人事檔案管理規(guī)定總則為規(guī)范XXXX水泥有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱公司）人事檔案管理，根據(jù)國(guó)家和集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定，特制訂本規(guī)定。管理原則人事檔案管理按照“統(tǒng)一規(guī)范、分級(jí)管理”的原則，由各級(jí)人事管理部門負(fù)責(zé)人事檔案的歸集和管理，以保證檔案完整與安全。人事檔案屬永久性保存檔案，對(duì)離退休、離職、除名人員人事檔案可轉(zhuǎn)入有關(guān)部門保管，任何單位不得銷毀或丟失個(gè)人檔案。管理職責(zé)公司辦公室是公司的人事檔案管理的主管部門，負(fù)責(zé)制訂人事檔案的管理制度、負(fù)責(zé)公司的人事檔案管理工作。人事檔案管理的職責(zé)1、負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和查詢使用人事檔案，及時(shí)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行歸檔，保證檔案的完整性和真實(shí)性；人事管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)所屬單位的人事檔案工作進(jìn)行定期檢查，了解各類人事檔案材料歸檔情況，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理權(quán)限；2、按規(guī)定程序辦理檔案的接收和轉(zhuǎn)移手續(xù)，及時(shí)做好檔案接收和轉(zhuǎn)移記錄；3、妥善保管人事檔案，做好防火、防蝕、防盜等工作，確保檔案安全；4、嚴(yán)肅人事檔案的保密性，未經(jīng)權(quán)限主管批準(zhǔn)不得私自傳借、提供人事檔案材料或檔案復(fù)印件，不得私自讓他人查閱、抄錄、復(fù)制人事檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、偽造檔案，禁止擅自銷毀檔案。管理規(guī)范人事檔案的編碼：1、為便于人事檔案的歸檔和查詢，本著“簡(jiǎn)便、易行、有效”的原則，對(duì)公司人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼由兩部分組成：第一部分為職員所在單位的代碼，用單位名稱前兩個(gè)字的大寫拼音字母表示；第二部分為個(gè)人編碼，用職員身份證號(hào)碼表示，作為個(gè)人檔案的識(shí)別碼。2、人事檔案存放登記按姓氏筆劃由簡(jiǎn)到繁依次分類歸集，制定按姓氏筆劃排放目錄。實(shí)行微機(jī)化統(tǒng)一人事檔案管理。人事檔案的內(nèi)容和歸集1、職員人事檔案材料應(yīng)包含以下內(nèi)容：職員基本情況、體檢情況表、家庭情況（包括家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系、家庭詳細(xì)通訊地址）、工作簡(jiǎn)歷、學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷、獎(jiǎng)懲情況、職務(wù)履歷及任免表、工資升降情況、技術(shù)職稱履歷、業(yè)績(jī)考核情況、勞動(dòng)聘用合同書等。2、各單位應(yīng)將所屬職員的崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲、業(yè)績(jī)考核、職稱評(píng)定、培訓(xùn)情況、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工資職務(wù)升降及其他考核情況等材料在完成后十五天內(nèi)向辦公室報(bào)送歸入個(gè)人檔案。3、人事檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將歸檔材料登記后分類進(jìn)檔，同時(shí)在檔案目錄中做好記錄。人事檔案的查閱1、人事檔案查閱權(quán)限1.1辦公室有權(quán)查閱所管職員的人事檔案；1.2人事檔案查閱屬組織行為，任何個(gè)人行為無權(quán)查閱本人及他人檔案資料。2、人事檔案查閱程序2.1公司內(nèi)部單位需查閱人事檔案的，應(yīng)注明查閱理由和內(nèi)容，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按“本人及親屬回避”的原則，并經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后方可查閱；2.2公司外部單位需查閱人事檔案的，須憑單位介紹信，并注明查閱理由和內(nèi)容，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后，方可查閱；2.3凡需抄錄或復(fù)印留用的，必須經(jīng)辦公室批準(zhǔn)同意后，方可抄錄或復(fù)印留用；2.4人事檔案除上級(jí)主管部門外原則上不借出查閱，但在特殊情況下，憑單位介紹信說明借用理由和時(shí)間，經(jīng)辦公室同意報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可暫時(shí)借出查閱。嚴(yán)禁檔案管理部門人員將人事檔案帶回家查閱。2.5如商調(diào)人員對(duì)方單位需調(diào)檔查閱的，必須出具商調(diào)函，并注明調(diào)檔，經(jīng)人事部負(fù)責(zé)人同意，報(bào)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可調(diào)出查閱，同時(shí)檔案管理人員按規(guī)定辦理檔案調(diào)出手續(xù)；2.6各類查閱結(jié)束后，檔案管理人員要及時(shí)登記查閱時(shí)間、原因、內(nèi)容和查閱人等。人事檔案的轉(zhuǎn)移1、職員在集團(tuán)公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)，其人事檔案隨行政關(guān)系轉(zhuǎn)入所在單位的，其檔案在本人與原單位辦清移交手續(xù)后，行政介紹信開出3天內(nèi)，由辦公室將檔案轉(zhuǎn)入調(diào)入單位檔案管理所屬的人事部門，調(diào)入單位人事管理部門須出具檔案發(fā)收回執(zhí)證明2、職員經(jīng)公司同意調(diào)出集團(tuán)公司的，憑接受單位調(diào)函，在本人與原單位辦清移交手續(xù)后，其檔案在行政介紹信開出15天內(nèi)轉(zhuǎn)出到接受單位。3、職員被公司除名、辭退或解除、終止勞動(dòng)合同的，其人事檔案一律在15天內(nèi)轉(zhuǎn)入當(dāng)?shù)厣鐣?huì)保障部門或地方勞動(dòng)就業(yè)中心（人才交流中心）等部門。4、職員個(gè)人離職的，其人事檔案需轉(zhuǎn)入其他單位，必須持接收單位人事部門接受函，在本人與原單位辦清所有移交手續(xù)后的15天內(nèi)轉(zhuǎn)出；如本人在離職十五天內(nèi)不來辦理離職手續(xù)的，單位在終止與其勞動(dòng)合同后的三天內(nèi)將其人事檔案轉(zhuǎn)入地方勞動(dòng)就業(yè)中心或人才交流中心等部門。5、人事檔案轉(zhuǎn)移，原則上個(gè)人檔案不允許隨身攜帶，若需個(gè)人隨身帶走的，應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)移單中注明，并做好封條加蓋人事管理部門的公章，否則造成的責(zé)任由攜帶