體系內(nèi)部審核知識(shí)及技巧

代兵2008年10月審核：為獲取審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、

獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程。1、有關(guān)審核的術(shù)語(yǔ)和定義審核準(zhǔn)則：一組方針、程序或要求。

注：審核準(zhǔn)則是用于與審核證據(jù)進(jìn)行比較的依據(jù)。審核證據(jù)：與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并且能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。

注：審核證據(jù)可以是定性或定量的。審核發(fā)現(xiàn)：將收集到的審核證據(jù)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果。

注：審核發(fā)現(xiàn)能表明是否符合審核準(zhǔn)則，或指出改進(jìn)的機(jī)會(huì)。審核結(jié)論：審核組考慮了審核目的和所有審核發(fā)現(xiàn)后得出的審核結(jié)果。1.1有關(guān)審核的術(shù)語(yǔ)和定義審核審核準(zhǔn)則審核證據(jù)審核發(fā)現(xiàn)審核結(jié)論1.2審核術(shù)語(yǔ)之間的關(guān)系不符合項(xiàng)報(bào)告審核目的內(nèi)部審核：也稱第一方審核外部審核：第二方審核、第三方審核結(jié)合審核聯(lián)合審核

2、審核類型現(xiàn)場(chǎng)審核首次會(huì)議審核計(jì)劃糾正措施審核發(fā)現(xiàn)不合格報(bào)告N2.1審核的一般程序

跟蹤驗(yàn)證內(nèi)審報(bào)告末次會(huì)議制定審核計(jì)劃組成審核組收集并審閱有關(guān)文件編制檢查表通知受審核部門并約定具體的審核時(shí)間3、內(nèi)部審核前的準(zhǔn)備工作1、依據(jù)各部門的管理職能編寫；在質(zhì)量管理體系里面管什么（條款），就查什么（條款）？主控條款要詳查；2、專業(yè)部門和條款（7.1；7.3；7.5.1；7.5.2；8.2.4以及銷售業(yè)的7.2；7.4和運(yùn)輸業(yè)的7.5.5的審核必須安排具備有專業(yè)能力的內(nèi)審員；且安排的審核時(shí)間應(yīng)充足；3、通用條款一般情況下各部門都要查：4.2.3；4.2.4；5.3；5.4.1；5.5.1；5.5.3；8.2.3；8.4；8.5.2；8.5.3（至少要在產(chǎn)品生產(chǎn)、技術(shù)和檢驗(yàn)部門審核這些條款）；4、對(duì)最高管理者要審核4.1；5.1～5.6；6.1；8.1；8.5.1；5、對(duì)體系主管部門要審核8.2.2。3.1制定審核計(jì)劃的基本原則

3.2內(nèi)部審核計(jì)劃的內(nèi)容目的：檢查本公司質(zhì)量管理體系是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否得到有效地實(shí)施和保持，是否具備申請(qǐng)認(rèn)證的條件；性質(zhì)：例行的內(nèi)部質(zhì)量體系審核；范圍：質(zhì)量手冊(cè)覆蓋的所有部門和過(guò)程；依據(jù)：質(zhì)量管理體系—要求、質(zhì)量手冊(cè)、有關(guān)的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和要求及適用的法律法規(guī)；審核組：組長(zhǎng)：組員：審核時(shí)間：200-年-月-日至-日。具體審核安排：見(jiàn)講義練習(xí)二：編審核計(jì)劃

根據(jù)公司的組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、權(quán)限，學(xué)員以小組為單位編寫一份對(duì)該公司的審核計(jì)劃，然后各小組推薦一名代表在課堂上演示，教師講評(píng)。公司的組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)權(quán)限見(jiàn)附頁(yè)管理者代表任命審核組長(zhǎng)及審核員，組成審核組選擇審核組長(zhǎng)時(shí)主要考慮：

—資格；

—業(yè)務(wù)范圍；

—工作經(jīng)驗(yàn)；

—組織能力。選擇審核員時(shí)主要考慮：

—資格：培訓(xùn)合格；

—了解、掌握進(jìn)行質(zhì)量體系審核所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn);—檢查、提問(wèn)、評(píng)價(jià)和報(bào)告的評(píng)審技巧;—專業(yè)知識(shí)；

—工作中的協(xié)調(diào)能力；

—個(gè)人素質(zhì)。3.3組成審核組3.4準(zhǔn)備工作文件審核組成員應(yīng)準(zhǔn)備以下工作文件：檢查表審核抽樣計(jì)劃審核作業(yè)指導(dǎo)書審核所需記錄??????檢查表的作用

—提示和備忘；

—明確與審核目的有關(guān)的樣本；

—使審核程序規(guī)范化；

—可使審核目的始終保持明確，不致分散注意力；

—保持審核進(jìn)度；

—作為審核記錄存檔。

3.5檢查表檢查表的設(shè)計(jì)

—對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)和程序的要求;—結(jié)合受審核部門的特點(diǎn);—抽樣應(yīng)有代表性，樣本量至少3-4個(gè)，最多12個(gè);—時(shí)間要留有余地;—檢查表應(yīng)有可操作性（調(diào)查的問(wèn)題；檢查方法，抽樣數(shù)量，提什么問(wèn)題，觀察什么事物等等）;—按部門進(jìn)行審核時(shí)，要包括涉及的要素（中心職責(zé)要素；相關(guān)職責(zé)要素；通用職責(zé)要素;3.6編寫檢查表

練習(xí)三：編檢查表

按教室布置，學(xué)員以小組為單位對(duì)ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)的下述條款編寫一份檢查表（至少提六個(gè)以上問(wèn)題）,然后個(gè)小組推薦一名代表在課堂上演示。第一組:審核5.6條款——“管理評(píng)審”第二組:審核6.2條款——“人力資源”第三組:審核7.4條款——“采購(gòu)”第四組:審核8.2.4條款——“產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量”第五組:審核7.5.1條款——“生產(chǎn)和服務(wù)提供過(guò)程的控制”實(shí)施審核的步驟及主要工作：召開首次會(huì)議進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核確定不合格項(xiàng)并編寫不合格報(bào)告匯總分析審核結(jié)果召開末次會(huì)議，公布審核結(jié)果編寫審核報(bào)告4、審核實(shí)施主持：審核組組長(zhǎng)參加會(huì)議人員：受審核部門負(fù)責(zé)人，內(nèi)審組成員；記錄人員會(huì)議日程：

—參加會(huì)議人員簽到

—向受審核方介紹審核組成員;—宣布審核范圍和目的;—簡(jiǎn)要介紹實(shí)施審核可采用的方法和程序;—在審核組和受審核方之間建立正式聯(lián)系;—確認(rèn)審核組所需的資源，設(shè)施已齊備;—確認(rèn)末次會(huì)議的時(shí)間;—澄清審核計(jì)劃中不明確的內(nèi)容.4.1首次會(huì)議

4.2審核方式

順向跟蹤；

逆向追溯；

按部門審核；

按過(guò)程審核。4.3順向跟蹤

從影響質(zhì)量的因素跟蹤至結(jié)果；

從訂單跟蹤至交付；

從文件跟蹤至實(shí)施情況；

從原材料跟蹤至成品完工；

優(yōu)點(diǎn):

系統(tǒng)性強(qiáng)，可觀察接口。

缺點(diǎn):

可能費(fèi)時(shí)。4.4逆向追溯

從形成的結(jié)果追溯影響因素的控制；

從交付追溯訂單；

從現(xiàn)場(chǎng)記錄追溯體系文件的規(guī)定；

從結(jié)果找原因。

優(yōu)點(diǎn):

針對(duì)性強(qiáng)；

有利于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

缺點(diǎn):

問(wèn)題復(fù)雜時(shí)不易理清；

對(duì)審核員技術(shù)要求高。4.5按過(guò)程審核

以過(guò)程為中心進(jìn)行；

一個(gè)過(guò)程要涉及多個(gè)部門，負(fù)責(zé)部門必查，配合部門選查。

優(yōu)點(diǎn):

目標(biāo)明確，易與標(biāo)準(zhǔn)及體系文件對(duì)照。

缺點(diǎn):

重復(fù)往返多；

在部門較多的受審核方中，各部門必須全程等候。

4.6按部門審核

以部門為中心進(jìn)行；

一個(gè)部門要涉及多個(gè)過(guò)程，負(fù)責(zé)過(guò)程必查，配合過(guò)程選查；

以部門的主要質(zhì)量職能為主線，涉及相關(guān)的職能；

以部門審核也應(yīng)體現(xiàn)過(guò)程方法思想。

優(yōu)點(diǎn)：

節(jié)省審核時(shí)間，受審核方各部門待審時(shí)間較易確定。

缺點(diǎn):

相關(guān)過(guò)程容易遺漏，（要求事先充分考慮，及時(shí)溝通）。4.7現(xiàn)場(chǎng)審核方法

可歸納4個(gè)字：?jiǎn)枺嬲劊?、查（閱）、看（觀察）、記（錄）。

問(wèn)：與被訪人面談、提問(wèn)；

查：查閱相關(guān)記錄和文件；

看：現(xiàn)場(chǎng)觀察；

記：記錄審核過(guò)程的有關(guān)事實(shí)。4.8提問(wèn)的方式

封閉式:可用簡(jiǎn)單“是”或“否”回答； 用以獲取專門的信息； 有主動(dòng)權(quán)，但信息量小。

開放式:答案需要解釋或表達(dá)； 可獲取較大的信息量； 有時(shí)會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。

澄清式:用以獲得更多的專門信息或確認(rèn)已獲得的信息；根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況區(qū)別對(duì)待，目的是用最短的時(shí)間獲取最有效的信息。

審核員：門口的促銷廣告上說(shuō)凡是入住本店的客人都可以免費(fèi)使用寬帶，是所有的房間里都有嗎？經(jīng)理：不是全部都有，但如果客人有要求我們會(huì)安排的。審核員：如果客人不提出來(lái)的話怎么辦？經(jīng)理：那就看情況了。審核員：哦，怎么樣看情況？經(jīng)理：前臺(tái)接待的服務(wù)員會(huì)把那些公務(wù)出差的，特別是背電腦包的安排到配有寬帶的房間。審核員：有沒(méi)有客人想上網(wǎng)但他住的房間又上不成的情況？經(jīng)理：偶爾會(huì)有。審核員：那怎么辦呢？經(jīng)理：那就給他調(diào)房間。審核員：這樣是不是很麻煩？經(jīng)理：這種情況并不多，但有的客人會(huì)抱怨審核員：為什么在登記時(shí)不主動(dòng)向客人詢問(wèn)呢？經(jīng)理：本應(yīng)這樣，但現(xiàn)在還有20多間客房沒(méi)有上寬帶，如果每個(gè)客人都問(wèn)，有些連上網(wǎng)都不會(huì)的人也說(shuō)需要，這樣就會(huì)影響真正需要的。

4.9面談示例4.10查閱

◆文件的符合性、有效性、可操作性及其管理；◆記錄的客觀性、完整性、可追溯性及其管理?？刹殚啠骸羰謨?cè)、程序、作業(yè)指導(dǎo)書◆標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)則、規(guī)范◆計(jì)劃、方案

◆各種報(bào)告、記錄、電子媒體儲(chǔ)存的資料◆檢驗(yàn)、檢測(cè)、監(jiān)測(cè)、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算數(shù)據(jù)、圖紙、樣品◆清單、臺(tái)帳、單證、表格以及各種記錄

（審核員在化驗(yàn)室審核）審核員：能不能看一下咱們執(zhí)行的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)？主任（拿出文件）：這是我們的標(biāo)準(zhǔn)匯編審核員（查看后）：這個(gè)月的檢驗(yàn)報(bào)告在哪里？主任（拿出文件）：還沒(méi)有裝訂，有點(diǎn)亂。審核員：麻煩把0355批的報(bào)告給找一下。主任（翻了翻抽出一份）：就是這個(gè)。審核員（查看后）：檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)上規(guī)定每批樣品要做雙份試驗(yàn)，怎么報(bào)告上只有一個(gè)結(jié)果？主任：這是平均值，原始結(jié)果記錄檢驗(yàn)員自己的本子上。審核員：那請(qǐng)這位檢驗(yàn)員把本子給看一下吧。

4.11查閱文件、資料、記錄示例

4.12觀察

◆產(chǎn)品標(biāo)識(shí)及狀態(tài)標(biāo)識(shí)；◆環(huán)境條件（含生產(chǎn)、檢測(cè)、貯存條件）；◆記錄和文件保管及檢索情況；◆生產(chǎn)、檢測(cè)設(shè)備的狀態(tài)；◆生產(chǎn)、檢測(cè)人員的操作狀況。

4.13觀察可能會(huì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題：與行業(yè)法律法規(guī)、規(guī)范、作業(yè)規(guī)程不符合食品加工現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生條件不符合要求倉(cāng)庫(kù)管理的帳、物、卡、堆、放、碼，標(biāo)、防、運(yùn)、交等與規(guī)定不符監(jiān)視、測(cè)量?jī)x器設(shè)備沒(méi)有狀態(tài)標(biāo)識(shí)使用未受控的檢測(cè)器具現(xiàn)場(chǎng)物料、產(chǎn)品的運(yùn)輸、存放、標(biāo)識(shí)不規(guī)范違規(guī)操作等4.14檢查表記錄內(nèi)容：

審核過(guò)程的記錄◆時(shí)間、地點(diǎn)；◆訪問(wèn)、調(diào)查的對(duì)象；◆設(shè)備、文件、產(chǎn)品的編號(hào)或圖號(hào)；◆物品的標(biāo)識(shí)◆工作環(huán)境◆見(jiàn)到的事實(shí)。（不合格事實(shí)應(yīng)詳細(xì)記錄）。總體樣本數(shù)據(jù)（現(xiàn)象）抽樣檢查（觀察）統(tǒng)計(jì)推斷4.15抽樣與統(tǒng)計(jì)推斷

4.16抽樣要求

明確總體并在過(guò)程受控狀態(tài)下進(jìn)行抽樣；

保證一定的樣本量（樣本大?。?，對(duì)于“評(píng)價(jià)性”抽樣，一般控制在3～12個(gè)“樣品”（對(duì)關(guān)鍵過(guò)程或文件上限不受限制）；

既要突出重點(diǎn)，又要注意分層；

適度均衡；

獨(dú)立抽樣，不能由受審核方“選擇”。嚴(yán)重不符合——嚴(yán)重不符合審核準(zhǔn)則——結(jié)果可導(dǎo)致體系失效——已導(dǎo)致了或可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果——同類一般不符合項(xiàng)太多而造成系統(tǒng)失效等一般不符合項(xiàng)的劃分：——輕微不符合審核準(zhǔn)則——孤立的、偶然的、輕微地違反要求——可能或已經(jīng)造成的后果不嚴(yán)重，影響不大等

5.1不符合項(xiàng)分類證據(jù)還不夠充分、不足以確認(rèn)是否構(gòu)成不符合項(xiàng)、但可能會(huì)造成不良后果的事實(shí);下此審核中應(yīng)繼續(xù)關(guān)注.5.2觀察項(xiàng)

5.3條款判斷

△以事實(shí)為基礎(chǔ)，不猜測(cè)，不設(shè)想；△選最貼切的條款；△由表及里，判原因不判現(xiàn)象；△條款與理由要對(duì)應(yīng)。

5.4不合格報(bào)告的內(nèi)容□不合格事實(shí)的描述；

□不合格的理由；

□不符合的條款；

□嚴(yán)重程度。

□事實(shí)清楚，客觀證據(jù)充分；

□時(shí)間、地點(diǎn)、當(dāng)事人，以及相關(guān)設(shè)備、產(chǎn)品名稱等應(yīng)具重查性；

□口頭提供的信息需有旁證；

□文字簡(jiǎn)練，合格的事實(shí)，多余的話不寫。5.5不合格事實(shí)的描述5.6不合格項(xiàng)事實(shí)描述事例1：

×QJ163用于驗(yàn)證的軟件程序過(guò)于繁瑣且低效；

×對(duì)高壓氣氣瓶的常見(jiàn)質(zhì)量問(wèn)題未進(jìn)行故障樹（FTA）分析；

×某車間主任在接受審核中經(jīng)常接電話影響審核效果；

×設(shè)計(jì)科長(zhǎng)竟然不知道設(shè)計(jì)驗(yàn)證和設(shè)計(jì)評(píng)審的區(qū)別；

×在少數(shù)質(zhì)量記錄上發(fā)現(xiàn)有隨意涂改現(xiàn)象；

×兩份圖紙的更