第3章賬務處理子系統(tǒng)

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第1頁3.1賬務系統(tǒng)工作原理

及功效結(jié)構(gòu)會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第2頁3.1.1賬務系統(tǒng)手工處理方式會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第3頁在手工條件下，會計核實方法主要包含：

設置會計科目及賬戶

復式記賬

填制與審核憑證

設置與登記賬簿

成本計算

財產(chǎn)清查

編制會計報表會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第4頁3.1.2賬務系統(tǒng)計算機處理方式

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第5頁會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第6頁

3.1.3計算機賬務系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第7頁會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第8頁計算機賬務系統(tǒng)中會計業(yè)務處理基本流程是：

1.

編輯輸入記賬憑證或機制憑證。

2.

對輸入記賬憑證進行審核。

3.

人工控制由計算機自動完成記賬工作。

4.人工控制由計算機自動完成結(jié)賬工作。

5.人工控制由計算機自動進行銀行對賬。

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第9頁3.1.4通用賬務處理系統(tǒng)

基本功效結(jié)構(gòu)

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第10頁會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第11頁3.2賬務處理子系統(tǒng)系統(tǒng)初始化會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第12頁3.2.1賬務處理子系統(tǒng)初始化

設置概述會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第13頁3.2.2初始化設置前準備工作會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第14頁㈠仔細閱讀《使用手冊》

㈡會計科目、憑證類型等確實定

㈢會計數(shù)據(jù)資料準備

包含往來賬數(shù)據(jù)、銀行賬數(shù)據(jù)、科目余額、憑證摘要等。

㈣會計組織和人員分工確實定會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第15頁3.2.3會計科目設置會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第16頁會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第17頁1、科目代碼2、科目名稱3、科目類型4、賬頁格式5、輔助賬設置會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第18頁6.其它核實（1）日志賬（2）銀行賬（3）數(shù)量金額賬（4）外幣賬會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第19頁2.刪除會計科目

①科目未錄入期初余額②科目未被其它設置使用③沒有任何一張記賬憑證用到該科目④該科目沒有建立明細科目

3.修改會計科目會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第20頁3.2.4會計科目輔助核實設置會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第21頁個人往來輔助賬賬務系統(tǒng)對個人往來業(yè)務處理提供了兩種不一樣處理方案：一個是模仿手工處理方法。采取這種方法相關(guān)會計科目標設置與手工處理科目設置相同，即在其它應收、其它應付科目下按費用類別設置二級科目，在二級科目下按往來個人或單位設置明細科目。另一個是輔助核實方式。即利用系統(tǒng)輔助核實功效將相關(guān)科目設成個人往來類。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第22頁客戶和供給商往來核實在只使用總賬子系統(tǒng)單位，與個人往來類似，客戶和供給商往來核實也可用兩種方法進行核實。只使用總賬系統(tǒng)，則“受控系統(tǒng)”為空。假如使用“應收”，“應付”系統(tǒng)，則“受控系統(tǒng)”為“應收系統(tǒng)”或“應付系統(tǒng)”。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第23頁部門輔助核實部門核實通常適合用于收入和費用類科目。為了加強管理，企業(yè)對各種收支類科目除了需要按類別進行核實外，還需按部門進行核實，如管理費用科目下，首先要按類別分成管理人員工資、辦公費、差旅費、業(yè)務招待費等項目進行核實，然后還需對每個費用項目在不一樣部門發(fā)生情況進行核實，這種核實要求在手工條件下是極難實現(xiàn)，但在計算機條件下，利用系統(tǒng)提供部門核實輔助功效，卻是輕而易舉事情。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第24頁項目核實項目核實是為了處理圍繞一個專門對象，將與該對象相關(guān)全部收入、支出進行專題歸集目標而設置功效。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第25頁當科目體系中有項目核實類科目時，需要在項目目錄功效中做深入設置。（1）定義項目大類：項目大類即項目核實分類類別，如在建工程等。（2）定義項目結(jié)構(gòu)：為了方便用戶登記項目清單，每一大項相關(guān)欄目由用戶自由設定。（3）項目分類和項目目錄：如在建工程較多，為了分類統(tǒng)計和管理需要設置項目標分類和每一分類下項目清單。（4）指定項目核實科目：在建立會計科目時，即使已經(jīng)設定了項目核實會計科目，但沒有詳細指定某科目進行哪個項目大類核實，在此應給予明確。即在項目科目中將屬于該項目標科目選入該項目核實。（5）項目期初與計劃錄入。項目期初即某項目在某個科目中期初余額；項目計劃即某項目在某個科目中計劃發(fā)生額。因為項目期初和項目計劃是與科目和項目相關(guān)，所以錄入時，應逐一科目錄入，先錄入一個科目下全部項目標期初余額和計劃數(shù)，再輸入另一個科目標期初余額和計劃數(shù)。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第26頁（一）部門核實和管理

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第27頁（二）個人往來核實與管理

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第28頁（三）項目核實與管理

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第29頁3.2.5憑證類別設置會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第30頁1、憑證類型設置：常見憑證分類方式有以下幾個：（1）按憑證所反應業(yè)務類型，將憑證劃分為收、付、轉(zhuǎn)三類。也可按照憑證包括貨幣資金類別深入將收、付款憑證區(qū)分為現(xiàn)收、銀收、現(xiàn)付、銀付四種類型。（2）按憑證是否包括到現(xiàn)金或銀行存款內(nèi)容來劃分，將記賬憑證劃分為現(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。另外，有軟件把由系統(tǒng)自動生成憑證專門設置成一類，通常稱為機制憑證。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第31頁2、憑證限制條件設置：系統(tǒng)提供一系列條件選項，如“借方必有科目”、“貸方必有科目”、“借方必無科目”、“貸方必無科目”等。由用戶依據(jù)憑證特點來選擇。比如，憑證按收、付、轉(zhuǎn)分類情況下，應將收款憑證約束條件設定為“借方必有科目”、“1001，1002”，而將轉(zhuǎn)賬憑證約束條件設定為“借貸必無科目”、“1001，1002”。

普通軟件都允許用戶對憑證不作分類，或?qū)⑷繎{證都設置為“記賬憑證”一個類型。

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第32頁六、初始數(shù)據(jù)錄入會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第33頁①只提供允許錄入數(shù)據(jù)域，鎖定無須錄入數(shù)據(jù)域（如上級科目或其它字段），并用不一樣顏色表示，如白色為可錄入數(shù)據(jù)區(qū)，黃色為要匯總數(shù)據(jù)區(qū)等。②經(jīng)過試算進行初始數(shù)據(jù)平衡檢驗，平衡公式有：資產(chǎn)=負債+全部者權(quán)益；期初借方余額=期初貸方余額；借方累計發(fā)生額=貸方累計發(fā)生額試算后顯示審核結(jié)果，列出各項數(shù)據(jù)累計，便于用戶了解。③假如是年初建賬，能夠直接錄入年初余額；假如是年中建賬，則需錄入啟用當月期初數(shù)據(jù)及年初至啟用前月借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)自動算出年初余額。即：1月1日啟用：期初余額其它月份啟用：累計借方、累計貸方、期初余額會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第34頁3.2.7結(jié)算方式設置會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第35頁為了便于對相關(guān)票據(jù)進行管理和提升銀行自動對賬效率，賬務系統(tǒng)軟件設有結(jié)算方式設置功效。用戶在進行結(jié)算方式設置時應將本單位所使用結(jié)算方式一一編碼，將各種結(jié)算方式碼和結(jié)算方式名稱一一輸入系統(tǒng)給出對應攔目中，方便在需要時輸入對應結(jié)算方式。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第36頁3.2.8其它相關(guān)設置1、外匯匯率設置

2、慣用憑證設置

3、慣用摘要設置會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第37頁3.3賬務處理子系統(tǒng)日常業(yè)務處理會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第38頁3.3.1憑證錄入、審核和修改會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第39頁3.3.1.1憑證錄入1、記賬憑證類型⑴手工憑證：(2)機制憑證：(3)派生憑證：2、記賬憑證基本內(nèi)容主要包含日期、憑證類別和憑證號、摘要、科目、金額、附件張數(shù)、各種簽章等。3、各類記賬憑證輸入方式4、憑證錄入(1)憑證基本內(nèi)容錄入(2)輔助核實數(shù)據(jù)錄入會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第40頁會計分錄輸入說明：(1)分錄每一條統(tǒng)計摘要均不能為空。

(2)分錄每條統(tǒng)計摘要能夠不一樣,慣用語句能夠在“獲取”中找到。

(3)輸入科目編碼必須在建立科目時已經(jīng)定義。

(4)必須是最底層科目編碼（明細科目）。

(5)不能有非法對應科目。

(6)一條統(tǒng)計其金額只有一個方向;金額不能為“零”;紅字以“－”號表示;會計科目借貸雙方金額必須平衡。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第41頁3.3.1.2憑證審核盡管賬務系統(tǒng)在憑證錄入過程中設計了大量檢驗功效，但一些人為錯誤，比如憑證科目代碼輸入錯誤造成會計科目發(fā)生錯誤；憑證借貸方金額同時發(fā)生錯誤，且錯誤金額相同。這些錯誤是計算機系統(tǒng)極難檢測。這就要由審核人員進行審核了。憑證審核

是指審核人員依照會計制度和會計軟件要求，對記賬憑證所進行檢驗和查對。

審核主要內(nèi)容是:記賬憑證是否與原始憑證相符，經(jīng)濟業(yè)務是否正確，記賬憑證相關(guān)項目是否填寫齊全，會計分錄是否正確等。依據(jù)會計內(nèi)部控制要求，憑證制單員和審核員不能為同一人，即任何用戶都不能審核自己編制憑證。對于包括到現(xiàn)金、銀行存款收入與支出憑證，還可經(jīng)過系統(tǒng)參數(shù)設置后強制由出納簽字。

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第42頁3.3.1.3憑證修改1、對沒有進行審核錯誤憑證，能夠直接利用憑證修改功效進行修改。2、對已經(jīng)進行了審核，不過還沒有記賬錯誤憑證，應先取消審核，然后再在憑證修改功效中進行修改。3、對已記賬錯誤憑證，則不能利用憑證修改功效進行修改。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第43頁3.3.2記賬會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第44頁3.3.2.1記賬原理

在會計信息系統(tǒng)中，全部賬簿數(shù)據(jù)均以數(shù)據(jù)庫文件方式存放于系統(tǒng)之中。從系統(tǒng)內(nèi)部處理過程來看，記賬處理實際上是會計數(shù)據(jù)在不一樣數(shù)據(jù)庫文件之間傳遞。

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第45頁

3.3.2.2記賬過程

1．

選擇記賬憑證

2．

系統(tǒng)自動檢驗記賬憑證3．

正式記賬會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第46頁進行記賬工作需要注意以下問題：1．

未經(jīng)審核記賬憑證不能記賬。2．

有不平衡憑證或錯誤憑證時，系統(tǒng)停頓記賬。3．

記賬過程決不允許無故中止系統(tǒng)運行或關(guān)機對記賬處理幾點說明：

①憑證一經(jīng)記賬，就不能在這一憑證或登記這一業(yè)務賬簿上直接修改。②在記賬開始后，不能中止系統(tǒng)運行。③首次使用賬務系統(tǒng)時，若輸入期初余額借貸不平衡或總賬期初余額與其所屬明細賬余額不平衡，則不能進行記賬。④所選范圍內(nèi)憑證如有未經(jīng)審核簽字憑證，系統(tǒng)將給出提醒并自動中止記賬并給出匯報。⑤多數(shù)軟件含有記賬前提醒備份或強制備份（如金蝶軟件）功效。⑥記賬功效隨時可運行，每個月執(zhí)行記賬次數(shù)是任意。

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第47頁3.4期末業(yè)務處理會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第48頁3.4.1期末攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務

處理會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第49頁對于期末攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務處理，系統(tǒng)都要求用戶事先設置好正確轉(zhuǎn)賬憑證模板，需要時調(diào)用設置好憑證模板，由計算機自動生成轉(zhuǎn)賬憑證。

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第50頁使用轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證功效，需要注意以下幾個問題：

1、在調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生各種詳細業(yè)務登記入賬。2、注意期末攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務含有嚴格處理次序。(p74)3、結(jié)轉(zhuǎn)生成記賬憑證系統(tǒng)將存于未記賬憑證庫，這些憑證還需要進行審核和記賬操作才能記入賬簿。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第51頁3.4.2自動轉(zhuǎn)賬憑證設置會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第52頁1．登記一個轉(zhuǎn)賬憑證模板

2．設置轉(zhuǎn)賬憑證模板

這種設置主要包含：科目編碼、借貸方向和金額取數(shù)公式，取數(shù)公式實際上是告訴計算機怎樣從系統(tǒng)內(nèi)獲取轉(zhuǎn)賬憑證所需要數(shù)據(jù)。假如包括到科目是部門核實類或項目核實類，且需要按部門或項目結(jié)轉(zhuǎn)則還應設置制訂部門或項目；假如不指定則系統(tǒng)默認為結(jié)轉(zhuǎn)全部部門或項目。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第53頁3.4.3試算平衡和對賬會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第54頁計算機賬務系統(tǒng)試算平衡功效就是將系統(tǒng)中全部科目標數(shù)據(jù)按會計平衡公式進行平衡檢驗。對賬是對各個賬戶數(shù)據(jù)進行檢驗，以檢驗對應賬戶是否平衡。

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第55頁3.4.4結(jié)賬會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第56頁通用賬務系統(tǒng)結(jié)賬工作普通處理步驟是：

1．

停頓本月記賬工作。

2．

進行數(shù)據(jù)保護：數(shù)據(jù)保護過程與記賬基本相同。

3．

進行試算平衡。

4.將本月各賬戶期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月期初余額。

會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第57頁期末結(jié)賬時應注意以下問題：

1．

各科目標攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)賬以前完成。

2．

當月輸入記賬憑證必須全部記賬，如有未記賬當月憑證，系統(tǒng)將不能結(jié)賬。

3．

上月未結(jié)賬，本月無法結(jié)賬。

4．

每個月只能結(jié)賬一次。

5．

有些通用賬務系統(tǒng)初始設置中需要設定每個月結(jié)賬日期，使用這些軟件必須在要求日期進行結(jié)賬。

多數(shù)通用軟件年末結(jié)賬后系統(tǒng)會自動生成下一年度機內(nèi)賬簿，并將本年各賬戶期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第58頁3.5賬務系統(tǒng)輸出會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第59頁3.5.1賬務處理子系統(tǒng)輸出方式會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第60頁在賬務系統(tǒng)中信息輸出方式有三種：經(jīng)過屏幕顯示輸出，通常稱為查詢。經(jīng)過打印機打印輸出，通常稱為打印。在賬務系統(tǒng)中凡是能夠查詢到內(nèi)容都能夠打印。打印輸出按照打印方式不一樣能夠分為套打和完全打印。使用哪種方式由用戶自己決定。經(jīng)過活動硬盤等輸出，通常稱為備份。因為備份功效對系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全有主要意義，又與系統(tǒng)數(shù)據(jù)恢復功效有親密聯(lián)絡，所以備份不光是信息輸出一個方式而且是系統(tǒng)維護主要功效。會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第61頁3.5.2記賬憑證輸出會計電算化課程之賬務處理子系統(tǒng)第62頁1.記賬憑證輸出

記賬憑證輸出主要是對憑證進行查詢。

2.科目匯總表輸出

為了提供某一科目某一時間范圍發(fā)生額和余額，系統(tǒng)提供了憑證匯總功效。憑證匯總一樣需要輸入?yún)R總條件和匯總憑證范圍。運行憑證匯總功效，系統(tǒng)自動進行憑證匯總并將產(chǎn)生科目匯總表顯示在屏