集團(tuán)人力資源及行政部-培訓(xùn)及員工溝通組14hNov,20121有效會(huì)議技巧2破冰遊戲諾亞方舟傳說在地球遭洪水襲擊時(shí),只有諾亞一家乘舟得救的故事。

現(xiàn)在請你想象，如果你正搭乘這艘諾亞方舟，除了諾亞一家之外，你還想讓動(dòng)物搭上這個(gè)方舟，你會(huì)如何抉擇？在你眼前，只剩下六種動(dòng)物。由于方舟的容量有限，只能讓三種動(dòng)物上船。你會(huì)讓哪些動(dòng)物搭乘呢？首先請把最想讓他上船的動(dòng)物表示在第一、其次表示在第二、最后則是第三。A.馬B.兔子C.鹿D.羊E.雞F.豬諾亞方舟之傳說為什么？掌握有效會(huì)議技巧的方法1掌握會(huì)議中溝通與反饋的技巧2掌握會(huì)議主持人的會(huì)議管理方法3學(xué)會(huì)提高會(huì)議管理效率4課程目標(biāo)有效會(huì)議的必要性及會(huì)前準(zhǔn)備1有效會(huì)議技巧2會(huì)議主持人的領(lǐng)導(dǎo)魅力3會(huì)議問題人物及棘手問題處理4課程大綱有效會(huì)議總結(jié)5課程時(shí)間表時(shí)間課程內(nèi)容10：00—10：20課程介紹/破冰游戲10：20—10：35有效會(huì)議的必要性及會(huì)前準(zhǔn)備10：35—11：05有效會(huì)議技巧10：05—11：15休息11：15—11：25會(huì)議主持人的領(lǐng)導(dǎo)魅力11：25—11：40會(huì)議問題人物及棘手問題處理11：40—11：50有效會(huì)議總結(jié)11：50—12：00課程考核一

有效會(huì)議必要性及會(huì)前準(zhǔn)備我們?yōu)槭裁葱枰_會(huì)？溝通渠道優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)面談可以利用現(xiàn)場氣氛雙向溝通面子作用傳達(dá)范圍有限會(huì)議集思廣益可當(dāng)場看到對方的身體語言須事先準(zhǔn)備有可能出現(xiàn)混亂局面電話溝通方便雙向溝通可能誤解看不到非語言的反饋電子郵件費(fèi)用低廉傳播范圍廣看不見非語言信息反饋慢正式文件完整全面可以事前充分準(zhǔn)備須多重審核不能及時(shí)獲取反饋簡報(bào)/短片/海報(bào)/展架生動(dòng)形象，視覺沖擊力強(qiáng)，印象深內(nèi)容伸縮性強(qiáng)，可重復(fù)使用制作時(shí)間及成本相對高需要專業(yè)人員協(xié)助會(huì)議和溝通渠道對比10分鐘練習(xí)會(huì)議的獨(dú)特優(yōu)勢1.身體語言2.語調(diào)3.言辭不可比擬！如果BECDA必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評給小組委派任務(wù)1.1

有效會(huì)議必要性HOWWHYWHATWHEREWHENWHO5W1H會(huì)議準(zhǔn)備的五要素（5W1H）會(huì)議目的討論主題參會(huì)者日期地點(diǎn)方法1.2

有效會(huì)議的準(zhǔn)備WHY：會(huì)議目的“會(huì)議的具體目的是什么？”會(huì)議主題≠會(huì)議目的！會(huì)議目的：通過開會(huì)達(dá)到預(yù)期的結(jié)果會(huì)議主題：會(huì)議討論的核心議題WHY：會(huì)議的目的WHY:會(huì)議目的請根據(jù)以下情景，寫出會(huì)議主題及目的。(時(shí)間：5分鐘)1．公司新制定的假期薪金制度急需各部門主管知曉。會(huì)議主題:會(huì)議目的：2．我小組對哈爾濱IPTV網(wǎng)管系統(tǒng)升級調(diào)試有新建議，需向銷售部及服務(wù)部匯報(bào)。會(huì)議主題：會(huì)議目的：3．部門新晉員工工作士氣忽高忽低問題急需解決，此次會(huì)議為最后一次方案會(huì)議。會(huì)議主題：會(huì)議目的：4．基于今年本部門的銷售業(yè)績確定明年的銷售目標(biāo)。會(huì)議主題：會(huì)議目的：練習(xí)1．公司新制定的假期薪金制度急需各部門主管知曉。會(huì)議主題:假期薪金制度

會(huì)議目的：各部門主管知曉2．我小組對哈爾濱IPTV網(wǎng)管系統(tǒng)升級調(diào)試有新建議，需向銷售部及服務(wù)部匯報(bào)。會(huì)議主題：哈爾濱IPTV網(wǎng)管系統(tǒng)升級調(diào)試有新建議會(huì)議目的：向銷售部及服務(wù)部匯報(bào)3．部門新晉員工工作士氣忽高忽低問題急需解決，此次會(huì)議為最后一次方案會(huì)議。會(huì)議主題：部門新晉員工工作士氣忽高忽低會(huì)議目的：問題急需解決4．基于今年本部門的銷售業(yè)績確定明年的銷售目標(biāo)。會(huì)議主題：基于今年本部門的銷售業(yè)績會(huì)議目的：確定明年的銷售目標(biāo)答案WHO:關(guān)鍵人物？WHO：關(guān)鍵人物“誰參加？”“每個(gè)成員的獨(dú)特作用”

考慮因素：職位會(huì)議中發(fā)揮的作用會(huì)后發(fā)揮的作用WHEN&WHERE：何時(shí)何地？WHEN&WHERE

“何時(shí)開會(huì)最有效達(dá)到會(huì)議目的”“在哪里開會(huì)最合適？”“座位如何擺放？”會(huì)議座位圖.ppt“需要哪些設(shè)備？”“需要哪些食物準(zhǔn)備？”WHAT：議程WHAT：議程

“議程有哪些？”

“每項(xiàng)議題的時(shí)間分配？”

制訂議程注意事項(xiàng)議程應(yīng)提前分發(fā)，使與會(huì)者有備而來與會(huì)者可在會(huì)前及會(huì)議開始時(shí)合理提議重要議題應(yīng)留有充分時(shí)間常規(guī)議題先討論(時(shí)間簡短)重要議題之間應(yīng)穿插一些簡單議題一次會(huì)議不要安排太多重要議題會(huì)前合理劃分每個(gè)議題的討論時(shí)間HOW：用什麼方法？HOW用什么方法“如何讓大家作最好準(zhǔn)備？”“哪些內(nèi)容需提前通知？”“會(huì)議規(guī)則有哪些？”CASE：說說案例中的5W1Hwhatywhenywhyywherewhohowy1.2

有效會(huì)議的準(zhǔn)備會(huì)議準(zhǔn)備工作核對清單1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要開會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.決定會(huì)議的地點(diǎn)8.研究會(huì)場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會(huì)議臺(tái)卡12.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.是否發(fā)出了會(huì)議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段正?；悍e極工作階段爭論：摸底階段形成：安撫階段會(huì)議的四個(gè)階段

幫助大家相互溝通、學(xué)習(xí)、并達(dá)到共識(shí)

聽取多方意見，獲得大家支持

通過討論獲得最佳決策

傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容，使大家正確理解開會(huì)要點(diǎn)

匯報(bào)各項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)展情況，解決問題

鼓舞/激勵(lì)員工1.3

有效會(huì)議的意義目前開會(huì)面臨的最大困難是什么？想一想有效會(huì)議的必要性！二有效會(huì)議技巧如何開場？如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握會(huì)議進(jìn)度掌控會(huì)議中的溝通與反饋如何達(dá)成會(huì)議決議有效會(huì)議技巧定時(shí)時(shí)間約為3-5分鐘，宗旨明確，語言簡潔克服恐懼心里內(nèi)容開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式、紀(jì)律要求等引用故事/名言/數(shù)據(jù)/短片等方式程序概述會(huì)議進(jìn)行程序提供會(huì)議相關(guān)的資料規(guī)范議程指定會(huì)議記錄者征求意見2.1如何開場？2.2如何分配發(fā)言時(shí)間？1熱點(diǎn)話題保持均衡2控制時(shí)間互動(dòng)交流語言方式身體語言、表情的傳達(dá)提示卡投影2.3如何掌握會(huì)議進(jìn)度？(1)有效溝通原則有明確的溝通時(shí)間和目標(biāo)重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)2.4會(huì)議中的溝通與反饋你心里想的100%別人行動(dòng)的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%會(huì)議中的溝通圖(2)造成溝通困難的因素缺乏自信重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽,有偏見,先入

為主,判斷錯(cuò)誤按自己的思路思考,忽略他

人的需求失去耐心,造成爭執(zhí)2.4會(huì)議中的溝通與反饋會(huì)議討論層面---說出內(nèi)容事實(shí)（信息）會(huì)議反饋層面---討論結(jié)果的落實(shí)（行動(dòng)）會(huì)議的冰山模式話題環(huán)境5%~20%討論層面80%~95%反饋層面(3)

如何建立信任

找共同點(diǎn).在別人困難時(shí)給予幫助適當(dāng)提醒和給予關(guān)心.適當(dāng)展示自己的能力和水平.實(shí)事求是,不夸大,不說慌.保持適合自己的優(yōu)雅儀表和風(fēng)度2.4會(huì)議中的溝通與反饋反饋的兩種方式.團(tuán)隊(duì)反饋一對一反饋

反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性（批評）反饋2.4會(huì)議中的溝通與反饋會(huì)議中的反饋技巧2.4會(huì)議中的溝通與反饋

如何接受反饋?zhàn)屑?xì)傾聽弄清所有的問題承認(rèn)你聽到的和懂得的而不去爭論要開明,不要防衛(wèi)性太強(qiáng)要包容,不要獨(dú)斷專橫要平等,不要有優(yōu)越感1.四種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無異議決策2.5如何達(dá)成決議？2常用方法列舉或圖示各提案并討論客觀比較各提案的優(yōu)劣評估數(shù)據(jù)以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者之認(rèn)同對提案作適當(dāng)?shù)男拚M成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督人員確認(rèn)議事結(jié)果2.5如何達(dá)成決議？休息10分鐘三

會(huì)議主持人的領(lǐng)導(dǎo)魅力1絕不評判2評價(jià)分開3給予機(jī)會(huì)4適時(shí)幽默5歸納總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)魅力1在頭腦風(fēng)暴會(huì)議上，絕不允許對別人的建議進(jìn)行評判

-絕不評判決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評價(jià)分開領(lǐng)導(dǎo)魅力2-評價(jià)分開讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)魅力3-給予機(jī)會(huì)制造幽默的會(huì)議氛圍

領(lǐng)導(dǎo)魅力4-適時(shí)幽默適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)魅力5-歸納總結(jié)四

會(huì)議問題人物及棘手情況處理

問題人物處理棘手情況處理事不關(guān)己者夸夸其談?wù)咛羝馉幷撜哌B粉帶刺者4.1

會(huì)議問題人物事不關(guān)已解決措施：直接提問多作口頭鼓勵(lì)會(huì)后給予實(shí)際工作夸夸其談解決措施：適時(shí)插入，直接提問他人時(shí)間有限會(huì)后交流

問題人物處理方法挑起爭論者解決措施：體恤情緒明確討論主題適時(shí)總結(jié)，直接提問他人

連粉帶刺者解決措施：直接提問客觀事實(shí)、數(shù)據(jù)提問簡短、客觀，不容主觀發(fā)揮不要介入負(fù)面情緒

問題人物處理方法與會(huì)者陷入僵局或手足無措與會(huì)者陷入緘默與會(huì)者不正視問題與會(huì)者不斷地重復(fù)已提出的觀點(diǎn)產(chǎn)生沖突時(shí)4.2

會(huì)議棘手問題與會(huì)者陷入僵局或手足無措時(shí)：詢問提醒

清除障礙解決的問題

休息

棘手問題處理方法與會(huì)者陷入緘默時(shí)：澄清存在不清楚的觀點(diǎn)或問題給予建議，打破沉默確保行為舉止鼓勵(lì)參與

棘手問題處理方法與會(huì)者不斷重復(fù)已提出觀點(diǎn)時(shí)：把想法記錄在活頁板上，并提問：“我們是不是已經(jīng)了解這一觀點(diǎn)了？你還有需要補(bǔ)充的嗎？”與會(huì)者不正視問題時(shí)：明確發(fā)言人界定問題、議題或機(jī)會(huì)的實(shí)質(zhì)

棘手問題處理方法產(chǎn)生沖突時(shí)：控制情緒制止衝突注重實(shí)質(zhì)內(nèi)容而不是個(gè)人風(fēng)格鼓勵(lì)成員保持觀點(diǎn)的主動(dòng)性和建設(shè)性避免過評價(jià)挖掘潛在問題

棘手問題處理方法五

有效會(huì)議總結(jié)參會(huì)者守則與責(zé)任提高會(huì)議質(zhì)量建議12參會(huì)者9大守則會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全心投入,貢獻(xiàn)自已的創(chuàng)意與意見以解決問題為主要任務(wù)開放的心態(tài),摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽,尊重他人的意見勇于發(fā)言,言之有物不隱善揚(yáng)惡,不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言1.1時(shí)間參會(huì)者的責(zé)任開會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開會(huì)中傾聽他人的意見積極發(fā)表自已的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自已的任務(wù)如何完成1.2只有必要時(shí)才開會(huì)召集會(huì)議前提早著手準(zhǔn)備制訂出色的會(huì)