Word版本，下載可自由編輯物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制程序物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄控制程序

1.0目的：

為規(guī)范質(zhì)量記錄的控制與管理，確保質(zhì)量記錄的完整、有效、清晰，以便為管理體系的有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)。

2.0適用范圍

本公司各類(lèi)質(zhì)量記錄的管理。

3.0職責(zé)：

3.1綜合管理部負(fù)責(zé)公司質(zhì)量記錄的統(tǒng)一管理和控制。

3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)質(zhì)量記錄的控制。

4.0程序：

4.1質(zhì)量記錄的分類(lèi)。

4.1.1管理體系實(shí)施方面的記錄，包括有：

內(nèi)部管理體系審核記錄;合同評(píng)審的記錄;材料、服務(wù)、工程等分包方檔案;設(shè)備管理記錄;測(cè)量器具的檢定記錄;糾正與預(yù)防措施記錄;客戶投訴處理記錄;員工培訓(xùn)記錄;質(zhì)量策劃記錄等。

4.1.2管理服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)證方面的記錄，包括有：

管理評(píng)審記錄;進(jìn)貨物資驗(yàn)證記錄;服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)記錄;服務(wù)的標(biāo)識(shí)和可追溯性記錄。

4.2程序：

1、使用鋼筆或黑水筆填寫(xiě);

2、填寫(xiě)工整、清晰;

3、按欄目填寫(xiě)，若某項(xiàng)不必填寫(xiě)，應(yīng)劃-號(hào);

4、填寫(xiě)人簽名，并標(biāo)明填寫(xiě)日期，必要時(shí)標(biāo)明填寫(xiě)時(shí)間;

5、質(zhì)量記錄存放地點(diǎn)的干燥、清潔、安全，防止質(zhì)量記錄被污損、遺失。

1、經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，本公司人員可以借閱存檔的質(zhì)量記錄。

2、質(zhì)量記錄的借閱期一般以三天為限，文件保管人員辦理借閱手續(xù)并監(jiān)督借閱人員歸還。文件歸還時(shí)，確保完整無(wú)缺。

超過(guò)有效保存期的質(zhì)量記錄，由文件保管人員向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)過(guò)期情況，記錄類(lèi)別、名稱(chēng)、日期、數(shù)量并進(jìn)行適當(dāng)處理。

5.0支持性工具

.-物業(yè)經(jīng)理人

《質(zhì)量記錄目錄》

編制：審核：批準(zhǔn)：日期：

篇2：某物業(yè)質(zhì)量記錄控制程序

某物業(yè)質(zhì)量記錄控制程序

1.0目的

為了通過(guò)對(duì)與物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量和質(zhì)量體系運(yùn)行相關(guān)的質(zhì)量記錄的編目、標(biāo)識(shí)、收集、歸檔、借閱、貯存、保管和處理的控制，達(dá)到提供客觀證據(jù)的目的。必要時(shí)實(shí)施追溯，為采取糾正措施提供依據(jù),特制定本程序。

2.0適用范圍

本程序適用于對(duì)物業(yè)管理服務(wù)和質(zhì)量體系運(yùn)行相關(guān)的質(zhì)量記錄的管理。

3.0職責(zé)

3.1綜合管理部負(fù)責(zé)編寫(xiě)并組織實(shí)施《質(zhì)量記錄控制程序》。

3.2各部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)相關(guān)的質(zhì)量記錄的管理。

4.0程序要點(diǎn)

4.1質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)和編目

4.1.1質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)采用名稱(chēng)及編號(hào)方式。

4.1.2質(zhì)量記錄表格采取如下編號(hào)方式予以標(biāo)識(shí)：

ZHL----

縮寫(xiě)總編號(hào)記錄序號(hào)

4.1.3歸檔序號(hào)：該質(zhì)量記錄按時(shí)間排列順序號(hào)，由質(zhì)量記錄保管人員按《質(zhì)量記錄一覽表》中規(guī)定的“歸檔時(shí)限”在歸檔時(shí)給出。

4.1.5綜合管理部負(fù)責(zé)編制《質(zhì)量記錄清單》，對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行總體控制。

4.1.6《質(zhì)量記錄清單》包括以下內(nèi)容：

質(zhì)量記錄名稱(chēng)。記錄編號(hào)、填寫(xiě)部門(mén)、一式幾份、送達(dá)部門(mén)。歸檔時(shí)限和保存期。

4.2質(zhì)量記錄的收集、歸檔時(shí)限、貯存及保管

4.2.1質(zhì)量記錄由最終送達(dá)部門(mén)定期收集，按《質(zhì)量記錄清單》上規(guī)定的歸檔時(shí)限、保存期裝訂成冊(cè)并保管。

4.2.2各部門(mén)、管理處在接收質(zhì)量記錄表格時(shí)，應(yīng)檢查質(zhì)量記錄項(xiàng)目填寫(xiě)是否齊全、有無(wú)簽名，確保所收集質(zhì)量記錄有效。

4.2.3各部門(mén)、管理處應(yīng)將質(zhì)量記錄保存在公司指定的文件柜中或其它適宜的地方，確保在保存期內(nèi)不會(huì)丟失、損壞及變質(zhì)。

4.3質(zhì)量記錄的查閱、歸檔、保存期及過(guò)期處理

4.3.1綜合管理部文件管理員負(fù)責(zé)將各部門(mén)《質(zhì)量記錄清單》收集管理，并負(fù)責(zé)檢查質(zhì)量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定要求，確保質(zhì)量記錄按時(shí)歸檔，方便存取和檢索。

4.3.2對(duì)于已填寫(xiě)完成的質(zhì)量記錄表格，每季度由各職能部門(mén)、管理處進(jìn)行歸檔收集，并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄歸檔清單》。質(zhì)量記錄由各部門(mén)、管理處自行保管。將《質(zhì)量記錄歸檔清單》報(bào)送綜合管理部備案。

4.3.3當(dāng)業(yè)主(客戶)需要查閱時(shí)，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意后方可查閱。

4.3.4綜合管理部文件管理員可根據(jù)各部門(mén)、各管理處實(shí)際情況，在征得總經(jīng)理批準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，確定每種質(zhì)量記錄的歸檔時(shí)限、保存期限，并列入《質(zhì)量記錄清單》中。

4.3.5對(duì)于超過(guò)保存期限的質(zhì)量記錄，由各職能部門(mén)、各管理處提出，并填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)表》，報(bào)總經(jīng)理審批后，由各相關(guān)部門(mén)指定專(zhuān)人銷(xiāo)毀。

4.4質(zhì)量記錄表格的增加、更改

4.4.1根據(jù)公司實(shí)際工作的需要和變化，可以增加新的質(zhì)量記錄表格或?qū)σ巡荒軡M足要求的質(zhì)量記錄表格予以更改，由使用部門(mén)提出增加、更改申請(qǐng)，填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)表》，具體執(zhí)行《文件控制程序》。

4.4.2綜合管理部文件管理員在收到增減或更改的記錄表格后，應(yīng)更改《質(zhì)量記錄清單》，并與更改后的新的《質(zhì)量記錄清單》一起發(fā)給各部門(mén)、各管理處文件的管理人員，同時(shí)收回作廢的《質(zhì)量記錄清單》和相關(guān)的質(zhì)量記錄表格并銷(xiāo)毀。

5.0相關(guān)支持性文件

《文件控制程序》CHW7-1

6.0相關(guān)記錄

《文件更改審批表》sw-JL-G-103

篇3：SC物業(yè)程序文件：質(zhì)量記錄控制程序

SC物業(yè)程序文件：質(zhì)量記錄控制程序

1.0目的

為了通過(guò)對(duì)與物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量和質(zhì)量體系運(yùn)行相關(guān)的質(zhì)量記錄的編目、標(biāo)識(shí)、收集、歸檔、借閱、貯存、保管和處理的控制，達(dá)到提供客觀證據(jù)的目的。必要時(shí)實(shí)施追溯，為采取糾正措施提供依據(jù),特制定本程序。

2.0適用范圍

本程序適用于對(duì)物業(yè)管理服務(wù)和質(zhì)量體系運(yùn)行相關(guān)的質(zhì)量記錄的管理。

3.0職責(zé)

3.1品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)編寫(xiě)并組織實(shí)施《質(zhì)量記錄控制程序》。

3.2各部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)相關(guān)的質(zhì)量記錄的管理。

4.0程序要點(diǎn)

4.1質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)和編目

4.1.1質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)采用名稱(chēng)及編號(hào)方式。

4.1.2歸檔序號(hào)：該質(zhì)量記錄按時(shí)間排列順序號(hào)，由質(zhì)量記錄保管人員按《質(zhì)量記錄清單》中規(guī)定的“歸檔時(shí)限”在歸檔時(shí)給出。

4.1.3品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)編制《質(zhì)量記錄清單》，對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行總體控制。

4.1.4《質(zhì)量記錄清單》包括以下內(nèi)容：

質(zhì)量記錄名稱(chēng)。記錄編號(hào)、填寫(xiě)部門(mén)、一式幾份、送達(dá)部門(mén)。歸檔時(shí)限和保存期。

4.2質(zhì)量記錄的收集、歸檔時(shí)限、貯存及保管

4.2.1質(zhì)量記錄由最終送達(dá)部門(mén)定期收集，按《質(zhì)量記錄清單》上規(guī)定的歸檔時(shí)限、保存期裝訂成冊(cè)并保管。

4.2.2各部門(mén)、管理中心在接收質(zhì)量記錄表格時(shí)，應(yīng)檢查質(zhì)量記錄項(xiàng)目填寫(xiě)是否齊全、有無(wú)簽名，確保所收集質(zhì)量記錄有效。

4.2.3各部門(mén)、管理中心應(yīng)將質(zhì)量記錄保存在公司指定的文件柜中或其它適宜的地方，確保在保存期內(nèi)不會(huì)丟失、損壞及變質(zhì)。

4.3質(zhì)量記錄的查閱、歸檔、保存期及過(guò)期處理

4.3.1品質(zhì)管理部文件管理員負(fù)責(zé)將各部門(mén)《質(zhì)量記錄清單》收集管理，并負(fù)責(zé)檢查質(zhì)量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定要求，確保質(zhì)量記錄按時(shí)歸檔，方便存取和檢索。

4.3.2對(duì)于已填寫(xiě)完成的質(zhì)量記錄表格，每季度由各職能部門(mén)、管理中心進(jìn)行歸檔收集，并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄歸檔清單》。質(zhì)量記錄由各部門(mén)、管理中心自行保管。將《質(zhì)量記錄歸檔清單》報(bào)送品質(zhì)管理部備案。

4.3.3當(dāng)業(yè)主(客戶)需要查閱時(shí)，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意后方可查閱。

4.3.4綜合管理部文件管理員可根據(jù)各部門(mén)、各管理中心實(shí)際情況，在征得總經(jīng)理批準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，確定每種質(zhì)量記錄的歸檔時(shí)限、保存期限，并列入《質(zhì)量記錄清單》中。

4.3.5對(duì)于超過(guò)保存期限的質(zhì)量記錄，由各職能部門(mén)、各管理中心提出，報(bào)總經(jīng)理審批后，并填寫(xiě)《銷(xiāo)毀文件(記錄)記錄》，由各相關(guān)部門(mén)指定專(zhuān)人銷(xiāo)毀。

4.4質(zhì)量記錄表格的增加、更改

4.4.1根據(jù)公司實(shí)際工作的需要和變化，可以增加新的質(zhì)量記錄表格或?qū)σ巡荒軡M足要求的質(zhì)量記錄表格予以更改，由使用部門(mén)提出增加、更改申請(qǐng)，填寫(xiě)《文件更改審批表》，具體執(zhí)行《文件控制程序》。

4.4.2綜合管理部文件管理員在收到增減或更改的記錄表格后，應(yīng)更改《質(zhì)量記錄清單》，并與更改后的新的《質(zhì)量記錄清單》一起發(fā)給各部門(mén)、各管理中心文件的管理人員，同時(shí)收回作廢的《質(zhì)量記錄清單》和相關(guān)的質(zhì)量記錄表格并銷(xiāo)毀。

5.0相關(guān)支持性文件

《文件控制程序》SW-CHW7-1

6.0相關(guān)記錄

《文件更改審批表》sw-JL-G-103

《銷(xiāo)毀文件(記錄)記錄》

篇4：XX鞋業(yè)有限公司質(zhì)量手冊(cè)：質(zhì)量記錄控制程序

**鞋業(yè)有限公司質(zhì)量手冊(cè)：質(zhì)量記錄控制程序

主題第4.2.4章質(zhì)量記錄控制程序

4.2.4質(zhì)量記錄的控制

1.目的

確保質(zhì)量管理體系中的質(zhì)量記錄保存完好，并利于快速查尋。

2.適用范圍

為質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行、產(chǎn)品符合規(guī)定要求提供證據(jù)的記錄。

3.職責(zé)

3.1行政部負(fù)責(zé)編制本公司的質(zhì)量記錄控制程序，負(fù)責(zé)培訓(xùn)并監(jiān)督該程序的執(zhí)行。

3.2各部門(mén)或人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握該程序并按規(guī)定執(zhí)行。

4.措施和方法

4.1質(zhì)量記錄的填寫(xiě)

4.1.1從事質(zhì)量活動(dòng)的人員要按發(fā)布的《質(zhì)量記錄控制清單》及其表格附件中相應(yīng)的表格格式使用。填制時(shí)只能用鋼筆、簽字筆、圓珠筆，不能用鉛筆填寫(xiě)。

4.1.2質(zhì)量記錄在填寫(xiě)時(shí)應(yīng)有記錄人員簽名并有日期，記錄情況應(yīng)實(shí)是求是，做到字跡清晰，內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)真實(shí)。生產(chǎn)過(guò)程的控制記錄和檢驗(yàn)記錄不得更改。如因筆誤而需更改，應(yīng)清晰劃改，并在更改處簽上更改人名字。

4.2質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)

4.2.1為了保證質(zhì)量記錄有唯一性標(biāo)識(shí)，對(duì)每一份質(zhì)量記錄都有表式均設(shè)有唯一性編號(hào)，具體執(zhí)行《文件編寫(xiě)導(dǎo)則》。

4.3質(zhì)量記錄格式的更改

4.3.1質(zhì)量記錄格式的更改應(yīng)《文件控制程序》中的4.9條款實(shí)施。更改后的格式要在實(shí)施前及時(shí)調(diào)整《質(zhì)量記錄控制清單》及其表格附件，使其保持為有效版本的文件。

4.4質(zhì)量記錄的收集、歸檔

4.4.1質(zhì)量記錄由各部門(mén)自行收集及保管，每月應(yīng)對(duì)收集上來(lái)的質(zhì)量記錄進(jìn)行分類(lèi)編目和對(duì)名稱(chēng)和時(shí)間標(biāo)識(shí)，以利于查詢和追溯。如有存于電腦上或磁盤(pán)上的質(zhì)量記錄，也應(yīng)在文件目錄上或磁盤(pán)上按此要求進(jìn)行標(biāo)識(shí)。并歸案存放，填制“質(zhì)量記錄歸檔清單”。各部門(mén)根據(jù)質(zhì)量管理體系要求本部門(mén)填制的質(zhì)量記錄，形成“質(zhì)量記錄清單”，以利于質(zhì)量記錄的管理。

4.5質(zhì)量記錄的保存期與貯存

4.5.1各質(zhì)量記錄的保存期限根據(jù)程序文件中質(zhì)量記錄的保存年限規(guī)定執(zhí)行。根據(jù)質(zhì)量記錄的不同性質(zhì)作用，將質(zhì)量記錄的保存期分為長(zhǎng)期、一年期。如培訓(xùn)、考核記錄，在培訓(xùn)對(duì)象在崗時(shí)，應(yīng)為長(zhǎng)期保存。

4.5.2各類(lèi)質(zhì)量記錄應(yīng)有專(zhuān)人專(zhuān)柜保管，確保質(zhì)量記錄的完好無(wú)損。同時(shí)做好防火、防潮、防蟲(chóng)害等工作。

4.5.3存于電腦中的質(zhì)量記錄，要做好防病毒。如有進(jìn)行備份，對(duì)備份磁盤(pán)要做好防潮、光、壓。

4.5.4外來(lái)質(zhì)量記錄如顧客投訴或產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄，由各責(zé)任部門(mén)整理、歸檔，并按本程序要求做好管理和保管工作。

4.6質(zhì)量記錄的借閱

4.6.1歸檔的質(zhì)量記錄必須嚴(yán)格保管，借閱時(shí)必須經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后借閱，借閱時(shí)填寫(xiě)“質(zhì)量記錄借閱登記表”，標(biāo)明歸還時(shí)間并及時(shí)索回。

4.6.2所有質(zhì)量記錄的原件一律不外借，合同條件下要提供給顧客的記錄，須經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核分管副總批準(zhǔn)，并使用復(fù)印件。

4.7質(zhì)量記錄的處理

質(zhì)量記錄達(dá)到規(guī)定的保存年限后，由各部門(mén)統(tǒng)一交行政部并由行政部進(jìn)行登記，填制“質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)單”。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一由行政部銷(xiāo)毀。

5.相關(guān)文件

《文件控制程序》

《質(zhì)量記錄控制清單》

《文件編寫(xiě)導(dǎo)則》

6.質(zhì)量記錄保管部門(mén)保管時(shí)間

6.1質(zhì)量記錄歸檔清單行政部長(zhǎng)期

6.2質(zhì)量記錄清單各部門(mén)長(zhǎng)期

6.3質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)單行政部1年

篇5：飼料質(zhì)量安全文件與記錄管理制度

飼料質(zhì)量安全文件與記錄管理制度

1.目的：統(tǒng)籌管理本公司管理有效運(yùn)作所需文件，確保文件的有效性，并使公司各部門(mén)能合理地獲得并使用正確的文件。

2.范圍：本公司日常管理有效運(yùn)作的流程、各類(lèi)管理卡、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、方案、表格、管理制度以及外來(lái)文件或電子文件均屬之。(技術(shù)類(lèi)文件由技術(shù)中心另行統(tǒng)籌管理)

3.定義：

3.1外來(lái)文件：本公司范圍之外的機(jī)構(gòu)所提供的文件，如客戶資料、法律法規(guī)等。

4.工作內(nèi)容：

4.1文件制作：

由各部門(mén)負(fù)責(zé)人按日常工作所需進(jìn)行策劃，或由公司按發(fā)展所需進(jìn)行確定所需制訂的文件主題，安排各部門(mén)對(duì)應(yīng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行撰寫(xiě)，文件格式由文管中心統(tǒng)一安排、確保文件清晰，易于識(shí)別。

4.2文件在正式發(fā)行前，需根據(jù)需要安排相關(guān)人員共同對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行研討，撰寫(xiě)人再根據(jù)研討結(jié)果對(duì)文件進(jìn)行調(diào)整，再交由各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)簽，最終交由總經(jīng)理批準(zhǔn)，會(huì)簽人員若有休假，則由上一級(jí)主管或職務(wù)代理人簽核。

4.3文件編號(hào)：目前公司實(shí)施的文件按如下規(guī)則進(jìn)行編號(hào)：

4.3.1SF-JH-00SF：生發(fā)簡(jiǎn)稱(chēng)JH：部門(mén)之稽核中心簡(jiǎn)稱(chēng)00：流水號(hào)

4.3.2技術(shù)類(lèi)文件由技術(shù)部門(mén)進(jìn)行編號(hào);外來(lái)文件不予編號(hào)，由文管中心采用登記表進(jìn)行登記管理。

4.4文件版本管理：文件若有不合現(xiàn)狀需修改、增訂者，由提議部門(mén)填寫(xiě)《文件制訂(修訂)申請(qǐng)單》，提出修訂原因，交原擬案部門(mén)研討修改，送上級(jí)主管批準(zhǔn)，由文管中心進(jìn)行修訂、更換，文件修改后，版本號(hào)上升一位流水號(hào)，當(dāng)修訂次數(shù)超過(guò)9次時(shí)，則版本號(hào)字母更改為下一字母。為考慮節(jié)約成本，如修改內(nèi)容較少時(shí)，文管中心根據(jù)實(shí)際情況可只對(duì)修改當(dāng)頁(yè)進(jìn)行更換或利用文件修改章進(jìn)行明確標(biāo)示，但需在封面修訂記錄欄上進(jìn)行簡(jiǎn)要記錄，修訂次數(shù)可無(wú)限制延伸，修訂日期為該次更換之日期。

4.5文件分發(fā)回收：

4.5.1經(jīng)會(huì)簽發(fā)行之文件，由文管中心以《文件總覽表》列帳管理，并依所需分發(fā)的部門(mén)，影印相應(yīng)分?jǐn)?shù)，加蓋“受控文件”章后發(fā)行。

4.5.2文件修訂及廢止時(shí)，舊版失效之文件應(yīng)于新版文件頒布發(fā)行時(shí)即刻回收。舊版之原案由文管中心加蓋“作廢暫留”章，并寫(xiě)上日期，加以保存，需與有效之新文件分開(kāi)。

4.5.3對(duì)外發(fā)行之文件，由適當(dāng)之對(duì)外部門(mén)填寫(xiě)《文件增(補(bǔ))發(fā)申請(qǐng)單》，經(jīng)制訂部門(mén)主管簽核，呈總經(jīng)理人員核準(zhǔn)后，方可由文管中心登記入冊(cè)、發(fā)行，失效文件不予回收。

4.5.4外來(lái)文件分發(fā)：各部門(mén)如收到外來(lái)文件，應(yīng)交由文管中心統(tǒng)一處理，登記于《外來(lái)文件登記表》上，進(jìn)行歸檔，如文件需分發(fā)至其它部門(mén)，由文管中心按實(shí)際需要，確定分發(fā)部門(mén)及份數(shù)，并做好簽收記錄，登記在《外來(lái)文件登記表》上，同時(shí)加蓋發(fā)行章進(jìn)行控制。

4.5.5外來(lái)文件之更改：

外來(lái)文件變更：

①外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)行新版本且為本公司采用時(shí)。

②客戶提供之規(guī)格、圖樣等變更時(shí)。

③技術(shù)參數(shù)發(fā)生更改時(shí)。

外來(lái)文件若有更改通知，則由文管中心在《外來(lái)文件登記表》上找出簽收記錄，在備注欄內(nèi)注明“更正”。如有分發(fā)，依原部門(mén)重新分發(fā)，舊版文件收回，銷(xiāo)毀或蓋作廢章處理。

技術(shù)資料發(fā)生局部更改時(shí)，由發(fā)文部門(mén)通知各接收部門(mén)，可在原分發(fā)資料上進(jìn)行修改，并在收發(fā)登記表上注明“更正”，將函文附于原件上。

4.6文件增補(bǔ)發(fā)作業(yè)：

4.6.1各部門(mén)如須增發(fā)文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件增補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》。提出申請(qǐng)，并經(jīng)其主管審核，副總經(jīng)理以上人員核準(zhǔn)后，由文管中心發(fā)行。

4.6.2若文件遺失或破損時(shí)，須由責(zé)任部門(mén)填寫(xiě)《文件增補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》。提出補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)，經(jīng)審查、核準(zhǔn)后，由文管中心發(fā)行。

4.7文件保存、銷(xiāo)毀作業(yè)：

4.7.1文件保存：

經(jīng)頒布發(fā)行之全部原稿文件，由文管中心以《文件總覽表》列賬管理。

經(jīng)發(fā)行之文件，現(xiàn)場(chǎng)使用的應(yīng)分類(lèi)置放于適當(dāng)場(chǎng)所，非現(xiàn)場(chǎng)使用的由收件部門(mén)依文件類(lèi)別集中保管。

外來(lái)文件的保存：

①所有外來(lái)文件與資料都應(yīng)妥善保存，避免受潮受損。

②特殊機(jī)密文件由對(duì)應(yīng)部門(mén)主管保存。

③傳真類(lèi)：各部門(mén)應(yīng)在接收傳真資料時(shí)復(fù)印保存，以免傳真紙失效。

④計(jì)算機(jī)軟件檔案應(yīng)備份保存。

⑤外來(lái)文件保存期限由部門(mén)主管依實(shí)際情況決定。

4.7.2文件銷(xiāo)毀：文件如需銷(xiāo)毀時(shí)，由文管中心負(fù)責(zé)收回并在正面加蓋作廢文件章。背面如可利用則進(jìn)行利用，如不可利用則銷(xiāo)毀。文件原稿不進(jìn)行銷(xiāo)毀，不可挪作他用，由文管中心加蓋“作廢暫留”章加以保存。其它文件由各部門(mén)視需要自行決定銷(xiāo)毀與否。如不進(jìn)行銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)能夠清楚識(shí)別其狀態(tài)以免誤用。

4.8文件管理：

4.8.1文管中心：

文管中心設(shè)專(zhuān)人管理，以確保文件之正確使用。

經(jīng)發(fā)行之文件的全部原稿由文管中心依文件類(lèi)別在計(jì)算機(jī)中備份存盤(pán)。

4.8.2使用部門(mén)：

分發(fā)至各部門(mén)的正式文件，嚴(yán)禁影印及私自借予非相關(guān)人員或帶出廠外。

現(xiàn)場(chǎng)部門(mén)使用的文件必須置于作業(yè)場(chǎng)所適當(dāng)位置。

非現(xiàn)場(chǎng)部門(mén)使用之文件必須由部門(mén)派專(zhuān)人集中保管，但應(yīng)便于取閱。

使用者不得在正式文件上標(biāo)注文字、符號(hào)，不得隨意修改文件內(nèi)容。

4.9文件借閱：當(dāng)各部門(mén)有需要向文管中心借閱文件時(shí)，借閱者須經(jīng)部門(mén)主管核準(zhǔn)后，再由文管中心備案，方可借閱文件。如向其它部門(mén)借閱相關(guān)文件時(shí)，應(yīng)取得該部門(mén)主管的許可。

4.10文件評(píng)審：

4.10.1文件制訂初期，文件制訂部門(mén)應(yīng)召集與該文件內(nèi)容相關(guān)的部門(mén)人員，對(duì)新訂文件內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一研討，待取得一致后該文件方可生效。制訂部門(mén)也可根據(jù)實(shí)際情況以《文件傳閱單》的形式由相關(guān)的人員對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審，待取得統(tǒng)一意見(jiàn)后該文件方可生效。

4.10.2文件修訂時(shí)，修訂部門(mén)亦可根據(jù)需要召集相關(guān)作業(yè)部門(mén)人員對(duì)新訂文件內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審，待取得一致后該修訂內(nèi)容方可生效。

4.11電子資料管理：由資訊管理人員根據(jù)公司實(shí)際編制相關(guān)管理辦法進(jìn)行有效管理。

4.12表格、記錄管理：

4.12.1空白記錄表格的編制、審批由主要使用部門(mén)組織編制，其部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。為利于統(tǒng)一管理，所有空白表格均須進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)原則如下：

例：RS-001/A。

RS代表人事，001代表流水號(hào)，A代表表格修訂次數(shù)。

各部門(mén)取部門(mén)前兩個(gè)中文字的拼音第一個(gè)字母作為部門(mén)代碼，將部門(mén)編制的表格統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，制作所有使用表格的清單，連同編號(hào)、空白表格樣版一并送交文管中心。

4.12.2標(biāo)識(shí)、歸口、編目、保存期限：

1)空白記錄表格由主要使用部門(mén)管制，將原版格式交由文管中心文件管理員統(tǒng)一歸口管理。文管中心文件管理員編制《記錄總覽表》，其中應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的保質(zhì)期、保修期、壽命期、法律法規(guī)要求的保存期及合同的有效期等規(guī)定出記錄的保存期限(保存期限由該記錄的形成部門(mén)進(jìn)行規(guī)定)。

2)已填寫(xiě)的記錄由規(guī)定的保存(發(fā)出與送達(dá))部門(mén)按易于識(shí)別、查閱和檢索的原則進(jìn)行歸口管理。在歸檔時(shí)進(jìn)行按類(lèi)別編目和標(biāo)記，以方便檢索。

3)各部門(mén)人員在接收記錄時(shí)，應(yīng)檢查記錄項(xiàng)目填寫(xiě)是否齊全，確保所收集的記錄有效。

4.12.3記錄空白表格的使用和填寫(xiě)規(guī)定

文管中心文件管理員根據(jù)《記錄總覽表》，將最新版本的空白表格復(fù)制或印刷后發(fā)放