新建本科院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的思考

1其它形式和載體二年級(jí)高等教育機(jī)構(gòu)的文件是指學(xué)院在教育、科學(xué)研究、學(xué)生管理和其他活動(dòng)中形成的、具有重要價(jià)值的書面材料、表格、圖像等形式和文件的原始記錄。二級(jí)學(xué)院檔案是隨著學(xué)校發(fā)展不斷積累起來的,記錄了學(xué)院發(fā)展的真實(shí)歷史過程。2高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀隨著本科院校內(nèi)部管理體制改革的深入,院系二級(jí)管理制度也開始進(jìn)一步深化,高校二級(jí)學(xué)院辦學(xué)自主權(quán)、行政管理權(quán)也相應(yīng)的加大,作為教學(xué)管理工作的重要組成部分,教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用等管理的要求也隨之提高,任務(wù)隨之加大,原本由學(xué)校教務(wù)部門管理的一些教學(xué)文件都下移至二級(jí)學(xué)院管理,許多教學(xué)文件的制定、實(shí)施等都由學(xué)校二級(jí)學(xué)院完成,因此二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理隨之發(fā)生了實(shí)質(zhì)性變化,高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理面臨著許多亟需解決的現(xiàn)實(shí)的問題。目前本科院校二級(jí)學(xué)院是整個(gè)學(xué)校的最重要組成部分,他的檔案是學(xué)校綜合檔案室不可或缺的組成部分。教學(xué)檔案具有憑證作用、參考作用,是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、開展系統(tǒng)研究、進(jìn)行教學(xué)評(píng)估和評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等活動(dòng)的重要依據(jù)。加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作,搞好教學(xué)檔案建設(shè),能夠?yàn)榻虒W(xué)活動(dòng)提供準(zhǔn)確、完整的教學(xué)信息,能夠有效地提高和保證教學(xué)質(zhì)量。因此,應(yīng)在高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理工作中加強(qiáng)自身的資料積累,使各學(xué)院自身的資料貯存和學(xué)校總體的信息貯存有機(jī)結(jié)合起來,構(gòu)成完整的貯存網(wǎng)絡(luò),形成完整的教學(xué)檔案體系。加快推進(jìn)教學(xué)管理正規(guī)化,建立一個(gè)好的二級(jí)學(xué)院檔案室是非常重要的。3教育文件的內(nèi)容3.1學(xué)院制度建設(shè)包括學(xué)院教學(xué)、學(xué)位和專業(yè)委員會(huì)相關(guān)文檔(資料);學(xué)院管理制度與學(xué)院文件;院、室兩級(jí)工作計(jì)劃與總結(jié);學(xué)院組織的各類會(huì)議記錄(紀(jì)要);學(xué)院教學(xué)專項(xiàng)建設(shè)工作過程性材料;校外專家檢查指導(dǎo)鑒定相關(guān)材料等。3.2教學(xué)研究與教學(xué)技能競(jìng)賽材料包括教師教學(xué)研究與改革、科學(xué)研究申報(bào)、立項(xiàng)、結(jié)題等過程性材料;教學(xué)研究與改革、科學(xué)研究取得的成果證書、文件及論文復(fù)印件材料;教學(xué)技能競(jìng)賽材料;市級(jí)及以上專業(yè)學(xué)科帶頭人或拔尖人才稱號(hào)相關(guān)材料等。3.3教學(xué)、科研、教育、學(xué)。相關(guān)材料與專業(yè)建設(shè)材料是保證教學(xué)質(zhì)量的基包括教師課程狀態(tài)記錄本;教師課程教案;培養(yǎng)計(jì)劃修訂、教學(xué)計(jì)劃調(diào)整、教師調(diào)課變動(dòng)審批;教學(xué)事故處理等相關(guān)材料;學(xué)科專業(yè)建設(shè)材料;教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)秩序管理材料;教材建設(shè)材料;課程建設(shè)材料;實(shí)踐教學(xué)材料等。3.4學(xué)生的課外準(zhǔn)備、課程評(píng)估、畢業(yè)生準(zhǔn)備包括學(xué)生學(xué)籍、課程考核原始材料(含監(jiān)考記錄、成績(jī)單、試卷分析、樣卷、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)生答卷);畢業(yè)設(shè)計(jì)材料;學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料。4文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化措施4.1專業(yè)經(jīng)濟(jì)培養(yǎng)檔案的一般規(guī)定本科教學(xué)文檔(資料)庫建設(shè),是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的常規(guī)教學(xué)管理工作,又是一項(xiàng)龐雜、細(xì)致的工作。二級(jí)學(xué)院須在分管教學(xué)院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下,制定管理?xiàng)l例,成立由專門的管理人員或教師組成的資料庫建設(shè)與管理小組,指定專職檔案員負(fù)責(zé)管理,明確任務(wù)分工,落實(shí)工作任務(wù),責(zé)任到人,定期檢查、持之以恒。為更好的管理二級(jí)學(xué)院本科教學(xué)管理,加強(qiáng)本科基本教學(xué)文檔的收集、整理與建設(shè)工作還需建立專用的本科教學(xué)文檔檔案室。方便教學(xué)文檔(資料)的整理、保管與調(diào)閱。檔案室的庫房用房面積應(yīng)能滿足文檔(資料)的存放要求,還必須考慮一定的發(fā)展空間。檔案室應(yīng)防日光直射,并均應(yīng)消除紫外線對(duì)檔案、資料的危害。不論氣候條件如何,都應(yīng)設(shè)置長(zhǎng)年的溫控裝置,溫度和相對(duì)濕度的要求:溫度范圍為不小于14℃不大于24℃,如有溫度調(diào)節(jié)設(shè)備的,溫度的日變化幅度不得超±2℃。相對(duì)濕度應(yīng)不小于45%RH不大于60%RH,有濕度調(diào)節(jié)設(shè)備的,相對(duì)濕度的日變化幅度不得超過±5%。還要注意溫、濕度的測(cè)量點(diǎn),它一般是指在距離地板以上1.5m和書架柜前0.4m處測(cè)量的數(shù)值。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開向室外的門窗宜設(shè)置紗門、紗窗,外窗應(yīng)具有較好的防塵功能。定期打掃室內(nèi)衛(wèi)生,清洗防塵網(wǎng)。4.2不同專業(yè)員工檔案工作規(guī)章制度不健全二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案工作作為教學(xué)管理工作的重要組成部分,需要在高校二級(jí)管理制度進(jìn)一步深化,二級(jí)學(xué)院的自主權(quán)相應(yīng)的增大,各方面的制度也相應(yīng)的完善,但教學(xué)檔案管理的制度還相對(duì)比較滯后,許多二級(jí)學(xué)院檔案管理還存在著制度不完善的問題,還需要進(jìn)一步建立健全完整的檔案工作規(guī)章制度才能與學(xué)校二級(jí)院系整體發(fā)展相適應(yīng)。具體表現(xiàn)為目前許多高校二級(jí)學(xué)院在檔案室或資料室建設(shè)上,在專兼職的檔案員配備上,在教學(xué)檔案管理收集、整理、保存和利用的程序上,還缺少相應(yīng)的規(guī)章制度。歸檔立卷時(shí)臨時(shí)安排人員搞突擊,沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作,職責(zé)不明確,教學(xué)檔案的收集及整理存在不及時(shí)、不完整及流失現(xiàn)象。建立健全教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度是教學(xué)檔案管理工作走向系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學(xué)化的基礎(chǔ)。二級(jí)學(xué)院應(yīng)該在進(jìn)一步加大辦學(xué)自主權(quán)的背景下,根據(jù)國(guó)家的有關(guān)檔案法規(guī),把教學(xué)檔案管理工作納入到日常管理工作中,結(jié)合學(xué)校二級(jí)學(xué)院檔案業(yè)務(wù)管理的要求,制定和完善教學(xué)檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、人員配置、歸檔范圍、案卷整理、編訂工作等各項(xiàng)規(guī)章制度,使檔案工作有章可循,使檔案管理充分體現(xiàn)專業(yè)性、科學(xué)性和權(quán)威性。4.3各類教學(xué)效率的歸存與評(píng)估本科教學(xué)基本文檔(資料)庫的建設(shè)首先必須確定歸存內(nèi)容,并建立本單位的“本科教學(xué)基本原始文檔(資料)庫”目錄。二級(jí)學(xué)院本科教學(xué)基本原始文檔(資料)庫的資料收集整理起始學(xué)期應(yīng)從各學(xué)院有第一屆本科生教學(xué)任務(wù)學(xué)期起,各類文檔(資料)保存時(shí)長(zhǎng)根據(jù)文檔的屬性而不同:對(duì)于反映與記錄專業(yè)建設(shè)與發(fā)展軌跡的文檔應(yīng)長(zhǎng)期保存;對(duì)于優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)類文檔應(yīng)長(zhǎng)期保存;對(duì)于考試試卷類文檔和非優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)類文檔保存到學(xué)生畢業(yè)后四年;對(duì)于學(xué)生實(shí)驗(yàn)(實(shí)習(xí))報(bào)告、課程設(shè)計(jì)(綜合訓(xùn)練)論文類文檔保存到學(xué)生畢業(yè)后二年;其它文檔保留五年。各類教學(xué)文檔的歸檔時(shí)間原則上是事件結(jié)束后,相關(guān)文檔資料應(yīng)隨即歸存,以免造成丟失。各類文檔最遲歸存時(shí)間應(yīng)在學(xué)期末完成(不含跨學(xué)期事件文檔)。學(xué)校在每學(xué)年第一學(xué)期開學(xué)初將對(duì)各學(xué)院本科教學(xué)文檔(資料)庫進(jìn)行全面檢查和評(píng)價(jià),同時(shí)根據(jù)各學(xué)期教學(xué)管理運(yùn)行情況,將在每學(xué)期期中教學(xué)檢查時(shí),對(duì)某類教學(xué)文檔建設(shè)與歸檔進(jìn)行重點(diǎn)抽查。本科教學(xué)基本原始文檔(資料)庫的建設(shè)狀況,將作為二級(jí)教學(xué)單位年度目標(biāo)考核依據(jù)之一。這樣有利于做到檔案工作人時(shí)刻保持良好的工作狀態(tài),不會(huì)導(dǎo)致檔案長(zhǎng)期無人監(jiān)管狀態(tài)。5以心為本,注重高校管理工作的基礎(chǔ)新建本科院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是教育教學(xué)運(yùn)行和管理的歷史記載,是高校評(píng)估教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要依據(jù),是高校檔案的主體和核心,是教學(xué)管理工作的重要組成部分,是高校目前工作和未來發(fā)展的基礎(chǔ)。它能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)