高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法DA/T10-1994第一章編制闡明一、編制目的為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作日益發(fā)展的需要，統(tǒng)一全國(guó)高等學(xué)校的檔案實(shí)體分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)、編號(hào)、排架、檢索的原則化和規(guī)范化，達(dá)成加強(qiáng)高等學(xué)校檔案和檔案工作的科學(xué)管理，增進(jìn)整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化，充足發(fā)揮高校檔案的作用，更好地為學(xué)校工作和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本法。二、編制原則本法的編制，以辯證唯物主義為指導(dǎo)，引人系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和當(dāng)代化管理的辦法，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，把高等學(xué)校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來(lái)，含有較強(qiáng)的思想性，科學(xué)性和合用性。(一)體現(xiàn)思想性檔案工作是黨性、政治性很強(qiáng)的工作。高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)的體系構(gòu)造、類(lèi)目設(shè)置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導(dǎo)，以國(guó)家的有關(guān)檔案工作的法規(guī)原則為依據(jù)。要堅(jiān)持黨的"一種中心、兩個(gè)基本點(diǎn)"的基本路線的原則精神，從實(shí)際出發(fā)，突出教學(xué)、科研檔案在高等學(xué)校檔案中的中心地位，黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用，力求反映新時(shí)期高等學(xué)校職能活動(dòng)的新?tīng)顩r、新特點(diǎn)。(二)符合科學(xué)性本法規(guī)定的各項(xiàng)內(nèi)容，既要實(shí)事求是，符合高等學(xué)校檔案工作的實(shí)際，又要遵照檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，在理論與實(shí)踐的結(jié)合方面，有較強(qiáng)的科學(xué)性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng)新。1·采用"高等學(xué)校檔案"這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對(duì)象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一種整體歸人相似的類(lèi)別。2·在充足反映高等學(xué)校檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點(diǎn)的前提下，擬定統(tǒng)一的實(shí)體分類(lèi)體系，把同一門(mén)類(lèi)檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國(guó)檔案分類(lèi)法教育檔案分類(lèi)表》(即信息分類(lèi))體系的協(xié)調(diào)。3·類(lèi)目設(shè)立必須有相對(duì)穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)不隨意變化。4·類(lèi)目排列，檔號(hào)構(gòu)造的擬定須符合邏輯原則。要充足考慮到高等學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從普通到具體的原則劃分。做到各類(lèi)之間，各類(lèi)相似級(jí)位之間的劃分原則一致。下位類(lèi)目的外延之和，等于上位類(lèi)目的外延。同位類(lèi)目之間界限清晰，不互相交叉和包容。(三)重視合用性本法采用多元、靈活的解決辦法，在強(qiáng)調(diào)大的原則統(tǒng)一的同時(shí)，照顧不同類(lèi)型、規(guī)模、層次院校的特點(diǎn)。根據(jù)各校檔案實(shí)際狀況和發(fā)展水平，給各校在類(lèi)目設(shè)立、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。為了方便掌握使用，本法在類(lèi)目名稱、檔號(hào)模式、標(biāo)記符號(hào)等方面，力求做到精確、簡(jiǎn)要、易懂、好記。三·體系構(gòu)造本法由編制闡明和主表兩部分構(gòu)成。編制闡明是本法的編制目的、編制原則、體系構(gòu)造、類(lèi)目設(shè)立、檔號(hào)模式，標(biāo)記符號(hào)以及若干重要問(wèn)題的闡明，是使用本表的指南。主表由類(lèi)目、標(biāo)記符號(hào)、注釋等構(gòu)成。(一)一級(jí)類(lèi)目的劃分與標(biāo)記一級(jí)類(lèi)目是高等學(xué)位檔案實(shí)體分類(lèi)的最高層位。根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，擬定為十個(gè)一級(jí)類(lèi)目，其名稱、標(biāo)記符號(hào)和重要內(nèi)容以下:DQ黨群重要涉及學(xué)校黨群部門(mén)在工作中形成的文獻(xiàn)材料。XZ行政重要涉及行政職能部門(mén)(教務(wù)、科研、開(kāi)發(fā)、基建、設(shè)備、外事、財(cái)務(wù)等部門(mén)除外)工作中形成的文獻(xiàn)材料。JX教學(xué)重要涉及教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文獻(xiàn)材料。KY科學(xué)研究重要涉及科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中形成的文獻(xiàn)材料。CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)重要涉及產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開(kāi)發(fā)管理及活動(dòng)過(guò)程中形成的文獻(xiàn)材料。JJ基本建設(shè)重要涉及基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文獻(xiàn)材料。SB儀器設(shè)備重要涉及儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請(qǐng)購(gòu)置、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文獻(xiàn)材料。CB出版重要涉及出版工作管理和出版活動(dòng)過(guò)程中形成的文獻(xiàn)材料。WS外事重要涉及外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的多個(gè)文獻(xiàn)材料。CK財(cái)會(huì)重要涉及財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文獻(xiàn)材料。一級(jí)類(lèi)目的標(biāo)記，采用類(lèi)目名稱主詞的漢語(yǔ)拼音的第一種字母，如:"XZ"即"XingZheng"(行政)的簡(jiǎn)稱。(二)二級(jí)類(lèi)目的設(shè)立和標(biāo)記二級(jí)類(lèi)目是對(duì)一級(jí)類(lèi)目的細(xì)分。細(xì)分的原則是根據(jù)該類(lèi)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)立。設(shè)立的原則，在大原則統(tǒng)一的狀況下，各?？梢暰唧w狀況對(duì)隨機(jī)類(lèi)目進(jìn)行選擇。例如:科學(xué)研究的二級(jí)類(lèi)目，本法只規(guī)定按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)立。具體到一種檔案館(室)如何選擇，由各校自定。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備的二級(jí)類(lèi)目設(shè)立，亦依此方法解決。一經(jīng)擬定，不得隨意變動(dòng)。二級(jí)類(lèi)目的標(biāo)記，采用"雙位制"。如:"綜合"為"11"，其它二級(jí)類(lèi)目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶"0"的數(shù)字不用。(三)三級(jí)類(lèi)目的擴(kuò)展和標(biāo)記在二級(jí)類(lèi)目擬定的設(shè)立原則、范疇、辦法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定與否擴(kuò)展三級(jí)類(lèi)目，其標(biāo)記辦法與符號(hào)和二級(jí)類(lèi)目相似。四·檔號(hào)的編制(一)檔號(hào):是存取檔案的代號(hào)，排架的根據(jù)。必須反映高等學(xué)校檔案的分類(lèi)體系和物理位置。(二)檔號(hào)編制的原則:必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的規(guī)定，即同一檔案部門(mén)內(nèi)的檔案不得重號(hào);方便插卷，使其有充足擴(kuò)展的余地，不能隨意變動(dòng);能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功效。(三)檔號(hào)構(gòu)造、模式和標(biāo)記:1·檔號(hào)涉及年度號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)三個(gè)部分。年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字構(gòu)成。分類(lèi)號(hào)是檔號(hào)的主體，普通由一、二級(jí)類(lèi)目代號(hào)構(gòu)成，也可僅由一級(jí)類(lèi)目構(gòu)成。少數(shù)擴(kuò)展到三級(jí)類(lèi)目者，還應(yīng)把三級(jí)類(lèi)目代號(hào)涉及進(jìn)去。分類(lèi)號(hào)終究包含幾級(jí)類(lèi)目，由各校自行掌握。例如:"黨委會(huì)議統(tǒng)計(jì)"的分類(lèi)號(hào)，由一級(jí)類(lèi)目構(gòu)成者為"DQ";由二級(jí)類(lèi)目構(gòu)成者為"DQll";由三級(jí)類(lèi)目構(gòu)成者為"DQllXX"。案卷號(hào)同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類(lèi)號(hào)中最下位類(lèi)次序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號(hào)可不限級(jí)數(shù)。2·檔號(hào)的模式。本法規(guī)定為:年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)對(duì)于庫(kù)藏有多少全宗的院校，原則上應(yīng)在年度號(hào)前加全宗號(hào)。標(biāo)記到文獻(xiàn)級(jí)的，還應(yīng)在案卷號(hào)背面加件號(hào)。3·檔號(hào)的標(biāo)記。采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。全宗號(hào)、年度號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)之間，用連接符號(hào)"-"連結(jié)。例如:1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23號(hào)卷的檔案，可標(biāo)為:1990-JXl4-23。(四)檔案的實(shí)體排架問(wèn)題:從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號(hào)前，在不影響案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下，可將永久、長(zhǎng)久排在前面。本法規(guī)定的檔號(hào)模式屬分段開(kāi)放型編號(hào)辦法，各校在按檔號(hào)排架時(shí)，可根據(jù)案卷數(shù)量、本身?xiàng)l件，既可按一級(jí)類(lèi)目——年代縱向排列，也可按年度——類(lèi)目橫向排列。五、關(guān)干實(shí)體分類(lèi)中幾個(gè)問(wèn)題的解決(一)有關(guān)聲像載體檔案聲像載體檔案重要涉及照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤(pán)、影視膠片、縮微膠片、光盤(pán)等不同載體的文獻(xiàn)材料。它與紙質(zhì)載體的文獻(xiàn)材料同為高等學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動(dòng)化程度的提高，其數(shù)量越來(lái)越多，重要性越來(lái)越明顯。從現(xiàn)在高校聲像載體檔案歸檔的內(nèi)容看，基本不超出十個(gè)一級(jí)類(lèi)目的范疇，故暫不將它與十個(gè)一級(jí)類(lèi)目并列。但由于載體和幅面尺寸(類(lèi)型)不同，保管規(guī)定不同，擬作特殊解決;按載體類(lèi)型分別單獨(dú)編號(hào)排架，同時(shí)注明與對(duì)應(yīng)載體檔案的參考號(hào)。其編號(hào)模式為:年度號(hào)+聲像檔案代號(hào)(SX)+載體代號(hào)(代碼)+保管單位號(hào)保管單位是聲像檔案最低程度的數(shù)量詞，能夠是卷、冊(cè)、盒，也能夠是張、件。例如:某中央領(lǐng)導(dǎo)同志1990年來(lái)校視察，照片冊(cè)序號(hào)是23，錄像帶序號(hào)是102，則可分別標(biāo)引為:1900-SX12-231990-SX13-102GB15音像出版類(lèi)檔案中的聲像載體材料，亦依此方法解決。(二)有關(guān)教學(xué)類(lèi)檔案類(lèi)目的劃分教學(xué)類(lèi)檔案是高校檔案中數(shù)量最多的一部分。考慮到不同規(guī)模，類(lèi)型學(xué)校的差別性，為保持其有機(jī)聯(lián)系和便于管理、運(yùn)用，在二級(jí)類(lèi)目的設(shè)立上采用了二種分類(lèi)方案，供各校根據(jù)實(shí)際狀況選擇，但一種學(xué)校只能選一種，并保持穩(wěn)定。(三)有關(guān)外事檔案問(wèn)題外事檔案有其特殊形成規(guī)律，并且內(nèi)容涉及學(xué)校工作的各個(gè)方面，其它九個(gè)一級(jí)類(lèi)目都包含有涉外內(nèi)容，從維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和查找運(yùn)用方便考慮，將多個(gè)涉外文獻(xiàn)材料集中起來(lái)，單獨(dú)設(shè)立了"外事"一級(jí)類(lèi)目。其中考慮到國(guó)際合作與會(huì)議、外國(guó)留學(xué)生工作的檔案數(shù)量較多，價(jià)值和重要程度較高，有其特殊性，在二級(jí)類(lèi)目中增設(shè)了"國(guó)際合作與會(huì)議"、"外國(guó)留學(xué)生工作"。(四)有關(guān)納入管理的人事檔案的分類(lèi)編號(hào)按1991午4月2日中央組織部、國(guó)家檔案局聯(lián)合公布的組通字[1991]第13號(hào)文件，即《有關(guān)印發(fā)<干部檔案管理工作條例>的告知》辦理，本法不另作規(guī)定。(五)有關(guān)人物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其它特殊類(lèi)型的檔案的列類(lèi)問(wèn)題:由各校根據(jù)本法的上述原則、內(nèi)容、辦法自行決定。第二章主表DQ黨群11黨務(wù)綜合分黨委、總支、直屬支部綜合材料入此。12紀(jì)檢13組織14宣傳教育15統(tǒng)戰(zhàn)民主黨派材料入此。16工會(huì)婦女工作材料入此。17團(tuán)委學(xué)生社團(tuán)材料入此。XZ行政11綜合教職工代表大會(huì)和院、系、所等單位綜合材料入此。12人事師資培養(yǎng)材料入此。13監(jiān)察審計(jì)14武裝保衛(wèi)15總務(wù)16檔案、圖書(shū)、文博JX教學(xué)工作11綜合學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)、教學(xué)評(píng)定、優(yōu)秀教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)材料入此。12學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)專(zhuān)業(yè)設(shè)立入此。13招生14學(xué)籍管理學(xué)生獎(jiǎng)懲材料入此。15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐16學(xué)位17畢業(yè)生畢業(yè)生信息反饋工作入此。18教材注:這類(lèi)二級(jí)類(lèi)目的劃分，也能夠采用下列分類(lèi)辦法：11綜合12碩士教育13全日制本、專(zhuān)科教育14成人教育KY科學(xué)研究11綜合科研經(jīng)費(fèi)管理，學(xué)術(shù)活動(dòng)材料入此。[12]按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)立類(lèi)目CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)11綜合[12]按產(chǎn)品種類(lèi)或項(xiàng)目設(shè)立類(lèi)目JJ基本建設(shè)11綜合[12]按單項(xiàng)工程設(shè)立類(lèi)目SB儀器設(shè)備11綜合[12]按儀器設(shè)備種類(lèi)或型號(hào)設(shè)立類(lèi)目CB出版11綜合12報(bào)紙13刊物14書(shū)稿15音像WS外事11綜合12出國(guó)(境)