文獻(xiàn)控制程序1目的通過(guò)對(duì)管理體系運(yùn)行的有關(guān)文獻(xiàn)實(shí)行控制，保證有關(guān)場(chǎng)所所使用文獻(xiàn)的合用性和有效性。2合用范圍本程序合用于與管理體系運(yùn)行有關(guān)的文獻(xiàn)的控制。3職責(zé)3.1辦公室負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的編制工作。3.2各有關(guān)部門負(fù)責(zé)與本部門有關(guān)的程序文獻(xiàn)的編制。3.3檔案室負(fù)責(zé)文獻(xiàn)的歸檔、借閱等管理工作。3.4辦公室負(fù)責(zé)管理體系文獻(xiàn)、企業(yè)管理制度和合用的外來(lái)文獻(xiàn)的控制和管理。3.5技術(shù)研發(fā)部負(fù)責(zé)技術(shù)文獻(xiàn)的搜集、匯總和存檔工作。3.6各職能部門負(fù)責(zé)本部門與體系運(yùn)行有關(guān)文獻(xiàn)的控制和管理工作。4工作程序4.1文獻(xiàn)的分類和編號(hào)4.1.1文獻(xiàn)的范圍和分類——管理體系文獻(xiàn)：綜合手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)指導(dǎo)書及登記表式等；——企業(yè)管理類文獻(xiàn)：包括技術(shù)原則、工藝規(guī)程（規(guī)范）及管理制度等文獻(xiàn)；——外來(lái)文獻(xiàn)：法律、法規(guī)、原則及多種外來(lái)文獻(xiàn)。4.1.2文獻(xiàn)的標(biāo)識(shí)措施A、管理手冊(cè)的標(biāo)識(shí)HBG01-B-0其中：HBG代表企業(yè)01代表第一層次文獻(xiàn)（綜合手冊(cè)）B代表版本號(hào)0代表修訂號(hào)B、程序文獻(xiàn)代號(hào)HBG02-B-0其中：HBG代表企業(yè)02代表第二層次文獻(xiàn)（程序文獻(xiàn)）B代表版本號(hào)0代表修訂號(hào)C、規(guī)章制度代號(hào)XXX03-001-0其中：XXX代表部門代號(hào)（注1）03代表第三層次文獻(xiàn)001代表序列號(hào)0代表修訂號(hào)D、記錄的標(biāo)識(shí)XXX-XX其中：XXX代表部門代號(hào)（注1）XX代表記錄編號(hào)注1：部門代號(hào)為：辦公室(包括信息中心、檔案室)HBB；采購(gòu)部HBG；財(cái)務(wù)部HBC；營(yíng)銷部HBX；設(shè)備科HBS；計(jì)劃科HBD；技術(shù)科HBJ；品管部HBZ；研發(fā)部HBY；投資發(fā)展部HBE。4.2文獻(xiàn)的編制4.2.1管理手冊(cè)由管理者代表組織辦公室進(jìn)行編制。4.2.2程序文獻(xiàn)由各有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。4.2.2技術(shù)性文獻(xiàn)由技術(shù)研發(fā)部負(fù)責(zé)編制，如產(chǎn)品企業(yè)原則、檢測(cè)規(guī)范、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。4.2.3企業(yè)企業(yè)管理文獻(xiàn)、規(guī)章制度等由辦公室負(fù)責(zé)組織編制。4.2.4其他文獻(xiàn)如質(zhì)量、生產(chǎn)、設(shè)備、計(jì)量、財(cái)務(wù)、貿(mào)易、能源、環(huán)境保護(hù)、安全、衛(wèi)生等由各有關(guān)部門負(fù)責(zé)編制。4.2.5文獻(xiàn)的編制必須規(guī)范、合用、完整和統(tǒng)一，并按4.1.2規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)。4.2.6文獻(xiàn)編制后，應(yīng)規(guī)定其版次、公布、實(shí)行日期等內(nèi)容。4.3文獻(xiàn)的審核、同意4.3.1管理手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理同意。4.3.2程序文獻(xiàn)由辦公室負(fù)責(zé)審核，由管理者代表同意。4.3.3技術(shù)性文獻(xiàn)由技術(shù)科負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)技術(shù)人員進(jìn)行審核，報(bào)技術(shù)研發(fā)部主管同意。4.3.4設(shè)備管理類文獻(xiàn)由設(shè)備科負(fù)責(zé)人審核，報(bào)制造部負(fù)責(zé)人同意。4.3.5企業(yè)管理類文獻(xiàn)由辦公室審核，報(bào)總經(jīng)理同意。4.3.6其他文獻(xiàn)經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)審后，由主管部門負(fù)責(zé)人同意。4.3.7對(duì)直接應(yīng)用于生產(chǎn)、檢查的各類外部技術(shù)文獻(xiàn)，要經(jīng)技術(shù)研發(fā)部負(fù)責(zé)人同意。4.4文獻(xiàn)的發(fā)放4.4.1文獻(xiàn)發(fā)放部門應(yīng)對(duì)文獻(xiàn)規(guī)定其控制性質(zhì)（分“受控”和“非受控”兩種狀態(tài)），對(duì)受控文獻(xiàn)發(fā)放前應(yīng)加蓋“受控”印章予以標(biāo)識(shí)。4.4.2受控文獻(xiàn)發(fā)放時(shí)，由主管部門確定發(fā)放范圍，辦公室按規(guī)定范圍進(jìn)行發(fā)放，文獻(xiàn)領(lǐng)用人應(yīng)在《文獻(xiàn)發(fā)放、回收登記表》上簽收。4.4.3當(dāng)文獻(xiàn)破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，文獻(xiàn)領(lǐng)用人應(yīng)到文獻(xiàn)主管部門辦理更換手續(xù)，交回破損文獻(xiàn)，補(bǔ)發(fā)新文獻(xiàn)，并要在原發(fā)放登記表上注明更換日期，有分發(fā)號(hào)的仍沿用原文獻(xiàn)發(fā)放號(hào)，并將破損文獻(xiàn)加蓋“作廢“章，按4.9執(zhí)行。4.4.4當(dāng)文獻(xiàn)使用人文獻(xiàn)丟失后，應(yīng)到文獻(xiàn)主管部門申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù)，并在原發(fā)放登記表上注明丟失和補(bǔ)發(fā)日期。4.4.6外來(lái)文獻(xiàn)的發(fā)放參照上述條款執(zhí)行。4.5文獻(xiàn)的復(fù)印4.5.1一般性及非保密性文獻(xiàn)需復(fù)印時(shí)，由專人進(jìn)行復(fù)印。對(duì)于保密性文獻(xiàn)的復(fù)印，應(yīng)由辦公室負(fù)責(zé)人同意后方可復(fù)印。4.6文獻(xiàn)的管理4.6.1各部門要對(duì)本部門內(nèi)使用的文獻(xiàn)加強(qiáng)管理，保證在現(xiàn)場(chǎng)使用的是對(duì)應(yīng)文獻(xiàn)的有效版本。檔案室負(fù)責(zé)文獻(xiàn)的歸檔管理工作，并要在《檔案資料移交清單》上作好記錄。4.6.2受控文獻(xiàn)由部門負(fù)責(zé)人、檔案員或文獻(xiàn)使用人妥善保管，保證文獻(xiàn)保持清晰、易于識(shí)別，不得隨意借閱和涂改。4.6.3文獻(xiàn)持有者因故調(diào)動(dòng)工作時(shí)，由雙方辦理移交手續(xù)。4.6.4企業(yè)員工需借閱文獻(xiàn)時(shí)，需經(jīng)檔案管理員同意，并在《借閱登記表》上簽字登記后即可借閱。4.6.5對(duì)非企業(yè)員工需外借文獻(xiàn)的，必須經(jīng)辦公室審定借閱內(nèi)容、范圍、時(shí)間，經(jīng)同意同意后方可借閱。4.7文獻(xiàn)的評(píng)審4.7.1對(duì)于在多種場(chǎng)所下，評(píng)審不合格項(xiàng)所采用糾正和防止措施，并審定與否需要修改文獻(xiàn)，若需修改。按4.8執(zhí)行。4.7.2在管理體系的內(nèi)部審核和管理評(píng)審中。若發(fā)現(xiàn)管理體系文獻(xiàn)不合適時(shí)應(yīng)提出文獻(xiàn)評(píng)審，若需修改，按4.8執(zhí)行4.8文獻(xiàn)的更改和換版4.8.1發(fā)行的文獻(xiàn)不合用時(shí)，由原文獻(xiàn)編制部門提出申請(qǐng)，經(jīng)主管部門同意后，由文獻(xiàn)編制部門進(jìn)行修改。4.8.2如協(xié)議有規(guī)定期，文獻(xiàn)更改應(yīng)征得顧客的同意。4.8.3文獻(xiàn)修改后，由編制部門按《文獻(xiàn)發(fā)放、回收登記表》上原發(fā)放名單，對(duì)受控文獻(xiàn)在規(guī)定期限內(nèi)逐一實(shí)行更改，同步，需更改存檔文獻(xiàn)。4.8.4文獻(xiàn)的更改可根據(jù)狀況采用下列三種措施之一：采用附頁(yè)更改的方式，文獻(xiàn)持有者簽收更改頁(yè)，并納入文獻(xiàn)中；采用換頁(yè)更改的方式，將文獻(xiàn)原頁(yè)抽掉并由發(fā)放部門回收，納入更改頁(yè)，但需注明版次或更改次數(shù)。采用在原文獻(xiàn)上進(jìn)行更改的方式，文獻(xiàn)持有者在原文獻(xiàn)上進(jìn)行更改，必要時(shí)注明更改人、日期。4.8.5對(duì)4.8.4中a、b更改后的發(fā)放，需在《文獻(xiàn)發(fā)放、回收登記表》上，由收到更改頁(yè)的人簽字確認(rèn)。4.8.6文獻(xiàn)一般經(jīng)四次更改后或進(jìn)行了大幅度的修改時(shí)作換版。原版次文獻(xiàn)作廢，按4.9作廢和銷毀條款執(zhí)行。4.9文獻(xiàn)的作廢和銷毀4.9.1有下列狀況之一的文獻(xiàn)可作“作廢”處理：多次修改已換版的；破損嚴(yán)重需重新更換的；已過(guò)有效有效期限的；由于多種原因已失效的或失去使用價(jià)值的。4.9.2文獻(xiàn)“作廢”后，由檔案室或主管部門收回所有“受控”版本，劃掉“受控”章，加蓋“作廢”章，并在《文獻(xiàn)發(fā)放、回收登記表》上作用好記錄，回收的作廢文獻(xiàn)，一律加蓋“作廢”章，以防止誤用。4.9.3對(duì)于因法律或積累知識(shí)的目的需要保留已作廢的文獻(xiàn)，應(yīng)加蓋“參照”圖樣章，作好標(biāo)識(shí)，由檔案室妥善保管。4.9.4除4.9.3外的所有作廢文獻(xiàn)，應(yīng)經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人簽字同意后在主管部門指定專人在場(chǎng)監(jiān)督的狀況下一律予以銷毀，并填寫在《銷毀登記表》上。4.10對(duì)電子文獻(xiàn)應(yīng)經(jīng)有關(guān)主管審核后設(shè)置密碼，如需發(fā)放需經(jīng)有關(guān)主管同意后方可發(fā)出，發(fā)出按4.4.2執(zhí)行。4