PAGEPAGE1淺談信息化在城市公交物資管理中的必要性物資供應(yīng)處：時(shí)偉2012年2月22日淺談信息化在城市公交物資管理中的必要性城市公交物資供應(yīng)管理是指城市公交企業(yè)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所需各種物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)放、合理利用、綜合利用等一系列活動(dòng)中就計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等管理工作的總稱(chēng)。對(duì)物資供應(yīng)工作進(jìn)行規(guī)范、高效、科學(xué)的管理是每個(gè)公交企業(yè)的共同要求；在整個(gè)管理中以降低采購(gòu)成本、減少資金占用、加快庫(kù)存周轉(zhuǎn)、防止呆滯物資出現(xiàn)、保障機(jī)務(wù)維修、營(yíng)運(yùn)生產(chǎn)需要為目的整個(gè)活動(dòng)。在整個(gè)活動(dòng)中隨著城市公交的快速發(fā)展，公交客車(chē)的外觀越來(lái)越美觀、公交客車(chē)的配置越來(lái)越高、公交客車(chē)的安全性、舒適性越來(lái)越強(qiáng)，市民對(duì)公交的各種服務(wù)要求也越來(lái)越高，綠色環(huán)?？蛙?chē)也閃亮登場(chǎng)。這一發(fā)展趨勢(shì)必然對(duì)公交物資供應(yīng)管理工作提出更高要求，城市公交物資供應(yīng)部門(mén)在這個(gè)大背景下，如何定位發(fā)展的方向？如何占領(lǐng)工作制高點(diǎn)？如何緊跟公交發(fā)展的步伐?個(gè)人拙見(jiàn)：應(yīng)以信息化管理為主導(dǎo)，信息化管理貫穿于整個(gè)物資供應(yīng)工作中去。下面就物資供應(yīng)信息化管理的必要性逐一闡述。因作者從事物資供應(yīng)管理工作時(shí)間不長(zhǎng)，文中不對(duì)之處，敬請(qǐng)批評(píng)指正。公交企業(yè)物資供應(yīng)信息化管理的緊迫性1、物資供應(yīng)部門(mén)的現(xiàn)狀。物資供應(yīng)作為公交企業(yè)的后勤保障部門(mén)，其地位和作用被企業(yè)所忽視，大多是伴隨著企業(yè)的變化而變化。甚至因人因事而異，領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)它的機(jī)構(gòu)研究很少，省內(nèi)幾家大的物資供應(yīng)機(jī)構(gòu)就五彩斑斕：省會(huì)鄭州的物資供應(yīng)部門(mén)隸屬于機(jī)務(wù)處，是機(jī)務(wù)處的一個(gè)職能科室；洛陽(yáng)的物資供應(yīng)部門(mén)是公交集團(tuán)下屬的實(shí)體配送中心；平頂山、三門(mén)峽的物資供應(yīng)部門(mén)分為燃料公司和配件公司，是總公司下屬的兩個(gè)實(shí)體公司；新鄉(xiāng)的物資應(yīng)部門(mén)分為配件公司、庫(kù)房、燃料公司，是總公司下屬的三個(gè)實(shí)體公司；開(kāi)封、安陽(yáng)的物資供應(yīng)部門(mén)屬于總公司的職能處室；焦作的物資供應(yīng)部門(mén)專(zhuān)供油料，配件則有基層單位分散采購(gòu)。這些物資供應(yīng)部門(mén)隨時(shí)處于動(dòng)態(tài)之中，孰優(yōu)孰劣莫衷一是。2、物資供應(yīng)的服務(wù)對(duì)象在發(fā)生著變化?，F(xiàn)在的公交客車(chē)比前幾年的公交客車(chē)更舒適、更安全，在乘客對(duì)公交客車(chē)要求較高的條件下，公交客車(chē)的配置也較高，機(jī)器分門(mén)別類(lèi)，我公司由原來(lái)的CA6102、EQ6100、BJ492三種，發(fā)展到現(xiàn)在的YC4F-115-20、YC4F-110-30、YC4D-130-20、YC4E-150-20、YC4G-200-30、YC6J-190-20、YC6J-220-30；CA4DF2-13、CA4DF3-13、CA4DF3-15、6DF3-200E3；JAC4DA1、JAC4DA1-2B1；康明斯ISDE180-30；YZ-4102ZLQ、CY4100ZLQ等；加上沒(méi)有報(bào)廢的CA6102；EQ6100共計(jì)18種；底盤(pán)件更是繁雜，就變速箱由原來(lái)的三種發(fā)展到現(xiàn)在的15種；況且同一種機(jī)器變速箱中，有的配件還不一樣，物資供應(yīng)的復(fù)雜性、困難性就可想而知了。3、公交車(chē)的采購(gòu)也發(fā)生著變化。公交車(chē)由原來(lái)的談判采購(gòu)轉(zhuǎn)向政府招標(biāo)采購(gòu)?？蛙?chē)廠為了降低成本，對(duì)配件也進(jìn)行了招標(biāo)，于是，裝到客車(chē)上的零部件也就雜亂無(wú)章了。再加上客車(chē)廠搞的零庫(kù)存，使得個(gè)別零部件在三包期內(nèi)客車(chē)廠自己就買(mǎi)不到，作為后勤保障的物資供應(yīng)部門(mén)就更買(mǎi)不到了。4、客車(chē)零部件的采購(gòu)也發(fā)生了變化。原來(lái)零部件采購(gòu)是“大批量、少批次”采購(gòu)、“貯存式配件”發(fā)放模式；現(xiàn)在變成了“小批量、多批次”定購(gòu)、“零庫(kù)存配件”發(fā)放模式。只有這樣，才能滿足實(shí)際需求；才能降低采購(gòu)成本，控制采購(gòu)價(jià)格。筆者在具體工作中深有體會(huì)。例1：少林牌9米車(chē)用傳動(dòng)軸萬(wàn)向節(jié)，當(dāng)時(shí)是用一個(gè)備一個(gè)，結(jié)果用了四個(gè)月；例2：江淮6813G后輪內(nèi)軸承(型號(hào)為7515E），當(dāng)時(shí)是用二備八，結(jié)果用了一年，庫(kù)存還有四個(gè)。這樣的實(shí)耗情況使得物資部門(mén)不得不采取“小批量、多批次”定購(gòu)“零庫(kù)存”模式，對(duì)常用件根據(jù)車(chē)輛數(shù)采取“用一備二”、“用一備三”的庫(kù)存模式，盡量避免出現(xiàn)呆滯物資，充分盤(pán)活庫(kù)存，減少庫(kù)存報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)，杜絕結(jié)構(gòu)性失調(diào)現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)供應(yīng)商的選擇按照“質(zhì)量最好、價(jià)格合理、服務(wù)一流”的基本原則，根據(jù)以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把關(guān)：①、堅(jiān)持原車(chē)原配，以客車(chē)廠配套供應(yīng)商、客車(chē)廠指定中心庫(kù)為主；②、國(guó)內(nèi)名優(yōu)品牌總代理商或辦事處；③、經(jīng)各基層單位長(zhǎng)期使用，并在質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面得到總公司和基層單位認(rèn)可的供應(yīng)商，只有這樣才能滿足物資供應(yīng)的實(shí)際需要。5、政府對(duì)公交企業(yè)成本控制考核將更加嚴(yán)格。黨的十七大后，政府對(duì)公交投入加大的同時(shí)，也向公交企業(yè)提出了更高的要求，政府對(duì)公交企業(yè)的成本控制更加嚴(yán)格規(guī)范，此時(shí)的嚴(yán)格控制已經(jīng)不是過(guò)去意義上的嚴(yán)格控制成本了，它不是計(jì)算出來(lái)的，而是通過(guò)對(duì)構(gòu)成成本的主要因素如：“人、財(cái)、物”的進(jìn)出進(jìn)行控制，即所謂的“晾成本、曬成本”，因?yàn)楝F(xiàn)在的資金來(lái)源已經(jīng)是政府的投入，而不是票款的收入，對(duì)這一點(diǎn)，我們要有清醒足夠的認(rèn)識(shí)。本來(lái)拿別人的錢(qián)辦別人的事就備受質(zhì)疑，政府的資金投入的前提必然要求企業(yè)有一套完善的控制機(jī)制作保障，市主要領(lǐng)導(dǎo)兩次到公交調(diào)研、一次春節(jié)慰問(wèn)，就說(shuō)明了政府對(duì)公交企業(yè)的要求逐步提高，對(duì)公交物資采購(gòu)的規(guī)范要求愈來(lái)愈高已成必然。潛在的成本混淆不清是政府不允許的，增加的儲(chǔ)多環(huán)節(jié)是財(cái)政不答應(yīng)、審計(jì)不支持的，公開(kāi)的招投標(biāo)是肯定了的，采購(gòu)過(guò)程中的規(guī)范、公開(kāi)、透明必須格外加強(qiáng)。供應(yīng)方式要求更加前衛(wèi)，新工藝、新技術(shù)快速使用，沒(méi)有信息備受折磨。公交物資供應(yīng)信息化管理迫切需要。6、傳統(tǒng)的手工做賬已經(jīng)不能滿足目前的需要。傳統(tǒng)的手工做賬效率低、差錯(cuò)率高，成本控制、、成本分析由于量多配件雜而無(wú)法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，庫(kù)存率無(wú)法做出動(dòng)態(tài)評(píng)估，財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)信息化管理迫切需要。公交企業(yè)物資信息化管理的可行性公交企業(yè)物資信息化管理可以分為四個(gè)模塊進(jìn)行，四個(gè)模塊獨(dú)立存在，互不干擾。外掛在物資信息化管理的主線上，當(dāng)一個(gè)模塊出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，不會(huì)影響到其它三個(gè)模塊。下面就四個(gè)模塊可行性方案逐一論述：1、計(jì)劃模塊的可行性。計(jì)劃工作是物資供應(yīng)的起點(diǎn)，物資供應(yīng)信息化管理應(yīng)重點(diǎn)在其進(jìn)行具體操作上的功能開(kāi)發(fā)，設(shè)置最高、最低儲(chǔ)備定額。采購(gòu)配件數(shù)量過(guò)多時(shí)，不予入庫(kù)，過(guò)低時(shí)自動(dòng)報(bào)警，如：警示色顯示、閃爍顯示等。系統(tǒng)自動(dòng)生成相對(duì)比較合理的物資需求采購(gòu)計(jì)劃，計(jì)劃內(nèi)容含配件、品名、數(shù)量、品牌、價(jià)格、采購(gòu)商家等信息；計(jì)劃周期可以按天、周、半月、月、季等，或按設(shè)定的時(shí)期段自動(dòng)生成，系統(tǒng)生成的計(jì)劃要基本保持其準(zhǔn)確性，同時(shí)允許人工可以修訂，人工修訂必須具有認(rèn)可資格，計(jì)劃一經(jīng)形成，需經(jīng)過(guò)相應(yīng)的審批程序，保證計(jì)劃的正確性、合理性。2、采購(gòu)模塊的可行性。采購(gòu)工作是物資管理的核心內(nèi)容，信息化管理的作用主要在于對(duì)采購(gòu)成本的控制、采購(gòu)渠道的監(jiān)控、采購(gòu)質(zhì)量的保證，可以通過(guò)信息管理系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行限制。例如可以對(duì)某一主要配件進(jìn)行基本價(jià)格設(shè)置，價(jià)格上下偏差5%以?xún)?nèi)可以入庫(kù)，清晰驗(yàn)收單據(jù)和票據(jù)，規(guī)范物資采購(gòu)流程?？梢允构芾碚撸ǜ鶕?jù)授權(quán)密鑰）隨時(shí)監(jiān)控每一配件的采購(gòu)單價(jià)、采購(gòu)渠道、入賬數(shù)量等，通過(guò)物資信息管理系統(tǒng)掌握供應(yīng)商的基本情況。3、庫(kù)存管理模塊的可行性。庫(kù)存管理可以反映出物資供應(yīng)部門(mén)日常管理工作的績(jī)效管理、成果。每個(gè)倉(cāng)庫(kù)每天的進(jìn)、出、存情況，并在數(shù)據(jù)庫(kù)中加以記錄。對(duì)每一配件的進(jìn)、出、存都有詳細(xì)的賬面記錄，何時(shí)入庫(kù)、入庫(kù)多少、誰(shuí)入庫(kù)、誰(shuí)購(gòu)買(mǎi)；何時(shí)出庫(kù)、出庫(kù)多少、誰(shuí)出庫(kù)；使用在哪臺(tái)車(chē)上等。庫(kù)存控制可以通過(guò)計(jì)算：庫(kù)存資金周轉(zhuǎn)率（庫(kù)存資金周轉(zhuǎn)率=全部供應(yīng)金額÷平均庫(kù)存金額）；服務(wù)水平（服務(wù)水平=正常供應(yīng)金額÷需求物資金額）；缺貨率（缺貨量×缺貨持續(xù)時(shí)間÷供貨量×供貨周期）來(lái)反映。如果責(zé)任到每個(gè)員工，還可以計(jì)算出每個(gè)員工的績(jī)效，做績(jī)效考核。同時(shí)，可以通過(guò)配件進(jìn)出情況判斷出哪部分物資可能成為呆滯物資，便于管理者作出決策，進(jìn)行調(diào)整。4、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)模塊的可行性。報(bào)表統(tǒng)計(jì)是物資供應(yīng)部門(mén)對(duì)一個(gè)階段管理業(yè)績(jī)的匯總反映，物資信息化管理可以按日常工作要求或者規(guī)定的時(shí)間段自動(dòng)生成，而且可以按部門(mén)、按時(shí)間、按類(lèi)別等形成單個(gè)或匯總報(bào)表。可以對(duì)單車(chē)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析；可以對(duì)同一種材料在不同車(chē)輛上的使用壽命進(jìn)行分析；可以對(duì)同一車(chē)輛的一種或幾種材料更新頻率進(jìn)行分析，找出其中的原因，并分析出該輛車(chē)、該線路車(chē)的成本。物資信息化管理還可以提供強(qiáng)大的查詢(xún)功能，它可以與統(tǒng)計(jì)報(bào)表結(jié)合起來(lái)；也可以設(shè)置查詢(xún)條件，充分考慮維修單位的需求，滿足維修單位使用的方便。同時(shí)利用查詢(xún)功能，可以適時(shí)對(duì)所有管轄范圍內(nèi)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行查詢(xún)，以便在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間、恰當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)、以恰當(dāng)?shù)臄?shù)量、恰當(dāng)?shù)馁|(zhì)量提供給所需部門(mén)恰當(dāng)?shù)奈镔Y。物資供應(yīng)信息化管理的必備性物資管理信息化不是物資供應(yīng)部門(mén)自身獨(dú)自運(yùn)作的，它需要的是一個(gè)有機(jī)整體。其發(fā)展的個(gè)性化決定了它要同公交運(yùn)營(yíng)部門(mén)、機(jī)務(wù)部門(mén)、維修部門(mén)聯(lián)合起來(lái)，是公交總公司統(tǒng)一布署規(guī)劃的信息化工程的重要組成部分；如：公交車(chē)輛的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（車(chē)輛的年限、產(chǎn)地、配置等）有機(jī)務(wù)部門(mén)充實(shí)；車(chē)輛的營(yíng)運(yùn)里程需要營(yíng)運(yùn)部門(mén)的輸入或GPS智能調(diào)度系統(tǒng)上傳；維修項(xiàng)目需要有修理部門(mén)的界定；系統(tǒng)維護(hù)需要借助結(jié)算中心的服務(wù)器平臺(tái)等。只有這些數(shù)據(jù)單元充實(shí)了，才能進(jìn)入物資管理信息化的模塊，即計(jì)劃模塊的生成、采購(gòu)模塊、庫(kù)存模塊等的具體業(yè)務(wù)應(yīng)用操作。離開(kāi)了這些數(shù)據(jù)單元，物資信息化管理就成了無(wú)源之水?？傊?，公交物資信息化管理是公交物資供應(yīng)部門(mén)的迫切需求，領(lǐng)導(dǎo)的重視是物資信息管理系統(tǒng)開(kāi)展應(yīng)用的關(guān)鍵。物資供應(yīng)工作要從緊迫性