軟件公司文書管理制度資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。XX軟件股份有限公司文書管理制度第一章總則為確保公司的文書事務(wù)正常順利進(jìn)行,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,特制定本制度。本制度所指文書,包括以下內(nèi)容:高層決策文件以及對(duì)基層下達(dá)的文件會(huì)議文件、紀(jì)要與傳閱文件公司規(guī)定的各項(xiàng)基本制度業(yè)務(wù)工作往來公文、信件、傳真公司購(gòu)置的圖書、報(bào)刊、雜志全部文書歸公司所有并收藏,任何個(gè)人不得占有。必須嚴(yán)格保守公司文件的機(jī)密。凡公司重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等,一律以書面形式進(jìn)行。文件的起草、領(lǐng)取與寄送,原則上由公司行政部負(fù)責(zé)。文件的起草凡公司內(nèi)的公務(wù)文件,除有特殊規(guī)定外,一律依照本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外,也適用本制度。公務(wù)文件應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,一事一議,語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。文件的起草必須征得主管同意,而且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行。文件起草只是一個(gè)”文書化”的過程與結(jié)果。文件上應(yīng)有公司制發(fā)單位規(guī)定的編碼,還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號(hào)碼和年月日,以便處理。在文件有必要加蓋公司印章時(shí),須經(jīng)主管同意批準(zhǔn)后,去印章保管員處申請(qǐng)加蓋公司印章。公文印章加印在發(fā)文日期中間。制作文件的用紙,除特殊情況外,原則上采用A4規(guī)格。保密文件注明密級(jí)。附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。文件書寫需符合公文種類,使用規(guī)范格式,詳見附表1。第三章文件的簽發(fā)公司文件按類別分為公司經(jīng)營(yíng)管理類文件,財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)檔案類文件,組織人事檔案類文件,普通文件等。公司經(jīng)營(yíng)管理類文件(如公司股東會(huì)議文件、決策委員會(huì)文件、執(zhí)委員會(huì)文件、行政人事任免調(diào)整通知、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃書、合同書、公司制定的規(guī)章制度等)原則上由行政辦公室起草,公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審核簽發(fā)。公司類財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)檔案文件(如年度決算報(bào)告,軟件注冊(cè)證等業(yè)務(wù)用公文等)由財(cái)務(wù)部門起草,公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審核簽發(fā)。公司組織人事檔案類文件(如短期勞動(dòng)協(xié)議書、勞動(dòng)合同書、保密合同等)由行政辦公室起草,公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審核簽發(fā)。公司普通文件(如部門提案、會(huì)議紀(jì)要、通知、申請(qǐng)等)由各部門負(fù)責(zé)起草、辦公室審核編號(hào),部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。文件的署名按下列規(guī)定進(jìn)行:公司內(nèi)文件,一般往來文件只需主管署名;單純的上報(bào)文件,或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文件,只需部門署名;重要文件,按責(zé)任范圍由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。對(duì)外文件,如合同書、責(zé)任狀、回執(zhí)、公告等重要對(duì)外文件,一律署董事長(zhǎng)職務(wù)與姓名。如果是董事長(zhǎng)委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。文件經(jīng)審核、簽發(fā),由行政辦公室校對(duì)無誤后方能復(fù)印、蓋章。第四章文書的收發(fā)公司所有文書的收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括:文件、郵件、報(bào)刊、信件、傳真的發(fā)送、登記,以及特殊文件資料的遞送。文書由行政辦公室指定專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文書的要求報(bào)送給有關(guān)部門和人員,不得積壓遲誤,屬于急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。對(duì)于貴重物品、匯款、郵包,要進(jìn)行專門登記,并由個(gè)人簽字領(lǐng)取。收件登記表詳見附表2。寫明各部門或個(gè)人收啟的,如系公文應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。未經(jīng)登記的文書材料,不得先行使用、閱讀。第一節(jié)文件管理公司文件分為電子文檔和紙質(zhì)文稿兩種形式,按其重要性和機(jī)密程度,由行政辦公室確認(rèn)以一種或兩種形式發(fā)放,分類處理和歸檔,保存?zhèn)洳?。不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件屬于機(jī)密文件,核稿人應(yīng)注明”保密”字樣,并請(qǐng)示簽發(fā)人,確定報(bào)送范圍。機(jī)密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。普通文件無秘級(jí),可在公司員工層內(nèi)部流通,供員工參考。文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)專送或郵寄。送件人應(yīng)將文件名稱、報(bào)送日期、簽發(fā)部門(人)、接件人等事項(xiàng)登記在冊(cè)備查,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。機(jī)密文件應(yīng)由專人按核定的范圍報(bào)送。文件發(fā)放登記表見附表3。有必要在各部門傳閱的文件,必須附上”文件閱辦登記表”,按規(guī)定欄目填寫,并最終交還文件管理人。文件閱辦登記表見附表4。個(gè)人不得保存公司文件,借閱文件應(yīng)及時(shí)歸還,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件清理移交。對(duì)于公司領(lǐng)導(dǎo)做出指示的文件,行政辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。下發(fā)的與部門有關(guān)的文件,在處理意見上如果存在分歧,應(yīng)上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),由上級(jí)裁決。第二節(jié)圖書管理公司對(duì)所有購(gòu)置的圖書資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。凡公司內(nèi)各部門購(gòu)買的圖書,均需到行政辦公室登記編目,備案后方能允許借閱。員工購(gòu)買業(yè)務(wù)類應(yīng)用書籍需公司報(bào)銷的,應(yīng)遵循公司圖書管理的統(tǒng)一流程。購(gòu)書人須提出申請(qǐng),提供所購(gòu)書籍明細(xì)單,由部門經(jīng)理簽字;圖書管理員審核公司是否已有此類書籍;購(gòu)書人攜所購(gòu)書籍及發(fā)票到行政辦公室辦理入庫(kù)登記(內(nèi)容包括書名、價(jià)格、購(gòu)書人簽字);行政辦公室根據(jù)購(gòu)買圖書資料發(fā)票逐一登記、編號(hào)、加蓋公章。圖書借閱時(shí)限為1個(gè)月,借書人應(yīng)在期限內(nèi)及時(shí)歸還圖書;如需續(xù)借,到行政辦公室辦理續(xù)借手續(xù);圖書歸還時(shí)要完好無缺,如圖書有損壞則由借書人按損壞程度賠償;圖書為公司的公共財(cái)產(chǎn),不得據(jù)為己有。第五章文件的存檔與廢除公司經(jīng)營(yíng)管理類文件的存檔、編輯與廢除工作原則上由行政辦公室辦理。文件在結(jié)辦后3天內(nèi),交行政部專職人員歸存。文件的存檔應(yīng)按照文件的編號(hào)進(jìn)行分類編輯歸檔。按年度計(jì),年底將重要的、經(jīng)整理編號(hào)的文件按類別進(jìn)行匯總,裝訂成冊(cè),存入檔案。保存期限按下列規(guī)定確定:永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議及