.1內(nèi)部信息溝通概述規(guī)定了XXX股份有限公司及其下屬公司內(nèi)部信息溝通管理，旨在確保公司及子公司內(nèi)部信息溝通及時、通暢，公司各項信息傳遞高效、準確。適用范圍適用于XXX股份有限公司及其下屬公司。相關(guān)制度《XXX股份有限公司內(nèi)幕信息知情人登記制度》《會議管理制度》《證通電子電子郵件信息管理規(guī)定》《重大事項報告制度》職責分工總經(jīng)理：過程負責人。接口部門：負責公司內(nèi)部信息傳遞、各部門工作銜接及信息反饋等工作。責任部門：負責本部門在信息溝通中不符合事項的改善。相關(guān)部門：負責本部門內(nèi)、外部的信息溝通、信息的宣傳。內(nèi)審部：負責公司內(nèi)部信息傳遞監(jiān)督管理職能，建立并執(zhí)行公司內(nèi)部反舞弊及信息保密管理機制。

流程圖控制矩陣風險編號風險描述控制措施編號控制類型控制措施應用系統(tǒng)控制控制頻率（隨時/日/周/月/季/年）控制實施證據(jù)對應制度/管理辦法應用系統(tǒng)控制所屬模塊系統(tǒng)控制措施17.1-R1文控人員電腦未設(shè)置密碼且離開座位時未鎖定桌面，無關(guān)人員可在電腦上進行查看、更改、下載等操作，可能導致無關(guān)人員乘文控不在時竊取公司相關(guān)技術(shù)資料，造成公司機密泄露，從而影響企業(yè)核心競爭力。17.1-C1預防性文控電腦應設(shè)置密碼，并且在離開座位時或出門時，檢查并鎖定電腦。定期做好資料備份工作，確保重要資料的安全隨時17.1-R2文控資料通過文件共享，在各部門內(nèi)可進行資料查閱，但是文件共享未進行權(quán)限設(shè)置，公司范圍內(nèi)各部門人員均可點擊查看并下載，可能導致公司受控文件資料保管及閱覽權(quán)限設(shè)置不當，不利于公司資料的保管與保密，損害企業(yè)利益17.1-C2預防性受控文件的共享應該根據(jù)使用范圍，設(shè)置合理的權(quán)限控制（如：根據(jù)文件資料的保密程度進行分級，機密層級的只能有總經(jīng)理、副總級別的才能閱覽等）隨時17.1-PR1未建立公司內(nèi)部重要信息匯報制度，可能導致公司重要信息未能及時傳遞，或各部門信息不對稱，影響公司經(jīng)營效率17.1-C5A預防性公司根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、風險控制、業(yè)績考核要求，科學規(guī)范不同級次內(nèi)部報告的指標體系，采用報告件的方式，全面反映于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理相關(guān)的各種內(nèi)外部信息；并與全面預算管理相結(jié)合，隨著環(huán)境和業(yè)務的變化不斷修訂和完善內(nèi)部報告的指標體系年內(nèi)部報告管理辦法17.1-C5B預防性公司制定嚴密的內(nèi)部報告流程，充分利用信息技術(shù)，強化內(nèi)部報告信息集成和共享，將內(nèi)部報告納入企業(yè)統(tǒng)一信息平臺年內(nèi)部報告管理辦法17.1-PR2公司內(nèi)部信息傳遞管理機制不明確，可能導致信息傳遞的不及時、不完整，影響公司經(jīng)營效率17.1-C6預防性公司內(nèi)部需要主動對內(nèi)、外部溝通的信息，如方針、目標、關(guān)于環(huán)境保護的公函、承攬商入廠作業(yè)協(xié)議書等，公司對外接口部門應確保該信息傳達到相應的部門隨時17.1-PR3內(nèi)部信息溝通的方式不恰當，可能導致各部門間信息溝通不暢，影響公司各部門辦事效率17.1-C7A預防性公司內(nèi)部信息溝通應采用適當?shù)姆绞?，對于重大的事項應當采用紙質(zhì)書面方式傳達到各部門，并在公司網(wǎng)站主頁發(fā)布，對于相對次要的信息可以才用電子化的郵件等形式。隨時信息溝通文件17.1-C7B預防性可采用的溝通方式和工具有公告板、展板、電話、E-mail、便條、信件、報告、傳真等書面信息，總經(jīng)理信箱、員工座談會、公司網(wǎng)絡、受控文件的發(fā)放、公司內(nèi)部刊物、培訓、會議、調(diào)查表、內(nèi)外部審核以及管理評審等隨時信息溝通文件17.1-PR4相關(guān)部門信息接收后回復不及時，可能影響溝通效果及公司的各部門辦事效率17.1-C8預防性相關(guān)信息接收后各部門應當做及時的回復，以便信息可以得到妥善的處理隨時17.1-PR5公司未建立反舞弊舉報投訴機制，未能及時發(fā)現(xiàn)并處理舞弊隱患，采取防范措施，可能造成公司經(jīng)濟損失或法律風險17.1-C9A預防性公司建立反舞弊舉報投訴機制，規(guī)范舉報、調(diào)查、處理、報告和補救程序等，并對舉報投訴機制進行有效宣傳，確保舉報、投訴成為公司有效掌握信息的重要途徑隨時舞弊舉報投訴機制17.1-C9B預防性設(shè)立舉報熱線和舉報信箱、郵箱等月17.1-C9C預防性在公司內(nèi)部和對利益相關(guān)人通過各種形式宣傳舉報投訴機制，以便使全體員工和利益相關(guān)方了解該機制月17.1-C9D預防性貫徹舉報人保護制度，以使其無后顧之憂，確保公司獲得真實信息月17.1-C9E預防性將所有舉報進行連續(xù)編號，并以情況說明書的形式對事件進行記錄和歸檔保存月舉報投訴保管資料17.1-PR6公司未建立危機處理程序，可能導致危機事件發(fā)生時處理不當，造成公司財產(chǎn)或名譽損失17.1-C10A預防性公司對各類可能對經(jīng)營連續(xù)性造成重大影響的危機事件進行識別與定義，建立事先預警機制，規(guī)劃此類事件發(fā)生的報告方式和處理程序以確保在危機發(fā)生時公司迅速做出反應，減少公司的利益和聲譽損失年公司危機事件處理程序17.1-C10B預防性定義對應危機事件的管理指標，并對這些管理指標建立持續(xù)不斷的檢測機制，及時發(fā)布預警信息，從而及時發(fā)現(xiàn)危機事件的發(fā)生年公司危機事件處理程序17.1-C10C預防性明確危機事件發(fā)生時公司對內(nèi)和對外的處理程序。公司內(nèi)部：明確規(guī)定危機事件發(fā)生后負責報告的部門或人員以及報告的途徑、時限與方式。公司外部：明確規(guī)定危機事件發(fā)生后對外發(fā)布信息的責任部門以及信息發(fā)布前的審批程序等年公司危機事件處理程序17.1-C10D預防性公司針對可能發(fā)生的危機事件定期開展應急演練以確保真正發(fā)生時能夠快速應對年公司危機事件處理程序17.1-PR7未建立公司內(nèi)部報告保密制度，可能導致內(nèi)部報告涉密信息泄露，造成公司經(jīng)濟損失17.1-C11A預防性公司制定嚴格的內(nèi)部報告保密制度，明確保密內(nèi)容、保密措施、密級程度和傳遞范圍，防止泄露商業(yè)秘密年內(nèi)部報告保密制度17.1-C11B預防性公司要求每位在崗人員均須簽署保密承諾書，使每位員工明確有關(guān)保密法規(guī)制度和應當承擔的保密義務和法律責任年保密承諾書17.1-PR8未建立公司內(nèi)部報告評估制度，沒有對內(nèi)部報告的內(nèi)容及具體情況進行分析并及時作出調(diào)整，影響公司各部門辦事效率17.1-