第二章電子文件管理概述10/6/2023nwuhxr@第二章電子文件管理概述10/5/2023nwuhxr@gm1第一節(jié)電子文件管理的原則10/6/2023nwuhxr@第一節(jié)電子文件管理的原則10/5/2023nwuhxr@g2電子文件的出現(xiàn)是一場記錄革命，也引發(fā)了包括文件、檔案管理在內(nèi)的記錄管理的革命。這場革命反映在管理技術、方法、體制、原則、理念等各個層面，不同層面之間相輔相成，互相關聯(lián)，互相作用，其中任何一個方面的滯后都可能對管理目標的實現(xiàn)、管理系統(tǒng)的有效運轉帶來不良的影響。10/6/2023nwuhxr@電子文件的出現(xiàn)是一場記錄革命，也引發(fā)了包括文件、檔案管理在內(nèi)3電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點，在其管理活動中還應遵循以下特有的原則:10/6/2023nwuhxr@電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔4一、全程管理原則根據(jù)電子文件的特點和管理要求，必須建立一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理。全程管理是一種全面的管理全程管理是一種系統(tǒng)的管理，大文件全程管理是一種過程管理,是通過過程控制實現(xiàn)結果控制。

10/6/2023nwuhxr@一、全程管理原則根據(jù)電子文件的特點和管理要求，必須建立一個完5國際上的研究1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學和美國國防部在關于電子文件真實性的聯(lián)合研究項目中提出了電子文件全程管理的框架模式，認為應由以下措施構成電子文件的管理鏈條：（1）根據(jù)預先確定的標準格式和模板編輯文件；（2）根據(jù)文件的類型和用途，使用預先確定的方法認證文件；（3）根據(jù)一個人的資格及其權限，確定他接觸電子文件的權力；（4）在系統(tǒng)中嵌入“工作流程”，只向有關人員呈現(xiàn)有關文件；（5）使用磁卡、密碼和指紋識別等方式限制對某些技術的接觸；（6）在系統(tǒng)內(nèi)設計審計跟蹤功能，記錄對系統(tǒng)的任何接觸及其結果（如文件被修改、刪減和增添等）。這一模式在北美地區(qū)的電子文件管理實踐中得到了應用和完善。10/6/2023nwuhxr@國際上的研究1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學6二、前端控制原則加拿大檔案學者特里·庫克提出了“前端控制”原則。讓檔案工作者積極地介入文件的形成和保管過程，對文件的產(chǎn)生實行前端控制。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實現(xiàn)。10/6/2023nwuhxr@二、前端控制原則加拿大檔案學者特里·庫克提出了“前端控制”7二、前端控制原則實施前端控制的必要性第一，前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。加拿大不列顛哥倫比亞大學的露西安娜·杜蘭蒂教授認為：“如果形成者不從電子文件產(chǎn)生之時起就采取措施來保證它們的可靠性（包括內(nèi)容的可靠性和文件本身作為‘文件’的可靠性）的話，未來將沒有多少電子文件值得保留?！钡诙岸丝刂剖莾?yōu)化管理功能，提高管理效率的科學理念。10/6/2023nwuhxr@二、前端控制原則實施前端控制的必要性10/5/2023nw8二、前端控制原則由于電子文件的運動呈現(xiàn)出非線性特征，因此，前端控制表現(xiàn)在以下幾個方面：一是環(huán)節(jié)前置，將一些關鍵環(huán)節(jié)提前至文件生成之際。這是文件生成過程控制的非線性最顯著的表征。如：提前并實時歸檔；提前鑒定、鑒定與鑒別同步；提前著錄；二是環(huán)節(jié)后延。即著眼于全程管理，將需持續(xù)的環(huán)節(jié)向后延伸。原來只在某一個時間點上完成的特定環(huán)節(jié)在電子環(huán)境中可能需要在一個連續(xù)的時間段上持續(xù)完成直至跨越電子文件的整個生命周期。三是環(huán)節(jié)疊交。就系統(tǒng)而言，某些環(huán)節(jié)可能存在功能交叉或包含關系、時間重疊勤互相穿插現(xiàn)象。10/6/2023nwuhxr@二、前端控制原則由于電子文件的運動呈現(xiàn)出非線性特征，因此，9二、前端控制原則前端控制也引起了人們對檔案管理模式的思考。特里·庫克提出了“后保管模式”。中國人民大學的馮惠玲教授提出了檔案工作者要拓展職能，并稱其為“夾縫時代檔案職業(yè)的生存之策”。延長——實行全程化管理。推行文檔一體化全程管理，使文件、檔案工作由點而線；深入——提供智能化服務。提高信息管理、知識管理水平，提供智能信息服務，使文件、檔案管理由線而面；擴充——實施社會化戰(zhàn)略。開展社會化服務，使文件檔案信息服務由面而網(wǎng)。10/6/2023nwuhxr@二、前端控制原則前端控制也引起了人們對檔案管理模式的思考。10三、真實性保障原則電子文件的真實性是指文件內(nèi)容、結構和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致。真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎，是電子文件反映歷史面貌，構成社會價值，得以作為社會記憶長久保存的前提。10/6/2023nwuhxr@三、真實性保障原則電子文件的真實性是指文件內(nèi)容、結構和背景11三、真實性保障原則電子文件真實性的維護是檔案界面臨的難題，主要原因來自兩個方面：一是電子文件信息的易更改性；二是電子文件信息的軟硬件依賴性。10/6/2023nwuhxr@三、真實性保障原則電子文件真實性的維護是檔案界面臨的難題，12三、真實性保障原則我國國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，對保證電子文件的真實性提出了四條措施：第一，對電子文件的操作者進行可靠的身份識別、權限控制；第二，設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄操作實施的人員、時間、設備、項目、內(nèi)容等；第三，對具有憑證作用的電子文件逐頁加注可靠的防錯漏和防調(diào)換的標記；第四、對電子化的印記、簽章等采取防止非法使用的措施。10/6/2023nwuhxr@三、真實性保障原則我國國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中13三、真實性保障原則電子文件的真實性近年來引起了國際檔案界極大的關注，由三十幾個國家和地區(qū)的專家參與的“電子文件真實性的永久保管國際研究項目”（InterPARES）已經(jīng)取得了階段性進展。10/6/2023nwuhxr@三、真實性保障原則電子文件的真實性近年來引起了國際檔案界極14四、完整性保障原則電子文件的完整性包括兩個方面的含義：一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結構和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會記憶，因此，維護電子文件的完整性是文件、檔案工作人員的重要職責。10/6/2023nwuhxr@四、完整性保障原則電子文件的完整性包括兩個方面的含義：1015四、完整性保障原則為了確保每一份電子文件的完整性，應分析電子文件的構成要素，并根據(jù)分析結果，形成電子文件的元數(shù)據(jù)模型。InterPARES）的研究成果表明，電子文件的基本構成要素包括：載體（medium，承載信息、具有實體形態(tài)的介質）內(nèi)容（content，文件記載的信息）、物理和智能格式（physicalform＆intellectualform，合乎通訊要求的文件表示規(guī)則，物理格式指決定文件外觀的一組屬性，包括字體、插入符、顏色、語種、數(shù)字簽名、時間戳等；智能格式指表示文件生成活動、文件編制及管理背景的所有屬性，包括文件內(nèi)容的表示類型，如文本、圖形、圖像或混合形式，文件各部分內(nèi)容及其排列順序、注釋等）、活動（action，簽發(fā)文件的活動，即以文件為手段，創(chuàng)建、維護、改變、結束某項工作的行為）、人員（Persons，利用文件開展工作的實體）、檔案鏈（archivalbond，同一業(yè)務活動所形成的所有文件之間的聯(lián)系）、背景（context，文件產(chǎn)生的司法、行政、業(yè)務活動以及技術環(huán)境），電子文件的完整性是這些要素的有機結合。

10/6/2023nwuhxr@四、完整性保障原則為了確保每一份電子文件的完整性，應分析電16五、可讀性保障原則電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實性。加拿大電子文件專家露西安娜·杜蘭蒂教授認為：“過去十年產(chǎn)生的信息遠遠超過了人類歷史上任何一個時代。但具有諷刺意味的是，信息時代產(chǎn)生的絕大部分信息比任何時代都難以提供利用?！?0/6/2023nwuhxr@五、可讀性保障原則電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲、傳輸、17五、可讀性保障原則保證電子文件可讀性的措施應該貫穿于全部管理工作的始終。歸檔時應根據(jù)電子文件的類型和特點注明文件存儲格式、軟硬件環(huán)境、相關的數(shù)據(jù)及參數(shù)等。對電子文件的鑒定要從內(nèi)容和技術狀態(tài)兩個方面進行分析，可讀性檢測是技術分析的內(nèi)容之一，10/6/2023nwuhxr@五、可讀性保障原則保證電子文件可讀性的措施應該貫穿于全部管18第二節(jié)電子文件的管理模式

10/6/2023nwuhxr@第二節(jié)電子文件的管理模式

10/5/2023nwuhxr@19一、機構內(nèi)部電子文件的管理模式

由于業(yè)務范圍、電子文件種類、內(nèi)容的差異，不同機構電子文件的具體管理模式可能不盡相同，但各個機構都應該對以下兩方面的問題給予足夠的重視。（一）“雙套制”管理模式；（二）實行文件、檔案一體化管理；10/6/2023nwuhxr@一、機構內(nèi)部電子文件的管理模式

由于業(yè)務范圍、電子文件種類、20二、檔案館電子文件的管理模式對于失去現(xiàn)行效用的電子文件的保管模式問題，目前在國際檔案界尚未達成共識，加拿大哥倫比亞大學和美國匹茲堡大學提出了兩種具有代表性的管理方案，即由檔案館集中保管和由各機構分別保管。這兩種方案分別得到了一些國家學者和檔案管理機構在理論上和實踐上的支持。10/6/2023nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式對于失去現(xiàn)行效用的電子文件的保管21二、檔案館電子文件的管理模式（一）集中式保管模式哥倫比亞大學的方案與紙質文件的管理方案十分接近，認為電子文件的保管需要經(jīng)過兩個階段：第一階段，文件的生成機構使用文件，并通過一些方法（加工作程序和技術手段）來保護文件的可靠性和真實性；第二階段，文件生成者將失去現(xiàn)行使用價值的文件移交檔案館，由檔案館進行整理、編目和長期保管美國、加拿大、英國、北歐等一些國家原則上贊成這一方案。10/6/2023nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式（一）集中式保管模式10/5/222二、檔案館電子文件的管理模式（二）分布式保管模式匹茲堡大學的方案主張文件形成機構應該自始至終保管自己的電子文件，而不是將進入檔案階段的電子文件移交檔案館，檔案館對于非現(xiàn)行電子文件的保管進行指導和幫助，并具有一定的控制權。理由是：電子文件具有系統(tǒng)依賴性，技術和資源的有限性使得檔案館不可能保管所有機構的文件，特別是一些需要專門軟硬件才能閱讀的文件，主要的困難來自技術支持方面。實踐這種方案的典型是澳大利亞。10/6/2023nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式（二）分布式保管模式10/5/223二、檔案館電子文件的管理模式不管采用何種保管模式，檔案館都在總體上控制著電子文件資源，分布式保管并不是放任文件形成機構自由地保存電子文件，檔案館同樣要提出明確的要求，開展具體的指導。在這里，“保管”更多地包含“控制”的意思。10/6/2023nwuhxr@二、檔案館電子文件的管理模式不管采用何種保管模式，檔案館都在24三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）10/6/2023nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）10/5/25三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）2000年5月，經(jīng)國家檔案局批準，深圳市數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)正式立項。全國各地興起建設數(shù)字檔案館的高潮。隨后，青島（2003年8月20日）、浙江（2009年）等地的數(shù)字檔案館工程先后通過國家驗收。10/6/2023nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）2000年26三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字檔案館的主要功能1．電子文件信息的匯集功能數(shù)字檔案館首先應該是電子文件資源庫，為此，必須通過各種途徑收集、捕獲有價值的電子文件信息。如直接接收機構、組織和個人的具有檔案價值的電子文件，對傳統(tǒng)文件、檔案進行數(shù)字化轉換，與其他有關機構進行數(shù)字化信息的交換等。例如，數(shù)字檔案館可借助計算機通訊網(wǎng)絡對分布于各地的電子文件進行動態(tài)搜尋，對符合需要的電子文件及時進行網(wǎng)絡歸檔；對立檔單位的電子文件工作流程實施在線監(jiān)控，及時捕獲具有保存價值的電子文件，防止重要文件的流失；以網(wǎng)絡連接不同檔案機構的數(shù)字化館藏，實現(xiàn)各節(jié)點館藏資源的無縫鏈接或信息交換等。10/6/2023nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字27三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字檔案館的主要功能2．電子文件信息的管理功能數(shù)字檔案館是一個“有序的信息空間”，為此，必須對進入數(shù)字檔案館的信息進行合理整序。如通過專用軟件實現(xiàn)對電子文件信息的分類排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出、自動標引、信息組織等。此外，數(shù)字檔案館應能夠以文件形成者的職能和業(yè)務活動為依據(jù)自動鑒定和存儲所捕獲的電子文件，并確保其真實、完整、可讀、安全。10/6/2023nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字28三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字檔案館的主要功能3．電子文件信息的發(fā)布功能數(shù)字檔案館應具有多種查詢途徑、強大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱管理和調(diào)用控制功能。在檢索查詢方面，數(shù)字檔案館應能根據(jù)檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；能根據(jù)用戶需要設置目錄檢索、元數(shù)據(jù)檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索；能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印輸出等技術處理；能通過數(shù)據(jù)調(diào)度和數(shù)據(jù)集成等方式建立檢索機制，使利用者可以通過網(wǎng)絡對電子文件資源進行遠程查閱和調(diào)用（包括目錄、索引和全文）。10/6/2023nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（二）數(shù)字29三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的聯(lián)系與區(qū)別：數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的共同點:建設目標的上具有相似性；在工作原理上具有相同性；在采用技術上具有相關性；10/6/2023nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字30三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的聯(lián)系與區(qū)別：數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的差異：1.在信息資源方面數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館信息資源的信息特征不同；數(shù)字類型有明顯差異；信息資源來源和內(nèi)容有很大的葂2.在服務方面開放原則不同；服務對象不同；滿足用戶需求的范圍不同；10/6/2023nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字31三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的聯(lián)系與區(qū)別：數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的差異：3.在應用技術方面技術方面的差異：網(wǎng)絡安全技術方面，數(shù)字檔案館對真實性、完整性、保密性的要求較高。4.在管理方式方面數(shù)字檔案館采取局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、Internet三網(wǎng)布局模式；5.建設成本方面數(shù)字檔案館的建設成本高于數(shù)字圖書館。10/6/2023nwuhxr@三、數(shù)字檔案館（DigitalArchives）（三）數(shù)字32第三節(jié)電子文件管理的法規(guī)、制度與標準

10/6/2023nwuhxr@第三節(jié)電子文件管理的法規(guī)、制度與標準

10/5/2023n33一、電子文件管理的法律規(guī)范電子文件法律規(guī)范是由國家最高權力機關，按照一定的立法程序制定并依靠國家強制力保證實施的行為規(guī)范，表現(xiàn)形式一般是在有關法律文件中的禁止性條文、義務性條文、授權性條文等。由于電子文件及其管理尚處于不成熟期，各國有關電子文件的法律規(guī)范除了具有國家立法的權威性、強制性之外，目前還具有分散性、不配套性、間接性、模糊性等特點。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范電子文件法律規(guī)范是由國家最高權力機34一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性普通法系國家遵循傳聞證據(jù)和最佳證據(jù)的規(guī)則。依據(jù)傳聞證據(jù)規(guī)則，直接證人以外的人明示或默示的事實主張，以及在沒有證人作證的情況下，當事人向法院提交的書面材料的事實主張屬于傳來證據(jù)，不能被采納為證明其主張事實真實性的證據(jù)。依據(jù)最佳證據(jù)規(guī)則，只有文件的原件才能作為書證被法院采納。按照普通法系國家對傳聞證據(jù)和最佳證據(jù)的這一規(guī)定，電子文件被歸屬為傳聞證據(jù)，而傳聞證據(jù)通常是不予采納的。于是，普通法系國家通過傳聞證據(jù)和最佳證據(jù)的例外來承認電子文件的證據(jù)效力。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性1035一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性英國的《民事證據(jù)法》（1968年）規(guī)定，具備下列條件的計算機輸出的文件視作“第一手”傳聞證據(jù)可以采納：（1）來自使用者正常使用的計算機；（2）在數(shù)據(jù)輸入時計算機運行良好；（3）文件包含的信息是表述或來自輸入計算機的數(shù)據(jù)。此外，還要求與業(yè)務活動和使用文件有關的人向法院提供認定該文件材料創(chuàng)證明書、制成方式說明與軟件。1984年英國頒布的《警察刑事證據(jù)法》第19條第4款規(guī)定：“警察可根據(jù)計算機中的信息作為證據(jù)”。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性1036一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性1990年美國司法部發(fā)布了關于現(xiàn)有的證據(jù)法如何適用于電子文件的白皮書，該書討論了電子文件和最佳證據(jù)法則、傳聞證據(jù)法則之間的關系（聯(lián)邦商事文件法和UPA法案對此有專門定義），認為雖然“證據(jù)法對電子化歸檔和紙質歸檔的規(guī)定并無區(qū)別”，但在具體的司法規(guī)程中應該考慮到電子文件極易被復制和修改的特點。

10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性1037一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性2000年6月30，美國總統(tǒng)克林頓正式簽署了《全球及全國商業(yè)電子簽名法》，這是美國歷史上第一部聯(lián)邦級的電子簽名法，于2000年10月1日正式生效。這一法律的簽署，將極大地促進全美乃至全球電子商務的發(fā)展。此后，網(wǎng)上炒股、網(wǎng)上購物、政府網(wǎng)上采購等大宗交易都可以通過電子簽名迅速安全地完成，而不再需要傳統(tǒng)的紙筆簽名。在美國，為了促進電子商務的發(fā)展，許多州已經(jīng)通過了州法律，承認電子簽名的法律效力。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性1038一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性聯(lián)合國國際貿(mào)易委員會于1996年12月16日通過的《電子貿(mào)易示范法》規(guī)定，在滿足一定條件的前提下，司法機構不應以必須提供原件為由歧視數(shù)據(jù)電文。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性1039一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性大陸法系國家由于不存在傳聞證據(jù)規(guī)則，任何證據(jù)都可以被采用，但是目前各國法律中還沒有明確對電子文件做出規(guī)定。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性1040一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性我國1989年制定的《行政訴訟法》、1992年制定的《民事訴訟曲和1996年修改的測事訴訟法》都規(guī)定了視聽資料為證據(jù)種類的一種，并將計算機產(chǎn)生和存儲的數(shù)據(jù)和文件歸入此類證據(jù)中（也有學者認為，電子文件以其存儲的文字、圖像、聲音、程序等數(shù)字化信息來證明事情，歸入書證的范圍更合理一些，如1999年，我國新的《合同法》已將合同形式擴展到書面、口頭和其他3種形式，書面形式是指：“合同書信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等）可以有形的表現(xiàn)所在內(nèi)容的形式）。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性1041一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性2004年8月28日第十屆全國人民代表大會常務委員會第十一次會議通過了《中華人民共和國電子簽名法》，該法自2005年4月1日正式生效，對電子文件的法律證據(jù)做出進一步規(guī)定：第五條符合下列條件的數(shù)據(jù)電文，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：（一）能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用；（二）能夠可靠地保證自最終形成時起，內(nèi)容保持完整、未被更改。但是，在數(shù)據(jù)電文上增加背書以及數(shù)據(jù)交換、儲存和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響數(shù)據(jù)電文的完整性。第十四條可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（一）關于電子文件的法律證據(jù)性1042一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關于電子文件的安全問題從20世紀60年代開始，計算機安全與犯罪問題逐漸引起了人們的重視，各國政府在積極采用技術防范措施的同時，還相繼對此建立法律規(guī)范。電子文件的安全很大程度上是以計算機系統(tǒng)的安全為基礎的。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關于電子文件的安全問題10/43一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關于電子文件的安全問題美國從1965年起就關注這一問題，曾由總統(tǒng)行政辦公廳發(fā)布內(nèi)部通知，要求各政府部門采取措施保護計算機安全。1970年頒布了《金融秘密權利法》，對一般個人或法人利用銀行、保險業(yè)以及其他金融業(yè)的計算機所存儲的電子文件信息規(guī)定了必要的限制，禁止在一定時間內(nèi)把有關用戶的“消極信息”向第三者轉讓。各州針對計算機安全與犯罪都制定了相應的法律規(guī)范；至1984年10月，美國正式通過了《偽造存取手段以及計算機詐騙與濫用法》，成為專門針對計算機安全問題的聯(lián)邦立法。1996年2月8日，美國總統(tǒng)克林頓簽署通過了《電信法》，再次對計算機安全問題予以法律規(guī)范。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關于電子文件的安全問題10/44一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關于電子文件的安全問題英國有關計算機安全的立法，有1981年的《偽造文書及貨幣法》、1984年的《資料保護法》及1984年的《英國警察及刑事證據(jù)法》，前兩者為實體法，后者則系規(guī)定有關計算機犯罪中所存儲電子文件之扣押及其證據(jù)能力的程序法。瑞典在計算機安全立法和數(shù)據(jù)監(jiān)察方面起步較早。早在1973年就頒布了《數(shù)據(jù)法》，對電子數(shù)據(jù)的收集、處理、復制、存儲、傳輸、使用、修改、銷毀等都作出法律規(guī)定，這是世界上第一部保護計算機電子數(shù)據(jù)的法律，它的原則受到世界各國，尤其是歐洲國家的重視。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關于電子文件的安全問題10/45一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關于電子文件的安全問題我國于1994年2月18日由國務院發(fā)布《計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》，它與相關的法律加《著作權法人《保密法》、《標準化法》、《知識產(chǎn)權保護條例》?！缎谭ā罚ㄒ陨暇鶠楹喎Q，以下同）以及其他部門法形成了一個計算機信息系統(tǒng)安全保護法律體系。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（二）關于電子文件的安全問題10/46一、電子文件管理的法律規(guī)范（三）關于電子文件中的隱私權問題隱私權法是規(guī)定政府機關對個人信息的收集、利用和傳播必須遵守的規(guī)則的法律，旨在制止政府機關濫用個人信息，侵犯個人的隱私權。隨著計算機應用的普及，政府機關的計算機中存儲了大量個人信息，每一個人不同方面的數(shù)據(jù)分別存儲在不同機關的數(shù)據(jù)庫中。如果把各個機關的信息相互匹配，就相當于在全國范圍內(nèi)建立了許多個人信息資料庫。網(wǎng)絡化程度的提高，使得政府機關可以方便地獲取存儲于不同電腦中的個人信息，并進行相互比較和匹配，從而得到個人的全部數(shù)據(jù)，這樣便侵犯了個人的隱私權。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（三）關于電子文件中的隱私權問題147一、電子文件管理的法律規(guī)范（三）關于電子文件中的隱私權問題美國在1988年制定了《計算機匹配和隱私權保護法》，規(guī)定了政府機關對個人信息進行計算機匹配所必須遵守的程序，以保護個人的隱私權，同時也兼顧政府機關對個人信息進行計算機匹配的需要。該法并入了1974年的隱私權法，成為隱私權法的組成部分。美國關于隱私權制定了多項法規(guī)，1968年美國國會通過一項保護電子通信隱私的擴展法案，最初主要是針對電話竊聽，1986年擴展到保護電子通信隱私。1998年，美國國會正式通過《電子通信隱私法案》，對電子通信中的隱私權加以全面限定。一些歐洲國家，如奧地利、丹麥、德國、挪威、法國、瑞典等國已經(jīng)建立了綜合性的保密法律，以保護在自動化系統(tǒng)中存儲的個人數(shù)據(jù)。目前我國對于隱私權的保護應該說還不是很完善，并沒有一個獨立的隱私權保護法。因此，對于電子文件中的隱私權問題一般還是要參照《刑法》、《民法》、行政法》等其他部門法中的一些規(guī)定。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（三）關于電子文件中的隱私權問題148一、電子文件管理的法律規(guī)范（四）知識產(chǎn)權現(xiàn)代信息技術的發(fā)展和廣泛應用拓展了信息資源共享的范圍，卻帶來了有關知識產(chǎn)權方面的問題。為了規(guī)范社會信息活動，保證一切信息活動正常開展而不致侵擾國家、團體、個人的利益，發(fā)達國家研究和制定了一系列的信息法規(guī)，包括專利法、商標法、版權法等。一般而言，在建立了版權保護制度的國家，被輸入計算機并存儲起來的信息中的相當一部分來源于已享有版權的作品。此外，一些工業(yè)、商業(yè)電子文件（如市場行情、金融、顧客等方面的信息），不同企業(yè)掌握和分析后是要對其他企業(yè)保密的。輸入到計算機中的國家檔案及個人檔案，一般也要保密。它們都會受到知識產(chǎn)權法或商業(yè)秘密法的保護。就我國來說，雖然把計算機存儲的信息（電子文件）作為一種財產(chǎn)權來保護的問題還不突出，但調(diào)整信息的收集，限制收集手段和保護被收集對象等問題，正日益引起人們的關注。10/6/2023nwuhxr@一、電子文件管理的法律規(guī)范（四）知識產(chǎn)權10/5/2023n49二、電子文件制度電子文件制度是指國家為管理電子文件和電子文件工作所制定、批準并實施的，人們在從事電子文件工作中必須遵守的政策、指南、規(guī)定、程序、準則、方法的總稱。10/6/2023nwuhxr@二、電子文件制度電子文件制度是指國家為管理電子文件和電子文件50二、電子文件制度電子文件制度和法律規(guī)范是兩個不同的概念，前者主要是由國家各級行政機關制定和發(fā)布的行為準則，后者是國家意志在電子文件領域中的表現(xiàn)，在我國是由全國人民代表大會及其常務委員會依據(jù)國家的立法程序制定的行為規(guī)范。兩者既有內(nèi)在聯(lián)系，也存在一定的區(qū)別和差異，主要表現(xiàn)為以下幾方面：形成者的差異。電子文件法律規(guī)范是國家最高權力機關制定的，是國家法律體系的一部分，體現(xiàn)著統(tǒng)治階級的根本意志。電子文件制度的形成者則是多種多樣的，可以由中共中央、國務院制定或批準，也可以由國家有關主管機關，中央各部、委、辦、局，地方各級人民政府及其有關主管機關擬定和制發(fā)。電子文件制度的制發(fā)主體不同，決定了其約束力和適用范圍的不同。10/6/2023nwuhxr@二、電子文件制度電子文件制度和法律規(guī)范是兩個不同的概念，前者51二、電子文件制度（一）綜合性電子文件管理制度1992年召開的國際檔案大會上成立了專門的電子文件委員會（ICA／CER：CommitteeonElectronicRecords），該委員會在四年的時間里出了三本管理規(guī)范性的出版物，它們分別是《電子文件規(guī)劃：1994/95調(diào)查報告》、《電子文件：文獻評述》和《電子文件管理指南》。

10/6/2023nwuhxr@二、電子文件制度（一）綜合性電子文件管理制度10/5/20252二、電子文件制度（一）綜合性電子文件管理制度1996年9月，我國成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領導小組，并組織多方力量共同對電子文件歸檔及電子檔案管理進行研究，編寫了《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》2003年7月23日，國家檔案局正式發(fā)布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國檔案檔案局2003.7.23）10/6/2023nwuhxr@二、電子文件制度（一）綜合性電子文件管理制度10/5/20253二、電子文件制度（二）專項電子文件管理制度專項電子文件管理制度是依照有關的法律法規(guī)和綜合性電子文件管理制度的精神，針對電子文件及其管理的某一方面內(nèi)容而制定的制度。這類制度主要涉及電子文件的管理程序、方法、技術等，內(nèi)容一般比較具體、詳細，且具有可操作性，如針對電子文件管理的工作環(huán)節(jié)，相應地制定電子文件歸檔制度、長期存取制度、鑒定制度、利用制度等。這類制度的制定和配套對于提高電子文件管理規(guī)范化程度是十分有效的。10/6/2023nwuhxr@二、電子文件制度（二）專項電子文件管理制度10/5/202354二、電子文件制度（二）專項電子文件管理制度在這些具體制度中，電子文件的長期存取制度可以說是世界各國普遍關注的領域。怎樣才能保證電子文件的長期存取，以避免數(shù)字時代人類記憶的丟失，是當今國際檔案界研究的重點課題。1991年北歐聯(lián)合體各國家檔案館聯(lián)合組建工作組，著手研究電子文件的長期存取與信息保護問題，對軟件的轉換、數(shù)據(jù)庫文件的可用性及電子文件載體的長期存取等問題進行了專題研究。1997年大型研究報告《電子文件保護與存取》由五個北歐國家（瑞士、挪威。丹麥、芬蘭及冰島）的國家檔案館共同出版。這一報告中提出了一些具體的管理要求和技術要求，被北歐五國檔案機構視為可資遵循的指南性文件。10/6/2023nwuhxr@二、電子文件制度（二）專項電子文件管理制度10/5/202355二、電子文件制度（二）專項電子文件管理制度1995年12月澳大利亞國家信息保護辦公室召開了數(shù)字信息保護的研討會，修改了長期存取與保護澳大利亞數(shù)字信息的原則。1996年，澳大利亞國家圖書館制定了《澳大利亞數(shù)字載體長期存取與保護的原則》澳大利亞還制定了《澳大利亞數(shù)字文件管理策則》，規(guī)定擁有數(shù)字文件的部門應對數(shù)字文件的長期存取負有主要責任。10/6/2023nwuhxr@二、電子文件制度（二）專項電子文件管理制度10/5/202356二、電子文件制度（二）專項電子文件管理制度1994年底，美國保護與存取委員會（CPA：CommissiononPreservation＆Access）與研究圖書館小組（RLG：ResearchLibrariesGroup）共同組建了一個數(shù)字信息檔案化特別工作組負責調(diào)研與推薦能確保數(shù)字檔案長期存取的方法。1996年，該工作組完成了關于《數(shù)字檔案長期存取與保護的總結報告》，總結并討論了確保數(shù)字文件長期存取必須解決的關鍵問題，如機構、法律、經(jīng)濟與技術更新等問題，并以列表方式對每一個問題提出了解決的對策與措施。10/6/2023nwuhxr@二、電子文件制度（二）專項電子文件管理制度10/5/202357二、電子文件制度（二）專項電子文件管理制度2000月4月，新加坡國家檔案館制定了《電子郵件類公文歸檔程序與規(guī)則》，后來又制定了《政府電子文件的保管與處置》辦法，對政府電子文件的定義，電子文件的鑒定和期限，政府電子文件移交國家檔案館、沒有永久保存價值的電子文件的暫存和處置，電子檔案的開放和利用等作出了明確規(guī)定。10/6/2023nwuhxr@二、電子文件制度（二）專項電子文件管理制度10/5/202358三、電子文件標準根據(jù)國際標準化組織，1983年7月發(fā)布的ISO第二號指南第四版規(guī)定，所謂標準是“由有關各方根據(jù)科學技術成就與先進經(jīng)驗，共同合作起起草，一致或基本上同意的技術規(guī)范或其他公開文件，其目的在于促進最佳的公共利益，并由標準化團體批準”。我國在國家公布的《標準化基本術語》國家標準中將標準規(guī)范為：“對重復性事物和所做的統(tǒng)一規(guī)定。它以科學、技術和實踐的綜合成果為基礎，經(jīng)有關方面協(xié)商一致，由主管機關批準，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據(jù)?！备鶕?jù)這些指導性的規(guī)定，檔案工作標準定義為：“以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱；它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據(jù)?！?0/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準根據(jù)國際標準化組織，1983年7月發(fā)布的IS59三、電子文件標準就本質而言，檔案工作標準是一種“統(tǒng)一規(guī)定”，是各有關方面需要“共同遵守的行行為準則和依據(jù)，與檔案工作法規(guī)相比，它們之間既有共同點，也有一定的區(qū)別。其相同之處在于：它們都是由國家權威機構發(fā)布的，均是檔案事業(yè)建設中各有關方面需要共同遵守的行為準則，強制性標準與法規(guī)一樣，也需要借助國家的強制力來保證其實施。有時我們將標準與法規(guī)、制度統(tǒng)稱為“規(guī)范”。但檔案工作標準和法規(guī)在產(chǎn)生的基礎、性質、強制力、內(nèi)容等方面，是有所不同的。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準就本質而言，檔案工作標準是一種“統(tǒng)一規(guī)定”，60三、電子文件標準檔案工作標準是以科學、技術以及普遍性的檔案工作經(jīng)驗的綜合成果為基礎，在有關各方面協(xié)商一致的前提下制定并實施；檔案法規(guī)卻往往是統(tǒng)治階級利益的反映，并以確認、保護和發(fā)展對統(tǒng)治階級有利的社會關系和秩序等為目的。檔案工作標準依據(jù)《標準化法》的規(guī)定精神，大多數(shù)是推薦性標準，這類標準是國家鼓勵自愿采用的具有指導作用的行為準則；而檔案法規(guī)在法定范圍內(nèi)是強制執(zhí)行的行為規(guī)范。檔案工作標準的主要對象與內(nèi)容側重于業(yè)務性、技術性領域，是注重操作性、技術性行為的統(tǒng)一規(guī)范，檔案法規(guī)的對象與內(nèi)容則側重較宏觀的方面，原則性和穩(wěn)定性較強。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準檔案工作標準是以科學、技術以及普遍性的檔案工61三、電子文件標準檔案工作標準和標準化，是檔案管理的重要手段之一，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提和基礎。在信息社會中，由于社會文化和經(jīng)濟建設的調(diào)整發(fā)展，人們對標準和標準化要求越來越迫切。世界各國政府和有關國際組織對標準和標準化工作，也因為其巨大的經(jīng)濟利益和社會利益的內(nèi)在驅動，而越益重視。檔案事業(yè)作為人類各項社會建設活動的有機組成部分，必須選擇標準化的發(fā)展道路，這也是社會發(fā)展對檔案工作的基本要求。隨著電子文件的大量涌現(xiàn)，電子文件工作標準化也提上了議事日程，成為中外檔案工作者普遍關注的一個問題。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準檔案工作標準和標準化，是檔案管理的重要手段之62三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制美國著名電子文件研究專家戴維·比爾曼認為對于檔案工作者而言，只有在明確文件保管系統(tǒng)功能需求的基礎上，才會知道什么標準對于電子文件是最重要，最有影響力的。

美國檔案界從保障電子文件證據(jù)效力的角度出發(fā)，認為檔案工作者應該掌握數(shù)據(jù)之間的交換標準、數(shù)據(jù)結構信息的標準以及數(shù)據(jù)背景信息的標準。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制163三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制數(shù)據(jù)交換標準有文本文件的《美國信息交換標準編碼》（ASCII），圖像文件的《聯(lián)合圖像專家組規(guī)范》（MPEG），音頻文件的調(diào)頻標準或光盤標準，視頻文件的《美國電視和視頻標準》（VHS／NISC）、《國際電子數(shù)據(jù)交換標準》（EDI）等。背景信息的標準涉及《信息資源目錄系統(tǒng)》（IRDS）、通用命令語言（CCL）或結構化查詢語言（SQL）。至于電子文件的數(shù)據(jù)結構信息標準制定和實施工作尚未展開，組件環(huán)境下文件稿本的顯示標準、超媒體環(huán)境中文件鏈接顯示標準、不同格式文本文件的邏輯構成顯示標準等中其中的關鍵標準，最初為出版業(yè)制定的《標準通用結構置標語言》（SGML）也是其中十分重要的結構數(shù)據(jù)標準。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制164三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制近幾年由ISO（檔案/文件管理分技術委員會(ISOTC46/SC11)）制訂了一系列的關于電子文件管理方面的標準：文件管理標準(ISO15489:2001)開放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)(ISO14721:2003)描述文件管理需求標準指南(ISO22310:2005)文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)則(ISO-23081-1:2006)電子文件長久保存格式標準PDF/A(ISO19005－1：2005）10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制165三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制該標準編號為ISO15489，由國際標準化組織的信

息與文獻技術委員會ISO/TC46下設的檔案,文件管

理分委員會起草。該標準于2001年9月作為國際標準正式發(fā)布。該標準由兩部分組成：通用原則ISO15489—1和技術報告ISO15489—2。ISO15489—1是對文件最優(yōu)化管理的原則和要求的描述，可以為所有國家所接受；ISO15489—2則是文件管理原則的應用指南，它列出了符合該標準的可供選擇的最優(yōu)化文件管理程序和管理方法，各個國家和機構可以根據(jù)實際情況有針對性地選用。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制166三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會于1999年提出開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OpenArchivalInformationSystem,OAIS）。OAIS參考模型成為數(shù)字檔案系統(tǒng)普遍遵從的標準規(guī)范，來自圖書館、檔案館、科學數(shù)據(jù)、文化傳承等領域的相關項目和系統(tǒng)都紛紛以其為準，進行系統(tǒng)的規(guī)劃和設計。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制167三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制PROV（PublicRecordOfficeVictoria）,維多利亞省的檔案管理機構。2003年7月，制定了

VERS(VictorianElectronicRecordsStrategy)標準第二版本，成為現(xiàn)在全球檔案管理的事實標準。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準(一)國際檔案界對于電子文件管理標準的研制168三、電子文件標準VERS標準電子記錄管理建議9VERS介紹標準1電子記錄保留的系統(tǒng)要求建議10電子記錄保留的系統(tǒng)要求標準2VERS元數(shù)據(jù)標準建議11VERS元數(shù)據(jù)標準標準3VERS標準電子記錄格式建議12VERS電子記錄格式標準4VERS長期保存格式建議13VERS長期保存格式標準5電子記錄輸出格式建議14電子記錄輸出格式VERS(VictorianElectronicRecordsStrategy)2003年7月，第二版本10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準VERS標準電子記錄管理建議9標準1建議169三、電子文件標準VERS標準介紹基于XML主要內(nèi)容簽名證書元數(shù)據(jù)Base64編碼的文件定義了VEO中可以包含的文件格式TEXTPDFTIFFJPEGJPEG-2000MPEG-410/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準VERS標準介紹10/5/2023nwuhx70三、電子文件標準（二）我國電子文件標準的種類和主要內(nèi)容從標準的內(nèi)容分，目前我國已經(jīng)頒布并執(zhí)行的有關電子文件管理的標準大致有三類：一是電子信息管理共用的標準如（信息交換用的七位編碼字符集）（GB/T1988—1980）、《信息交換用漢字編碼字符集·基本集》（GB/T2312—1980）、《數(shù)據(jù)元和交換格式·信息交換·日期和時間的表示法》（GB／T7408——1994）等。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準（二）我國電子文件標準的種類和主要內(nèi)容10/71三、電子文件標準（二）我國電子文件標準的種類和主要內(nèi)容從標準的內(nèi)容分，目前我國已經(jīng)頒布并執(zhí)行的有關電子文件管理的標準大致有三類：二是目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準，如：《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18——1999）《檔案分類標引規(guī)則》（GB/T15418一94）《檔案主題標引規(guī)則》（DA／T1999）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22－－2000）這些標準對于電子文件的管理具有不完全適用性，在時機成熟時最好能根據(jù)電子文件的特點加以修訂，形成專門的電子文件管理標準。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準（二）我國電子文件標準的種類和主要內(nèi)容10/72三、電子文件標準（二）我國電子文件標準的種類和主要內(nèi)容從標準的內(nèi)容分，目前我國已經(jīng)頒布并執(zhí)行的有關電子文件管理的標準大致有三類：三是電子文件管理特有的標準10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準（二）我國電子文件標準的種類和主要內(nèi)容10/73三、電子文件標準我國先后制定了以下電子文件管理標準：

《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15—1995）《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求·第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T17678．l—1999）《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求·第二部分：光盤信息組織結構》（GB/T17678.2—1999）《CAD電子文件光盤存儲系統(tǒng)的一致性測試》（GB/T17679—1999）《CAD電子文件管理》（GB/T17825．1一10—1999）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-20022002.12.42003年5月1日實施)《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32—2005）（2005－04－30發(fā)布2005－09－01實施）《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T31—2005）（2005－04－30發(fā)布2005－09－01實施）《中國檔案機讀目錄格式》（GB/T-20163—2006）（2006年10月1日實施）10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準我國先后制定了以下電子文件管理標準：10/74三、電子文件標準關于電子文件管理標準的構成及其標準化建設的思考電子文件管理標準的構成計算機及信息技術的發(fā)展和使用由一系列嚴密的電子文件技術標準作支撐，它包括電子文件代碼生成、存儲、讀取的格式標準、網(wǎng)絡傳輸協(xié)議標準、檢索語言標準等。我們應當分析電子文件工作標準的構成，建立和完善電子文件工作的標準體系。根據(jù)電子文件管理的實際，電子文件工作的標準大體包括以下內(nèi)容：1.有關電子文件信息的標準，如電子文件的形成標準，電子文件存儲、交換標準。這方面的標準不僅關系到電子文件信息的傳輸和集中保管，更關系到電子文件本身結構的維護、背景信息和元數(shù)據(jù)的采集和著錄。2.有關電子文件管理業(yè)務方面的標準，如電子文件的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計標準、著錄標準、標引語言與標引規(guī)則標準、保管和保護標準等。3.有關電子文件工作技術和設備方面的標準，如計算機數(shù)據(jù)庫設計標準、磁帶交換格式標準、計算機硬件設備、縮微復制設備、視聽設備標準等。4.其他方面的標準，如電子文件術語和電子文件管理的組織標準。電子文件管理的組織標準是用以組織檔案機構活動的依據(jù)，它可以使電子文件管理工作的組織活動成為協(xié)調(diào)內(nèi)外關系，實現(xiàn)管理科學化的一種手段。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準關于電子文件管理標準的構成及其標準化建設的思75三、電子文件標準關于電子文件管理標準的構成及其標準化建設的思考電子文件管理標準化建設的思考電子文件管理標準化建設將是一個漫長的過程，在這一過程中，我們應注意以下問題：分清輕重緩急，及時制定電子文件管理中急需的標準。與整個檔案工作的標準相銜接。采用國際標準。追蹤高科技的發(fā)展，適時制定和修訂標準。與相關行業(yè)的工作標準相銜接。10/6/2023nwuhxr@三、電子文件標準關于電子文件管理標準的構成及其標準化建設的思76本章思考題1.為什么要對電子文件實行全程管理？電子文件的全程管理從哪些方面體現(xiàn)？2.電子文件的真實性指的是什么？如何保護電子文件的真實性？3.真實性和完整性的區(qū)別是什么？4.電子文件為什么具有法律證據(jù)價值？電子文件的法律證據(jù)價值體現(xiàn)在哪些方面？5.數(shù)字檔案館和數(shù)字圖書館的區(qū)別在哪里？10/6/2023nwuhxr@本章思考題1.為什么要對電子文件實行全程管理？電子文件的全程77數(shù)字檔案館（一）概念在檔案學術刊物上目前主要有以下三種描述：第一種是從純技術的角度來認識數(shù)字檔案館的，認為數(shù)字檔案館是指“用二進制編碼的數(shù)字方式存儲、處理檔案信息內(nèi)容，應用計算機、通訊和多媒體技術，提供電子網(wǎng)絡檢索和服務的檔案網(wǎng)絡信息系統(tǒng)”。10/6/2023nwuhxr@數(shù)字檔案館（一）概念10/5/2023nwuhxr@gmai78數(shù)字檔案館（一）概念在檔案學術刊物上目前主要有以下三種描述：第二種是從檔案館發(fā)展階段的角度來認識數(shù)字檔案館的，認為數(shù)字檔案