第2頁共5頁……密封裝訂線……密封裝訂線……密封裝訂線……文件編號版本號生效日期文件名文件管理程序版本號變更說明變更時間分發(fā)部門業(yè)務(wù)部□項目部□生產(chǎn)部□設(shè)備部□物流部□質(zhì)量部□采購部□行政部□綜合管理部財務(wù)部□編制審核批準(zhǔn)編制日期審核日期批準(zhǔn)日期……密封裝訂線……密封裝訂線……密封裝訂線……1目的對公司內(nèi)所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行有效控制，確保文件的充分性、適宜性，使用場所得到有效版本的文件，防止使用失效或作廢文件。2范圍適用于公司質(zhì)量管理體系文件的編制、評審、批準(zhǔn)、標(biāo)識、發(fā)放，使用，更改，再次批準(zhǔn)、回收，作廢全過程的管理。3定義文件：信息及承載的媒介。4職責(zé)4.1質(zhì)量部負(fù)責(zé)組織質(zhì)量管理體系文件的編制、發(fā)放、更改、使用、收回、銷毀的管理。4.2市場部或項目部負(fù)責(zé)接收顧客提供的產(chǎn)品圖紙、其它技術(shù)資料及相關(guān)的信息。4.3質(zhì)量部文控人員負(fù)責(zé)公司所有體系文件的受控、發(fā)放、存檔和管理。5工作程序5.1質(zhì)量管理體系文件5.1.1質(zhì)量手冊是公司質(zhì)量管理的第一層文件，它描述了公司的質(zhì)量管理體系范圍和要求，包括了管理方針、管理目標(biāo)、過程之間的作用和關(guān)系。5.1.2程序文件是第二層文件，規(guī)定過程的運作職責(zé)、內(nèi)容、步驟。5.1.3技術(shù)、檢驗和管理文件及操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書是第三層文件，是過程操作的指導(dǎo)文件。5.1.4記錄是特殊的第四層文件，提供所完成結(jié)果的證據(jù)的文件。5.1.5外來文件包括國家及行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。5.2.文件編制和批準(zhǔn)5.2.1質(zhì)量手冊由質(zhì)量部負(fù)責(zé)編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。5.2.2程序文件由質(zhì)量部組織各部門編制，管理者代表批準(zhǔn)生效。5.2.3技術(shù)文件（作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程等）由項目部組織各部門編制，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后生效。5.2.4管理文件、操作類的文件使用部門編制，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后確定。5.2.5第三層文件由使用部門負(fù)責(zé)編制、評審、批準(zhǔn)后到文控人員處登記、編號受控。5.2.6管理體系記錄格式由質(zhì)量部組織各部門確定，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后使用。5.2.7一級二級文件編制后組織文件使用部門進行評審，評審的結(jié)果填寫在《文件評審單》。5.2.8文件的編制、審核、批準(zhǔn)欄以及相應(yīng)的日期欄都要完整填寫；不需要填寫時在相應(yīng)的欄里劃“斜線”以示不必填寫5.3文件的編號5.3.1管理手冊JXI20XXA公司代號文件層級年代號版本號5.3.2程序文件JXIIXXA公司代號文件層級文件編號版本號5.3.3管理類/操作類文件JXIIIXXXA公司代號文件層級文件編號版本號5.3.4表單記錄等JXIVXXXA公司代號文件層級文件編號版本號5.3.5外來文件WL-XXX-XXXX外來文件代號文件編號收集年代外來文件按收集的順序編號，用口取紙?zhí)顚懞筚N在文件的左上角。所有外來文件受控有文控中心登記在“外來文件臺賬”上。5.4文件資料發(fā)放和使用5.4.1質(zhì)量管理體系文件由編制部門進行評審、審批手續(xù)后到文控人員處取得文件的編號，由文件控制人員統(tǒng)一發(fā)放。5.4.2文件管理人員在文件首頁的右上角加蓋“文控”章，文件發(fā)放時領(lǐng)用部門在“文件發(fā)放登記表”上簽字，所有涉及圖片的標(biāo)準(zhǔn)書、設(shè)備點檢表等均發(fā)行彩色打印版。文控中心需保留好正本文件，正本文件蓋“正本”章5.4.5使用處得到有效版本的文件，并及時傳達相關(guān)內(nèi)容。文件不得隨意涂改，拆頁。5.4.6如因文件丟失或破損需要更換時，交回原文件，向發(fā)放部門申請補發(fā)。發(fā)放部門在“文件發(fā)放登記表”上注明補發(fā)。5.4.7文件存放在通風(fēng)、防潮、安全的地方，定期對文件進行檢查整理。5.5文件更改5.5.1文件需要修訂時由編制部門進行更改，按文件受控流程進行受控；文件發(fā)放時領(lǐng)用部門將舊版文件交回文控中心，方可領(lǐng)用新版文件并在“文件發(fā)放登記表”上簽字，5.5.2紙版文件更改時用雙線劃去更改部分，在近處填寫更改后的內(nèi)容和更改次序號，在行尾的空白處更改人簽名。5.5.3更改次序號用①②③,表示第1、2、3次的更改。5.5.4更改時使用藍色或黑色中性筆，字跡清晰、大小適宜。5.5.5因文件多次更改閱讀不方便時可采取換頁的方式。5.6文件更改狀態(tài)的控制5.6.1文件的更改狀態(tài)以封面或頁眉中的版本號來標(biāo)識。5.6.2版本號采用A、B、C…大寫字母。5.6.3文件更改后，需做好文件修訂履歷的填寫5.7外來文件的管理5.7.1國家、行業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗標(biāo)準(zhǔn)由項目部和質(zhì)量部分別收集、評審適用性后登記到《外來文件清單》并標(biāo)注內(nèi)部編號。5.7.2工程規(guī)范顧客提出的所有工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范及其更改，應(yīng)按顧客的時間安排及時評審，不應(yīng)超過一個星期。文件更改時應(yīng)保存外來文件根據(jù)需要發(fā)放到使用者，發(fā)放時履行簽字手續(xù)。5.8文件的保持期限：5.8.1、記錄文件保存期限為1年5.8.2、技術(shù)文件、程序文件保存期限為10年5.8.3、客戶對文件保存期限有特殊要求時按照客戶的期限要求進行保存5.8.4、法律法規(guī)或行業(yè)規(guī)定保持期限的文件，保存期限為規(guī)定的期限加1年進行保存5.9作廢文件的管理5.8.1為防止作廢文件的非預(yù)期使用，文件發(fā)放部門應(yīng)及時從使用現(xiàn)場收回，撤出作廢文件。5.8.2作廢文件由文件的發(fā)放部門填寫《作廢文件銷毀記錄表》，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。5.8.3若因參考需保留作廢文件時，在文件封面蓋“作廢”章，與有效文件分開保管。6相關(guān)文件無7．記錄7.1受控文件清單7.2文件發(fā)放登記表7.3文件評審單7.4文件更改單7.5作廢文件銷毀記錄表7.6外來文件清單附流程圖流程責(zé)任部門作業(yè)內(nèi)容相關(guān)記錄文件作廢與銷毀文件更改文件使用文件保存文件發(fā)放與收回YESYESNONO文件審批外來文件文件編寫文件評審文件作廢與銷毀文件更改文件使用文件保存文件發(fā)放與收回YESYESNONO文件審批外來文件文件編寫文件評審各部門編寫文件草稿，外來文件《外來文件臺帳》編寫部門相關(guān)