受控與非受控文件控制程序.目的：對(duì)文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場(chǎng)所使用有效文件，并與時(shí)從所有發(fā)放或者使用場(chǎng)所撤回失效或者作廢的文件，防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。.X圍：本程序合用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或者個(gè)人的所有文件和資料（包括外來文件）的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識(shí)、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。.職責(zé)：總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。各部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。.程序：文件的編寫、審批。公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。a）管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。b）行政文件由辦公室起草或者委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。可作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。文件的編號(hào)所有文件都應(yīng)有惟一的編號(hào)，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號(hào)方法：a）管理手冊(cè)的編號(hào)方法SYMM****年代號(hào)管理手冊(cè)代號(hào)（MM—ManagementManual：管理手冊(cè)）公司代號(hào)0b）程敘文件的編號(hào)方法SYPF**順序號(hào)程敘文件代號(hào)（PF—ProcedureFile：程敘文件）公司代號(hào)（）c）作業(yè)文件的編號(hào)方法SYOF***順序號(hào)作業(yè)文件代號(hào)（OF—OperantionFile）公司代號(hào)0d）記錄文件的編號(hào)方法RF****順序號(hào)程敘文件順序號(hào)記錄代號(hào)（RF一RecordFile：記錄文件）e）行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號(hào)。文件的發(fā)布文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放X圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放X圍簽收表》（QR0501）經(jīng)審批后的管理手冊(cè)、程敘文件、作業(yè)性文件（管理性）統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。文件的標(biāo)識(shí)管理手冊(cè)、程敘文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、持有者。非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。作廢文件由辦公室在文件的封面或者文件的第一頁右上角加蓋作廢章。對(duì)需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或者第一頁右上角加蓋的保留章。內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識(shí)。電子媒體文件由電腦操作員在軟件或者光盤的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號(hào)與標(biāo)識(shí)類別（受控、非受控、作廢、作廢保留）。并要進(jìn)行必要的書面記錄。文件的使用的實(shí)施辦公室編制好公司《文件控制清單》（QR0502）控制文件使用情況。受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊(cè)、程敘文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件與外來文件由辦公室審批方可復(fù)印。工作場(chǎng)所如發(fā)現(xiàn)過期或者作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以與作廢保留文件不得在工作場(chǎng)所使用。文件要完好保存，如損壞或者缺頁應(yīng)與時(shí)向辦公室申請(qǐng)更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。辦公室每季度至少一次對(duì)文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存與貫徹實(shí)施，并做好《文件檢查記錄表》（QR0503）文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或者操作性不強(qiáng)，可申請(qǐng)更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。公司電子媒體文件電腦操作員不許擅自拷貝和外泄，并妥善保管。文件的更改文件更改程序.1更改申請(qǐng)由文件更改人填寫《文件更改申請(qǐng)單》（QR0504）,經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。.2更改審批由原文件的審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料（委托、授權(quán)、或者其他）。.3糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉與的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請(qǐng)單》（QR0504）,經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。文件更改方式.1筆誤可用劃改。.2文件只改動(dòng)某頁內(nèi)容時(shí)，可用換頁方式。.3文件內(nèi)容多處或者多次改動(dòng)，可用改版方式。辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》（QR0509）并保存，以控制文件修改狀態(tài)《文件更改申請(qǐng)單》（QR0504）應(yīng)注冊(cè)更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增作廢文件處置更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放X圍/簽收表》X圍發(fā)放，并從原使用場(chǎng)所收回失效文件。收回的作廢文件以與過期文件由辦公室填寫《文件銷毀（保留）控制清單》（QR0505）,經(jīng)管理者代表審批后銷毀。因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀（保留）控制清單》（QR0505）經(jīng)管理者代表審批，辦公室按444標(biāo)識(shí)后方可繼續(xù)保留作廢文件。電子媒體文件作廢處置程序.1由申請(qǐng)人填寫《文件銷毀（保留）控制清單》。.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。.3由電腦操作員進(jìn)行清除。其它媒體文件（例照片、底片）由該文件的管理部門填寫《文件銷毀（保留）控制清單》，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷毀。文件的歸檔文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件與打印件，由辦公室歸檔并登記。外來文件由辦公室對(duì)其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后（審批手續(xù)按4.3）將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。文件和資料的借閱部門經(jīng)理與以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》（QR0507）,在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。外來文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術(shù)開辟部、總裁或者其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。.相關(guān)文件：SYPF02《記錄控制程序》.記錄：QR0501《文件發(fā)放X圍/簽收表》QR0502《文件清單