文獻(xiàn)與資料管理程序文獻(xiàn)編號WE-QP-H-001(IT)版本版次C/0制定部門文控部制定日期.05.05制訂審核批準(zhǔn)修訂記錄制定/修訂日期修訂內(nèi)容摘要頁次版本/版次總頁數(shù)-06-24初次發(fā)行--A/07-03-01架構(gòu)、流程優(yōu)化全面更新升版ALLB/07-05-05IATF新修訂發(fā)行ALLC/07 1.0目的對質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)進(jìn)行控制，保證在使用場所均能得到合用文獻(xiàn)的有效版本。2.0合用的范圍 合用于我司對質(zhì)量管理體系所使用的文獻(xiàn)的控制。3.0職責(zé)3.1行政部文控中心是本程序的編制、修改并實(shí)行歸口管理的部門；3.2各部門均是本程序的配合并實(shí)行的單位；3.3管理者代表負(fù)責(zé)編制與審核質(zhì)量管理手冊，最高管理者（總經(jīng)理）負(fù)責(zé)質(zhì)量管理手冊的同意；3.4各部門負(fù)責(zé)編制程序文獻(xiàn)，管理者代表負(fù)責(zé)審核程序文獻(xiàn)，總經(jīng)理負(fù)責(zé)程序文獻(xiàn)的同意。4.0定義4.1系統(tǒng)文獻(xiàn)(手冊):論述系統(tǒng)活動總體政策、經(jīng)營宗旨,并為此描述總體架構(gòu)性文獻(xiàn)。4.2程序文獻(xiàn)：規(guī)定某一要素活動實(shí)現(xiàn)的流程活動時(shí)機(jī)與目的肩負(fù)管理與實(shí)行職責(zé)的部門之部門關(guān)聯(lián)性文獻(xiàn)。4.3作業(yè)規(guī)范：為實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)活動而詳細(xì)描述其環(huán)節(jié)、措施的文獻(xiàn)。4.4(記錄)表：規(guī)定用于記錄活動內(nèi)容、狀況或成果之證明性文獻(xiàn)。4.5電子資料：指在計(jì)算機(jī)服務(wù)器計(jì)算機(jī)硬盤光盤軟盤以及其他移動式存儲媒體中存儲的數(shù)據(jù)。4.6非電子數(shù)據(jù)：指以紙張文獻(xiàn)、音像(AE、CD、VCD、VIDO)等方式存儲的數(shù)據(jù)。5.0工作程序5.1文獻(xiàn)概念文獻(xiàn)是指信息及其承載媒體。媒體的形式可以是紙張、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤、照片、原則樣品或其他電子媒體及其組合等。質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)是質(zhì)量管理體系運(yùn)行的根據(jù)，可以起到溝通意圖、統(tǒng)一行動的作用。我司的質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的范圍包括：----形成文獻(xiàn)的質(zhì)量方針和目的；----質(zhì)量管理手冊；----ISO9001:、ISO14001:、IATF16949:原則規(guī)定程序文獻(xiàn)；----保證對過程的有效籌劃、運(yùn)行和控制所需要的文獻(xiàn)，例如質(zhì)量計(jì)劃、程序文獻(xiàn)和有關(guān)的規(guī)范、原則以及“規(guī)定”、“安排”、“方式”等文獻(xiàn)；----記錄，闡明所獲得的成果或提供完畢活動的證據(jù)的文獻(xiàn)；----工程技術(shù)文獻(xiàn)，流程卡、作業(yè)指導(dǎo)等，F(xiàn)MEA、控制計(jì)劃、流程圖、圖紙。5.2質(zhì)量管理手冊5.2.1質(zhì)量管理手冊是規(guī)定我司質(zhì)量管理體系的大綱性文獻(xiàn)。5.2.2質(zhì)量管理手冊的重要內(nèi)容有：----質(zhì)量管理體系的范圍，包括任何刪減的細(xì)節(jié)與合理性；----為質(zhì)量管理體系編制的形成文獻(xiàn)程序的引用；----質(zhì)量方針和目的；----質(zhì)量管理體系過程之間互相作用的表述。5.2.3手冊的構(gòu)造、詳略程度和格式編排，應(yīng)結(jié)合我司的類型、規(guī)模及產(chǎn)品或過程的復(fù)雜程度、文化和風(fēng)格進(jìn)行編制，原則并未作統(tǒng)一規(guī)定。5.2.4企業(yè)的質(zhì)量管理手冊由管理者代表編制與審核，報(bào)總經(jīng)理同意后公布實(shí)行。5.3文獻(xiàn)控制5.3.1文獻(xiàn)控制，指對質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的編寫、評審、同意、發(fā)放、使用、更改、再同意和標(biāo)識、回收、作廢等全過程活動的管理。5.3.2我司質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)控制的重要內(nèi)容如下：----文獻(xiàn)公布前，應(yīng)得到其合適性和充足性的同意。質(zhì)量管理手冊與程序文獻(xiàn)由管理者代表審核；由總經(jīng)理負(fù)責(zé)同意；其他文獻(xiàn)由企業(yè)部門主管審核，管理者代表同意。----在文獻(xiàn)實(shí)行中，由于多種原因發(fā)生變化時(shí)（例如企業(yè)的組織構(gòu)造、產(chǎn)品范圍、工作流程和適使用方法律法規(guī)發(fā)生變化時(shí)），應(yīng)對文獻(xiàn)原文進(jìn)行評審，確定與否需要更改。我司的管理體系文獻(xiàn)在每年至少評審一次（在管理評審會議中進(jìn)行），由管理者代表牽頭，各職能部門對所管理的文獻(xiàn)進(jìn)行評審。假如需要更改，應(yīng)報(bào)企業(yè)有關(guān)的負(fù)責(zé)人對更改后的文獻(xiàn)進(jìn)行再同意。----識別所有文獻(xiàn)的修訂狀態(tài)。文獻(xiàn)修訂的措施分為劃線式修改（在文獻(xiàn)原文上劃線修改，在旁邊寫好修訂后的內(nèi)容）換頁和換版三種。修訂由企業(yè)文控中心統(tǒng)一組織，修改申請人填寫《文獻(xiàn)修改申請單》，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核，管理者代表同意后，由文控中心對受控文獻(xiàn)統(tǒng)一修改。----文獻(xiàn)的版本用大寫英文字母“A、B、C，……”表達(dá)；若文獻(xiàn)只作小部分修改時(shí)，可填寫《修訂記錄》作劃線式修改或者換頁修改（假如劃線式修改超過三分之一需要換版公布），發(fā)行時(shí)為0次（即：A/0版），第一次修改為1次（即：A/1版），依此類推，當(dāng)修改超過8次時(shí)，無論修改多少，均要換版公布，如有重大調(diào)整和變更可直接換版。----各部門所持有的文獻(xiàn)要編制的《受控文獻(xiàn)一覽表》，即把所使用文獻(xiàn)的最新有效版本文獻(xiàn)（含外來文獻(xiàn)，法律法規(guī)等）寫入清單中----要保證在各使用場所都能得到合用文獻(xiàn)的有效版本并標(biāo)識，填寫分發(fā)號（包括外來文獻(xiàn)）。撤出過期、作廢的文獻(xiàn)，經(jīng)管理者代表同意后銷毀，銷毀文獻(xiàn)清單存檔，如需保留，需經(jīng)管理者代表同意，并蓋“作廢文獻(xiàn)”印章或“保留文獻(xiàn)”的標(biāo)識。----受控文獻(xiàn)均進(jìn)行編號，并填寫在《受控文獻(xiàn)一覽表》中。文獻(xiàn)發(fā)放時(shí)，收文單位應(yīng)在《文獻(xiàn)分刊登》中簽名確認(rèn)收到。----文獻(xiàn)應(yīng)保持清晰、可辨，易于識別。質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)應(yīng)單獨(dú)寄存，以保持受控狀態(tài)。----搜集與產(chǎn)品和服務(wù)有關(guān)的外來文獻(xiàn)清單。凡不是我司編制的使用文獻(xiàn)，均屬外來文獻(xiàn)，包括從書店購置的、上級發(fā)文、國家或地方政府、協(xié)會發(fā)文等。應(yīng)使用外來文獻(xiàn)的最新有效版本文獻(xiàn)，列入受控文獻(xiàn)清單中。合用的外來文獻(xiàn)需要評審OK后（評審匯報(bào)記錄存檔），再轉(zhuǎn)交文控中心進(jìn)行編寫分發(fā)號并加蓋“受控章”，以進(jìn)行有效的受控管理。要控制外來文獻(xiàn)的發(fā)放（發(fā)放范圍經(jīng)管理者代表審批）。----程技術(shù)資料的評審由有關(guān)事業(yè)部技術(shù)部門完畢，評審的時(shí)間不得超過10個(gè)工作日，對于更改的評審，，與其對應(yīng)的技術(shù)類文獻(xiàn)，如FMEA、控制計(jì)劃亦相對應(yīng)更新。5.3.3文獻(xiàn)編號規(guī)則如下：QTBJ-XX-XXX企業(yè)代碼-類別代碼-流水號A.文獻(xiàn)類別代碼為:一級文獻(xiàn)/質(zhì)量手冊:代碼為QM二級文獻(xiàn)/程序文獻(xiàn):代碼為QP三級文獻(xiàn)/規(guī)范文獻(xiàn):代碼為SQP四級文獻(xiàn)/表單文獻(xiàn):代碼為QR外來文獻(xiàn)：代碼為WLB.部門代碼為：行政部：代碼A市場部：代碼B品質(zhì)部：代碼C物料部：代碼D生產(chǎn)部：代碼E工程部：代碼F管理層：代碼G文控中心：代碼HC.流水號為同類別文獻(xiàn)發(fā)行的流水號從001到999。若屬外來文獻(xiàn)應(yīng)優(yōu)先使用其原編號，無原編號的外來文獻(xiàn)，按以上編號原則再編文獻(xiàn)編號。5.3.4文控中心保留受控文獻(xiàn)的正本,各部門使用受控文獻(xiàn)的副本,為了辨別，文控中心應(yīng)在正本文獻(xiàn)的背面加蓋“受控文獻(xiàn)正本”印章,在副本文獻(xiàn)的正面加蓋“受控文獻(xiàn)副本”印章,非受控文獻(xiàn)加改“僅供參照”印章，所有的受控文獻(xiàn)不可以隨意復(fù)制與外發(fā)，受控文獻(xiàn)都屬于企業(yè)保密性文獻(xiàn)。工程部制定的圖紙由文控中心發(fā)行，正本由文控中心負(fù)責(zé)保管，并加蓋“受控文獻(xiàn)正本”章，有關(guān)部門加蓋“受控文獻(xiàn)副本”印章。5.3.5對工程規(guī)范的文獻(xiàn)管理，當(dāng)工程原則/規(guī)范更改導(dǎo)致產(chǎn)品圖紙更改時(shí)，如:客戶提議的更改，功能、性能/耐久性的更改，工程技術(shù)人員應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)完畢，應(yīng)注明生效或?qū)嵭腥掌?。a更改應(yīng)對客戶規(guī)定進(jìn)行確認(rèn)，并在內(nèi)部生產(chǎn)實(shí)行之前得到內(nèi)部同意；b客戶有所規(guī)定，工程部應(yīng)當(dāng)在生產(chǎn)實(shí)行之前，從客戶處獲得形成文獻(xiàn)的同意或者棄權(quán)；c若帶有嵌入軟件的產(chǎn)品，工程部應(yīng)對軟硬件的版本級別形成文獻(xiàn)，作為更改記錄的一部分。d對工程更改影響的其他技術(shù)文獻(xiàn)，如FMEA