組選出一名代表■抽選一組進(jìn)行發(fā)表3