如何使用outlook郵件合并功能給多人同時發(fā)郵件口如何使用outlook郵件合并功能給多人同時發(fā)郵件？□郵件合并涉及兩個文檔：第一個文檔是郵件的內容，是所有郵件的同一部分，以下稱為“主文檔”；第二個文檔包含每個電子郵件的地址、地址和其他不同內容，以下稱為“收件人列表”。第二個文檔的內容也可以從其他程序獲得，例如outkok的聯(lián)系人列表?！鯃?zhí)行郵件合并操作之前首先要創(chuàng)建這兩個文檔，并把它們關聯(lián)起來，也就是標識收件人列表中的各部分信息在第一個文檔的什么地方出現(xiàn)。例如，指定在主文檔的哪些位置應當出現(xiàn)收件人列表中的“稱呼”。完成后就可以“合并”這兩個文檔，為每個收件人創(chuàng)建郵件。以后再次給這些人發(fā)信時，只需要創(chuàng)建主文檔或修改已有的信件，然后再運行郵件合并功能就可以了，非常方便、快捷。一、創(chuàng)建收件人列表假設包含信件內容的主要文件已經準備好，現(xiàn)在就打開它。選擇“工具/郵件合并”以打開“郵件合并助手”窗口。單擊“創(chuàng)建”，選擇“格式字母”，然后在下一個對話框中選擇“活動窗口”?，F(xiàn)在又回到了“郵件合并幫助器”窗口。單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，再選擇“創(chuàng)建數(shù)據(jù)源”以定義收件人信息。在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)源”對話框中系統(tǒng)已經自動創(chuàng)建了許多域，我們還可以刪除和添加域。完成域名定義后，單擊“確定”，輸入該收件人列表的文件名，選擇“保存”。返回“郵件合并幫助器”窗口后，單擊“編輯數(shù)據(jù)源”，并在對話框中輸入第一個收件人的數(shù)據(jù)。單擊“添加”，然后輸入下一個收件人信息。重復上述過程，直到輸入所有收件人的信息。2、插入合并字段返回主文檔界面之后，接下來的任務是將合并域（例如姓名或稱呼等）插入到主文檔的合適位置。將插入光標移到域內容應當出現(xiàn)的位置，單擊“郵件合并”工具條上的“插入合并域”，在下拉列表框選擇合適的域，比如當光標所在的位置應當是你對收件人的稱呼時，就選擇域“稱呼”。重復上述過程直至加入了所有的域。如果要查看合并后的效果，單擊“郵件合并”工具條上的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，此時就會出現(xiàn)將收件人列表第一個記錄內容合并到郵件正文后的郵件文本，利用“上一記錄”、“下一記錄”按鈕可以改變所合并的收件人記錄。如果要作修改，單擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，修改間隔或位置，然后再檢查合并后的效果。三、執(zhí)行合并操作編輯要合并的主文檔后，選擇“工具/mailmerge”打開“mailmergehelper”對話框。選擇“合并”，從“合并到”列表框選擇“新建文檔”，選中“數(shù)據(jù)域為空時，不打印空白行”以保證空域不會以空行形式出現(xiàn)在最終文檔中，最后單擊“合并”按鈕就可以合并主文檔和收件人列表。合并結果將出現(xiàn)在屏幕上，向每個收件人發(fā)送的消息將依次排列。此時，最好再次檢查，然后打印或保存合并的文檔。以后要再次執(zhí)行合并時，只需打開主文檔，然后選擇“工具/郵件合并”，單擊“合并”就可以了。在退出word時，會提示保存收件人列表文檔，選擇“是"，否則將丟失這個收件人列表數(shù)據(jù)。四、利用outlook的聯(lián)系人信息口如果收件人信息已在outkok聯(lián)系人列表中，請將這些聯(lián)系人信息復制到一個新的聯(lián)系人文件夾中，用作wordmailmerge中的收件人列表。方法是，在口outkok中，選擇“文件/新建/文件夾”為聯(lián)系人列表創(chuàng)建一個新的文件夾，在“名稱”框中輸入新文件夾的名字（例如“客戶聯(lián)系”），從“文件夾包含”列表選擇“聯(lián)系人項”，然后選擇一個文件夾的位置并單擊“確定”，如果系統(tǒng)提示是否要建立工具條快捷方式，選擇“否”。（除非你認為確實有必要。）現(xiàn)在，您可以將outkok聯(lián)系人列表中的數(shù)據(jù)復制到此新文件夾。步驟如下：打開源文件夾，按住CTRL鍵選擇多個聯(lián)系人信息，按住CTRL鍵，然后將所選內容拖動到目標文件夾“customercontact”中?！跻獙⑦@個新的文件夾設置為郵件地址簿，右擊文件夾名字，選擇“屬性”，再選擇“outlook通訊簿”，選中“將該文件夾顯示為電子郵件通訊簿”，單擊“應用”，最后單擊“確認”。到目前為止，outkok中的收件人列表已經創(chuàng)建?！踉趙ord中打開主文檔。打開“郵件合并幫助器”，從對話框中選擇“獲取數(shù)據(jù)/使用通訊簿”，選擇“客戶聯(lián)系”文件夾并單擊“確定”。接下來，就可以按照前面介紹的方法插入合并域、執(zhí)行合并操作了。需要注意的是，在將“客戶聯(lián)系人”文件夾指定為郵件合并操作的收件人數(shù)據(jù)源后，如果將來在“客戶聯(lián)系人”文件夾中添加或更改聯(lián)系人信息，這些更改將不會自動反映在合并操作中。要解決此問題，您可以在word中選擇“工具/郵件合并”，單擊“獲取數(shù)據(jù)”，然后按照上述步驟重新定義數(shù)據(jù)源。此時，word將重新讀取文件夾的內容，新添加或更改的內容將反映在后續(xù)的郵件合并操作中。五、生成電子郵件將郵件合并結果以電子郵件的形式發(fā)送到outkok。在“郵件合并幫助器”對話框中，選擇“合并”，然后從“合并到”列表中選擇“電子郵件”。單擊設置，然后在帶有郵件/傳真地址的數(shù)據(jù)字段中選擇電子郵件。在“郵件消息主題行”中，輸入電子郵件的主題。有必要的話，選中“以附件形式發(fā)送文檔”。返回“合并”對話框并單擊“合并”。新生成的郵件將放在outkok的發(fā)件箱中。在發(fā)送電子郵件之前，最好隨機檢查一些電子郵件以驗證合并效果。6、其他的如果在郵件合并操作中指定現(xiàn)有的數(shù)據(jù)作為收件人數(shù)據(jù)來源，當數(shù)據(jù)源中的收件人數(shù)量遠遠大于本次合并操作的收件人數(shù)量時，可以使用查詢限定目標收件人。方法是：在打開主文檔后，選擇“工具/郵件合并”菜單，單擊“查詢選項”按鈕。在“查詢選項”對話框中選擇查詢域及其條件。如果指定多行查詢條件，各行之間根據(jù)實際情況用“與”或者“或”連接。以后執(zhí)行合并操作時，數(shù)據(jù)源中只有那些符合指定條件的數(shù)據(jù)才參與合并。Word還可以從excel中讀取收件人信息。方