38個城市的應用文模板軟件運用情況調(diào)查

公司的自治活動促進了社會對應用作文規(guī)范化的要求?！耙獙懳恼?，必須實現(xiàn)風格規(guī)范、內(nèi)容規(guī)范和語言規(guī)范?！??！?當前，應用文格式與內(nèi)容規(guī)范化的模板軟件開發(fā)已經(jīng)有了可靠的技術(shù)平臺，為提高應用文寫作速度和質(zhì)量，在深入調(diào)研和分析需求的基礎(chǔ)上進行模板軟件研發(fā)不僅可行而且必要。一、調(diào)查的覆蓋面和科學性本文分析的依據(jù)是從2008年10月1日至2009年1月15日期間對全國38個城市各類機構(gòu)的秘書人員進行的應用文格式與內(nèi)容模板需求的問卷調(diào)查及個別訪談調(diào)查結(jié)果。所調(diào)查的省份涉及：北京、天津、上海、重慶4個直轄市，除西藏、青海、新疆、寧夏、臺灣五省之外的25個省會城市，以及福建的廈門、泉州、漳州、龍巖、莆田、三明、南平、寧德和廣東深圳9個城市。共發(fā)放問卷1500份，其中郵寄993份，手工發(fā)放217份，網(wǎng)絡發(fā)送290份，共回收1255份，回收率為83.67%，其中有效樣本1206個，有效率為96.1%。因此，本次調(diào)查的覆蓋面和科學性有保證。其中能為應用文格式與內(nèi)容模板功能設計提供幫助的問題包括四個方面：一是用戶從事應用文寫作情況，二是用戶寫作應用文時使用的輔助手段，三是用戶所使用過的模板類軟件的功能，四是用戶心目中理想模板的功能、價格及其它期望。二、結(jié)果和指示調(diào)查結(jié)果體現(xiàn)了我國應用文寫作、相關(guān)軟件運行和用戶需求的現(xiàn)狀。下面結(jié)合數(shù)據(jù)分析從七個方面進行分析：1.其他種類應用軟件調(diào)查顯示：用戶常寫的應用文文種較廣。多數(shù)用戶平時以寫作事務類應用文為主，行政類應用文次之，其他種類應用文根據(jù)工作性質(zhì)多有兼顧（見圖1）。這就要求寫作人員必須掌握多種與本單位工作相關(guān)文種的寫作技巧，對他們的知識面和適應能力提出了較高的要求，也對應用文寫作模板軟件文種設置的齊全度提出了要求。2.突出難寫表面的實際問卷就用戶認為難寫的文種的狀況設置了開放式問題，回收問卷中100%的被調(diào)查者填寫了這一題。從圖1可見，選擇常見文種與難寫文種的總量上基本一致，但每個人的感受不盡相同：有的文種雖然常寫，卻不見得寫得好，如講話稿、總結(jié)（其人數(shù)分別占32.9%和20.3%）；有的文種難得寫一次，寫起來有難上加難的感覺，如經(jīng)濟類文書。還有人認為上行文都不好寫。用戶列出的難寫文種還有：決定、議案、通報、調(diào)研報告、規(guī)章制度、會議紀要、各類方案等。這一現(xiàn)狀要求軟件應注意突出難寫文種模板的細化。調(diào)查中還有用戶提到英語議論文和新聞類應用文，這與近年來外貿(mào)活動和企事業(yè)單位注重形象宣傳有關(guān)。所以，軟件研發(fā)也要充分考慮文種設定、范文及素材建構(gòu)上的實用性和時代性。3.對寫作過程的熟悉程度因為辦公人員承擔的工作不同，其寫作頻率也不同（見圖2）。文字秘書通常天天都有寫作任務，僅有75人，僅占總數(shù)的6%，而其他秘書則不一定，不經(jīng)常寫的有677人，占了一半以上，以事務工作為主的秘書則很少有寫作任務。結(jié)合對寫作軟件熟悉程度的調(diào)查可知：對于經(jīng)常有寫作任務的被調(diào)查者而言，擁有一套得心應手的輔助寫作軟件是他們夢寐以求的事。從這個角度看，應用文格式與內(nèi)容模板軟件開發(fā)的主要用戶群應是文字秘書。但在個別訪談中，我們也發(fā)現(xiàn)一些平時經(jīng)常從事文字工作的秘書一般都是單位的“筆桿子”，他們的寫作有相當水準，并不是很依賴寫作模板，反而是那些不經(jīng)常寫應用文的用戶對模板的需求更為迫切。這說明應用文格式與內(nèi)容模板軟件具有不同層次的需求。4.普遍的應用效率應用文寫作速度受篇幅、內(nèi)容難度、領(lǐng)導意圖、材料提供情況、寫作人員寫作能力等方面影響。在對撰寫一篇應用文平均所需時間的調(diào)研統(tǒng)計（見圖3）中可見，共有56%的被調(diào)查者回答需要花費2小時以上，這已經(jīng)占了一天工作時間的四分之一，這種低效率的應用文寫作現(xiàn)狀急需改變；另有41%被調(diào)查者的寫作速度因應用文難度不同而異。如果借助便捷的寫作輔助工具，其寫作效率必將有所提高。5.寫作過程被動化，難以保證應用寫作質(zhì)量在用戶所使用的輔助工具里，網(wǎng)絡查詢是主體，占總數(shù)的52.5%；借用工具書的占23.3%；詢問他人與根據(jù)自己經(jīng)驗的合計約14.2%。調(diào)查發(fā)現(xiàn)：僅憑自己經(jīng)驗進行寫作的人較少，這說明許多被調(diào)查者的應用文寫作經(jīng)驗相對欠缺。為此，課題組進一步個別調(diào)查了用戶的年齡，發(fā)現(xiàn)：目前大多數(shù)機關(guān)負責應用文寫作的人員大多較為年輕，經(jīng)驗不足，迫切需要輔助手段提高寫作效率?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及使網(wǎng)絡查詢成為眾多被調(diào)查者寫作應用文時首選的輔助手段，但其內(nèi)容良莠不齊，難以保證應用文寫作質(zhì)量?？梢?，研發(fā)中要注重應用文模板軟件質(zhì)量。6.對現(xiàn)有軟件的使用調(diào)查帶著上一個問題的疑問，課題組繼續(xù)調(diào)查了現(xiàn)有應用文模板類軟件功能的運用情況。主要得到四方面信息：其一，在對應用文模板使用簡況的調(diào)查中得知：僅有28.1%的被調(diào)查者表示用過應用文格式或內(nèi)容模板，有71.9%的人至今未曾使用過較為完整的應用文格式或內(nèi)容模板軟件?，F(xiàn)行模板軟件的普及程度較低，使用率較高的“公文寫作助手”的使用人數(shù)也不過總數(shù)的12%（見圖4）。這說明現(xiàn)行模板軟件的質(zhì)量、宣傳可能都存在問題。其二，在對應用文模板用途的調(diào)查中得知：70%的被調(diào)查者運用現(xiàn)有軟件主要借鑒的是格式，大概30%的被調(diào)查者會注重軟件的其他功能（見圖5）。個別訪談發(fā)現(xiàn)，這是因為現(xiàn)行軟件多數(shù)側(cè)重規(guī)范格式，沒有充分開發(fā)其他功能。因此，不斷優(yōu)化軟件功能、發(fā)掘其他功能的優(yōu)勢，有助于提高用戶滿意度，提高應用文寫作的整體水平。其三，在對用戶更關(guān)注軟件的價格、品牌還是功能的調(diào)查中得知：用戶使用應用文模板時看重軟件的“功能”的占了76.7%的大比例，這說明軟件主要價值在于其功能；另有15.6%的用戶看重軟件的價格，雖然占的比例不大，但也說明價格合理與否也是影響用戶選擇應用文模板軟件的重要影響因素。因而，在軟件研發(fā)中要牢固樹立成本意識。其四，在對現(xiàn)行軟件的功能以及售后服務的滿意度的調(diào)查（見圖6）中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)用戶認為現(xiàn)行軟件較為一般。在“您目前使用的應用文模板的缺陷”一題中，用戶認為，現(xiàn)行軟件的不足表現(xiàn)為：無法做到規(guī)范化、種類與數(shù)量不全面、針對性不強、缺少網(wǎng)上自動檢索功能、存在語病、文字粗糙、價格過高、售后服務也不佳。這直接導致了用戶無法信賴或長期使用同一種軟件。在“您認為目前市場上應用文模板軟件產(chǎn)品的功能區(qū)別大不大？”這一問題中，認為區(qū)別不大的占28.9%，連軟件之間有什么區(qū)別都不太清楚的則占了55.6%，這說明現(xiàn)行的軟件功能要么差異不大，要么特點不突出，軟件“賣點”無從談起，軟件急需進一步完善。7.寫作軟件需求的調(diào)查與分析問卷采用了可多選的方式調(diào)查了用戶對應用文格式與內(nèi)容模板軟件功能的提升建議。統(tǒng)計得知：用戶對軟件功能的需求程度從大到小依次為：充實范例、內(nèi)容規(guī)范化、提供素材、格式規(guī)范化、信息檢索、其它（見圖7）。充實范例、內(nèi)容規(guī)范化和提供素材排在了前三位，格式規(guī)范化排在較后，這表明用戶對內(nèi)容模板的需求更為迫切，也說明文件標準化建設以來，我國應用文格式標準化建設初見成效。從總體上看，用戶在格式規(guī)范化有所保證的情況下已經(jīng)開始追求應用文內(nèi)容的質(zhì)量，說明應用文規(guī)范化建設已經(jīng)走向深入。值得一提的是：在本課題的另一項關(guān)于寫作規(guī)范度的調(diào)研中，我們發(fā)現(xiàn)實際工作中應用文規(guī)范度仍然不夠，越基層差距越大。事實表明：應用文格式與內(nèi)容規(guī)范化任務仍然艱巨，只有整合應用文格式與內(nèi)容模板功能的軟件才能給用戶提供實質(zhì)性的寫作幫助。接著，問卷中用多選題追問：“用戶最希望軟件帶來哪些方便？”選項包括：具備節(jié)省格式排版時間、有規(guī)范的結(jié)構(gòu)不同文種的寫作模板，能夠提供豐富的范例，提供寫作方法及開放式的其它選項等。每一項選擇都占了一定比例，另外，被調(diào)查者還在開放式回答中補充了：實用性強、可操作性強、豐富的專業(yè)術(shù)語、易犯錯誤的提示、提供聯(lián)系交流平臺、價格合理等期望。這說明用戶的需求是多角度的，這些也正是現(xiàn)有不少寫作軟件所欠缺的。多樣化需求說明軟件功能設計要兼顧各方，才能贏得用戶青睞。三、對web寫作軟件的需求由于“應用文有比較固定的格式”，它的“寫作思路要反映事物發(fā)展的秩序和規(guī)律，具有約束性、簡潔性和直露性的特點，因此寫作中的思維要有一定的模式”2。運用應用文的模式化特征研發(fā)新的軟件是提高寫作效率的捷徑，也是本次調(diào)查得到的重要結(jié)論。從上次調(diào)查結(jié)果可以看出用戶對應用文計算機輔助寫作軟件的需求如下：一是格式調(diào)用，使用過軟件的被調(diào)查者中的70%運用現(xiàn)行軟件主要借鑒的是格式，用戶打開軟件就可以直接根據(jù)所撰寫的文種導入正確的格式，隨時調(diào)用，十分方便；二是內(nèi)容調(diào)用，所選范例應該盡量全面廣泛，尤其要注重典型性，便于用戶舉一反三；三是齊全靈活的文種設置，由于應用文文種較多，科學合理的分類是提高軟件質(zhì)量，方便用戶使用的前提；四是多途徑檢索，模板軟件應具備多途徑檢索功能，其檢索途徑可以包括：文種、標題、關(guān)鍵詞、行業(yè)性質(zhì)等。根據(jù)用戶調(diào)查對軟件的需求進行分析，軟件的總體結(jié)構(gòu)思路如圖8所示。1文分類管理子系統(tǒng)應用文分類管理子系統(tǒng)在整個系統(tǒng)起調(diào)度、導航作用。通過應用文分類管理子系統(tǒng)，用戶可以對應用文的分類以及各類應用文的格式、內(nèi)容進行有效的管理，并提供對應用文寫作方法簡介、格式文件設置等。該子系統(tǒng)采用樹形顯示，以方便用戶操作。2生成格式庫和格式文件系統(tǒng)要收集大量應用文文種的寫作模板，并按系統(tǒng)的要求制作成格式庫和格式文件，同時也允許用戶自定義應用文文體的格式及格式文件。系統(tǒng)采用根據(jù)應用文文體各組成部分的格式定義直接生成word文件或自定義word文件的方法。3保證高web質(zhì)量正文內(nèi)容撰寫是應用文寫作的核心，有針對性選擇范例、充實素材，是提高應用文質(zhì)量，保證其內(nèi)容準確規(guī)范的重要途徑。每一個應用文文體可以有多個范例，考慮到多途徑檢索的需要，每個范例可以選填標題、關(guān)鍵詞、行業(yè)性質(zhì)等。用戶可以通過該子系統(tǒng)把收集到的素材添加到內(nèi)容庫中。4檢索途徑分析通過對內(nèi)容庫設置不同的分類方法，用戶可按照不同的檢索途徑來搜索內(nèi)容庫，檢索出符合要求的范例，目前主要提供了文種、標題、關(guān)鍵詞、行業(yè)性質(zhì)等檢索途徑。同時考慮到基