***信息化項目提議書

（含可行性分析）項目名稱：電子文獻電子檔案管理系統(tǒng)

申報單位：

（公章）

聯(lián)系人：***

聯(lián)絡(luò)電話：******

填報日期：********

項目需求闡明建設(shè)電子文獻電子檔案管理系統(tǒng)，以規(guī)范各級各部門電子文獻歸檔、管理和運用，科學(xué)保管全市的電子檔案，增進國家信息資源建設(shè)，實現(xiàn)全市檔案信息資源共享，為黨政決策、機關(guān)辦公和社會公眾提供便捷的檔案信息查詢。項目可行性分析1、必要性：完整潔全地保留多種對國家和社會有保留價值的文獻材料，維護歷史的真實面貌，最大程度地發(fā)揮檔案信息的價值，是《中華人民共和國檔案法》賦予各級政府、各單位、各部門的責(zé)任，政府有必要采用包括技術(shù)手段在內(nèi)的一切措施來保留歷史、延續(xù)人類社會的記憶。本市OA系統(tǒng)投入運行后，在系統(tǒng)中生成和流轉(zhuǎn)的大量電子文獻需要尋找一種“著陸地”、“集聚地”和“歸屬地”，使之在保證各級政府正常運轉(zhuǎn)中發(fā)揮承上啟下的作用。假如不能及時進行規(guī)范化、原則化地搜集、歸檔、保管，將輕易產(chǎn)生電子文獻尤其是其背景信息和元數(shù)據(jù)的遺失、毀損，無法保證電子文獻的真實、完整、有效和長期可用，在某種程度上會導(dǎo)致“失憶政府”。因此，必須盡快建設(shè)電子文獻電子檔案管理系統(tǒng)，以規(guī)范各級各部門電子文獻歸檔、管理和運用，科學(xué)保管全市的電子檔案，增進國家信息資源建設(shè)，實現(xiàn)全市檔案信息資源共享，為黨政決策、機關(guān)辦公和社會公眾提供便捷的檔案信息查詢。2、可行性：（1）國家和本省制定公布了一系列有關(guān)電子文獻歸檔、管理的原則和規(guī)范，為電子文獻原則化管理提供了根據(jù)和保障。，國家檔案局已就電子文獻管理制定了“一種規(guī)章，兩個原則”即《電子文獻歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-）、《電子公文歸檔管理暫行措施》（國家檔案局6號令）和《CAD電子文獻光盤存儲、歸檔與檔案管理技術(shù)》（GB/T17678）。，國家檔案局又公布了兩個針對電子文獻管理的行業(yè)原則《電子文獻管理細則》，其中包括三個原則，即《文書電子文獻元數(shù)據(jù)方案》、《基于XML的電子文獻封裝規(guī)范》、《電子文獻長期保留格式需求》。（2）計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，為電子文獻原則化管理系統(tǒng)建設(shè)提供了技術(shù)保障。

計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異為電子文獻中心描繪了廣闊前景，海量存貯技術(shù)的不停成熟為人們集中管理電子文獻提供了也許，大容量硬盤和磁盤陣列等為電子文獻的生成、歸檔提供了基礎(chǔ)；磁帶與光盤備份技術(shù)的推陳出新，為電子文獻的脫機備份與物理歸檔打開了以便之門；數(shù)據(jù)庫技XML文檔、多媒體技術(shù)廣泛使用，以及應(yīng)用軟件對于數(shù)據(jù)兼容性的發(fā)展取向，為電子文獻在不一樣平臺上的創(chuàng)立、讀寫與傳遞發(fā)明了條件；網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)及帶寬的高增長為電子文獻的廣泛運用提供了舞臺。（3）項目建設(shè)根據(jù)：《中華人民共和國檔案法》、《福建省檔案條例》、《電子文獻歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-）、電子文獻歸檔與電子檔案管理措施（試行》信系統(tǒng)總體設(shè)計（一）電子文獻電子檔案管理系統(tǒng)1、應(yīng)用需求綜述：按照科學(xué)發(fā)展觀的規(guī)定，電子文獻電子檔案管理系統(tǒng)專門搜集整頓黨委、政府各職能部門在電子政務(wù)平臺上形成的各類文本文獻、數(shù)據(jù)庫文獻、電子郵件、數(shù)字影像等電子文獻，建立一種相對穩(wěn)定、覆蓋面廣的電子文獻搜集和運行機制，保證各單位形成的電子文獻“隨時形成、隨時搜集、隨時公布運用”，增進政務(wù)公開，滿足運用需求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案局工作通則》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，過去和目前的國家機構(gòu)、社會組織（包括黨委、政府、人大、政協(xié)等）以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動在電子政務(wù)和辦公自動化環(huán)境中，直接形成通過數(shù)字化的手法文獻、電報、會議文獻、會議記錄、內(nèi)部文獻、電話記錄、電報、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、簿冊、圖表、錄音圖象以及其他對國家和社會有保留價值的電子文獻。這些信息都應(yīng)是電子原則化管理系統(tǒng)采集、管理、提供運用的對象。就應(yīng)用系統(tǒng)功能而言，它應(yīng)包括數(shù)據(jù)采集與數(shù)字化加工系統(tǒng)、電子文獻管理系統(tǒng)、電子公布運用系統(tǒng)、系統(tǒng)維護管理系統(tǒng)等。就數(shù)據(jù)內(nèi)容而言，它應(yīng)包括目錄數(shù)據(jù)（文獻、檔案、資料）、全文數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)（圖片、圖紙、圖像）。2、系統(tǒng)設(shè)計基本規(guī)定系統(tǒng)應(yīng)能對電子文獻進行全面管理，與電子文獻管理的系列規(guī)范相配套并實現(xiàn)如下規(guī)定：l

能接受OA系統(tǒng)形成的電子文獻，根據(jù)實際狀況實行文獻封裝。l

能證明電子文獻的真實性。有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施保證其真實性。l

能證明電子文獻的完整性。在未授權(quán)的狀況下，電子文獻沒有被修改。l

能修改電子文獻元數(shù)據(jù)進行必要修改。只有授權(quán)的顧客才有權(quán)對特定的電子文獻元數(shù)據(jù)進行修改，修改不影響電子文獻的憑證作用。l

能保留電子文獻的背景信息和歷史紀(jì)錄。l

提供數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，可滿足電子文獻轉(zhuǎn)儲到磁盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上。l

能可靠地保留電子文獻，雖然出現(xiàn)系統(tǒng)故障或劫難時，通過數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)保證電子文獻不會丟失。l

能按一定的數(shù)據(jù)輸出規(guī)定把電子文獻輸出到其他系統(tǒng)中，便于其他系統(tǒng)接受。

3、應(yīng)用系統(tǒng)功能模塊構(gòu)成電子文獻原則化管理系統(tǒng)詳細功能可以分為如下五大部分：登錄和注銷、檔案分類、檔案業(yè)務(wù)、檔案檢索和系統(tǒng)管理，詳細的模塊構(gòu)造如下圖所示：（1）檔案分類：檔案管理子系統(tǒng)，重要提供對各類檔案和資料的管理。檔案分類管理子系統(tǒng)的管理對象包括：2

各類檔案，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案等等2

資料檔案分類管理子系統(tǒng)的重要操作包括：2

文獻搜集（僅限部分檔案分類）2

整頓歸檔（僅限部分檔案分類）2

預(yù)歸檔庫2

檔案著錄2

報表打印2

檔案鑒定2

檔案銷毀根據(jù)管理操作對象的不一樣，可以將檔案提成幾種大類，詳細闡明如下：1、文書檔案文書檔案，指機關(guān)在貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)工作的路線、方針、政策和法律，指導(dǎo)工作，交流經(jīng)驗，以及在各項管理工作中形成的行政公文和其他通用文書材料。文書檔案包括老式立卷和簡化立卷兩種方式：老式立卷包括文書案卷和卷內(nèi)文獻；而簡化立卷相對于老式立卷，它沒有案卷，只有文獻記錄。2、業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)檔案，是指在辦理專題業(yè)務(wù)工作中所形成的具有保留價值的專用文書材料。3、科技檔案科技檔案，是指科研單位、生產(chǎn)單位和有關(guān)業(yè)務(wù)部門在科學(xué)研究、生產(chǎn)活動和基本建設(shè)等活動中直接形成的科技文書材料。4、聲像檔案聲像檔案，是指在業(yè)務(wù)活動中形成的以攝錄為手段、以感光磁性材料為載體的檔案，包括照片檔案、錄音帶檔案、錄像帶檔案、影片檔案、磁盤檔案、光盤檔案等。5、會計檔案會計檔案，是指財務(wù)部門在進行會計核算業(yè)務(wù)活動中所形成的材料，包括會計報表、會計簿冊和會計憑證等。6、人事檔案人事檔案，是指人事部門在平?；顒又兴鸭母黝惾耸虏牧?。7、實物檔案實物檔案，是指在平常行政管理、業(yè)務(wù)活動等項工作中直接形成的反應(yīng)本單位工作面貌、機構(gòu)變化、表揚獎勵、對外交流等方面的實物材料，如：:獎勵物品檔案、印章名章檔案、交流物品檔案、裝備樣品檔案等。除此之外，在平常工作中還會形成其他某些有保留價值的檔案，也可以作為新的檔案分類來進行管理。（2）檔案業(yè)務(wù)：檔案業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，重要提供如下幾種子模塊，實現(xiàn)對檔案有關(guān)業(yè)務(wù)的操作和管理：2

接受臺賬：用于記錄處室下面各單位向處室移交檔案的狀況。2

檔案鑒定：鑒定檔案的保留價值，包括保管期限、密級和劃控鑒定。2

檔案保管：用于記錄保留檔案的庫房及其環(huán)境、檔案保留位置、檔案出入庫等信息。2

檔案記錄：可以根據(jù)顧客輸入的記錄條件，得到對應(yīng)的記錄成果，并且可以把記錄成果導(dǎo)出到Excel文獻中，以供后續(xù)處理。2

借閱登記：用于登記和管理整個檔案處室的借閱信息。2

檔案移交：根據(jù)移交條件（檔案分類、歸檔年度、保管期限等），將滿足條件的檔案庫記錄（包括案卷、文獻及其數(shù)字化文獻等信息）按照固定的格式導(dǎo)出到當(dāng)?shù)赜脖P中。導(dǎo)出完畢后，可以將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)手工移交給檔案管理機構(gòu)。檔案登記：根據(jù)《福建省檔案登記措施》的規(guī)定，將對應(yīng)登記事項設(shè)計成表格，便于各單位直接在OA系統(tǒng)內(nèi)向檔案部門辦理檔案登記手續(xù)。電子目錄數(shù)據(jù)報送：自動生成已歸檔電子文獻目錄信息，實目前線向檔案部門報送。2

檔案編研：檔案分類匯編、提供多種編研文獻模板（MSOfficeWord格式）的下載、提供編研成果庫的查詢、增長、刪除、修改等功能。2

全宗卷管理：記錄各全宗單位在所有檔案管理過程中產(chǎn)生的記錄信息、報表等電子文獻信息的管理工作，包括組織沿革、全宗內(nèi)檔案狀況簡介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容簡介、全宗指南(全宗簡介)、立檔單位大事記、檔案搜集、檔案整頓、檔案鑒定、檔案保管、檔案記錄、檔案運用、現(xiàn)代化管理等。（3）檔案檢索：檔案檢索子系統(tǒng)，提供跨庫檢索和對所有檔案分類（包括案卷和文獻）的檢索，所有的檢索均可以在全文檢索的基礎(chǔ)上實現(xiàn)。系統(tǒng)的檢索方式是靈活多樣的，一共提供了如下三種檢索方式：2

跨庫檢索：僅提供一種輸入框，實現(xiàn)跨庫檢索。尤其合用于已經(jīng)懂得某個關(guān)鍵字（詞），但不懂得屬于哪個檔案庫的哪個字段的狀況。2

簡樸檢索：針對某個庫查詢，系統(tǒng)提供簡樸的檢索視圖。一般來說可以滿足我們大多數(shù)的查詢，合用于一般顧客。2

高級檢索：針對某個庫查詢，每個顧客可以根據(jù)需要自己定義自己的檢索視圖。系統(tǒng)可以將這些檢索習(xí)慣保留下來，以便于顧客的下次檢索。合用于當(dāng)簡樸查詢中沒有我們所需要的查詢字段的狀況。（4）系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理子系統(tǒng)，重要負責(zé)整個檔案系統(tǒng)的配置和維護，進行某些系統(tǒng)參數(shù)和系統(tǒng)顧客的設(shè)置與管理，只有具有系統(tǒng)管理員權(quán)限的顧客才能進入操作。對系統(tǒng)某些配置的修改，會對已經(jīng)有數(shù)據(jù)導(dǎo)致一定的影響，因此，在更改系統(tǒng)配置和進行系統(tǒng)維護時要謹(jǐn)慎。系統(tǒng)管理子系統(tǒng)，詳細包括如下幾種子模塊：2

日志管理2

視圖管理2

屬性定制2

界面定制2

系統(tǒng)配置2

公文配置2

存儲管理2

檢索服務(wù)2

顧客管理（二）硬件模塊構(gòu)成與功能設(shè)計本期硬件系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)總體架構(gòu)示意圖（如下）光纖互換機：用于歸檔電子文獻的傳送與接受物理帶庫：用于存儲和備份歸檔電子文獻（2臺）磁盤陣列：用于存儲OA系統(tǒng)中生成和運轉(zhuǎn)的電子文獻高端服務(wù)器：用于電子文獻的監(jiān)控、采集、處理、檢索、公布（內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)各2臺）備份系統(tǒng)：用于電子文獻信息的自動備份。四、項目經(jīng)費預(yù)算：（初步估計約156萬元）序號產(chǎn)品名稱估價數(shù)量合計(RMB)含稅和運費備注1B24IBM24口光纖互換機，單臺實配8個8GbSFP模塊，8條5米光纖線￥52,3542￥104,7082TS3200IBMTS32OO物理帶庫，單臺實配20個800GB的磁帶，2個驅(qū)動器￥137,8032￥275,6063N6040IBMN6040NAS存儲，單臺配置22塊300GB硬盤，配置CIFS協(xié)議￥578,6771￥578,6774X3650M3配置2個4核2.13GHz(4MB三級緩存，最高支持800MHz內(nèi)存頻率，4.8GT/sQPI),4GB內(nèi)存，2個146GB熱插拔SAS硬盤,集成雙口千兆以太網(wǎng)。ServeRAIDM1015陣列卡，支持RAID0、1,可選RAID5。￥24,1502￥48,3005SymantecSymantec自動備份軟件（VeritasNetBackup6.0，含VMware、Linux、Windo